2026年度会议会展服务协议

2026年度会议会展服务协议甲方（委托方公司）：乙方（服务方公司）：鉴于甲方举办2026年度会议会展活动，需要乙方提供相关服务，双方经友好协商，达成如下协议：一、合同标的1.服务内容：乙方负责为甲方举办的2026年度会议会展活动提供包括但不限于场地布置、设备租赁、人员服务、安保服务、餐饮服务、住宿安排、交通安排等全面服务。2.规格型号/标准：根据甲方会议会展活动的具体需求，乙方将提供符合国家标准及行业标准的各项服务。3.数量：根据甲方会议会展活动的规模，具体服务数量以实际需求为准。4.单价：各项服务单价详见附件《2026年度会议会展服务明细表》。5.总价：设备单价为人民币壹拾贰万伍仟元整，人工服务单价为人民币叁仟元/人/天，住宿服务单价为人民币壹仟元/人/晚，餐饮服务单价为人民币伍佰元/人/餐，交通服务单价为人民币贰佰元/人/次，其他服务单价详见附件《2026年度会议会展服务明细表》。合同总价为人民币叁拾柒万伍仟元整。二、权利义务1.甲方权利义务：-甲方应在收到乙方提交的服务方案后5个工作日内确认，逾期未确认视为同意乙方方案。-甲方应按照合同约定的时间、地点、人数等要求，提前向乙方提供相关信息和资料。-甲方应按照合同约定支付各项服务费用。-甲方应配合乙方完成各项服务工作。2.乙方权利义务：-乙方应在甲方确认服务方案后3个工作日内，向甲方提交详细的实施方案。-乙方应按照甲方要求，在规定的时间内完成各项服务工作。-乙方应保证服务质量，确保会议会展活动顺利进行。-乙方应按照合同约定，对甲方提供的服务费用进行结算。3.甲方验收：甲方应在收到货物或完成服务后5个工作日内完成验收，逾期视为验收合格。4.服务变更：如甲方需对服务内容进行调整，应提前3个工作日通知乙方，并协商确定变更后的服务方案及费用。5.保密条款：双方对本协议内容负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方外泄。6.知识产权：乙方提供的各项服务中涉及到的知识产权归乙方所有，甲方不得侵犯。三、违约责任1.乙方未按约定时间完成服务，每逾期一日，应向甲方支付合同总价的千分之三作为违约金。2.乙方未按约定标准提供服务，甲方有权要求乙方进行整改，直至符合约定标准。如乙方整改后仍不符合约定标准，甲方有权解除合同，并要求乙方支付合同总价的百分之二十作为违约金。3.甲方未按约定支付服务费用，每逾期一日，应向乙方支付合同总价的千分之五作为违约金。四、争议解决双方在履行本协议过程中发生的争议，应友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。五、合同期限、生效条件、份数1.本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为自2026年1月1日至2026年12月31日。2.本协议一式肆份，甲乙双方各执贰份，具有同等法律效力。六、其他1.本协议未尽事宜，由双方另行协商解决。2.本协议自双方签字盖章之日起生效，如有修改，应经双方协商一致，并以书面形式签订补充协议。,甲方（委托方公司）：乙方（服务方公司）：签订日期：附件：1.2026年度会议会展服务明细表,2.其他相关文件七、保密条款1.双方对本协议内容以及与履行本协议有关的技术、商业秘密负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方外泄。2.本保密条款自本协议签订之日起生效，至本协议终止后三年内持续有效。八、不可抗力1.在不可抗力事件发生期间，双方应立即通知对方，并采取一切可能的措施减轻不可抗力事件的影响。2.如因不可抗力事件导致本协议无法履行或部分履行，双方应协商解决，协商不成的，可依据不可抗力事件的影响程度，部分或全部免除责任。九、通知1.除非本协议另有约定，双方之间的所有通知应以书面形式发送至对方指定的地址。2.任何一方变更通知地址，应提前七日以书面形式通知对方。十、法律适用与争议解决1.本协议的签订、效力、解释、履行、终止及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方因履行本协议发生的争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。附件：,2.其他相关文件十一、补充条款1.甲方应于2026年1月10日前将会议场地预订费用支付给乙方，逾期未支付，乙方有权取消场地预订。2.乙方应于2026年1月15日前向甲方提供会议场地布置效果图及详细布置方案，甲方应在收到方案后三日内反馈意见。3.甲方应于2026年2月1日前向乙方提供参会人员名单，包括姓名、性别、职务、联系方式等，乙方负责安排住宿及餐饮服务。4.甲方应于2026年3月1日前向乙方提供会议议程及演讲嘉宾名单，乙方负责安排演讲嘉宾住宿及交通服务。5.乙方应于2026年4月1日前完成会议场地布置，确保场地符合会议需求。6.