2026档案安全自查报告(3篇)

2026档案安全自查报告(3篇)第一篇为严格落实《中华人民共和国档案法》《档案安全管理办法》及国家档案局2025年印发的《档案安全风险防控专项行动实施方案》要求，XX市人民政府办公厅于2026年4月12日至4月25日组织开展了全厅及下属2个事业单位、7个挂靠议事协调机构的档案安全全覆盖自查工作，全面排查档案保管、利用、流转、数字化全流程风险隐患，本次自查共覆盖各类纸质档案7.2万卷、数字化档案1.8TB，涉及档案库房2个、阅档室1个、数字化加工临时场所1个，现就自查情况、隐患问题、整改安排及长效机制建设情况报告如下。一、自查工作组织实施情况本次自查由厅分管办公室的副主任任组长，办公室档案科、机要科、安保科、信息化科工作人员为成员，明确自查责任分工，档案科牵头制定《2026年厅机关档案安全自查工作清单》，设置场所安全、实体管理、数字化安全、制度落实4大类29项具体检查指标，每项指标明确检查方式、责任主体、合格标准，确保自查不留盲区。自查工作分为三个阶段推进：第一阶段为处室自查阶段，4月12日至4月18日，各业务处室、下属单位对照清单逐项排查本部门管理的所有档案，填写自查表，提交自查报告，共收到自查报告11份，上报自查发现问题6项；第二阶段为现场核查阶段，4月19日至4月22日，专班逐一到各部门、档案场所现场核验，对照清单逐项核对，对发现的问题现场拍照留证，建立问题台账，共核查出未上报问题11项；第三阶段为汇总梳理阶段，4月23日至4月25日，专班对所有问题进行分类梳理，明确整改责任和时限，形成最终自查报告。本次自查实现了档案类型、管理环节、场所范围的全覆盖，包括1949年以来的所有文书档案、近10年的业务专项档案、全体在编人员的人事档案、2000年以来的财务档案，以及2018年以来完成的全部数字化档案，同时对档案相关场所的消防、安防、温湿度控制、防水防虫防磁等设施逐一排查，共发现各类问题17项，其中立即整改类7项，限期整改类10项。二、自查发现的主要风险隐患（一）档案物理场所安全隐患一是消防设施方面，2号档案库房的3个烟感探测器中2个因积灰过多出现故障报警，经测试无法正常感应烟雾，库房配备的8具干粉灭火器中有2具压力不足，有效期超期2个月，不符合《档案库房技术管理规范》中消防设施每月巡检的要求；二是温湿度管控方面，库房配备的4个温湿度计最近一次校准时间为2025年1月，超校准有效期3个月，4月上旬的温湿度记录显示有7天库房相对湿度超过60%，最高达到68%，未及时开启除湿设备，容易导致纸质档案霉变；三是防水防鼠方面，2号库房东侧墙面紧邻公共卫生间，墙面底部有长约1.2米的洇湿痕迹，经检测是卫生间防水老化渗水导致，库房门口未设置挡水板，一旦发生水管爆裂等情况，积水极易灌入库房，库房角落的防鼠饵站有2个已经空置超过3个月，未及时补充灭鼠药剂；四是安防设施方面，库房内的监控摄像头有1个存在拍摄死角，无法覆盖档案密集架第5至7排区域，监控录像仅存储30天，不符合档案场所监控录像存储不少于90天的要求。（二）档案实体管理隐患一是涉密档案管理方面，2019年市委召开的城市更新专项涉密会议的3份机密级会议纪要，2025年3月由城市建设处借阅后未按规定7日内归还，滞留在处室超过13个月，借阅台账未标注涉密标识，也没有办理长期借阅审批手续，存在涉密信息泄露风险；二是专项档案整理方面，2022年至2025年的营商环境专项档案共127盒，其中有17盒存在页号标注不规范、散页未装订的问题，部分企业提交的申报材料没有加盖公章，也没有经办人签字，档案有效性不足；三是档案利用登记方面，2026年第一季度的阅档登记台账有3次未登记查阅人工作单位、查阅事由，仅登记了姓名，其中2次涉及涉密人事档案的查阅，没有分管领导的签字审批手续，不符合涉密档案利用的管理要求；四是档案销毁管理方面，2025年第四季度销毁的1200份过期无保存价值档案，销毁记录仅登记了数量，没有登记档案的年度、文号、内容类别，也没有监销人签字，销毁过程没有留存影像资料，不符合档案销毁的管理规范。