核行业文档管理指标和评价体系-编制说明（征求意见稿）

（行业意见征求稿）一、工作简况1、任务来源2020年3月12日中国核能行业协会信息化专业委员会（简称“信专委”）发函“关于开展《核能行业文档管理指标和评价体系标准》编制工作的商榷函”（核协信发〔2020〕6号）。2、主要工作过程根据标准进度要求，本文件各阶段草案的完成时间安排为：2020年底前完成调研，调研单位包括核动力、核燃料、工程公司等单位；2021年第一季度完成标准稿；2021年第二季度完成标准修编；2021年第三季度完成标准行业意见征求与送审稿审查会；2021年第四季度完成标准报批稿。 2020年3月-5月，信专委完成标准立项前的前期调研与立项申请材料准备等工作。2020年6月28日，中国核能行业协会召开团体标准立项评审会，该标准在会上通过立项审查，并通过公示期。2020年9月8日，信专委组织召开了《核行业文档管理指标和评价体系》团体标准编写工作启动会。会议明确标准编制组的组织架构、标准编写计划与调研工作；讨论了标准大纲与初稿；完成了标准编写规范和方法的培训。2020年11月2-3日，信专委组织第一期核能行业文档管理指标和评价指南团体标准编制调研，分别调研了核工业北京地质研究院、中国中原对外工程有限公司和中核（天津）机械有限公司，并听取了各单位对标准的意见与建议。2020年11月24-25日调研了中国核动力研究设计院和中核建中核燃料元件有限公司，并听取了各单位对标准的意见与建议。2021年12月，福建福清核电有限公司根据调研的意见，对标准进行相应的修改。2021年3月，信专委组织标准组内第一次意见征求，各参编单位反馈标准初稿的修改意见。2021年4月，福建福清核电有限公司（简称“福清核电”）根据调研与组内参编单位的意见，对标准进行相应的修改。2021年4月23日，信专委组织召开工作组第二次会议，根据福清核电标准修编情况，明确标准修改内容，进一步完善标准内容。2021年7月，福清核电完成标准修订，与信专委共同整理相关材料，形成标准行业意见征求稿，及相关材料。3、主要参加单位和工作组成员及其所作的工作等本文件编制的参与单位和分工如下：单位名称编写分工主要承担工作福建福清核电有限公司组长单位牵头编制江苏核电有限公司副组长单位参与编制中国核动力研究设计院副组长单位参与编制大亚湾核电运营管理有限责任公司副组长单位参与编制上海核工程研究设计院有限公司成员单位参与各阶段的讨论和评审海南核电有限公司成员单位参与各阶段的讨论和评审华能石岛湾核电开发有限公司成员单位参与各阶段的讨论和评审二、标准编制原则和主要内容1、标准编制原则本标准的编制旨在指导核行业单位组织实施文档评估，帮助管理主体查找短板，提升文档管理水平。本标准本着公正性、科学性、实用性的原则编制。公正性本标准在实施过程中，要求以掌握的事实材料为依据，尊重客观事实，不带有主观随意性，不受外界干扰、不迁就任何单位和个人的片面要求。科学性本标准研究了国内外企业文档管理的指标、评价体系的制定和执行情况及相关法规要求，基于国内核行业单位文档管理及评价体系的建设需求，参考相关DA、GB标准，结合多个核行业单位的文档管理实践和管理特点进行编制。实用性本标准的指标设计立足现有企事业文档管理实践，内容全面、指导性强，达到促进企事业文档管理规范、安全、有效的目的。2、标准主要内容的依据2.1概述按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。本标准明确了文档管理的具体指标、每个指标的含义、统计方法以及管理目标；明确了文档工作评价的流程、评价的组织、评价的方法、评价的指标项，评价报告的模板。旨在指导核行业单位组织实施文档评估，帮助管理主体查找短板，提升文档管理水平。2.2主要技术内容说明2.2.1第1章目的及范围 本章规定了本标准的编制目的和适用范围。本标准适用于文档管理指标的制定、统计和档案工作的评价。2.2.2第2章规范性引用文件核行业文档管理指标和评价体系标准引用DA/T28建设项目档案管理规范、DA/T42企业档案工作规范、GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求、GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范。