汽车厂供应商管理细则

汽车厂供应商管理细则一、总则

(一)目的本细则依据《中华人民共和国合同法》《汽车零部件质量监督管理办法》及企业年度生产经营计划制定，针对汽车厂供应商准入、评价、履约、退出等环节进行规范化管理，旨在解决供应商资质审核不严、产品质量不稳定、交付不及时等核心问题，实现优化供应链、提升产品质量、降低采购成本、防范合作风险的目标。

1、规范供应商准入标准，确保供应链基础安全；

2、建立供应商绩效评价体系，促进合作供应商持续改进；

3、明确违约处理机制，保障企业生产经营权益；

4、提升供应商管理效率，降低管理成本。

(二)适用范围本细则适用于汽车主机厂及其零部件供应商，覆盖采购部、质量部、生产部、仓储部等相关部门及人员，涵盖原材料、零部件、技术服务等采购业务，正式员工、外包质检员、合作供应商等均须严格遵守。例外适用场景包括应急采购（需采购部负责人审批）、临时性服务（需部门主管审批）。

1、采购部负责供应商信息收集、资质审核、合同签订；

2、质量部负责供应商质量体系审核、来料检验、过程监督；

3、生产部负责供应商交付进度协调、异常反馈；

4、仓储部负责供应商物料入库管理；

5、合作供应商指年合作金额超过10万元的长期合作商。

(三)核心原则坚持合规经营、优胜劣汰、风险防控、互利共赢原则，重点落实质量优先、动态管理、持续改进专项原则。

1、供应商选择须符合国家行业准入标准；

2、建立年度绩效评价机制，实行末位淘汰；

3、重大质量事故实行一票否决制；

4、鼓励供应商参与工艺改进。

(四)层级与关联本细则为专项管理制度，与《企业采购管理办法》《质量手册》《安全生产管理制度》等关联，制度冲突时以本细则为准，特殊情况需总经理审批。根据实际需要可进一步细化列出

1、涉及采购合同需同时符合《企业采购管理办法》；

2、供应商质量行为纳入《质量手册》考核体系。

(五)相关概念说明。根据实际需要可进一步细化列出

1、核心供应商指年合作金额超过200万元的战略合作伙伴；

2、合格供应商指通过年度绩效评价的供应商。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构公司设立总经理领导下的采购部、质量部、生产部、仓储部协同管理架构，总经理为供应商管理最终决策者，采购部为主责部门，质量部为监督部门，生产部、仓储部为执行部门。组织架构图示见附件（文字描述替代）。

1、总经理负责重大供应商合作事项审批；

2、采购部负责供应商全流程管理，包括信息库建设、合同执行；

3、质量部负责供应商质量审核、来料检验标准制定；

4、生产部负责供应商交付进度监督，协调生产异常；

5、仓储部负责供应商物料验收、入库、存储管理。

(二)决策与职责总经理每月召集采购部、质量部负责人召开供应商管理会议，决策供应商准入、淘汰、重大合作调整事项，实行简易会议决策制（三分之二以上同意即可通过）。根据实际需要可进一步细化列出

1、供应商准入需总经理审批，涉及金额超过500万元需董事会审批；

2、重大质量投诉需在3日内提交总经理决策。

(三)执行与职责按部门职责划分具体任务清单，每项任务明确责任主体及完成时限。

1、采购部：

(1)每季度更新供应商信息库，包括营业执照、生产许可证、质量体系认证等；

(2)每月开展供应商交付准时率统计，低于90%的需提交改进方案；

(3)每半年对合格供应商进行资质复审。

2、质量部：

(1)新供应商产品需进行首件检验，合格率低于95%的不予放行；

(2)每月抽查供应商生产过程记录，发现异常立即通知采购部；

(3)年度质量评价结果直接与采购部合作决策挂钩。

3、生产部：

(1)每周汇总供应商交付异常报告，包括数量、时间、影响程度；

(2)每月对供应商产品进行现场抽检，结果反馈质量部；

(3)协调供应商参与生产工艺改进。

4、仓储部：

(1)供应商物料入库前核对送货单与检验报告，不符的拒收；

(2)按物料类型分区存储，每月盘点损耗率低于1%；

(3)及时反馈仓储异常给采购部。

(四)监督与职责质量部每季度开展供应商现场审核，重点检查质量管理体系运行情况，审核结果分为优秀、合格、不合格三级，不合格的需制定整改计划（30日内完成），连续两次不合格的直接淘汰。根据实际需要可进一步细化列出

