差旅费报销的管理制度

差旅费报销的管理制度所有因公出差产生的差旅费报销均需执行事前审批、标准管控、据实核销的全流程管控机制，差旅活动需严格遵循节约必需、务实高效的原则，严禁无明确公务目的的差旅支出，严禁超标准、超范围列支差旅费用，严禁以差旅名义变相安排旅游、探亲等私人活动。本制度适用于与公司建立全日制劳动关系的全体在岗人员，包括正式员工、试用期员工、劳务派遣人员，以及经公司总经理办公会批准参与公司差旅活动的实习生、外聘专家、合作方人员等，其中外聘专家、合作方人员的差旅报销标准按双方签订的服务协议或专项审批文件执行，无协议或专项审批的参照本制度基层员工标准执行。差旅审批管理所有差旅活动必须履行事前审批程序，未按规定完成审批的差旅活动，产生的所有费用由个人自行承担，公司不予报销，同时差旅期间不计入出勤时长，按旷工处理。出差人员需在出差前通过公司OA系统提交差旅申请单，明确填写出差人员姓名、所属部门、出差事由、出差起止时间、出差目的地、拟乘坐交通工具、预计差旅总费用等信息，如有多名人员共同出差，需由牵头部门指定1名经办人统一提交申请，附全部同行人员名单及分工说明，按同行人员中最高职务级别的审批流程执行。差旅申请单中的预计费用需严格按照对应差旅标准测算，不得虚报预算。差旅审批实行分级负责制：普通员工出差时长在3天及以内的，由部门负责人审批；出差时长3天以上7天及以内的，由部门负责人审核后报分管领导审批；出差时长7天以上的，由分管领导审核后报总经理审批。部门正副职负责人出差的，一律由分管领导审核后报总经理审批，其中出差时长超过7天的需同步报人力资源部备案。分管领导出差的，由总经理审批，出差时长超过5天的需报董事会办公室备案。总经理出差的，需提前告知董事会秘书，由董事会秘书向董事长报备。因突发业务、应急事件等特殊情况无法提前提交书面申请的，出差人员可在出发前通过电话、企业微信等方式向对应审批人口头报备，说明出差事由、时长、地点等核心信息，经审批人同意后方可出差，并需在出差结束后3个工作日内补办差旅申请手续，逾期未补办的，相关费用不予报销。出差期间确因工作需要调整出差地点、延长出差时长或变更交通方式的，需提前在OA系统提交差旅变更申请，说明变更原因及调整后的行程安排、调整后预计费用，按原审批流程报批，未经批准擅自变更行程、延长出差时长的，超期部分的费用不予报销，超期时间按旷工处理。出差人员需严格按照批准的差旅申请执行差旅活动，差旅申请单是差旅费报销的必备依据，无有效差旅申请单的报销申请，财务部门一律不予受理。差旅费开支范围及标准差旅费的开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费、其他因公杂费五大类，所有费用需在对应类别标准内据实列支，超出标准的部分由个人自行承担，特殊情况需提前提交专项申请，经总经理批准后方可报销。出差期间因公务需要产生的业务招待费用，不得列入差旅费报销范畴，需单独填写业务招待费报销单，按公司业务招待费管理制度规定的流程审批报销。城市间交通费是指出差人员往返工作地与出差目的地之间乘坐火车、轮船、飞机、长途客运汽车等公共交通工具所产生的费用，以及订票费、改签费、退票费、因公行李托运费等附属费用。城市间交通费实行职级对应标准管理，不同职级人员可乘坐的交通工具类别如下：1.高层管理人员（含总经理、副总经理、财务总监、总工程师及其他享受总监级以上待遇的人员）：可乘坐飞机头等舱、轮船一等舱、火车软卧/高铁商务座、长途客运汽车一等座，相关费用据实报销。2.