2.2.3第3章术语和定义本标准中的术语及定义部分参照国家、行业标准规范中已有的相应术语给出定义。其中：“完整性、准确性、系统性、有效性”参照DA/T42《企业档案工作规范》给出术语定义；三纳入、四参加、四同步参照DA/T28《建设项目档案管理规范》给出术语定义；“文档”参照EJ/T1225-2008《核电文件档案管理要求》给出术语定义。“文档管理指标”、“文档管理指标体系”、“文档管理指标的管理”、“对标”“安全性”自定义。2.2.4第4章文档指标管理本章阐述文档管理指标设计原则和文档管理指标体系建立。根据现有法规、标准及文档在产生、利用、归档和保管不同阶段的特点，结合文档综合管理、业务管理横向对比和总体提升的需求，综合考虑文档指标的代表性、实用性、经济性、易获取、可量化、可比性、时效性等因素，建立6个指标，分别是：年度文档培训计划完成率、文档专职人员持证上岗率、年度文档工作计划完成率、年度归档计划完成率、年度数字化归档率、3年管理/技术创新成果数量。主要依据如下：— 中华人民共和国主席令第47号中华人民共和国档案法第一章第六条规定：“国家鼓励和支持档案科学研究和技术创新，促进科技成果在档案收集、整理、保护、利用等方面的转化和应用，推动档案科技进步。”第五章第三十八条规定：“国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。”— DA/T28建设项目档案管理规范9.12节要求：“建设单位应根据纸质文件归档范围，结合项目实际情况，确定项目电子文件归档范围。”9.3节项目档案数字化要求：“数字化范围根据实际情况，可包含但不限于以下内容：项目立项、勘察设计、征地移民、合同协议、项目管理文件、重要隐蔽工程验收、缺陷处理文件、竣工图、单位工程验收、合同验收、竣工验收文件、重要设备文件等。”— DA/T42企业档案工作规范5.5节要求：“档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识；档案人员应定期接受档案业务培训。”7.1.3节要求：“企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况。”8.3节要求：“企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统档案实施数字化。”—DA/T31-2017纸质档案数字化规范12节规定：“建议档案部门成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收；应采用计算机自动检测与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。”—国家档案局第13号令《机关档案管理规定》第十条规定机关档案工作的基本任务包括：“制定并组织实施档案工作发展规划或计划；对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导；负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案宣传、教育活动。”第六十七条规定：有下列情形之一的，由县级以上档案行政管理部门单独或联合有关部门，或由本单位给予表彰奖励。（一）档案收集、整理、移交做出显著成绩的；（二）档案保管、保护和现代化管理做出显著成绩的；（三）档案利用、开发取得突出效果的；（四）档案学理论研究、档案科研做出重要贡献的；（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的；（六）从事专（兼）职档案工作满15年的。本章节的指标包含普查性指标和登高指标。普查性指标在初期暂不限定指标范围，受评单位在反馈普查性指标时可适度说明具体情况。登高性指标，供参考执行。2.2.5第5章文档工作评价管理本章阐述文档工作评价的目的、基本原则和评价流程。