XX物业服务有限公司办公室文员岗位职责

——XX物业服务有限公司办公室文员岗位职责一、岗位基本概述办公室文员直接隶属于办公室，接受办公室主任直接管理与工作调度，是公司行政内勤、文书流转、档案管理、人事辅助、后勤保障及线上宣传运维的基础执行岗位。严格遵照国家保密法律法规、集团及公司行政、人事、档案管理制度，全力协助办公室主任完成各项日常行政事务、文书撰写、内外接待、人事经办、档案全流程管理、新媒体日常运维及后勤物资管控等基础性工作，严守公司文件与人事信息保密底线，保障公司公文流转顺畅、内勤工作闭环、行政后勤有序运转，做好各部门衔接服务支撑工作。二、核心管理权限1.各类行政报表、工作资料收集汇总、初步整理审核权；2.公司文件、档案、人事资料合规借阅初审、登记管理权；3.办公用品库存盘点、领用核销核对权，办公设备日常故障上报权；4.官网及公众号负面舆情第一时间上报、临时管控建议权；5.各部门档案整理规范指导权，不合规归档材料退回整改权。三、具体岗位职责（一）公文文书辅助撰写与处理1.严格遵照办公室主任工作安排与工作要求，协助起草、校对、排版公司各类业务工作报告、年度及月度工作计划、工作总结、会议决议、对外函件、内部通知等各类公务文书，核对文稿格式、文字内容，保障公文规范无误，减轻办公室主任文书工作压力。（二）数据台账汇总与工作日志记录1.统一收集、汇总公司各职能部门及各物业服务项目上报的各类工作报表、经营数据、服务台账，做好数据核对、分类整理与统一归档；常态化如实编撰公司大事记，完整记录公司重大会议、专项检查、社区活动、政企对接、项目验收等全部外事及内部重要活动，规范填写外事活动日志，做到内容完整、时间准确、有据可查。（三）来访来电及日常接待辅助工作1.协助办公室主任完成上级单位检查、政企来访、合作单位洽谈、业主来访咨询等日常接待工作；规范接待流程，做好来访人员引导、茶水服务、来访信息登记；负责公司日常来电接听、来电内容记录、来电信息精准转达，同步做好群众来信、业主来访诉求登记与流转交办工作。（四）文件资料保密与日常管控1.严格落实公司保密管理制度，坚守保密工作底线，全权负责保管公司红头文件、内部管理制度、经营数据、合同底稿、内部考核资料等涉密及内部资料；严禁私自外传、拷贝、拍照、泄露公司内部涉密信息，杜绝文件资料丢失、损毁、外泄问题；按照公司文件管理要求，定期对存量文件、过期资料进行分类清理、封存或依规销毁。（五）全域档案归集、指导与立卷归档1.日常主动收集、分类积累公司各类行政文书、项目资料、活动资料、考评资料等归档素材；对照公司档案归档范围及标准目录，一对一指导各部门、各项目内勤人员规范整理归档材料，统一档案整理标准，补齐归档资料短板。2.每年年初对上一年度全公司行政档案、项目服务档案、活动档案等全部资料进行统一梳理、分类、装订、立卷，完成标准化归档入库工作，完善档案目录，实现档案系统化管理。（六）档案借阅流程管控1.严格执行公司档案借阅审批制度，所有档案、文件、资料借阅必须履行书面审批手续，严禁私自外借、私自调取档案；完整登记借阅人、借阅用途、借阅时间、归还时间等信息，到期主动提醒借阅人归还，归还后逐一核对档案完整性，做好闭环登记。（七）档案库房防护及安全管理1.定期开展档案库房及档案存放区域巡检工作，做好库房通风、除湿、防虫、防霉、防火、防尘日常防护工作，实时管控库房温湿度，排查档案存放安全隐患，保障所有纸质档案、电子档案长期完好、安全存放。（八）基础办公内勤事务处理1.负责公司全部公文、表格、资料的打印、复印、扫描、装订工作；常态化接听办公座机、收发传真、做好来电传真内容登记；常态化做好前台来访人员基础接待、信息登记与引导分流工作。（九）报刊信函收发流转1.每日按时完成公司报刊、快递、公务信函、官方文件信件的接收、清点、分类、分发工作，做好重要信函收发登记，确保公务信函、报刊及时送达对应部门及人员，无积压、错发、漏发情况。（十）公司官网及新媒体日常运维1.承接办公室主任安排，负责公司官方微信公众号、官方网站日常内容更新、页面维护、留言回复、素材排版发布等基础运维工作，按时推送物业服务科普、社区活动、公司动态、政策通知等内容，维护公司线上官方形象。2.每日定时巡检官网及公众号评论区、留言板块，一旦发现针对公司、物业服务项目的负面评论、不实批评及不良舆情内容，第一时间截图留存、逐级上报办公室主任，不擅自回复、不擅自删除舆情内容，配合做好舆情应急处置。（十一）招聘全流程辅助跟进1.协助办公室主任开展人员招聘全流程辅助工作，包括招聘信息线上发布、简历筛选归集、应聘人员邀约、面试场地布置、面试时间统筹安排、面试签到及面试资料整理归档等工作，全程跟进招聘进度，及时同步招聘数据。（十二）办公设备运维与后勤物资管理1.规范操作打印机、复印机、电脑、传真机等全部办公设备，掌握设备基础故障排查与简单维护技能；设备出现无法自行修复的故障时，第一时间上报并联系维修人员检修，保障办公设备正常运转。2.负责公司办公用品全流程管理，根据各部门月度需求制定采购清单，提交审批后统一采购；建立办公用品库存台账，做好入库盘点、日常领用登记、库存预警工作，严控办公用品消耗，杜绝浪费与公物私用。（十三）人事手续办理与人资档案管理1.标准化办理公司员工入职、离职、岗位调动、职务晋升、转正等全套人事行政手续，核对人事资料，同步更新员工花名册、考勤台账、人员信息表。2.专人管理全员人事档案，做好人事材料收集、补充、整理、装订工作，完善一人一档人事档案体系，规范人事档案借阅、调转流程，保障人事档案完整、安全、合规，规避用工档案风险。（十四）其他工作1.完成办公室主任临时交办的其他行政内勤、资料整理、会务辅助等相关工作。四、岗位履职考核指标1.文书台账：公文辅助撰写零重大差错，各类报表、大事记日志按时完整提交率100%；2.保密档案：全年无文件泄密、档案丢失损毁问题，档案借阅登记完整规范；3.新媒体运维：官网及公众号按时更新，负面舆情零迟报、漏报；4.人事后勤：人事手续办理零差错，办公用品账实相符，办公设备运维及时