（三）数字化档案安全隐患一是数据备份方面，现有数字化档案全部存储在厅机关本地服务器，仅每月开展一次人工全量备份，最近一次备份时间为2026年2月28日，已经超过40天未备份，不符合每周至少一次全量备份、每月至少一次异地备份的要求，2026年3月服务器出现过一次硬盘故障，虽然未造成数据丢失，但暴露出备份机制不完善的风险；二是数字化加工管理方面，2026年1月启动的存量档案数字化加工项目，外包人员出入加工场所的登记台账有3次未记录随身电子设备存放情况，经调取监控发现，有2名外包人员曾将私人手机带入加工区域，虽然未发现拷贝数据的行为，但存在数据泄露隐患，加工过程的监控录像仅存储15天，不符合加工录像存储不少于6个月的要求；三是系统安全方面，档案管理系统的用户权限存在越权问题，有3名普通业务处室工作人员的账号可以查阅涉密级档案，不符合最小授权原则，系统的登录日志仅存储3个月，无法追溯半年前的系统访问情况，系统存在2个高危漏洞，未及时安装补丁修复。（四）制度落实与人员管理隐患一是培训机制不完善，2026年第一季度未组织档案安全相关培训，各业务处室的兼职档案员有4名是2025年底新入职人员，未接受过档案管理专业培训，对档案安全管理要求不熟悉；二是岗位交接不规范，2025年10月档案科工作人员李某调岗时，仅口头移交了库房钥匙和系统账号，没有形成书面交接台账，也没有分管领导在场监交，交接的档案数量、涉密载体数量均没有登记，存在档案丢失的风险；三是责任落实不到位，各业务处室的档案安全责任人仅在年初的责任书中签字，全年未开展过本处室的档案安全检查，也没有定期向档案科报送档案管理情况，责任落实流于形式。三、隐患整改的具体安排针对排查发现的17项问题，专班已经建立问题台账，明确整改责任、整改时限、整改标准，实行销号管理，所有问题确保2026年6月30日前全部整改到位。（一）物理场所隐患整改2026年4月30日前完成故障烟感探测器的更换，对所有灭火器进行全面排查，更换压力不足、超期的灭火器，建立消防设施每月巡检台账，由安保科指定专人每月对库房消防设施进行检查，签字确认；2026年5月10日前完成所有温湿度计的校准，建立温湿度每日登记制度，库房管理员每日上午、下午各记录一次温湿度，一旦相对湿度超过60%或者温度超过24℃，立即开启除湿或者降温设备，确保库房温湿度符合规范要求；2026年5月20日前完成卫生间防水改造，对库房洇湿墙面进行修复，在库房门口加装高度不低于30厘米的挡水板，每月检查一次库房墙面、水管是否有渗水情况，每半月补充一次防鼠饵站的药剂，在库房门窗加装防鼠网；2026年5月15日前调整监控摄像头位置，消除拍摄死角，升级监控存储设备，确保监控录像存储时间不少于90天，安排专人每月检查监控运行情况，确保监控24小时正常运行。