学校食堂采购询价制度及流程

学校食堂采购询价制度及流程学校食堂采购询价制度适用于全校所有自营、托管合作模式下的食堂原材料、易耗品、设备配件及相关服务类项目的单次采购金额在5000元以上、20万元以下的非公开招标类采购事项，单次采购金额低于5000元的小额零星采购可简化询价流程但仍需参照本制度核心要求执行，20万元以上的采购事项需按照政府采购及学校招投标管理办法执行公开招标程序，不得采用询价方式开展采购。所有询价采购活动必须严格遵循公开公平公正原则、食品安全优先原则、成本效益原则与权责分离原则，不得设置不合理门槛排斥潜在供应商，不得将报价作为唯一评审标准，必须全程留痕、接受纪检审计部门与师生的双重监督。学校食堂采购询价的管理主体为学校后勤管理部门下设的食堂管理委员会，委员会成员包含后勤管理部门负责人、采购岗专员、食品安全管理岗专员、财务审计岗专员、学生代表与教师代表各1名，各岗位职责明确划分，不得交叉履职。其中食堂管理委员会主任负责审批所有询价采购的需求、采购方案与评审结果，对采购活动的合规性与食品安全负首要责任；采购岗专员负责需求归集、询价文件编制、供应商邀请、报价收取、评审组织、合同签订、履约跟踪与档案归档全流程的具体执行，不得参与评审打分；食品安全管理岗专员负责审核供应商的食品安全相关资质、明确采购品类的质量与检验标准、参与评审打分、开展物资到货抽检与食品安全溯源核查，对所有采购品类的食品安全负直接责任；财务审计岗专员负责审核采购预算、询价文件的合规性、评审标准的合理性、报价的成本核算、款项结算的准确性，定期对询价采购全流程开展审计，发现违规问题第一时间启动核查；师生代表负责参与采购需求论证、评审过程监督、履约情况反馈，可随时对询价采购活动提出异议与改进建议，任何部门与个人不得阻碍师生代表行使监督权利。参与学校食堂采购询价的供应商必须满足基础准入条件，首先需具备合法经营资质，持有营业执照、食品经营许可证（涉及食品类供应的供应商）、相关行业经营资质、从业人员健康证明，所有资质需在有效期内，不存在超范围经营情况；其次需具备良好的商业信用，近3年无行政处罚记录、无食品安全事故记录、无失信被执行人记录、无围串标等政府采购违法违规记录，未被纳入学校采购供应商黑名单；第三需具备相应的履约能力，拥有固定的经营场所、符合要求的仓储空间、专业的配送团队与配送车辆，能够按照学校要求的时效、标准完成配送与售后服务，针对生鲜食材供应商还需配备专业的冷链运输设备，确保食材运输过程中温度符合食品安全要求。所有符合条件的供应商可向学校采购部门提交准入申请，提交的材料包含资质证明文件、经营场所与仓储配送能力证明、近3年同类项目履约案例、食品安全承诺书，采购部门联合食品安全管理岗、财务审计岗在5个工作日内完成材料审核与实地考察，审核通过的纳入学校食堂采购合格供应商库，库内供应商实行年度动态考核，考核内容包含全年履约情况、产品质量、配送时效、服务水平、食品安全记录，考核合格的可继续保留入库资格，考核不合格的直接清退出库，3年内不得参与学校任何采购项目。学校建立供应商黑名单制度，供应商存在以下情形之一的直接纳入黑名单，永久取消参与学校采购项目的资格：一是提供虚假资质材料或报价材料谋取中选的；二是与其他供应商串标、围标，或与采购工作人员存在利益输送的；三是供应的产品出现食品安全事故，造成师生健康损害的；四是多次供应不合格产品、拒不履行退换货义务或售后服务责任的；五是无故不履行合同约定、中途违约的。询价采购的发起需满足明确的前置条件，包含以下四类情形：一是常规品类的周期性集中采购，如粮油、肉禽、蔬菜、调味品等生鲜及干货食材的月度、季度集采，易耗品的半年度集采，服务类项目的年度集采；二是临时新增的非计划性采购需求，如临时承接大型活动供餐任务需要新增食材、设备采购，原有设备损坏需要紧急采购配件等；三是原有供应商合同到期，需要重新遴选合作供应商的；四是原有供应商出现履约问题、被清退出库或主动违约，需要临时补充采购渠道的。