中层管理人员（含部门正副职、项目经理、高级主管及其他享受部门经理级待遇的人员）：可乘坐飞机经济舱、轮船二等舱、火车硬卧/高铁一等座、长途客运汽车一等座，相关费用据实报销。3.基层员工（含普通员工、主管、技术员及其他基层岗位人员）：原则上优先选择火车硬卧、高铁二等座、长途客运汽车二等座、轮船三等座等交通工具，出差路程超过1000公里、或连续乘车时长超过8小时、或因紧急公务需快速抵达的，经部门负责人审批同意后可乘坐飞机经济舱。符合乘坐卧铺条件（即当日20:00至次日7:00之间乘车时长超过6小时，或连续乘车时长超过12小时）而主动选择硬座、二等座等较低级别席位的出差人员，可凭车票申请交通节约奖励，奖励金额为对应路程同车次硬卧票价与实际购票票价差额的50%，单次差旅的交通节约奖励最高不超过300元，奖励随差旅报销一同发放。订票费、因公产生的改签费、退票费，凭正规票据据实报销；因个人原因导致的改签费、退票费由个人承担，公司不予报销。因公携带工作设备、样品、资料等物品产生的行李托运费，凭托运费发票及托运明细单（注明托运物品名称、用途）据实报销，个人物品托运费由个人承担。乘坐飞机出差的，需优先选择公司合作的航空公司及订票平台，经济舱机票价格需低于同期全价票的80%，特殊时段（如春运、节假日、大型展会期间等）机票价格高于全价票80%的，需提前报部门负责人审批同意后方可购买，否则超支部分由个人承担。城市间交通票据丢失的，需提供购票记录、支付凭证、行程证明等佐证材料，经部门负责人及财务经理批准后，按票面金额的80%报销，无法提供有效证明材料的，不予报销。确因工作需要使用私人车辆出差的，需提前在差旅申请中注明私车公用需求、行驶路线及预计里程，经部门负责人及分管领导批准后方可执行，可报销过路费、停车费，油费按每公里0.8元的标准发放补贴，总补贴金额不得超过同路程公共交通费用的1.2倍，且不再发放市内交通包干费。私车公用期间发生的交通事故、违章罚款、车辆损耗等均由个人承担，公司不承担任何责任。住宿费是指出差人员在出差目的地入住酒店、宾馆等住宿场所产生的房租费用，不包含房间内的个人消费支出。住宿费实行分地区、分级别的定额标准管理，按出差自然（日历）天数计算，在标准内据实报销，超出标准的部分由个人自行承担。地区分类及对应标准如下：1.一类地区：包括北京、上海、广州、深圳、杭州、三亚、厦门、青岛等一线城市及旅游热点城市，高层管理人员住宿费标准为800元/人/天，中层管理人员为600元/人/天，基层员工为450元/人/天。2.二类地区：包括各省省会城市、副省级城市、计划单列市及经济发达地级市，高层管理人员住宿费标准为700元/人/天，中层管理人员为500元/人/天，基层员工为380元/人/天。3.三类地区：包括除一类、二类地区以外的其他地级市、县级市及县、乡镇地区，高层管理人员住宿费标准为600元/人/天，中层管理人员为400元/人/天，基层员工为300元/人/天。同性出差人员为2人的，原则上须合住一间标准间，合住后的住宿费总标准按两人对应级别单日标准合计的85%核定，超出部分由两人共同承担；同性出差人员为3人及以上的，按每2人合住一间的标准核算，单数人员可单独入住一间，按对应级别标准执行。因工作需要单独入住（如需夜间办公、携带涉密资料、身体状况特殊等）的，需在差旅申请中注明原因，经分管领导批准后方可单独入住，按对应级别标准报销。住宿费报销需提供正规增值税发票（普通发票或专用发票均可）及住宿费用明细清单，发票需注明住宿起止日期、人数、单价，明细清单需列明所有消费项目，未提供明细清单或发票信息不全的，财务部门不予受理。