物业管理公司行政秘书岗位职责

——物业管理公司行政秘书岗位职责编制依据：依据《中华人民共和国公司法》《物业管理条例》及公司行政人事管理制度体系，结合公司日常行政办公、文书管理、后勤保障工作实际，为明确行政秘书岗位工作权责、规范办公流程、提升行政办公效率，特制定本岗位职责。一、岗位定位行政秘书隶属于行政人事部，在行政人事部经理管理下开展工作。主要负责公司文书会务、文件流转、资质证照管理、网络宣传、接待外联、物资管控、印信管理及后勤福利等日常行政事务工作，是公司行政办公运转、内外对接、资料留存的基础支撑岗位，保障公司日常办公规范化、高效化运转。二、主要工作职责1.会务组织与纪要管理协助部门经理统筹组织公司各类大小会议，负责会议通知下发、参会人员对接、会前筹备等工作。全程做好会议现场记录，会后及时梳理、整理、校对会议纪要，规范完成纪要归档、留存工作，配合跟进会议决议落地督办辅助工作。2.文件起草、处理与归档负责公司日常通知、文稿、简单公文的起草、录入、排版、打印、复印工作。严格按照公司档案管理标准，对公司各类正式文件、内部资料、办公文书进行分类整理、统一归档，确保文件资料完整齐全、可查可溯。3.往来文件流转管理负责公司外来文件、信函、传真、各类文书资料的签收、拆封、登记、分类工作。及时梳理文件层级与办理要求，按流程呈报领导、流转至对应部门办理，办结后统一归档留存，保障公司文件上传下达顺畅、流转规范有序。4.资质证照管理与办理统一负责公司各类重要资质证件、经营证照、备案资料的日常保管、登记、年审、延期管理工作。根据公司经营及项目运营需求，及时对接办理公司所需各类证照、备案、变更、年审等相关手续，确保公司证照齐全、合法有效，保障公司合规经营。5.网络运维与宣传工作负责公司内部办公网络、对外宣传端口的日常建设、维护与更新工作。结合公司运营动态、服务亮点、企业文化等内容，做好日常宣传素材整理、内容推送、对外宣传维护工作，树立良好企业对外形象。6.日常接待与公务外联负责公司日常来访客户、合作单位、上级检查人员的接待服务工作，规范接待流程、做好后勤对接。承担日常公务联络、对外沟通对接、信息传达等基础外联工作，保障公司对外公务往来顺畅高效。7.员工福利发放管理负责公司员工日常福利、节假日福利的统计、核对、申领与统一发放工作。建立福利发放台账，做好发放登记、签字确认、资料留存工作，保障福利发放公平、规范、到位，提升员工归属感。8.办公用品保管与发放负责公司各类办公用品、办公耗材的入库保管、分类存放、日常管理工作。根据各部门办公需求，规范做好办公用品领用登记、按需发放工作，严控耗材浪费，做好库存动态管理，保障公司日常办公物资供应充足。9.采购计划编制与进度督办结合公司办公物资库存、各部门需求及日常运营消耗情况，定期编制办公用品、后勤物资采购计划。及时对接采购人员，督促采购工作按时落地，跟进采购进度，确保所需物资及时到位，保障公司办公及后勤工作正常开展。10.印信印鉴专项管理严格执行公司印章印信管理制度，负责公司印鉴、印章、介绍信等印信资料的日常保管、使用登记、台账管理工作。严格落实用印审批流程，所有用印事项依规登记、存档备查，杜绝违规用印情况，防范印章使用风险。11.完成上级交办其他工作主动承接并高效完成公司总经理、行政人事部经理交办的各项临时性行政事务、专项工作及辅助任务，全力配合公司及部门整体工作推进。三、岗位履职要求1.严格遵守国家相关法律法规及公司行政管理制度、印章管理制度、档案管理制度，依规履职、严谨细致。2.熟练掌握公文处理、会务接待、物资管理、证照办理、印章管理等办公基础业务，具备良好的文字功底与办公实操能力。3.坚守保密原则，严格