根据现有法规、标准从管理体系、能力体系、内容管理、管理执行力四个领域制定文档管理评价指标项，并将文档管理评价标准分为A、B、C、D、E五个等级。为保证文档管理评价的公正性、科学性、真实性要求文档评价过程中，应以掌握的事实材料为依据，尊重客观事实，不带有主观随意性，不受外界干扰，不迁就任何单位和个人的片面要求。文档评估过程前，应采用科学的定性和定量分析方法，制定符合评估对象客观实际的评估方案。文档评价过程中，应本着一切从实际出发的原则，在充分了解现有材料的基础上，通过访谈、观察等方法，得出真实的评价结论。2.2.6第6章附录《文档管理评价指标项》、《文档管理评价记录卡模板》、《文档管理评价报告模板》“文档管理评价指标项”，该指标项涵盖了文档评价标准的所有指标体系，评价组在实施评价工作前，可依据单位性质及实际情况，采用科学的定性和定量分析方法，对评价标准进行个性化处理，同时可根据评价活动实施的具体情况将评估标准按百分制的形式量化处理，从而符合各单位文档工作的客观实际情况。针对部分满足评价指标评分项的情况，如果评价指标中对于部分满足评价指标的情况已明确量化指标的按照该指标评分，如无明确的根据评价专家组的意见酌情评分。“文档管理评价记录卡”是为规范自评组员之间相互信息的交流，评价员在评价过程中用以记录评价过程中发现的有价值的信息的工具，里面详细记录了受评方、问题描述、事实依据等信息，并作为评价报告的附件。“文档管理评价报告”是评价组根据文档管理评价标准，通过对目标文档管理工作的全面调查、综合分析和科学判断，确定目标文档管理工作是否满足项目建设与运营需求的文书。文档管理评价报告包括评价目的、评价范围、评价依据、评价活动概述、受评方单位人员信息表与结论和文档管理评价记录卡。3、解决的主要问目前，我国核行业文档管理领域还没有一套规范的指标和评价体系，本标准的建立有助于核行业文档管理工作的规范化和标准化，帮助企业发现文档管理工作在文档管理体系、能力体系、文档的完整性、系统性、准确性、有效性、安全性、及时性和文档管理工作执行记录等方面的强项和改进项，为日后档案验收和企业运营奠定基础并提升其文档管理水平。三、主要试验（或验证）情况本标准提出建立文档管理指标体系，明确文档工作评价流程，实施文档管理工作评价，目前已在福建福清核电有限公司、江苏核电有限公司、海南核电有限公司、中核国电漳州能源有限公司进行实践验证。四、标准中涉及专利的情况本标准的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。五、预期达到的社会效益、对产业发展的作用等情况本标准的编制填补了国内核行业文档管理领域还没有一套规范的指标和评价体系的空白。本标准立足于现有企事业文档管理实践，并适时引进国内外先进管理指标，能够帮助核行业单位建立符合法律法规和行业规范的文档管理体系，使其文档管理活动符合法律法规、行业规范以及执照申请的要求；建立有效的文档管理程序，对文档工作的有效性进行严格的控制和管理，使其满足建设与运营的要求；建立标准化的文档工作流程，确保企业文档工作有效实施。六、与国际、国外对比情况目前国际、国内尚缺失核行业文档管理指标和评价体系标准。本文件中提出的文档管理指标、文档管理评价指标参考对标了国内外最新技术及相关标准。七、在标准体系中的位置，与现行相关法律、法规、规章及标准，特别是强制性标准的协调性未发生违反《档案法》及国家相关法律法规行为、未受到国家主管部门依法处罚是申请项目文档评价活动的基础条件。核行业文档指标管理和文档工作评价管理工作均应满足国家、行业相关法规、标准的相关要求。对于本文件不明确或未涉及到方面，按照国家、行业相关法规、标准的相关要求开展工作。八、重大分歧意见的处理经过和依据本文件起草和征求意见过程中，主要分歧意见有一条：分歧：文件分类问题核行业单位涉及领域广泛，包含电力、采掘、生产制造、工程建造、科研设计、服务、贸易、金融、医疗等。不同性质的单位产生的文件种类也不一致，如何对文件进行分类以便适用于不同业务类型的单位是一大难题。在征求意见时，部分专家认为应先对单位进行分类，再根据不同类型的单位制定文件分类方案并纳入“文档管理评价指标项”中，后经