所有询价采购发起前需由食堂运营部门提交采购需求申报表，明确采购品类的详细参数、质量标准、预估采购量、需求时效、预算金额，经食堂管理委员会审批通过后方可启动询价流程，未提交需求或需求未获批的不得私自开展询价。询价方式分为三类，分别对应不同的采购场景：第一类为公开询价，适用于年度集采、单次采购金额超过10万元的项目，采购部门需在学校官方网站、政府采购平台公开发布询价公告，公告期不少于3个工作日，公开接受所有符合条件的供应商报名参与；第二类为邀请询价，适用于月度、季度常规集采、单次采购金额在5万元到10万元之间的项目，采购部门从合格供应商库中随机抽取不少于5家符合资质要求的供应商发送询价邀请，同时发布公开公告接受其他供应商报名，确保最终参与报价的有效供应商不少于3家；第三类为紧急询价，适用于突发公共事件、自然灾害、原有供应商突然违约导致食材缺口等紧急情形，可简化公告流程，直接从合格供应商库中选择不少于3家具备应急配送能力的供应商开展线上或电话询价，做好询价记录，事后3个工作日内补全所有审批手续并提交审计部门备案。询价文件由采购岗联合食品安全岗、财务岗共同编制，内容需包含采购项目概况、采购品类的详细参数与质量标准（如食材的等级要求、检验报告要求、农残限量标准，易耗品的材质、规格、环保要求，服务类项目的服务内容、时效要求）、报价要求、报价截止时间与递交方式、评审标准、合同主要条款、供应商需提交的证明材料清单。询价文件编制完成后需提交财务审计岗审核，确认不存在倾向性条款、不存在排斥潜在供应商的不合理门槛、评审标准符合食品安全优先的要求后，方可对外发布。供应商提交的报价需满足统一要求，报价需为含税、含配送、含售后服务的到岸价，不得单独拆分配送费、服务费等额外费用，不得在中选后提出任何加价要求；报价单需加盖供应商公章，注明报价有效期，有效期不得少于15个工作日；报价需附带产品质量承诺书、售后服务承诺书、食品安全承诺书，明确产品出现质量问题时的退换货规则、赔偿标准。所有报价需在报价截止时间前通过密封线下递交或加密线上上传的方式提交，报价截止时间后递交的报价一律拒收，采购部门安排专人负责收取报价，登记供应商名称、递交时间，检查密封或加密完整性，所有报价在评审前不得启封或解密，采购人员不得泄露任何供应商的报价信息，违者按学校规章制度严肃处分。询价评审采用综合评分制，评审小组由不少于3人的奇数成员组成，成员需包含1名食品安全岗专员、1名财务岗专员、1名食堂运营代表，与供应商存在亲属关系、利益关联的人员需主动回避，不得参与评审。评审前首先核验所有报价的有效性，淘汰资质不符合要求、报价超过预算、未响应询价文件实质性要求的供应商，随后评审小组成员按照预先公布的评分标准独立打分，评分项权重设置为：食品安全相关资质与产品质量标准占40%，报价合理性占30%，配送时效与售后服务能力占20%，过往履约信用记录占10%，所有评审人员的打分去掉最高分与最低分后计算平均分，按照平均分从高到低排序，得分最高的为第一中选候选人，得分次高的为第二中选候选人。评审全程需做书面记录，所有评审人员签字确认，评审记录存档期限不少于5年，全程接受纪检审计部门监督。评审结果需在学校采购平台进行公示，公示期不少于3个工作日，公示内容包含采购项目名称、中选候选人名称、报价、得分情况、异议反馈渠道。公示期间收到异议的，采购部门联合纪检审计部门在3个工作日内完成核查，异议成立的取消对应供应商的中选资格，按照得分顺序顺延确定下一位中选候选人并重新公示，异议不成立的书面反馈异议人。