2026年度独家会议会展服务合同书

2026年度独家会议会展服务合同书,甲方（委托方公司）：乙方（服务方公司）：鉴于甲方需要举办2026年度的独家会议会展活动，乙方具备提供相关服务的专业能力，双方经友好协商，达成如下协议：一、合同标的1.服务内容：乙方将为甲方提供2026年度独家会议会展的策划、组织、实施及后期服务。2.规格型号/标准：根据甲方需求，会议会展活动需符合国家相关法律法规及行业标准。3.数量：1次。4.单价：人民币壹拾万元整（￥100,000.00）。5.总价：人民币壹拾万元整（￥100,000.00）。二、权利义务1.甲方义务：甲方应在合同签订后5个工作日内向乙方支付合同总价50%的预付款。甲方应按照乙方要求提供相关资料和信息，确保会议会展活动的顺利进行。2.乙方义务：乙方应在收到甲方预付款后10个工作日内完成会议会展活动的策划方案，并提交甲方审核。乙方应按照甲方要求，在规定的时间内完成会议会展活动的组织、实施及后期服务。3.甲方验收：甲方应在收到会议会展活动服务后5个工作日内完成验收，逾期视为验收合格。4.服务变更：如甲方需对会议会展活动内容进行变更，应提前10个工作日通知乙方，并书面确认变更内容。因甲方原因导致的服务变更，甲方应承担由此产生的额外费用。5.保密义务：双方对本合同内容以及会议会展活动过程中获取的任何商业秘密、技术秘密等信息均负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方外泄。6.争议解决：如双方在履行本合同过程中发生争议，应友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。三、违约责任1.逾期付款：甲方逾期支付预付款或尾款，每逾期一日，应向乙方支付合同总价的千分之五作为违约金。2.逾期交货：乙方逾期完成会议会展活动，每逾期一日，应向甲方支付合同总价的千分之五作为违约金。3.服务质量：如乙方提供的服务不符合合同约定，甲方有权要求乙方进行整改，直至符合约定；如整改后仍不符合约定，甲方有权解除合同，并要求乙方赔偿因此造成的损失。四、争议解决双方因履行本合同发生的争议，应友好协商解决；协商不成的，提交合同签订地仲裁委员会仲裁。五、合同期限、生效条件、份数1.合同期限：本合同自双方签字盖章之日起生效，有效期为1年。2.生效条件：本合同经双方签字盖章后生效。3.份数：本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。六、其他1.本合同未尽事宜，双方可另行协商签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。2.本合同自双方签字盖章之日起生效，任何一方不得擅自变更或解除。,甲方（委托方公司）：乙方（服务方公司）：签订日期：七、保密条款1.双方对本合同内容负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方外泄。2.在合同履行过程中，双方应采取必要措施保护对方的商业秘密和知识产权，不得擅自复制、外泄或使用对方的商业秘密。3.如一方违反保密义务，应承担相应的法律责任，并赔偿对方因此遭受的损失。八、不可抗力1.由于不可抗力（如自然灾害、管理部门行为、社会事件等）导致合同无法履行或履行困难，双方互不承担责任。2.发生不可抗力事件后，受影响的一方应立即通知对方，并提供相关证明材料。3.如不可抗力事件持续超过30天，双方可协商决定合同延期或解除。九、通知1.双方应按照合同约定及时、准确地向对方发送通知。2.通知应以书面形式发送，并通过合同约定的联系方式进行送达。3.通知自送达对方之日起生效。十、合同解除,1.发生以下情形之一，任何一方有权解除合同：,a.对方严重违约，经协商无法达成一致；,b.对方破产、解散、被吊销营业执照等；c.发生不可抗力事件，导致合同无法履行。2.合同解除后，双方应按照合同约定履行各自义务，并妥善处理合同终止后的事宜。十一、合同解除后的处理1.合同解除后，双方应立即停止履行合同，并退还已支付的费用。2.双方应按照合同约定处理合同解除后的剩余物资、场地等。3.合同解除后，任何一方不得就合同解除前发生的争议向对方提出索赔。十二、合同解释本合同的解释权归甲方所有。十三、附件本合同附件如下：,1.附件一：会议会展活动方案2.附件二：场地租赁合同3.附件三：其他相关文件十四、保密条款1.双方对本合同内容以及合同履行过程中知悉的对方商业秘密负有保密义务。2.未经对方同意，任何一方不得向任何第三方外泄或公开合同内容或对方商业秘密。3.保密期限自合同签订之日起至合同终止后三年。十五、争议解决1.双方在履行合同过程中发生的争议，应友好协商解决。2.