乙方负责会议期间的安全保卫工作，包括但不限于会场安全检查、消防设施检查、紧急疏散演练等。具体措施如下：-安排专职安保人员负责会场秩序维护，确保参会人员人身安全。-安排消防巡查人员对会场进行每日消防检查，确保消防设施完好。-与当地公安部门合作，制定应急预案，应对突发事件。7.甲方应于2026年4月10日前向乙方提供参会人员交通需求，包括出发地、目的地、预计到达时间等，乙方负责安排车辆接送服务。8.乙方提供会议期间的餐饮服务，包括但不限于自助餐、工作餐、茶歇等。具体要求如下：-餐饮菜品需符合参会人员口味，提供健康、营养、美味的三餐。-餐饮服务人员需具备相关资质，确保食品安全。-餐饮场地需符合卫生标准，确保参会人员用餐舒适。9.乙方负责会议期间的网络通讯保障工作，确保会场网络稳定、高速。具体措施如下：-安排专业网络技术人员进行现场维护，确保网络正常运行。-提供充足的无线网络覆盖，满足参会人员上网需求。-设立网络咨询台，为参会人员提供网络使用帮助。10.甲方应于2026年5月10日前向乙方提供会议期间住宿需求，包括参会人员姓名、性别、房型、入住时间等，乙方负责安排住宿服务。11.乙方提供会议期间住宿服务，具体要求如下：-提供舒适、卫生的客房，满足参会人员住宿需求。-安排专职客服人员，为参会人员提供住宿咨询和帮助。-提供叫醒服务，确保参会人员按时参加会议。12.甲方应于2026年5月20日前向乙方提供会议期间礼品需求，包括礼品名称、数量、预算等，乙方负责采购和分发礼品。13.乙方负责会议期间礼品采购和分发工作，具体要求如下：-采购礼品需符合甲方要求，确保礼品质量。-安排专业人员进行礼品包装，提高礼品档次。-在会议期间为参会人员分发礼品，确保礼品及时到位。14.乙方将根据甲方提供的礼品需求，于2026年5月30日前完成礼品采购工作，确保所有礼品在会议开始前一周到达指定地点。15.会议期间，乙方将设立礼品分发点，由专人负责，确保每位参会人员都能在会议签到时领取到礼品。16.甲方应于2026年6月5日前向乙方提供会议期间车辆需求，包括参会人员姓名、性别、车型、接送时间等，乙方负责安排车辆接送服务。17.乙方提供会议期间车辆接送服务，具体要求如下：-提供符合国家标准的车辆，确保行车安全。-安排经验丰富的驾驶员，确保行车路线合理、准时。-每日提供车辆清洁服务，保持车辆整洁。18.甲方应于2026年6月10日前向乙方提供会议期间宣传资料需求，包括宣传资料名称、数量、规格等，乙方负责制作和分发宣传资料。19.乙方负责会议期间宣传资料制作和分发工作，具体要求如下：-根据甲方要求，设计制作宣传资料，确保内容准确、美观。-在会议现场设立宣传资料领取点，方便参会人员取阅。-为参会人员提供宣传资料袋，方便携带。20.甲方应于2026年6月15日前向乙方提供会议期间活动需求，包括活动名称、时间、地点、参与人员等，乙方负责组织策划活动。21.乙方负责会议期间活动组织策划工作，具体要求如下：-根据甲方需求，制定详细的活动方案，确保活动顺利进行。-安排专业人员进行活动现场布置，营造良好的活动氛围。-联系相关供应商，确保活动所需物资及时到位。22.甲方应于2026年6月20日前向乙方提供会议期间摄影摄像需求，包括摄影摄像内容、时间、地点等，乙方负责安排摄影摄像服务。23.乙方负责会议期间摄影摄像服务，具体要求如下：-安排专业摄影师和摄像师，确保摄影摄像质量。-摄影摄像内容涵盖会议全程，包括开幕式、主题演讲、互动环节等。-会议结束后，乙方将提供高清视频和照片，供甲方使用。24.双方应于2026年6月25日前完成会议服务协议的签订工作，确保会议各项准备工作顺利进行。25.本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为一年。如遇特殊情况，双方可协商修改协议内容。26.乙方承诺在会议期间，为参会人员提供无线网络服务，确保网络覆盖率达到98%以上，同时配备专业技术人员，随时解决网络故障。27.甲方应于2026年6月30日前向乙方提供参会人员名单，包括姓名、职务、联系方式等，乙方负责会议期间参会人员接待工作。28.乙方负责安排参会人员入住酒店，确保入住率达到100%，并协助办理入住手续，提供入住指南。29.乙方负责会议期间餐饮服务，包括早餐、午餐、晚餐和茶歇。餐饮标准为每人每天100元，共计1000元。30.乙方负责会议期间住宿服务，酒店标准为四星级酒店，每人每晚标准间住宿费为500元，共计5000元。31.甲方应于2026年7月10日前向乙方提供会议期间礼品需求，包括礼品名称、数量、规格等，乙方负责采购并配送礼品。32.乙方负责会议期间礼品采购工作，具体要求如下：-采购礼品预算为10000元，确保礼品质量。-礼品种类包括纪念品、办公用品等，满足参会人员需求。33.乙方负责会议期间交通服务，包括接送机、接送酒店等。交通标准为舒适型轿车，费用为每人每次200元。34.乙方负责会议期间医疗保健服务，配备专业医护人员，确保参会人员身体健康。35.乙方负责会议