（二）实体档案隐患整改2026年4月28日前由档案科牵头追回滞留在城市建设处的3份涉密会议纪要，对处室负责人和借阅人进行约谈，在全厅范围内通报批评，完善涉密档案借阅审批制度，涉密档案借阅最长不得超过3天，确需长期借阅的必须经厅主要领导审批，到期后立即归还；2026年5月15日前完成营商环境专项档案的整理工作，对所有散页进行装订，规范标注页号，对缺失公章和签字的材料，逐一联系相关企业和经办人补充完善，今后所有专项档案整理完成后必须经档案科核验合格后方可入库；2026年4月30日前完善阅档登记台账，补全第一季度缺失的查阅信息，明确所有档案查阅必须登记查阅人单位、身份证号、查阅事由、查阅内容，涉密档案查阅必须经分管领导签字审批，否则不予提供；2026年5月10日前补全2025年第四季度档案销毁的相关记录，由当时的监销人补充签字，对销毁的档案内容进行追溯登记，今后档案销毁必须编制详细的销毁清单，由2名以上工作人员监销，全程录音录像，销毁记录和影像资料永久保存。（三）数字化档案隐患整改2026年4月30日前完成现有数字化档案的全量备份，设置自动备份机制，系统每周自动开展一次全量备份，每月自动备份到异地存储介质，异地存储介质存放在距离机关10公里外的银行保险柜，安排专人每季度检查一次备份数据的可用性；2026年5月10日前完善外包人员管理制度，所有外包人员进入加工区域前必须将随身电子设备统一存放在门外的储物柜，经过金属探测门检查后方可进入，加工区域全程监控，监控录像存储时间不少于6个月，安排档案科工作人员全程驻场监督加工过程；2026年5月5日前完成档案管理系统的权限梳理，按照最小授权原则调整用户权限，普通工作人员不得查阅涉密档案，升级系统日志存储功能，确保登录日志存储时间不少于1年，5月15日前完成系统所有高危漏洞的补丁安装，每月开展一次系统漏洞扫描，及时修复漏洞。（四）制度与人员管理隐患整改2026年5月5日前组织全厅所有兼职档案员开展档案安全专项培训，邀请市档案局的专家授课，培训结束后进行考核，考核不合格的不得担任兼职档案员，今后每季度至少组织一次档案安全培训，不断提高相关人员的专业能力和安全意识；2026年4月30日前补全2025年李某调岗的交接台账，对交接的档案、涉密载体、库房钥匙、系统账号等逐一清点，由分管领导监交，三方签字确认，今后所有档案岗位人员调整必须形成书面交接台账，交接不清的不得办理调岗手续；2026年5月10日前修订《厅机关档案安全责任落实办法》，明确各部门档案安全责任人的职责，要求各部门每月开展一次本部门的档案安全检查，每季度向档案科报送检查情况，将档案安全纳入部门年度绩效考核，占比不低于5%，考核不合格的部门取消年度评优资格。四、长效机制建设一是建立常态化排查机制，今后每月由档案科开展一次档案安全小排查，每季度组织一次全面自查，每年邀请市档案局的专家开展一次专项检查，对发现的问题及时整改，确保隐患早发现、早处置；二是加大档案安全投入，2026年安排专项经费120万元，用于升级档案库房设施、更换存储设备、完善档案管理系统功能，逐步实现档案库房的智能化管理，安装温湿度自动调控、消防自动报警、入侵检测等智能系统，提高档案安全保障能力；三是完善应急处置机制，修订《厅机关档案安全应急预案》，明确火灾、水灾、数据泄露等突发事件的处置流程，每年开展一次应急演练，提高相关人员的应急处置能力，确保发生突发事件时能够最大限度减少档案损失；四是强化宣传教育，通过厅内宣传栏、工作群等多种渠道宣传档案安全相关法律法规和管理要求，提高全体工作人员的档案安全意识，营造人人重视档案安全的良好氛围。第二篇根据《国有企业档案管理规定》及省国资委2026年印发的《省属企业档案安全专项督查工作通知》要求，XX国有能源集团有限公司档案管理中心于2026年3月1日至3月31日组织集团本部及12家二级子公司开展了全集团档案安全拉网式自查，重点排查项目建设档案、安全生产档案、涉密经营档案、干部人事档案四类核心档案的安全管理情况，本次自查共覆盖各类纸质档案37.6万卷、数字化档案9.2TB，涉及档案库房17个、数字化加工场所8个，现就自查工作开展情况、发现的隐患问题、整改措施及长效管理安排报告如下。