住宿费发票丢失的，需提供开票单位盖章的发票存根联复印件及住宿证明，经财务经理批准后方可报销，否则不予报销。出差期间自行解决住宿（如居住在亲友家中）的，不予报销住宿费，也不发放住宿相关补贴。伙食补助费是指对出差人员在出差期间的餐饮费用给予的定额补助，按出差自然（日历）天数计算，实行包干制，无需提供餐饮发票。伙食补助费标准按出差地区分类执行：一类地区120元/人/天，二类地区100元/人/天，三类地区80元/人/天。出差时长不满4小时的，不发放当日伙食补助费；出差时长4小时以上不满8小时的，按当日标准的50%发放；出差时长8小时以上的，按全日标准发放。出差时长以差旅申请单注明的出发及返回时间为准，出发时间以交通工具出发时间为准，返回时间以抵达工作地的时间为准。出差期间由接待单位、会议主办方、培训主办方统一安排用餐的，出差人员需按规定向接待单位交纳伙食费，凭交纳伙食费的收据在当日伙食补助费标准内据实报销；未交纳伙食费的，不得领取当日伙食补助费，报销时需如实申报用餐安排情况，隐瞒情况冒领补助的，按虚报冒领处理。参加会议、培训的人员，会议、培训期间主办方统一安排食宿的，仅可领取往返路途当日的伙食补助费，会议、培训期间不得领取；主办方不统一安排食宿的，按公司差旅标准报销住宿费并领取伙食补助费。市内交通费是指出差人员在出差目的地市内开展公务活动产生的交通费用，包括地铁、公交、出租车、网约车等费用。市内交通费实行两种报销方式，出差人员可在提交差旅申请时自行选择，一旦选定整个差旅期间不得变更：1.包干制：按出差自然（日历）天数计算，一类地区80元/人/天，二类地区60元/人/天，三类地区50元/人/天，无需提供交通票据，随差旅报销一同发放。2.据实报销制：凭正规交通票据据实报销，票据需注明乘车时间、起止地点、金额，出差人员需在票据背面注明乘车事由，所有支出需与公务活动相关，私人出行产生的市内交通费用不予报销。选择包干制的人员，不得再另行报销市内交通费用；由公司安排公车出差、或由接待单位/主办方提供交通工具的，不得领取市内交通包干费，也不得另行报销市内交通费用。其他因公杂费是指出差期间产生的与公务活动直接相关的零星费用，包括传真费、复印费、打印费、快递费、办公用品购置费、因公发生的临时通讯费等。其他因公杂费凭正规发票及费用明细据实报销，发票需注明费用项目、金额，个人消费的洗衣费、理发费、房间消费品、娱乐费、私人通讯费等均不属于报销范围，由个人自行承担。出差期间确需购买人身意外伤害保险的，经部门负责人批准后可购买保额不低于50万元、保费不超过20元/天的短期意外伤害保险，凭发票据实报销，单次差旅的保费报销最高不超过50元；公司已为全体员工统一购买年度意外伤害保险的，不再重复报销出差期间的意外伤害保险费用。差旅费报销流程出差人员需在差旅结束后10个工作日内完成差旅报销手续，逾期未报销且无正当理由的，每逾期1天扣减可报销金额的1%，逾期超过30天的，视为自动放弃报销，相关费用由个人自行承担。因特殊情况无法按时报销的，需提前向财务部门提交延期申请，说明原因及预计报销时间，经财务经理批准后方可延期，延期最长不超过15天。差旅费报销需提交以下材料：1.经审批通过的差旅申请单（含差旅变更申请单，如有）；2.差旅费报销单，需如实填写出差人姓名、所属部门、出差起止时间、出差目的地、出差事由、各项费用明细、报销总金额等信息，报销人需签字确认；3.