印章管理制度模板

印章管理制度模板适用对象：企业行政部、法务部、财务部、总经理办公室及用印申请人制度目的：规范公司印章的刻制、保管、使用、废止全流程，防范法律风险与经营风险，维护公司合法权益。适用说明：本制度为通用模板，各企业应结合自身组织架构、业务规模及行业监管要求进行调整。涉及上市公司、金融机构等特殊主体，应遵守额外的监管规定。第一章总则第一条制度依据根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《中华人民共和国公司法》及公司相关治理文件，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司所有印章的管理活动。第三条管理原则原则内涵集中管理印章由指定部门统一归口管理，不得分散保管分级授权根据印章重要程度实行差异化审批权限全程留痕用印申请、审批、登记、归档全流程可追溯不相容分离印章保管与审批权限分离，用印与登记分离第四条管理职责角色职责印章归口管理部门（通常为行政部/总经办）印章刻制、备案、保管、废止、台账管理、监督检查法务部用印文件合法性审核、印章法律风险防控财务部财务专用章、发票专用章的日常管理配合用印申请人如实填写申请、确保用印文件真实合规审批人按权限审批、对审批事项负责印章保管人安全保管、规范用印、及时登记第二章印章分类与定义第五条印章分类体系类别印章名称法律效力使用范围法定印章公司公章最高代表公司意志，对外签署合同、公文、证明等法定代表人章高银行事务、法定登记文件、与公章配套使用财务印章财务专用章高银行结算、财务报表、税务申报发票专用章高开具发票、发票相关事务业务印章合同专用章较高对外签署各类商务合同（与公章择一使用）业务专用章中特定业务场景，如收货章、质检章部门章中部门内部或特定范围内使用其他印章分支机构章较高分支机构对外事务电子印章同等效力经合法认证的电子签名/印章作废章、骑缝章辅助标识作废、防止抽换页第六条印章刻制审批权限印章类型审批人备案要求公司公章董事长/总经理公安机关备案法定代表人章法定代表人本人—财务专用章董事长/总经理+财务总监银行预留印鉴备案发票专用章财务总监税务机关备案合同专用章董事长/总经理—分支机构章董事长/总经理公安机关备案电子印章董事长/总经理依法取得电子认证服务许可部门章/业务章分管领导行政部备案第三章印章刻制与启用第七条刻制申请流程【申请】→【部门负责人审核】→【法务合规审查】→【归口管理部门复核】→【有权审批人批准】→【公安机关指定机构刻制】→【备案登记】→【启用通知】第八条刻制材料申请刻制印章应提交：《印章刻制申请表》（附件1）营业执照副本复印件法定代表人身份证复印件公安机关要求的其他材料第九条启用程序备案登记：新刻印章在行政部登记《印章管理台账》（附件2），记录印章名称、式样、刻制日期、启用日期、保管人等信息留样存档：印章印模留存两份，一份由行政部存档，一份由法务部存档启用通知：以正式文件通知相关部门及合作单位，明确启用日期及原印章废止日期旧章回收：新章启用同时回收旧章，按规定废止处理第四章印章保管第十条保管原则印章类型保管方式保管地点公司公章保险柜双人管理行政部/总经办法定代表人章保险柜单独保管法定代表人指定或行政部财务专用章保险柜，与法人章分人保管财务部发票专用章保险柜财务部合同专用章保险柜或智能印章柜行政部/法务部电子印章加密存储，UKey/数字证书管理指定专人分支机构章参照公章管理分支机构行政部第十一条保管人职责妥善保管印章，确保印章安全，防止遗失、被盗、被滥用印章应存放于保险柜或专用印章柜中，保管人离开时必须锁柜严禁将印章携带出公司使用（特殊情况经董事长/总经理书面批准除外）严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信、空白票据上加盖印章印章遗失或被盗，应立即向归口管理部门及公安机关报告，并登报声明作废第十二条保管人变更保管人因离职、调岗等原因不再保管印章的，应办理交接手续交接须由第三人监交，填写《印章交接登记表》（附件3）交接完成后更新《印章管理台账》第五章印章使用第十三条用印申请所有用印须事先申请，填写《用印申请表》（附件4），内容包括：项目填写要求用印文件名称完整准确的文件名称用印文件份数每份均须标注用印类型公章/合同章/财务章等用印位置骑缝章/落款章/其他特定位置用印事由简明扼要说明用印目的涉及金额合同类须填写标的金额对方当事人合作方全称申请人签字确认第十四条审批权限用印类型审批权限特别要求公司公章董事长/总经理重大合同须法务审核、财务会签合同专用章分管领导标的超【100万】元须总经理审批财务专用章财务总监银行付款须按资金审批流程发票专用章财务经理须对应真实业务及开票申请法定代表人章法定代表人或其书面授权人银行事务须与财务章配套审批部门章部门负责人仅限部门职权范围内事务分支机构章分支机构负责人重大事务须报总部审批第十五条用印审核要点法务部审核内容：合同主体资格是否合法有效合同条款是否完整、权利义务是否对等是否存在重大法律风险或不利条款争议解决条款是否合理财务部审核内容（涉及资金类）：付款条件是否符合公司财务制度金额、税率、发票条款是否准确是否超预算或需追加预算第十六条用印操作规范核验：印章保管人核对《用印申请表》审批手续是否完整比对：核对用印文件与审批文件内容是否一致，严禁擅