一、自查工作组织情况本次自查集团成立了由总会计师任组长，档案管理中心、安全管理部、信息化部、纪检监察部、人力资源部负责人为成员的自查工作专班，制定《集团2026年档案安全自查评分细则》，设置场所安全、实体管理、数字化安全、制度建设、人员管理5大类42项检查指标，满分100分，90分以上为合格，80至89分为限期整改，80分以下为不合格，不合格单位的主要负责人要向集团作出书面检查。自查工作分为三个阶段推进：3月1日至3月10日为各单位自查阶段，各子公司对照评分细则逐项排查，形成自查报告和问题清单上报集团，共收到自查报告12份，上报问题28项；3月11日至3月25日为集团抽查阶段，专班抽调8名业务骨干组成2个抽查组，对7家重点子公司进行现场抽查，覆盖煤炭开采、电力运营、新能源建设、物资供应四个核心业务板块，抽查档案总量12.7万卷，占全集团档案总量的33.8%，现场核查出未上报问题19项；3月26日至3月31日为汇总梳理阶段，专班对所有自查和抽查发现的问题进行汇总，建立全集团档案安全问题台账，明确整改要求，形成最终自查报告。本次自查重点围绕集团核心业务相关的档案展开，项目建设档案重点核查归集及时性、内容完整性、存放规范性，安全生产档案重点核查有效性、归档完整性、借阅合规性，涉密经营档案重点核查数字化加工、销毁、借阅全流程的保密措施落实情况，干部人事档案重点核查材料完整性、转递规范性，确保核心档案安全可控。二、自查发现的主要问题（一）项目建设档案管理隐患一是档案归集不及时，某新能源开发有限公司2023年开工的120MW光伏电站建设项目，2025年6月已经完成竣工验收，但截至自查时项目档案仍未移交集团档案中心，滞留在项目工程部，其中23份隐蔽工程验收记录原件缺失，仅存扫描件，无法确认档案真实性；二是存放条件不达标，某煤炭开采有限公司的2022年矿井改扩建项目档案共1.2万卷，存放在办公楼地下室的临时库房，库房没有配备除湿设备，温湿度记录显示相对湿度长期超过70%，部分纸质档案已经出现轻微霉变，库房没有安装防鼠网，发现有3份档案被虫蛀，1份档案的边角被老鼠啃咬；三是档案整理不规范，某电力运营有限公司的2024年机组升级改造项目档案，有47份施工日志没有施工负责人签字，12份设备采购合同没有加盖骑缝章，部分档案的卷内目录和实际内容不符，查找难度极大。（二）安全生产档案管理隐患一是档案有效性不足，某热电有限公司的2024年机组大修安全检查记录共127份，其中11份没有安全管理部门负责人签字，3份检查记录的填写日期早于检查实施日期，属于无效档案，无法作为安全生产追责的依据；二是存放管理不规范，各子公司的安全生产事故档案均未单独存放，和普通业务档案混放在普通库房，借阅没有专门的审批流程，2025年某煤炭公司发生的一起轻伤事故的档案，曾被无关人员查阅3次，没有登记查阅事由；三是归档不完整，2023年至2025年全集团发生的12起一般安全生产事故的档案中，有4份缺失事故调查报告的批复文件，3份缺失事故整改验收记录，归档完整率仅为41.7%。（三）涉密经营档案管理隐患一是数字化加工不规范，集团本部2025年开展的海外煤矿投资项目涉密档案数字化加工，没有在涉密机房进行，而是在普通办公区域开展，加工过程的监控记录缺失，无法确认是否存在数据泄露风险，2份机密级项目可研报告的数字化副本没有加密存储，普通工作人员可以通过内部网络查阅；二是销毁流程不规范，2025年集团本部销毁的17份过期涉密经营档案，仅由档案管理中心1名工作人员自行销毁，没有监销人，也没有销毁记录和影像资料，无法确认涉密档案是否全部销毁；三是借阅管理不规范，2026年第一季度有2次涉密经营档案的借阅没有办理审批手续，仅由档案管理员口头同意，借阅时间长达15天，超过涉密档案借阅最长7天的规定。