公示期结束无异议的，采购部门在5个工作日内与第一中选候选人签订采购合同，合同内容需与询价文件、供应商的报价承诺保持一致，不得更改质量标准、价格、配送要求等实质性条款，第一中选候选人放弃中选或因不可抗力无法履行合同的，可与第二中选候选人签订合同，相关情况需书面说明并提交审计部门备案。合同中必须明确食品安全责任条款，若供应商供应的产品出现农残超标、变质、假冒伪劣等问题，需按照该批次货值的10倍支付违约金，造成师生健康损害的需承担全部赔偿责任，同时直接纳入供应商黑名单。询价采购全流程按照需求申报、资质审核、报价收取、评审公示、合同签订、履约验收、款项结算、档案归档的标准化流程执行，每个节点设置明确的时效要求与责任人员。需求申报阶段，食堂运营部门需在采购需求生效前至少10个工作日提交采购需求申报表，说明采购品类的规格、数量、质量标准、需求时间，食堂管理委员会在3个工作日内完成审批，批复通过的流转至采购部门，批复不通过的需说明原因退回运营部门调整。资质审核阶段，公开询价报名截止后，采购部门联合食品安全岗在2个工作日内完成所有报名供应商的资质初审，初审通过的供应商方可获取询价文件参与报价，若有效报价供应商不足3家，需延长公告期2个工作日，仍不足3家的可调整采购方式为竞争性谈判或单一来源采购，需提交食堂管理委员会审批通过并在审计部门备案。履约验收阶段，供应商按照合同约定的时间配送物资或提供服务，食堂验收岗人员当场核对物资的规格、数量、外观，检查批次检验合格证明，生鲜食材需测量中心温度，不符合要求的当场拒收，出具书面拒收说明，要求供应商在24小时内补送合格产品。食品安全管理岗按照每批次不少于10%的比例抽样开展农残、微生物等快速检测，检测不合格的整批次拒收，同步上报市场监管部门。验收合格的物资由验收人员签字确认，录入库存系统，每次验收记录需同步上传至采购平台，存入供应商履约档案。每个结算周期结束后，食堂运营部门对供应商本周期的履约情况进行评级，评级结果分为优秀、合格、不合格，评级结果作为后续询价评审的信用评分依据，连续两个周期评级不合格的直接清退出供应商库。款项结算阶段，供应商按照合同约定的结算周期提交结算申请，附上对应批次的验收单据、正规增值税发票，采购部门核对验收记录与合同约定的价格、数量，确认无误后提交财务部门审核，财务部门核对发票真实性、金额准确性，符合付款要求的在10个工作日内完成款项支付，不符合要求的退回说明原因。档案归档阶段，采购部门安排专人负责全流程资料的整理归档，归档资料包含采购需求申报表、询价文件、供应商报名资料、报价单、评审记录、公示材料、采购合同、验收单据、结算凭证、履约评价记录，所有资料采用电子档案与纸质档案双存档模式，电子档案存入学校采购系统永久留存，纸质档案存档期限不少于合同履行完毕后3年，涉及食品安全的相关资料存档期限不少于5年，审计部门、纪检部门可随时调阅核查。针对单次采购金额低于5000元的小额零星采购，可简化询价流程，由食堂运营部门直接从合格供应商库中选取不少于2家供应商进行报价，比对质量、价格与配送时效后确定合作供应商，留存报价记录与验收单据，每月月底汇总所有零星采购记录提交采购部门与财务部门审核，审核通过后方可统一结算。针对粮油、肉禽等价格波动较大的生鲜食材，询价确定的价格有效期最长不超过1个月，有效期内若市场价格波动幅度超过10%，供需双方均可提出调价申请，采购部门需重新组织不少于3家供应商开展询价，核实市场价格波动情况后，调价后的价格不得高于同期本地农产品批发市场的平均批发价格，签订补充协议后方可执行新价格，不得私自调整采购价格。纪检审计部门每季度对食堂采购询价项目开展一次专项审计，重点核查询价流程的合规性、供应商资质的有效性、评审过程的公正性、合同履行的到位性，发现违