电子文件的检索

第六章电子文件的检索第一节电子文件的著录一、现代著录理念的确立（一）现代著录的含义获取、核对、分析和组织用以确认、管理、存入、了解档案机构的馆藏以及解释其背景和文件系统的各种信息的过程，以形成对其所描述的单位及其构成部分的准确表述第一节电子文件的著录（二）电子文件著录的特点1、全要素2、全过程3、综合性4、多级性第一节电子文件的著录（三）电子文件著录与传统文件著录的不同1、目的有所拓展2、对象有所扩展3、时间发生了变化4、人员发生了变化5、手段有所更新第一节电子文件的著录二、元数据在电子文件著录中的作用

元数据不仅具有有效地加强电子文件的凭证作用，保证电子文件的长期可读性，便于电子化业务活动的开展等作用，同时对电子文件的著录也是一种有力的补充。可以说电子文件著录自动进行的关键技术就是元数据技术。第一节电子文件的著录三、电子文件著录工作的组织归档前单份及案卷级电子文件的著录归档后案卷级以上的电子文件的著录第一节电子文件的著录四、电子文件著录规则和实施（一）数据结构著录规则（二）数据内容著录规则（三）数据值著录规则五、电子文件的著录项目

1.标题和内容摘要项

2.形成单位和责任者项

3.时间项

4.稿本项

5.密级项

6.保管期限项

7.载体形态项。

8.分类号项

9.档案管理部门代号项10.档号项11.主题词和关键词项12.软硬件环境项13.相关文档资料项14.相同内容的其他载体存放位置项15.相同内容的其他载体检索号码项16.附注项第二节

电子文件的标引一、电子文件标引的含义和作用电子文件的标引是对电子文件的内容特征进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。标引是建立检索系统的基础和前提，标引的质量对检索效率和质量有着决定性的影响。第二节

电子文件的标引二、检索语言和标引种类（一）分类法检索语言和分类标引（二）主题法检索语言和主题标引（三）馆藏法检索语言和档号标引第三节电子文件的检索一、电子文件检索的概念及其检索技术的发展（一）电子文件检索的含义广义：档案检索包括存储和查检两个具体过程狭义：档案检索仅指查检一过程第三节电子文件的检索（二）档案检索技术的发展1、手工检索（线性检索）阶段2、计算机辅助检索阶段3、电子文件检索阶段第三节电子文件的检索二、电子文件检索的特点（一）多途径检索（二）网络化检索（三）检索结果直观，输出方式灵活、适用（四）检索内容新、实时性强（五）检索技术性强，检索质量难控制第三节电子文件的检索三、电子文件检索系统确定具有检索意义的文件特征表达检索标识组织检索标识选择检索标识组织检索标识确定检索途径检索系统数据库查找于存储于电子文件用户需求检索语言图6—2电子文件检索系统简图第三节电子文件的检索三、电子文件检索系统电子文件检索系统要体现出以下几方面特色：

（一）建立友好的用户界面（二）借助检索语言和自然语言，高效地组织和存储电子文件信息（三）开发设计电子文件检索的专家系统第三节电子文件的检索四、电子文件的网络检索（一）电子文件网络检索的意义方便检索有助于改变档案部门相对封闭的状况，加强多边合作促进档案学已有管理理论、方法、原则的整合

第三节电子文件的检索（二）电子文件网络检索系统的建立建立网站

加工检索信息，组织电子文件检索数据库

链接相关站点，提供通向其他信息资源途径

第三节电子文件的检索