（四）干部人事档案管理隐患一是档案材料缺失，某二级子公司的17份中层干部人事档案中，有7份缺失2023年年度考核表，5份缺失干部任免审批表，3份缺失学历学位认证材料，档案完整率仅为70.6%；二是查阅审批不规范，2025年某子公司的人事档案查阅记录中，有3次仅由档案管理员签字，没有组织部门负责人的审批手续，其中2次涉及涉密的干部考察档案；三是转递管理不规范，2025年全集团共转递干部人事档案42份，其中8份没有转递回执，无法确认档案是否妥投，存在档案丢失的风险。（五）数字化档案与系统安全隐患一是系统等级保护不到位，集团统一使用的档案管理系统2023年通过了等保三级认证，有效期2年，截至目前已经超期6个月，未开展重新测评，系统存在3个高危漏洞，未及时修复；二是权限管理混乱，系统中有21个离职人员的账号未注销，仍然可以登录系统查阅档案，有13个普通工作人员的账号拥有涉密档案的查阅权限，不符合最小授权原则；三是数据备份不完善，全集团仅有3家子公司做到了数字化档案每月异地备份，其余9家子公司仅在本地服务器存储，没有异地备份，2026年2月某子公司服务器硬盘损坏，导致120G的数字化档案丢失，无法恢复。（六）制度与人员管理隐患一是制度不完善，有4家二级子公司没有制定专门的档案安全管理制度，仅在公司管理制度中提及档案管理相关内容，没有明确档案安全的责任分工、管理要求和追责机制；二是人员配置不足，有6家子公司没有配备专职档案管理员，仅由行政人员兼职管理档案，兼职人员每年参加档案专业培训的时间不足8学时，专业能力不足；三是责任落实不到位，档案安全没有纳入子公司负责人的年度绩效考核，也没有和薪酬挂钩，各子公司对档案安全的重视程度不足，2025年全集团仅开展过1次档案安全检查，发现的15项问题中有7项没有整改到位。三、整改工作安排针对排查发现的47项问题，集团已经建立统一的问题台账，明确整改责任单位、责任人、整改时限和整改标准，所有问题确保2026年8月31日前全部整改到位，整改完成后由集团专班逐一验收，验收不合格的单位严肃追责。（一）项目建设档案整改2026年4月30日前要求各子公司完成所有已验收项目的档案移交工作，对缺失的隐蔽工程验收记录原件，由建设单位、施工单位、监理单位共同出具证明材料，加盖三方公章后存档，确实无法补全的要作出书面说明，由公司主要负责人签字后存入档案；2026年5月31日前完成所有临时档案库房的改造，配备除湿、降温、防鼠、防虫设施，确保库房温湿度符合规范要求，对已经霉变、虫蛀的档案委托专业机构进行修复，今后所有项目档案必须存放在符合标准的档案库房，严禁在地下室、临时用房存放重要档案；2026年5月15日前完成所有项目档案的规范整理，补全缺失的签字、盖章，核对卷内目录和实际内容，今后所有项目档案整理完成后必须经集团档案管理中心核验合格后方可入库，项目竣工验收必须有档案管理中心人员参与，档案未归档的不予办理验收手续。（二）安全生产档案整改2026年4月20日前补全所有缺失签字、日期的安全生产档案，对相关责任人进行通报批评，今后所有安全生产档案必须由负责人签字确认，填写真实日期，否则不予归档；2026年5月10日前各子公司要设置专门的安全生产档案专柜，存放安全生产事故档案、重大安全检查记录等重要档案，借阅安全生产档案必须经安全管理部门负责人和档案管理部门双重审批，否则不予提供；2026年5月20日前补全所有缺失的事故调查报告批复、整改验收记录，今后安全生产事故处理完成后1个月内必须将所有档案归档，由安全管理部门和档案管理部门共同核验。