1、审核内容包含生产设备、人员资质、过程控制、成品检验等；

2、审核不合格的需提交整改报告，由质量部跟踪验证。

(五)协调联动建立跨部门信息共享机制，采购部每周汇总供应商交付数据（含质量部检验结果、生产部异常反馈），形成《供应商管理周报》提交总经理。协调流程如下：

1、生产部发现交付问题需在2小时内通知采购部；

2、质量部检验异常需在4小时内反馈采购部；

3、采购部每月召开供应商沟通会，协调持续改进事项。

三、供应商准入与评价

(一)准入标准供应商需同时满足法律法规、行业标准及企业个性化要求，具体包括：

1、资质要求：

(1)营业执照有效期内的正规企业；

(2)具备ISO/TS16949或同等质量管理体系认证；

(3)特种零部件需有国家强制认证证书。

2、技术能力：

(1)年产能力需满足企业年度需求量的120%；

(2)关键工序需有专业技术人员持证上岗；

(3)提供产品工艺路线图及检测设备清单。

3、质量表现：

(1)近三年无重大质量事故；

(2)同类产品客户满意度≥85%；

(3)提供第三方检测报告。

4、交付能力：

(1)样品交付周期≤15个工作日；

(2)量产交付准时率目标≥95%；

(3)提供完善的售后服务方案。

(二)评价体系建立年度绩效评价制度，综合评审供应商表现，评价结果直接影响合作续约。

1、评价指标：

(1)质量得分占40%，含来料检验合格率、客诉率、返修率；

(2)交付得分占30%，含准时率、数量准确率、包装完好率；

(3)价格得分占20%，对比同类产品市场价，三年内降幅≥5%；

(4)服务得分占10%，含技术支持响应速度、现场问题解决率。

2、评价流程：

(1)采购部每月收集数据，6月、12月组织综合评审；

(2)质量部提供质量专项评价报告；

(3)生产部反馈交付异常情况；

(4)最终评分由采购部汇总，总经理审定。

3、结果应用：

(1)优秀供应商（评分90分以上）可优先获得新项目合作机会；

(2)合格供应商（70-89分）需制定改进计划；

(3)不合格供应商（低于70分）需在3个月内整改，否则淘汰。

(三)动态管理实行分级分类管理，根据评价结果划分战略级、核心级、合格级三类，分别对应不同合作策略。

1、战略级供应商：

(1)签订3年框架协议，年度采购金额占比超过50%；

(2)共同开发新产品，提供技术预研支持；

(3)参与质量管理体系认证。

2、核心级供应商：

(1)签订2年框架协议，年度采购金额占比20-50%；

(2)提供定制化服务，配合工艺改进；

(3)年度质量评价≥85分。

3、合格级供应商：

(1)签订1年协议，年度采购金额占比低于20%；

(2)按标准供货，不接受定制需求；

(3)年度质量评价≥70分。

(四)淘汰机制实行红线制度，触碰以下任一红线直接淘汰：

1、发生重大质量事故，如客户批量退货；

2、连续3个月交付准时率低于80%；

3、年度综合评价低于60分且无改进；

4、违反国家法律法规被处罚。

根据实际需要可进一步细化列出

1、淘汰程序需采购部、质量部联合发起，总经理批准；

2、淘汰前需提前30日书面通知。

四、供应商履约管理

(一)管理目标与核心指标设定供应商履约管理目标，配套核心KPI，明确简单统计与核算口径。

1、交付准时率目标≥95%，统计口径为按合同约定交付数量与实际交付数量的比例；

2、来料检验合格率目标≥98%，统计口径为合格样品数量与检验总样品数量的比例；

3、客诉处理及时率目标≥90%，统计口径为24小时内响应客诉数量与总客诉数量的比例。

(二)专业标准与规范制定贴合汽车零部件行业特点的专项管理标准，明确质量、合规、技术及行业适配要求,标注高/中/低风险控制点，每个风险点对应简易可落地的防控措施。

1、质量标准：

(1)高风险控制点：关键安全件必须通过国家强制性认证，对应措施为采购部验收前核查认证证书；

(2)中风险控制点：所有产品需提供第三方检测报告，对应措施为质量部每月抽查报告有效性；

(3)低风险控制点：包装标识需符合GB/T标准，对应措施为仓储部入库抽检标识规范性。

2、交付标准：

(1)高风险控制点：紧急订单需优先排产，对应措施为采购部建立加急订单登记制度；

