形象策划公司合作伙伴管理制度

形象策划公司合作伙伴管理制度1总则1.1制定目的为规范形象策划公司各类外部合作伙伴的引进、审核、合作履约、过程管控、评级迭代及终止全流程管理，解决行业合作资源杂乱、资质参差不齐、合作权责不清、交付标准不统一、售后纠纷频发等实际问题，建立标准化、可落地、可复盘的合作伙伴管理体系，明确各部门对接职责、合作执行节点与考核管控标准，保障物料供应、场地搭建、设备租赁、行业渠道、异业引流、专项外包等各类合作业务有序开展，降低合作风险、减少履约纠纷、提升联合服务质量，维护公司品牌口碑与商业利益，结合品牌策划、视觉设计、商业活动落地等主营业务合作特性，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司所有对外长期及临时合作的外部合作主体，涵盖活动物料供应商、现场搭建执行团队、影音设备租赁商、礼仪演艺合作方、行业渠道推广伙伴、异业品牌合作方、专项设计外包、图文印刷合作方等全部业态合作伙伴。制度覆盖合作洽谈、资质审核、准入备案、合同签订、履约跟进、质量验收、费用结算、季度评级、续约淘汰、资料归档全工作流程，管控市场部、策划部、执行部、财务部、行政部所有参与合作对接与管理的岗位人员。公司临时单次小额采购、个人零散服务采购不纳入本制度常态化合作管理范畴。1.3管理基本原则一是资质合规原则。所有准入合作伙伴必须具备合法经营资质、匹配行业服务能力与稳定交付能力，杜绝无资质、口碑差、履约能力不足的合作主体进入合作体系，从源头规避合作风险。二是权责对等原则。所有合作事项必须以正式合作合同为依据，明确双方服务内容、交付标准、工期节点、费用标准、违约责任，杜绝口头约定、模糊条款，保障双方权责清晰、有据可依。三是择优留存原则。公司建立常态化合作伙伴评级机制，依据交付质量、服务态度、履约时效、售后配合度择优续约、增量合作，对劣质合作方及时清退替换，持续优化合作资源库。四是风险可控原则。全程实行合作前置审核、事中监管、事后复盘，严控质量风险、工期风险、资金风险、舆情风险，确保所有合作事项合规、稳定、可控。1.4制度效力本制度为公司合作伙伴开发、对接、管控、迭代工作的唯一执行标准，公司原有零散的合作对接规范、口头管理要求、临时合作规定全部废止。本制度严格遵循民法典、商事合作、市场经营相关法律法规，所有合作行为严禁违反国家合规要求，若制度条款与现行法律法规、行业监管规范冲突，以国家官方规定为准。公司可根据业务规模扩张、合作模式迭代、市场资源更新情况，适时修订本制度，新版制度正式发文生效前，所有合作管理工作仍按照现有条款执行。2管理职责与流程2.1各部门岗位管理职责2.1.1市场部市场部为合作伙伴资源开发、初步洽谈、渠道维护的核心部门，主要负责行业优质合作资源挖掘、异业合作对接、合作伙伴初步沟通与意向洽谈。负责核实合作方基础经营信息、合作优势、服务范围，初步匹配公司业务需求；建立初步合作资源台账，分类登记供应类、执行类、渠道类、外包类合作资源；日常维护合作方对接关系，同步公司业务淡旺季需求，提前锁定合作档期与资源价格；收集合作方市场口碑、行业评价，及时上报优质资源与风险资源，为公司准入、续约、淘汰决策提供基础依据。2.1.2策划与执行部策划部、执行部为合作履约质量的核心监管部门。策划部根据项目需求明确合作交付标准、物料参数、服务规格、成果要求，输出标准化合作需求清单，作为合同签订与验收的核心依据。执行部负责合作项目落地全过程监管，跟进物料制作进度、现场执行质量、服务落地效果，核对交付内容是否符合合同及项目方案标准，及时发现并督促合作方整改质量瑕疵、工期滞后、服务偏差等问题，做好现场履约记录、问题整改记录、验收记录，对合作落地质量与项目适配性负责。2.1.3财务部财务部负责合作伙伴合作费用的预算审核、价格复核、付款节点管控、费用结算与票据管理工作。审核合作报价的市场合理性、成本合规性，杜绝虚高报价、不合理收费；根据合同约定节点把控预付款、进度款、尾款支付流程，无合规验收凭证、无完整履约资料的项目不予结算付款；登记合作伙伴费用结算台账，留存全部付款凭证与票据资料，统计单项目合作成本，为后续议价、资源替换、合作评级提供数据支撑。