（三）涉密经营档案整改2026年4月25日前将所有涉密经营档案的数字化副本转移到涉密服务器存储，设置加密访问权限，今后所有涉密档案数字化必须在涉密机房进行，全程录音录像，监控录像存储时间不少于1年，安排专人全程监督；2026年5月5日前补全2025年涉密档案销毁的相关记录，由参与销毁的人员和监销人补充签字，今后涉密档案销毁必须编制详细的销毁清单，由2名以上保密工作人员监销，全程录音录像，销毁记录和影像资料永久保存；2026年4月30日前完善涉密档案借阅审批制度，所有涉密档案借阅必须经保密管理部门和分管领导签字审批，最长借阅时间不得超过7天，到期后立即归还，逾期未还的由档案管理中心催还。（四）干部人事档案整改2026年6月30日前完成所有缺失干部人事档案材料的补充归档，联系相关人员补充考核表、任免审批表、学历认证材料，今后干部人事档案材料形成后1个月内必须归档，由人力资源部门和档案管理部门共同核验；2026年4月30日前完善人事档案查阅审批制度，所有人事档案查阅必须经组织部门负责人签字审批，涉密人事档案查阅必须经分管领导审批，否则不予提供；2026年5月15日前追完所有缺失的人事档案转递回执，今后人事档案转递必须通过机要通道或者专人送取，不得由个人自带，转递回执永久保存。（五）数字化档案与系统安全整改2026年7月31日前完成档案管理系统的等保三级测评，取得认证证书，2026年5月10日前完成系统所有高危漏洞的修复，每月开展一次系统漏洞扫描，及时修复漏洞；2026年4月30日前完成系统权限梳理，注销所有离职人员的账号，按照最小授权原则调整用户权限，普通工作人员不得查阅涉密档案，每季度开展一次权限核查，及时调整不必要的权限；2026年6月30日前所有子公司必须建立数字化档案异地备份机制，每周开展一次本地全量备份，每月开展一次异地备份，异地备份介质存放在距离公司5公里以上的安全场所，每季度检查一次备份数据的可用性。（六）制度与人员管理整改2026年5月10日前所有子公司必须制定专门的档案安全管理制度，明确责任分工、管理要求和追责机制，报集团档案管理中心备案；2026年6月30日前所有子公司必须配备至少1名专职档案管理员，每年组织至少2次全集团档案管理员专业培训，培训时间不少于16学时，考核合格后方可上岗；2026年起将档案安全纳入子公司负责人年度绩效考核，占比不低于5%，考核不合格的单位扣减负责人年度绩效薪酬的10%，取消年度评优资格，每半年开展一次全集团档案安全专项检查，对发现的问题严肃追责。四、长效机制建设一是加大档案安全投入，集团每年安排不少于1000万元的档案安全专项经费，用于档案库房升级、系统建设、人员培训等方面，2026年启动集团智慧档案中心建设，实现档案管理的智能化、信息化，提高档案安全保障能力；二是完善应急处置机制，修订《集团档案安全应急预案》，明确火灾、水灾、数据泄露、涉密信息泄露等突发事件的处置流程，每年组织一次全集团范围的档案安全应急演练，提高相关人员的应急处置能力；三是强化监督考核，建立档案安全定期检查机制，每半年开展一次全面检查，每年邀请省档案局、省国资委的专家开展一次专项督查，对发现的问题实行销号管理，整改不到位的严肃追责；四是加强宣传教育，通过集团内部网站、公众号、培训等多种渠道宣传档案安全相关法律法规和管理要求，提高全体员工的档案安全意识，营造人人重视档案安全的良好氛围。