特种设备安全技术档案管理部门及管理人员岗位职责

——特种设备安全技术档案管理部门及管理人员岗位职责一、总则为严格落实《中华人民共和国特种设备安全法》《特种设备使用管理规则》（TSG08-2017）中关于特种设备安全技术档案管理的法定要求，规范本单位特种设备全生命周期技术档案收集、整理、归档、保管、借阅、统计、移交等各项工作，明确档案管理部门及专职档案管理人员的履职职责与工作标准，保障特种设备技术档案完整、规范、可追溯、可利用，夯实单位特种设备合规管理基础，结合本单位设备管理与档案工作实际，特制定本岗位职责。本文件独立成文、单独执行，适用于本单位特种设备安全技术档案管理岗位日常履职、内部考核及市场监管部门检查备查。二、岗位定位特种设备安全技术档案管理部门及专职管理人员，在单位安全生产负责人、特种设备安全管理部门统筹指导下开展工作，是本单位特种设备安全技术档案规范化、标准化、系统化管理的专职责任主体。全面负责特种设备技术档案的闭环管理工作，保障档案资料真实完整、分类规范、保管安全、利用高效，为设备日常运维、检验检测、隐患治理、应急处置、监督检查及设备更新报废提供完整有效的技术资料支撑。三、核心岗位职责1.落实档案管理制度，保障档案完整完好：严格贯彻执行国家档案管理法律法规、特种设备技术档案管理规范及本单位特种设备安全技术档案管理制度，坚守档案管理工作底线。常态化开展档案自查、梳理、维护工作，对本单位所有在用、停用、待报废特种设备的全套安全技术档案进行统一管控，杜绝档案缺失、资料损毁、遗失、涂改、散落存放等问题，全程保障各类特种设备安全技术档案齐全、完整、规范、完好。2.规范档案内容归集，完善全周期档案体系：严格按照特种设备法定归档标准，全面归集、整理、留存各类设备技术档案资料，实现设备全生命周期档案全覆盖。一是设备出厂原始技术资料，包含符合安全技术规范的设备设计文件、产品质量合格证明、设备安装说明书、使用及维修保养说明书、出厂监督检验证明等出厂配套资料；二是设备运行管理资料，包含特种设备注册登记证书及备案文件、安装监督检验报告、年度定期检验检测报告、设备日常运行记录、故障排查处置记录、维修保养记录、隐患整改记录、停用启用记录等全过程管理资料，确保档案内容齐全、数据真实、时序完整。3.指导协助档案整理，规范档案移交流程：主动对特种设备安全管理部门开展档案业务指导，协助、配合设备管理部门完成老旧档案、历史资料的梳理、甄别、补录、整理工作。严格执行档案移交管理制度，针对部门间、岗位变动、人员更替产生的档案移交工作，规范办理正式移交手续，编制完整的档案移交清册，明确移交档案名称、数量、类别、状态，由移交双方签字确认、留存归档，确保档案交接无遗漏、责任可追溯，杜绝档案断层、资料流失。4.统一档案整理归档，实现档案标准化管理：专职负责各业务部门、维保单位、管理岗位移交至档案室的各类特种设备安全技术资料、纸质文件、电子台账、检验报告等全部档案资料的汇总整理工作。按照分类、分设备、分年度的标准化管理要求，完成档案梳理、分类、编号、装订、录入、归档工作，建立完善的特种设备档案台账，实现一机一档、分类清晰、存放规范、管理有序。5.严格档案借阅管理，落实登记管控机制：建立健全特种设备档案借阅管理制度，严格规范档案借阅、调取、使用流程。所有档案借阅必须履行登记手续，详细、准确记录借阅档案名称、资料密级、借阅方式、借阅数量、借阅日期、归还期限、借阅人及用途等关键信息，建立借阅台账动态管理。全程跟踪档案使用及归还情况，督促按期归还，严防档案私借、外流、遗失、损坏、泄密等问题。6.提供档案查阅服务，保障高效合规利用：立足单位设备管理、安全检查、隐患整改、资质审核、应急处置等工作需求，为各部门、各岗位提供规范的特种设备档案查阅、原件调取、资料复印、索引查询等服务。精准梳理档案文献索引资料，优化档案检索体系，提升档案查阅、调取效率，充分发挥特种设备技术档案的溯源、佐证、指导作用，服务于单位特种设备日常安全管理工作。7.开展档案统计工作，落实合规台账管理：严格依据国家档案统计管理相关法律法规及行业标准，常态化开展本单位特种设备档案统计工作。定期统计档案存量、归档数量、借阅频次、资料补录情况、档案更新情况等数据，建立完整的档案统计台账，按时完成档案数据汇总、分析、上报工作，确保档案统计数据真实、准确、规范，符合档案管理合规要求。四、工作要求与责任追究1.严格遵守档案管理保密制度、保管制度、借阅制度，坚守岗位纪律，规范档案管理全流程操作，杜绝档案损毁、丢失、篡改、外泄等违规行为。2.因档案整理不规范、归档不及时、保管不当、借阅管控缺失、资料遗漏缺失，导致设备无档可查、资料不全，影响设备检验、监管检查及安全管理工作的，承担直接岗位管理责任。3.主动配合特种设备安全检查、档案专项督查、体系审核等工作，及时完善补齐档案资料，落实档案管理整改要求。五、附则1.