2.1.4行政部行政部为合作伙伴准入审核、档案管理、制度监督、评级统筹的归口部门。负责审核合作方营业执照、资质证书、过往案例、履约能力等准入资料，完成合作方备案入库；统一归档合作合同、资质资料、履约记录、验收单据、结算凭证、评级报告；统筹每季度合作伙伴评级工作，汇总各部门评价数据，形成评级结果与优化方案；监督全流程合作管理工作是否符合制度标准，负责本制度的培训、落地与修订申报工作。2.1.5总经理负责审批长期战略合作方准入、大额合作项目、年度框架合作协议、重大合作资源替换事项；裁决合作过程中的重大纠纷、跨部门管控争议；审定合作伙伴评级结果、清退名单及合作体系优化方案，对公司整体合作资源管理与合作风险管控负总责。2.2合作伙伴分类管理标准根据形象策划行业业务合作属性，公司将合作伙伴分为三类实行差异化管理。第一类为供应执行类，包含物料制作、场地搭建、设备租赁、印刷出品、现场执行等落地配套合作方，重点管控交付质量、物料精度、落地时效、售后整改能力。第二类为渠道引流类，包含异业合作、行业渠道、推广媒介、客源推荐合作方，重点管控引流质量、客源精准度、合作合规性、渠道稳定性。第三类为专业外包类，包含专项设计、文案撰写、方案细化、专业技术配套服务合作方，重点管控成果专业性、风格适配度、交付时效、修改配合度。所有合作方统一入库分类备案，实行一档一策、动态管理。2.3全流程合作管理执行规范2.3.1合作资源挖掘与初步筛选各业务部门根据项目需求可自主挖掘行业合作资源，由市场部统一汇总初审，剔除口碑差、资质不全、服务能力与公司业务不匹配的资源。初审重点核查合作方合法经营资质、过往行业落地案例、团队配置、服务范围，初步判断其能否适配公司品牌策划、商业活动落地等业务标准，筛选通过后纳入待准入资源池，禁止未经筛选直接对接合作。2.3.2准入审核与入库备案对待合作意向资源，行政部统一开展资质终审，要求合作方提交有效期内营业执照、行业相关资质、代表性案例、对接人信息、服务报价体系。行政部核对资料真实性、完整性、有效性，结合市场口碑、履约记录排查经营风险、合规风险、舆情风险，审核通过后录入公司《合作伙伴资源库》，建立专属合作档案，标注合作类型、服务范围、合作优势、价格体系、对接周期。未完成入库备案的合作方，严禁开展长期框架合作，单次临时合作需单独报备总经理审批。2.3.3合作洽谈与合同签订准入备案后的合作伙伴，由对应业务部门开展专项洽谈，明确本次合作的服务内容、交付标准、物料参数、工期节点、验收方式、费用金额、付款节点、售后责任、违约条款。洽谈达成一致后拟定正式合作合同，合同条款必须具体、可落地、可追责，杜绝模糊化、通用化无效条款。合同需经市场部、执行部、财务部、行政部逐级审核，确认标准清晰、成本合规、权责明确后，报送总经理审批盖章，禁止无合同先行履约、先施工后补合同的操作。2.3.4项目履约过程管控合作项目启动后，执行部全程跟进履约过程，按照合同及项目方案标准监督合作方落地执行，每日核对进度节点，重点把控物料质量、现场搭建精度、服务规范性、成果专业度。出现物料瑕疵、进度滞后、效果偏差、服务不达标等问题，需当场提出整改要求，明确整改时限并全程跟踪闭环，同步留存问题照片、沟通记录、整改凭证。合作方私自变更服务标准、缩减物料规格、拖延工期的，第一时间上报部门主管及行政部，启动违约记录登记，杜绝问题放任落地。2.3.5成果验收与问题处置合作方完成全部履约工作后，由执行部联合策划部开展专项验收，严格对照合同约定、方案标准、前期确认样品逐项核对，出具书面验收结果。验收合格的，签署验收单据，进入费用结算流程；验收不合格的，明确问题清单、整改要求、完成时限，责令合作方无偿整改、返工优化，直至达标。若因合作方严重履约失误造成项目延期、客户投诉、品牌损失或额外成本支出，按照合同违约条款追责扣款，留存全套追责凭证，纳入合作方评级档案。2.3.6费用结算管理验收合格、履约资料齐全的合作项目，由业务对接人整理合同、验收单、履约记录、合规票据，提交财务部申请结算。财务部核对合同付款节点、验收真实性、票据合规性，确认无违约、无质量问题后，按照公司财务流程安排付款。存在整改未闭环、履约争议、资料缺失的项目，暂缓结算，待问题全部闭环、资料补齐后方可办理结算手续，杜绝违规付款、提前付款。