第三篇按照教育部《普通高等学校档案管理办法》及省档案局、省教育厅2026年联合印发的《全省高校档案安全专项排查工作方案》要求，XX大学档案馆于2026年5月5日至5月20日组织开展了全校各类档案安全自查工作，覆盖学校党政管理档案、教学档案、科研档案、学籍档案、基建档案、校史档案六大类，涉及27个二级学院、18个职能部门，本次自查共核查纸质档案18.2万卷、数字化档案5.7TB，涉及学校中心档案库房3个、部门临时档案存放点42个，现就自查工作开展情况、发现的隐患问题、整改措施及长效管理安排报告如下。一、自查工作实施情况本次自查学校成立了由分管副校长任组长，档案馆、保卫处、信息化处、教务处、科研院、人力资源处、基建处负责人为成员的自查工作小组，制定《XX大学2026年档案安全自查清单》，设置场所安全、实体管理、数字化安全、制度落实4大类35项检查指标，每项指标明确检查标准、责任部门。自查工作分为两个阶段推进：5月5日至5月10日为部门自查阶段，各二级学院、职能部门对照清单逐项排查本部门管理的所有档案，填写自查表，提交自查报告，共收到自查报告45份，上报问题18项；5月11日至5月20日为现场核查阶段，档案馆抽调10名工作人员组成3个核查组，对所有部门的档案管理情况进行现场核查，对照清单逐项核验，对发现的问题现场拍照留证，建立问题台账，共核查出未上报问题14项。本次自查实现了所有部门、所有档案类型的全覆盖，重点核查了涉及师生切身利益的学籍档案、人事档案，涉及学校知识产权的科研档案，涉及学校发展历史的校史档案，以及重大基建项目的档案，确保各类档案安全可控。二、自查发现的主要问题（一）档案场所安全隐患一是消防设施不达标，校史档案库房配备的是干粉灭火器，不符合纸质档案消防要求，一旦发生火灾，干粉灭火器会对纸质档案造成不可逆的损坏，库房的消防自动报警系统最近一次检测是2024年5月，已经超期1年，无法确保正常运行；二是安防设施不完善，中心档案库房的门禁系统仅设置了密码验证，没有人脸识别功能，密码已经多年未更换，非档案人员可以轻易进入，2025年有2名学生为了查找校史资料，在没有登记的情况下进入库房，存在档案丢失风险，库房的监控摄像头有2个存在拍摄死角，无法覆盖库房西北角和东南角的密集架区域，监控录像仅存储30天，不符合高校档案场所监控存储不少于90天的要求；三是存放条件不达标，有12个二级学院的临时档案存放点是普通办公室，没有配备温湿度调控设备、防鼠防虫设施，部分档案直接堆放在地上，容易受潮、被虫蛀，某学院的2024届毕业论文档案存放在靠窗的位置，部分档案被阳光暴晒，已经出现纸张发黄的情况。（二）教学档案管理隐患一是归档不及时，有3个二级学院的2024届本科毕业论文纸质档案没有按要求在毕业后6个月内移交档案馆，滞留在学院已经超过10个月，其中有17份毕业论文缺失答辩委员会签字，32份缺失指导教师评语；二是整理不规范，2023年至2025年的本科教学评估档案共217盒，其中有42盒的卷内目录和实际内容不符，23盒存在页号标注错误、散页未装订的问题，查找难度极大；三是研究生档案管理不规范，2024届的127份硕士学位论文档案中，有17份缺失答辩记录，9份缺失学位申请审批表，归档完整率仅为79.5%。（三）科研档案管理隐患一是归档不及时，2023年验收的3项国家重点研发计划项目、7项省级重点科研项目的档案，没有在项目验收后3个月内归档，已经超期最长达18个月，滞留在项目负责人手中；二是涉密科研档案管理不规范，2024年立项的1项机密级国防科研项目的档案，存放在项目负责人的个人办公室，没有存入学校的涉密档案库房，也没有采取加密保管措施，存在涉密信息泄露风险；三是科研档案利用不规范，2025年共有12次科研档案的借阅没有登记查阅事由、查阅内容，其中3次涉及未公开的科研成果档案，存在知识产权泄露风险。