(2)中风险控制点：运输过程需全程跟踪，对应措施为仓储部要求供应商提供物流跟踪号；

(3)低风险控制点：送货单需与实际交付数量一致，对应措施为收货员现场核对签字确认。

(三)管理方法与工具明确适用的简易管理方法及工具，说明具体应用场景与简单操作要求，适配中小型企业管理水平。

1、数据管理方法：

(1)使用Excel建立供应商管理台账，记录资质、评价、交易等数据，每月更新；

(2)采购部每周汇总交付数据，形成《供应商履约分析表》，包含数量、时间、质量三项指标。

2、沟通工具：

(1)每月召开供应商沟通会，使用微信群同步会议纪要，重点讨论质量、交付问题；

(2)重大问题使用邮件正式沟通，留存书面记录。

五、供应商关系维护

(一)主流程设计文字化拆解“沟通-评审-改进-深化”全流程,禁止流程图、表格化，明确各环节责任主体、简单操作标准及时限。

1、沟通环节：采购部每月收集生产部、质量部反馈，形成《供应商沟通清单》，3日内发送供应商，供应商5日内反馈意见，采购部10日内汇总回复；

2、评审环节：采购部牵头，质量部、生产部配合，每季度对合格供应商进行绩效评审，评审前5日通知供应商准备材料，评审后3日内反馈结果；

3、改进环节：对不合格供应商，采购部3日内下达《改进通知单》，供应商15日内提交改进计划，30日内完成整改，质量部验证合格后方可恢复合作；

4、深化环节：对优秀供应商，采购部6个月内发起战略合作谈判，双方15日内签订初步协议，60日内完成体系对接。

(二)子流程说明拆解复杂环节的专项子流程，阐明与主流程衔接节点、简易操作细则及要求。

1、质量改进子流程：

(1)衔接节点：质量部发现重大质量问题后立即通知采购部，采购部2小时内联系供应商；

(2)操作细则：供应商24小时内提交根本原因分析报告，7日内实施纠正措施，质量部10日内验证效果；

(3)要求：所有过程文件需存档备查，作为后续评价依据。

2、交付异常子流程：

(1)衔接节点：仓储部发现交付数量不符时，立即通知采购部，采购部2小时内联系供应商；

(2)操作细则：供应商4小时内提供补货/退货方案，采购部24小时内确认方案，仓储部48小时内完成操作；

(3)要求：每月统计异常次数，连续3次异常启动评价降级。

(三)流程关键控制点梳理核心管控标准、简易核查方式及责任主体,高风险点增设双重校验、交叉复核措施。

1、资质管理：

(1)核心标准：供应商营业执照、生产许可证需每年复审，首次合作需提供近三年审计报告；

(2)核查方式：采购部每月抽查资质文件，质量部每年进行实地审核；

(3)双重校验：采购部审核通过后，质量部复核签字。

2、交付管理：

(1)核心标准：紧急订单需采购部、生产部双重确认，供应商需提供书面承诺；

(2)核查方式：仓储部核对送货单与采购订单，物流部核对运输记录；

(3)交叉复核：收货员与质检员共同签字确认。

(四)流程优化机制明确流程优化发起条件、简易评估流程、审批权限及时限，每年至少一次全流程复盘优化，简化审批环节。

1、发起条件：供应商反馈流程障碍超过3次，或内部管理成本占比超过5%；

2、评估流程：采购部牵头，组织相关部门讨论，形成优化方案，总经理审批；

3、审批权限：金额低于50万元的项目由采购部主管审批，高于50万元的需总经理审批；

4、简化要求：减少不必要的会议，将部分沟通改为邮件同步。

六、供应商考核与奖惩

(一)考核设计文字化按“业务类型+金额/等级+岗位层级”分配考核权重,禁止表格化，明确操作、审批、查询权限，区分常规与特殊权限，考核层级简化。

1、考核维度：

(1)质量维度：占40%权重，包含来料检验合格率、客诉次数、返修率三项指标；

(2)交付维度：占30%权重，包含准时率、数量准确率、包装完好率三项指标；

(3)价格维度：占20%权重，对比同类产品市场价，三年内降幅≥5%；

(4)服务维度：占10%权重，包含技术支持响应速度、现场问题解决率。

2、权限分配：

(1)采购部负责收集数据，质量部、生产部提供专项评价；

(2)采购部汇总评分，总经理审定；

(3)所有供应商可查询考核结果，优秀供应商可查阅详细评分项。

