机要文件收发传阅制度

机要文件收发传阅制度一、总则（一）目的规范。为加强机要文件管理，确保文件安全、准确、及时传递，特制定本制度。机要文件是指涉及党和国家秘密，需要通过机要交通、机要电话、传真、网络等渠道传递的文件。机要文件收发传阅工作必须严格遵守国家保密法律法规，坚持“谁主管、谁负责”的原则，确保文件安全。本制度适用于本单位所有部门和人员。各部门负责人对本部门机要文件收发传阅工作负总责，具体工作人员负责具体执行。二、组织机构与职责（一）职责明确。机要文件收发传阅工作由机要室统一管理，机要室工作人员负责具体执行。机要室主要职责包括：1.负责机要文件的接收、登记、分办、传阅、保管、清退和销毁；2.负责机要文件的传递工作，确保文件安全、准确、及时送达；3.负责机要文件的管理工作，建立机要文件台账，定期检查机要文件保管情况；4.负责机要文件的保密工作，严格执行保密纪律，防止文件泄露。各部门负责人职责包括：1.负责本部门机要文件的接收、登记、分办、传阅、保管、清退和销毁；2.负责本部门机要文件的安全管理，确保文件不被丢失、被盗或泄露；3.负责本部门机要文件工作人员的保密教育，提高工作人员的保密意识。三、机要文件接收（一）接收程序。机要文件接收必须严格遵守以下程序：1.接收人员必须认真核对文件名称、数量、密级等信息，确保文件准确无误；2.接收人员必须对文件进行登记，登记内容包括文件名称、密级、数量、接收时间、接收人等信息；3.接收人员必须对文件进行编号，编号必须连续、规范；4.接收人员必须对文件进行封装，封装必须牢固、安全；5.接收人员必须将文件立即送至机要室，不得擅自留存或处理。（二）安全要求。机要文件接收必须符合以下安全要求：1.接收人员必须佩戴工作证，并接受身份验证；2.接收人员必须在指定地点接收文件，不得擅自离开；3.接收人员必须对文件进行安全检查，防止文件被窃取或破坏；4.接收人员必须对文件进行安全传递，防止文件在传递过程中丢失或泄露。四、机要文件登记（一）登记内容。机要文件登记必须包括以下内容：1.文件名称；2.密级；3.发文机关；4.发文日期；5.文件编号；6.数量；7.接收时间；8.接收人；9.分办意见；10.传阅范围；11.保管期限；12.备注。（二）登记要求。机要文件登记必须符合以下要求：1.登记必须及时、准确、完整；2.登记必须使用规范的登记表格；3.登记必须字迹清晰、规范；4.登记必须妥善保管，不得擅自销毁。五、机要文件分办（一）分办原则。机要文件分办必须遵循以下原则：1.根据文件内容和工作需要，将文件分发给相关领导和部门；2.优先分办重要文件和紧急文件；3.分办文件必须准确、及时。（二）分办程序。机要文件分办必须按照以下程序进行：1.机要室工作人员根据文件内容和领导指示，制定分办意见；2.机要室工作人员将文件分发给相关领导和部门；3.机要室工作人员对分办情况进行登记，登记内容包括分办文件名称、密级、分办时间、分办人、分办对象等信息。六、机要文件传阅（一）传阅范围。机要文件传阅必须限定在规定的范围内，不得擅自扩大传阅范围。传阅范围由文件密级和文件内容决定，一般分为以下几种情况：1.绝密级文件，只传阅文件密级相同的机关和人员；2.机密级文件，传阅文件密级相同的机关和人员，以及经批准的机关和人员；3.秘密级文件，传阅文件密级相同的机关和人员，以及经领导批准的机关和人员。（二）传阅程序。机要文件传阅必须按照以下程序进行：1.机要室工作人员根据传阅范围，将文件分发给相关领导和部门；2.传阅人员必须认真阅读文件内容，不得擅自复制、摘抄或传播文件内容；3.传阅人员必须在规定的时间内将文件交回机要室；4.机要室工作人员对传阅情况进行登记，登记内容包括传阅文件名称、密级、传阅时间、传阅人等信息。（三）传阅要求。机要文件传阅必须符合以下要求：1.传阅文件必须妥善保管，不得擅自留存或处理；2.传阅文件必须及时交回机要室，不得拖延时间；3.传阅文件必须认真阅读，不得随意涂改或损坏。七、机要文件保管（一）保管场所。机要文件保管必须选择安全可靠的场所，并符合以下要求：1.保管场所必须具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等功能；2.保管场所必须安装监控设备，并定期检查设备运行情况；3.保管场所必须设置门禁系统，并严格控制人员进出。（二）保管措施。机要文件保管必须采取以下措施：1.机要文件必须存放在保险柜中，并加锁保管；2.机要文件必须定期检查，发现文件损坏或丢失，必须立即报告并采取补救措施；3.机要文件必须做好防潮、防虫、防鼠等工作，确保文件安全。八、机要文件清退（一）清退范围。机要文件清退包括以下范围：1.已传阅的机要文件；2.已保管一定期限的机要文件；3.已失去使用价值的机要文件。（二）清退程序。机要文件清退必须按照以下程序进行：1.机要室工作人员根据文件保管期限和文件状态，确定需要清退的文件；2.机要室工作人员将需要清退的文件收集起来，并进行登记；3.机要室工作人员对清退文件进行销毁，销毁必须符合以下要求：（三）销毁要求。机要文件销毁必须符合以下要求：1.销毁文件必须使用符合国家标准的销毁设备；2.销毁文件必须由两人以上监销，并做好销毁记录；3.销毁文件必须确保文件内容无法恢复，防止文件泄露。九、机要文件保密（一）保密责任。机要文件保密必须落实保密责任，具体包括：1.各部门负责人对本部门机要文件保密工作负总责；2.机要室工作人员对机要文件保密工作负直接责任；3.所有接触机要文件的人员对机要文件保密工作负相应责任。（二）保密措施。机要文件保密必须采取以下措施：1.加强保密教育，提高工作人员的保密意识；2.严格执行保密纪律，不得擅自复制、摘抄、传播机要文件内容；3.加强文件管理，防止文件丢失、被盗或泄露；4.加强技术防范，使用密码、加密等技术手段，确保文件安全。十、监督检查（一）监督检查。机要文件收发传阅工作必须接受监督检查，具体包括：1.单位领导定期对机要文件收发传阅工作进行监督检查；2.保密工作部门定期对机要文件收发传阅工作进行监督检查；3.内部审计部门定期对机要文件收发传阅工作进行监督检查。（二）检查内容。监督检查内容包括：1.机要文件收发传阅制度执行情况；2.机要文