（四）学籍与人事档案管理隐患一是学籍档案材料缺失，2022年至2025年的学生学籍异动材料共有12份缺失，包括转学、休学、复学的审批文件，无法确认学生学籍异动的合法性；二是档案转递不规范，2025年学校共转递毕业生档案1.2万份，其中有37份没有转递回执，无法确认档案是否妥投，有2名毕业生反映档案丢失，无法办理入职手续；三是人事档案管理不规范，2025年新入职的47名教职工的人事档案中，有7份缺失学历学位认证材料，5份缺失原工作单位的离职证明，3份缺失干部任免审批表，归档完整率仅为68.1%。（五）数字化档案与系统安全隐患一是数据备份不完善，现有数字化档案全部存储在学校本地服务器，仅每季度开展一次人工全量备份，没有异地备份，2026年2月学校服务器出现硬盘故障，差点导致1.2TB的学籍档案数字化数据丢失，虽然最终恢复，但暴露出备份机制的漏洞；二是系统安全不到位，学校使用的档案管理系统2024年通过等保二级认证，尚未达到等保三级要求，系统存在3个高危漏洞，已经存在超过2个月未安装补丁修复，系统的登录日志仅存储3个月，无法追溯半年前的访问情况；三是数字化加工不规范，2026年启动的存量学籍档案数字化加工项目，外包人员的出入登记台账有5次未记录随身电子设备存放情况，经调取监控发现，有3名外包人员曾将私人手机带入加工区域，存在数据泄露风险。（六）制度与人员管理隐患一是制度不完善，有17个二级学院没有制定专门的档案管理制度，仅在学院管理制度中提及档案管理相关内容，没有明确兼职档案员的职责、档案归档的时限和要求；二是人员培训不到位，全校45名兼职档案员中有29名是2025年以来新担任的，没有接受过档案专业培训，对档案安全管理要求不熟悉，2025年以来学校没有组织过兼职档案员的专项培训；三是责任落实不到位，档案安全没有纳入二级学院和职能部门的年度绩效考核，各部门对档案安全的重视程度不足，2025年学校仅开展过1次档案安全检查，发现的15项问题中有7项没有整改到位。三、整改工作安排针对排查发现的32项问题，学校已经建立问题台账，明确整改责任部门、责任人、整改时限，所有问题确保2026年9月30日前全部整改到位，整改完成后由档案馆逐一验收，验收不合格的部门取消年度评优资格。（一）档案场所安全整改2026年6月30日前完成校史档案库房的气体灭火系统安装，替换所有干粉灭火器，5月30日前完成消防自动报警系统的检测，确保正常运行，今后每年对消防设施进行一次全面检测；2026年5月30日前完成中心档案库房的门禁系统升级，更换为密码+人脸识别双重验证，定期更换密码，所有进入库房的人员必须登记，无关人员一律不得进入，调整监控摄像头位置，消除拍摄死角，升级存储设备，确保监控录像存储时间不少于90天；2026年6月15日前所有二级学院的临时档案存放点必须配备温湿度调控设备、防鼠防虫设施，档案不得直接堆放在地上，不得放置在阳光直射的位置，不符合存放要求的部门不得存放重要档案，必须移交档案馆统一存放。（二）教学档案整改2026年5月25日前要求相关学院将所有2024届本科毕业论文移交档案馆，补全缺失的签字、评语，今后本科毕业论文必须在学生毕业后6个月内移交档案馆，核验合格后方可入库；2026年6月20日前完成本科教学评估档案的规范整理，核对卷内目录和实际内容，规范标注页号，装订散页，今后所有专项档案整理完成后必须经档案馆核验合格后方可入库；2026年6月10日前补全所有缺失的硕士学位论文答辩记录、学位申请审批表，今后硕士学位论文答辩完成后1个月内必须将所有档案归档，由研究生院和档案馆共同核验。（三）科研档案整改2026年6月20日前完成所有超期科研项目档案的归档工作，对逾期未归档的项目负责人进行约谈，暂停其新项目的申报资格，今后项目验收必