如协商不成，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。十六、其他1.本合同未尽事宜，可由双方另行协商签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。1.活动名称：2026年度行业高峰论坛,2.活动时间：2026年12月1日至3日,3.活动地点：北京国际会议中心4.参会人数：预计1000人5.活动内容：包括主题演讲、圆桌论坛、产品展示等附件二：场地租赁合同,1.场地名称：北京国际会议中心,2.场地面积：1000平方米3.租赁期限：2026年11月1日至2026年12月4日4.租金：人民币30万元附件三：其他相关文件,1.甲方提供的会议材料2.乙方提供的场地使用指南,3.双方签署的会议服务协议附件四：餐饮服务合同,1.服务内容：为参会人员提供早餐、午餐、晚餐及茶歇服务,2.餐饮标准：按照四星级酒店标准，提供中式自助餐3.餐饮数量：预计供应5000份正餐及5000份茶歇4.服务方：北京美食有限公司5.服务费用：人民币15万元,6.服务时间：2026年12月1日至3日附件五：住宿安排合同,1.住宿地点：北京国际饭店2.住宿标准：四星级标准客房3.住宿人数：预计提供300间客房4.服务方：北京国际饭店5.住宿费用：人民币300元/晚1.宣传渠道：线上（官方网站、微信公众号、微博等）、线下（海报、宣传册等）,2.宣传内容：活动名称、时间、地点、主要内容、参会嘉宾等,3.宣传预算：人民币10万元4.宣传时间：2026年9月1日至12月3日5.负责单位：北京广告传媒有限公司附件七：安全保障方案,1.安全人员：聘请10名专业安保人员2.安全设备：配备10部监控摄像头、20个安全通道、50个紧急疏散指示牌3.安全措施：制定应急预案，加强现场巡逻，确保活动安全有序进行4.负责单位：北京安保有限公司附件八：会务服务团队,1.会务服务团队人数：10人4.职责分配：负责会议场地布置、参会人员接待、资料发放、现场协调等工作附件九：活动预算,1.场地租赁费用：人民币30万元,2.餐饮费用：人民币15万元1.2026年11月2日上午8:00-9:00签到及欢迎茶歇2.2026年11月2日上午9:00-9:10开幕式及主办方致辞3.2026年11月2日上午9:10-10:30主题演讲一4.2026年11月2日上午10:30-10:50茶歇5.2026年11月2日上午10:50-12:10主题演讲二6.2026年11月2日下午1:30-3:00分会场讨论7.2026年11月2日下午3:00-3:20茶歇8.2026年11月2日下午3:20-5:00主题演讲三及闭幕式9.2026年11月2日下午5:00-7:00自由交流及晚宴附件十一：参会人员名单,10.郑十二（甲方公司行政部专员）,11.周十三（乙方公司行政部专员）,12.王十四（甲方公司技术部工程师）,13.李十五（乙方公司技术部工程师）附件十二：会议资料,1.会议议程2.参会人员名单3.主题演讲稿4.分会场讨论主题5.会议总结报告附件十三：会议宣传资料,1.会议海报2.会议邀请函,3.会议日程表4.会议宣传册附件十四：会议现场布置方案,1.会场入口设置引导牌2.会议主席台背景板设计3.会议座位安排4.会议资料摆放5.会议现场灯光及音响设备调试附件十五：会议后续跟进,1.会议结束后收集参会人员反馈意见,2.整理会议资料，制作会议总结报告3.发布会议新闻稿及报道4.跟进参会企业后续合作事宜附件十六：会议预算及财务结算1.会议预算总额为人民币一百二十万元整。2.预算包括以下明细：a.场地租赁费用：人民币十万元；b.场地布置费用：人民币五万元；c.灯光音响设备租赁费用：人民币三万元；d.会议资料印刷费用：人民币二万元；e.主题演讲稿及资料制作费用：人民币三万元；f.餐饮及茶歇费用：人民币十万元；g.交通及住宿费用：人民币十五万元；h.人力资源费用：人民币十万元；i.不可预见费用：人民币五万元。3.财务结算流程：a.甲方在会议前支付场地租赁费用及场地布置费用共计人民币十五万元；b.乙方在会议前支付灯光音响设备租赁费用、会议资料印刷费用及主题演讲稿及资料制作费用共计人民币十万元；c.甲方在会议结束后支付餐饮及茶歇费用、交通及住宿费用共计人民币二十五万元；d.乙方在会议结束后支付人力资源费用及不可预见费用共计人民币十五万元；e.双方在会议结束后进行财务结算，如有余款，将按照双方协商方式退还。附件十七：会议安全及保密措施,1.甲方负责确保会议场地及设施的安全，包括消防、防盗等；,2.乙方负责对会议内容进行保密，不得向任何第三方外泄；,3.甲方指定专人负责会议现场秩序维护，确保会议顺利进行；4.双方同意在会议期间遵守国家法律法规，共同维护会议秩序。附件十八：违约责任1.若甲