(二)审批权限标准细化审批层级、节点及时限，明确不同金额、风险等级业务的审批路径,禁止越权/越级审批，建立简单的责任追溯机制,留存审批记录。

1、审批层级：

(1)日常考核：采购部每月汇总，主管审批；

(2)年度考核：采购部提交报告，总经理审批；

(3)重大调整：涉及战略合作变更需董事会审批。

2、审批时限：

(1)日常考核：每月5日前完成审批；

(2)年度考核：次年1月15日前完成审批；

3、追溯机制：每次审批需记录审批人、审批时间、审批意见，存档备查。

(三)授权与代理规范授权条件、范围、期限及备案要求；临时代理简化管理，明确最长代理时限及交接报备要求，无需复杂流程。

1、授权条件：采购部负责人授权需总经理批准，其他人员授权需部门主管批准；

2、授权范围：仅限于供应商信息收集、价格谈判等非决策事项；

3、授权期限：最长6个月，到期自动失效；

4、临时代理：可代理1次，最长3天，需书面记录授权内容、期限，交接时双方签字确认。

(四)异常审批流程明确紧急、权限外、补批等场景的简易审批路径，设置加急通道,异常审批需附简单书面说明，留存痕迹。

1、紧急审批：供应商提供书面说明，采购部主管当日内审批；

2、权限外审批：需总经理批准，采购部3日内提交申请及说明；

3、补批流程：采购部每月汇总补批需求，主管当月审批；

4、留存要求：所有异常审批需附书面说明，电子版存档，纸质版归档。

七、风险防控与持续改进

(一)执行要求与标准明确操作规范、信息录入及痕迹留存，界定执行不到位的简易判定标准。

1、操作规范：

(1)采购部需每月更新供应商信息库，包括资质、评价、交易等数据；

(2)质量部需每季度对供应商进行现场审核，记录发现的问题；

(3)仓储部需每日核对送货单与实际交付数量，不符的立即上报。

2、痕迹留存：

(1)所有沟通需有书面记录，邮件、会议纪要均可；

(2)检验记录需签字确认，电子版存档，纸质版归档；

(3)异常处理需形成闭环，整改报告需双方签字。

3、执行不到位判定：

(1)30日内未完成整改的，视为执行不到位；

(2)2次以上未按标准操作的，视为执行不到位；

(3)造成实际损失的，需追究责任。

(二)监督机制设计建立“日常+专项”双重监督机制，明确监督周期、范围及流程,嵌入至少三个关键内控环节，说明简易落地要求。

1、日常监督：

(1)采购部每周检查供应商信息更新情况，确保资质有效；

(2)质量部每月抽查检验记录，确保操作规范；

(3)生产部每周汇总交付数据，确保准时率达标。

2、专项监督：

(1)每半年开展供应商管理专项审计，覆盖准入、评价、履约全流程；

(2)每年12月组织供应商管理评审，评估制度有效性；

(3)针对重大质量问题，启动专项调查，核查供应商及内部责任。

3、内控环节：

(1)供应商准入需采购部、质量部双重审核；

(2)交付异常需采购部、生产部共同确认；

(3)考核结果需总经理审定。

4、落地要求：

(1)所有监督需有书面记录，电子版存档，纸质版归档；

(2)监督结果需及时反馈，重大问题需立即整改；

(3)监督报告作为绩效考核依据。

(三)检查与审计明确监督内容、简易方法及频次，检查结果形成简单报告，明确整改要求及责任人。

1、检查内容：

(1)资质文件：营业执照、生产许可证、质量体系认证等；

(2)操作记录：检验报告、生产日志、过程控制记录等；

(3)交付数据：送货单、物流跟踪、库存记录等。

2、检查方法：

(1)文档核查：随机抽取文件，核对关键信息；

(2)现场观察：走访供应商生产线，观察操作规范性；

(3)人员访谈：与供应商管理人员、操作工访谈。

3、频次安排：

(1)日常检查：每周进行，由采购部、质量部联合实施；

(2)专项检查：每半年进行，由总经理牵头，相关部门参与；

(3)年度审计：次年1月进行，由外部审计机构实施。

4、报告要求：

(1)检查报告需包含检查内容、发现问题、整改要求、责任人；

(2)整改要求需明确时限，责任人需签字确认；

(3)未按期整改的，需追究责任。

(四)执行情况报告规范上报流程、主体、周期及内容，报告简化，需含核心数据、存在风险、简单改进建议，作为考核与决策依据。

1、上报流程：

(1)采购部每月5日前提交报告，经质量部、生产部审核后报总经理；