所有费用的正规票据，包括城市间交通票据（火车票、汽车票、轮船票、机票行程单等）、住宿费发票及明细、其他杂费发票及明细等，选择据实报销市内交通费的还需提供市内交通票据；4.参加会议、培训的，需提供会议/培训通知原件或扫描件；5.涉及专项审批、私车公用的，需提供对应的专项审批文件。报销票据需按类别分类粘贴在公司统一的票据粘贴单上，粘贴需整齐规范，票面信息清晰可见，便于审核，票据粘贴不规范、信息模糊不清的，财务部门有权退回要求重新整理。差旅费报销实行分级审核审批制度：1.部门负责人审核：部门负责人需对报销申请的真实性、合理性进行审核，确认差旅活动真实发生，费用支出与公务活动相关，符合差旅申请的行程安排，未超出部门差旅预算，签字确认后提交财务部门。2.财务部门审核：财务会计需对报销票据的合法性、合规性进行审核，检查票据是否为正规发票，抬头、税号是否与公司信息一致，金额是否准确，是否符合公司差旅费用标准，审批手续是否齐全，对不符合规定的报销申请予以退回并说明具体原因；审核通过后报财务经理复核。3.领导审批：财务经理复核通过后，按报销金额分级报领导审批：报销金额在2000元及以下的，由财务经理直接审批；报销金额2000元以上10000元及以下的，由分管财务的副总经理审批；报销金额10000元以上的，由总经理审批。审批通过的报销申请，由出纳在3个工作日内将报销款项划转至报销人本人的工资银行账户，原则上不得支付现金，确需支付现金的需经财务经理批准。多人共同出差的费用，由差旅申请的经办人统一办理报销手续，需附所有同行人员的费用分摊明细，经所有同行人员签字确认后提交，不得拆分报销或重复报销。特殊情况处理出差人员因私绕道的，即出差期间或差旅结束后绕行至非公务目的地办理私人事务的，需提前在差旅变更申请中注明绕道行程、原因及预计时长，经审批人批准后方可绕行，城市间交通费按不高于从出差目的地直接返回工作地的正常票价报销，绕道超出的部分由个人承担，绕道期间的住宿费、伙食补助费、市内交通费均不予报销，绕道时间不计入出勤时长。未提前报批擅自绕道的，按旷工处理，且所有绕道相关费用由个人承担。外出参加招商活动、项目投标、重要商务谈判等特殊差旅活动，因工作需要超出本制度规定的差旅标准的，需在出差前提交专项差旅申请，说明超标准原因、预计费用明细，经总经理批准后方可执行，报销时凭专项审批文件据实报销，否则超支部分由个人承担。国外（含港澳台地区）出差的差旅费用标准，由总经理办公会根据出差目的地的物价水平、公务需求专项核定，报销时需提供境外正规票据，由报销人将票据内容翻译成中文并注明币种、折算汇率（按出差当日中国人民银行公布的人民币汇率中间价折算），经财务部门审核后按专项核定标准报销。实习生、劳务派遣人员出差的，由其所属用工部门负责审批及费用审核，差旅标准参照基层员工标准执行，报销款项可发放至本人账户或由用工部门统一领取后发放。员工出差期间患病或受伤需要治疗的，需及时向部门负责人及人力资源部报备，治疗期间的医疗费用按公司医疗保险相关规定执行，住宿费用在对应标准内据实报销，伙食补助费按标准的50%发放，超过7天仍无法恢复工作的，应按规定办理病假手续，返程交通费用按正常标准报销。监督与问责财务部门负责差旅费的日常审核与管控，需定期对各部门的差旅费报销情况进行统计分析，每季度向管理层报送差旅费预算执行情况报告，每年至少组织一次差旅费专项检查，对检查中发现的问题及时督促整改。审计部门负责对差旅费管理制度执行情况进行审计监督，每年开展一次差旅费专项审计，重点检查差旅审批程序合规性、费用支出真实性、标准执行情况、预算执行情况等，对审计发现