自修改登记：在《用印登记簿》（附件5）上记录用印日期、文件名称、份数、批准人、经办人用印：在指定位置清晰、端正盖章，骑缝章应覆盖文件全部装订边归档：用印申请表及用印文件复印件（或扫描件）归档保存第十七条禁止性规定以下情形不得用印：序号禁止情形1未经审批或审批手续不全的文件2空白纸张、空白介绍信、空白合同、空白票据3内容不真实、不准确、不完整的文件4涉及担保、借款、对外投资等重大事项未经董事会/股东会决议的5损害公司利益或可能引发法律纠纷的文件6字迹模糊、涂改严重、条款缺失的文件7以个人名义签署但需公司承担责任的文件8其他违反法律法规或公司制度的文件第十八条特殊情况处理情形处理方式紧急用印电话/微信请示有权审批人后先行用印，小时内补办书面审批手续异地用印原则上通过邮寄方式完成审批和用印；确需携带外出的，须经董事长书面批准并指定专人随行电子用印通过经认证的电子签章系统完成，流程与实体印章一致第六章电子印章管理第十九条电子印章效力经依法设立的电子认证服务提供者认证的电子签名/印章，与手写签名或盖章具有同等法律效力。第二十条电子印章管理要求系统准入：电子印章须部署于经安全认证的电子签章系统身份认证：使用人须通过UKey、数字证书或生物识别等方式实名认证权限控制：按岗位设置用印权限，与实体印章审批权限保持一致日志留存：系统自动记录用印时间、文件哈希值、使用人等信息，保存期限不少于年密钥管理：数字证书、UKey等密钥载体视同实体印章管理，遗失立即挂失第七章印章废止与销毁第二十一条废止情形情形处理方式机构变更（更名、合并、分立）旧章废止，启用新章印章损毁、变形、字迹模糊申请重刻，旧章废止保管人离职未交接声明作废，重新刻制印章遗失、被盗登报声明作废，重新刻制机构撤销印章上缴或销毁电子印章证书到期申请换发，旧证书注销第二十二条废止程序申请：保管人或归口管理部门提出废止申请审批：按印章刻制同等权限审批公告：以正式文件通知相关部门及合作单位回收/销毁：实体印章：由行政部、法务部、财务部（财务章）共同监销，填写《印章销毁登记表》（附件6）电子印章：由系统管理员在电子签章系统中注销证书第八章监督检查与责任追究第二十三条日常检查行政部每【季度】对印章保管、使用情况进行自查审计部每年至少进行次印章管理专项审计第二十四条违规责任追究违规行为责任追究未经审批擅自用印对直接责任人给予【警告/记过/解除劳动合同】处分；造成损失的，承担赔偿责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关在空白文件上用印同上，情节严重者从重处理印章保管不善导致遗失、被盗对保管人给予【警告/记过】处分；未及时报告造成损失的，承担相应责任伪造、私刻印章立即解除劳动合同，移送公安机关追究刑事责任审批人越权审批或失职审批对审批人给予【警告/记过/降职】处分；造成损失的，承担连带赔偿责任泄露电子印章密钥或密码视同印章遗失处理，造成损失的承担赔偿责任第九章附则第二十五条制度解释本制度由【行政部/总经办】负责解释。第二十六条生效日期本制度自发布之日起施行，原有印章管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。附件清单附件编号附件名称用途附件1《印章刻制申请表》申请刻制新印章附件2《印章管理台账》记录全部印章信息附件3《印章交接登记表》保管人变更交接附件4《用印申请表》每次用印前申请附件5《用印登记簿》记录每次用印详情附件6《印章销毁登记表》废止印章销毁记录附件1：印章刻制申请表（模板）项目内容申请部门申请日期印章名称印章类型□公章□法人章□财务章□合同章□发票章□部门章□其他：____刻制原因□新设机构□印章损毁□机构更名□遗失补办□其他：____使用范围拟保管部门/人部门负责人意见签字：日期：法务部意见签字：日期：行政部复核签字：日期：审批人意见签字：日期：附件2：印章管理台账（模板）序号印章名称印章编号刻制日期启用日期保管部门保管人状态备注1□在用□废止2附件3：印章交接登记表（模板）项目内容印章名称移交人接收人监交人交接日期印章状态□完好□损毁：____附属物品□保险柜钥匙□密码□UKey□其他：____移交人签字接收人签字监交人签字附件4：用印申请表（模板）项目内容申请日期申请部门申请人用印文件名称文件份数共__份，每份__页对方当事人涉及金额¥____元用印类型□公章□合同章□财务章□法人章□发票章□其他：____用印位置□落款处□骑缝□指定位置：____用印事由附件资料部门负责人意见签字：日期：法务部审核签字：日期：财务部会签（如涉及）签字：日期：有权审批人意见签字：日期：实际用印日期用印人（保管人）附件5：用印登记簿（模板）序号用印日期文件名称份数用印类型批准人申请人保管人备注12附件6：印章销毁登记表（模板）项目内容印章名称印章编号废止原因废止日期监销人（行政部）监销人（法务部）监销人（财务部，如财务章）销毁方式□熔毁□切割□其他：____销毁日期销毁地点监销人签字印章管理风险速查表风险点防控措施检查频率印章未集中保管全部印章纳入行政部台账，统一存放保险柜每月一人独掌印章实行保管与审批分离，重要印章双人双锁每季度空白文件用印严禁空白文件用印，发现即追责每次用印核查用印无审批强制先审批后用印，系统未审批无法解锁印章每次用印核查用印无登记强制登记，定期检查登记