(2)专项报告由发起部门直接报总经理。

2、报告主体：

(1)日常报告由采购部负责，专项报告由相关部门负责。

3、周期安排：

(1)月度报告：每月5日前提交；

(2)季度报告：每季度结束后10日内提交；

(3)年度报告：次年1月20日前提交。

4、报告内容：

(1)核心数据：供应商数量、合格率、交付准时率、质量合格率等；

(2)存在风险：资质过期、质量问题、交付延迟等；

(3)改进建议：优化流程、加强审核、调整合作策略等。

5、应用要求：报告作为绩效考核依据，重大风险需立即处理。

八、绩效考核与改进管理

(一)绩效考核指标设定专项考核指标，明确权重、简单评分标准及考核对象，兼顾定量与定性，挂钩生产业务目标与风险管控，适配中小型企业考核水平。

1、供应商考核指标：

(1)质量指标：占40%权重，包括来料检验合格率（30分）、客诉次数（10分）、返修率（10分），评分标准为实际完成率与目标值（100%）的百分比；

(2)交付指标：占30%权重，包括准时率（20分）、数量准确率（10分）、包装完好率（10分），评分标准同上；

(3)价格指标：占20%权重，对比同类产品市场价，降幅每提高1%加1分，最高10分；

(4)服务指标：占10%权重，包括技术支持响应速度（5分）、现场问题解决率（5分），评分标准为供应商满意度调查结果。

2、考核对象：所有合格供应商，年度考核结合季度评分，优秀供应商额外进行深度访谈。

(二)评估周期与方法明确考核周期及简易方法，界定各周期考核重点。

1、考核周期：每季度考核一次，年度综合评分取四季度的平均值。

2、简易方法：采购部收集数据，质量部、生产部提供专项评价，采购部汇总评分，总经理审定。

3、考核重点：

(1)季度考核：侧重交付、质量数据，确保核心指标达标；

(2)年度考核：全面评估，重点分析改进效果。

(三)问题整改机制建立“发现-整改-复核-销号”闭环，按一般/重大分类，明确整改时限，落实责任并进行简单问责。

1、一般问题：

(1)发现：质量部或生产部提出，采购部2日内确认；

(2)整改：供应商7日内提交计划，15日内完成；

(3)复核：质量部10日内验证，合格后销号；

(4)问责：采购部记录，年度考核时参考。

2、重大问题：

(1)发现：总经理直接介入，采购部4小时内联系供应商；

(2)整改：供应商3日内提交根本原因分析，30日内完成纠正；

(3)复核：质量部、生产部联合验证，合格后销号；

(4)问责：采购部提交报告，总经理决定是否通报批评。

(四)持续改进流程基于考核、检查、业务变化及政策调整优化制度，明确建议收集、简易评估、审批及跟踪机制，简化流程，确保可落地。

1、建议收集：每年6月、12月收集供应商改进建议，通过问卷调查或会议收集；

2、简易评估：采购部组织相关部门讨论，形成评估报告，总经理审批；

3、审批流程：金额低于50万元的由采购部主管审批，高于50万元的需总经理审批；

4、跟踪机制：采购部3个月内跟踪实施情况，确保改进措施落地。

九、奖惩管理办法

(一)奖励标准与程序明确奖励情形、类型及标准,规范申报、审核、审批、公示及发放流程，流程简易高效;违规行为界定：按“一般/较重/严重违规”分类界定具体情形，结合风险等级明确简易判定标准。

1、奖励标准：

(1)奖励情形：供应商连续三个季度考核优秀，或重大质量改进带来显著效益；

(2)奖励类型：现金奖励（不超过合同金额的5%）、优先采购权、技术合作机会；

(3)标准：优秀供应商奖励现金奖励，核心供应商奖励优先采购权。

2、程序：

(1)申报：采购部提交申请，附考核数据、效益证明；

(2)审核：质量部、生产部确认，采购部主管审批；

(3)审批：总经理审定，金额超过100万元的需董事会审批；

(4)公示：在公司公告栏公示5个工作日；

(5)发放：采购部1个月内完成发放。

3、违规行为界定：

(1)一般违规：供应商资质过期未及时更新，对应措施为警告，记录在案；

(2)较重违规：交付延迟超过5天，对应措施为扣款（合同金额的1%），记录在案；

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