2.3.7季度评级与动态迭代公司每季度末开展一次合作伙伴综合评级，由行政部牵头，汇总市场部、策划部、执行部、财务部四方评价数据，从交付质量、履约时效、整改配合度、价格合理性、售后保障、合规配合六个维度量化评分。评级分为优质、合格、待整改、不合格四个等级，优质合作方优先获得增量合作、长期框架合作资格；合格合作方维持常规合作；待整改合作方限期整改、限制新增合作量；不合格合作方直接清退出库，终止一切合作，一年内不再准入。2.3.8合作终止与资料归档单次合作结束、框架合作到期或合作方被清退后，业务对接部门需在5个工作日内整理全套合作资料，包含资质文件、合作合同、需求清单、履约记录、验收单据、结算凭证、评级报告、问题整改资料，统一移交行政部归档。行政部分类存入合作伙伴档案库，电子资料备份留存，纸质资料存档备查，资料留存期限不少于五年。终止合作的主体同步更新资源库状态，标注终止原因、终止时间、风险提示，避免重复准入问题资源。3监督考核3.1日常监督机制行政部建立常态化合作伙伴管理监督机制，实行项目抽查、月度核查、季度全检的管控模式。每项目随机抽查合作准入流程、合同规范、履约监管、验收闭环情况，排查无备案合作、无合同履约、监管缺位、验收流于形式等问题；每月核查合作伙伴台账更新、资料归档、费用结算合规性；每季度全覆盖核查所有在库合作方的履约记录、评级真实性、问题整改落地情况。每次监督检查形成书面记录，明确问题责任人、整改时限，全程跟踪闭环，杜绝合作管理漏洞。3.2岗位考核标准公司将合作伙伴管理工作纳入对应岗位月度绩效与年度评优考核，实行量化打分。市场对接岗位重点考核资源筛选质量、洽谈合规性、台账更新完整度，出现引入劣质资源、台账漏登错登、私自对接未备案合作方的按次扣分。策划、执行对接岗位重点考核履约监管到位率、问题整改闭环率、验收资料完整度，出现监管缺位、放任质量问题、验收虚假闭环、资料缺失的扣除对应绩效。财务岗位重点考核结算审核准确率、付款合规性，审核失误、违规结算的按单扣分。行政岗位重点考核准入审核严谨度、评级公平性、归档及时性，审核疏漏、评级失真、归档滞后的扣减管理绩效。3.3违规处理细则轻度违规为合作台账更新不及时、归档资料轻微缺失、验收记录填写不规范，未造成合作风险与损失的，给予口头警告，责令当日整改，扣除当月绩效100至200元。中度违规为未按流程审核合作资质、简化合同条款、监管履职不到位导致轻微质量问题与工期延误、结算资料审核疏漏，造成小幅成本增加与工作滞后的，给予公司内部书面通报批评，扣除当月5%至10%绩效工资，提交书面整改报告并限期闭环问题。重度违规为私自引入无资质合作方、无合同擅自开展合作、虚假验收、违规结算、包庇劣质合作资源，造成项目重大失误、客户投诉、公司经济损失、品牌负面影响的，扣除当月全部绩效，取消年度评优晋升资格，情节严重的追究岗位责任并予以岗位调整。3.4考核结果应用每月行政部汇总合作伙伴管理考核结果，同步人力资源部纳入月度绩效核算。季度合作管理零违规、资源优化成效显著、无合作纠纷的岗位员工，给予专项绩效奖励，优先参与年度评优。部门全年合作管控规范、合作纠纷率持续降低、优质合作资源占比提升的，给予部门团队奖励。多次出现管理违规、履职疏漏、合作问题频发且无改善的员工，组织专项岗位培训，培训后仍无法达标、持续出现管理漏洞的，进行岗位适配评估。4附则4.1制度培训要求本制度正式发布三日内，行政部组织市场、策划、执行、财务、行政全体对接岗位开展专项培训，详细讲解合作伙伴准入标准、对接流程、履约监管、验收结算、评级规则、违规处罚等实操内容，结合行业合作纠纷案例讲解风险管控要点。培训结束后组织专项测试，测试合格方可独立对接合作资源。新员工入职一周内必须完成本制度学习与测试，熟练掌握合作全流程管理规范。公司每年组织一次制度复训与合作案例复盘，持续优化全员合作管控能力。4.2制度修订流程各部门在日常合作管理中，若发现本制度条款存在实操漏洞、适配性不足、无法适配新型合作模式等问题，可由部门主管梳理具体问题及优化建议，形成书面修订提案提交行政部。行政部汇总提案后，结合公司业务发展、合作业态变化、实操痛点梳理修订初稿，报送总经理审批，审批通过后发布