语言教育公司合同合规审查管理制度

语言教育公司合同合规审查管理制度1总则1.1制定目的为规范公司各类合同文本的起草、初审、复审、签订、归档及履约全流程合规审查工作，建立标准化、闭环式的合同审查管控体系。结合语言教育行业办学合作、外委教学、场地租赁、物资采购、服务合作、学员服务协议等高频合同场景特点，解决公司原有合同审查标准不统一、审查环节缺失、权责划分模糊、隐性合规风险排查不到位、履约审查流于形式等实际管理问题。通过细化分级审查流程、明确各岗位审查要点、固化风险处置标准，从源头规避合同法律风险、合作纠纷、合规违规问题，保障公司所有合同行为合法合规、权责对等、风险可控，持续维护公司经营办学合法权益。1.2适用范围本制度适用于公司总部各职能部门、各线下语言教学校区所有经营性、合作性、服务性合同的合规审查工作。覆盖教学外包合作、师资聘用合作、校区场地租赁、教学物资采购、招生服务合作、品牌合作、学员服务协议、设备运维服务等全部合同类型，涵盖合同起草、内容合规审核、权责条款核查、风险研判、修订整改、终审签章、履约过程审查、合同归档、终止结算审查等全生命周期审查工作。本制度适用于公司所有参与合同对接、起草、审核、审批、履约管控的在岗人员，是公司合同合规审查工作的唯一执行标准。1.3制定依据本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》《民办教育促进法实施条例》《合同管理规范化指引》等国家法律法规及商事合同管理规范编制，贴合民办语言教育机构经营合作场景的合同合规监管要求。制度所有审查条款均结合教育行业合作合同纠纷高发点、合规风险短板制定，无空泛表述、无违规条款，确保整体合法合规、贴合行业实操、适配公司常态化合同管理工作。1.4核心管理原则一是合法合规、全面审查原则，所有合同审查严格对标法律法规及行业办学规范，覆盖主体资质、条款内容、权责约定、违约条款、履约周期、结算方式等全部维度，杜绝片面审查；二是风险前置、源头防控原则，重点排查隐性风险条款、权责不对等条款、违规约定条款，在合同签订前完成全部风险整改，杜绝事后纠纷；三是分级审核、权责明确原则，根据合同金额、合作类型、风险等级实行分级审查机制，明确各层级审核责任、流程节点、整改标准；四是闭环管控、全程追溯原则，合同审查、整改、审批、履约、归档全程留痕，所有审查记录统一存档，实现全流程可追溯、可复盘；五是实事求是、适配业务原则，在合规前提下贴合语言教育业务实操需求，杜绝过度审查影响正常办学经营工作。1.5术语定义合同合规审查：指公司针对各类合作合同、服务协议、合作框架文件开展的合法性、合规性、合理性、完整性、风险性全面核查工作，分为事前签约审查、事中履约审查、事后终止审查三个阶段。常规合同：指金额较低、风险较小、通用标准化模板的采购、运维、短期服务类合同。重大合同：指长期合作、高额合作、品牌合作、外委教学整体外包、具备长期约束力的高风险合同。合同审查闭环：指对审查发现的条款漏洞、合规瑕疵、风险问题完成修订、复核、确认、存档的完整整改流程。2管理职责与流程2.1各层级管理职责2.1.1公司总经理作为公司合同合规审查最高责任人，负责审定本制度的发布与修订；审批公司所有重大合同的最终审核、签订及修订决议；统筹处理合同审查中的重大争议、高风险条款处置、特殊合同审批事项；对公司整体合同合规管控成效、重大合同风险防控工作负总责。2.1.2总部综合管理部为本制度归口管理部门，全权负责公司合同合规审查体系搭建与日常管控工作。负责制定合同审查标准、审查清单、分级审核流程、风险处置规范；负责所有合同的合规复审、风险研判、条款整改督导工作；统一管理公司标准化合同模板，根据行业新规、业务迭代更新模板内容；组织开展合同审查专项培训，指导各部门规范起草、初审合同；建立合同审查台账与档案，汇总审查问题、整改记录、风险案例；对接外部法务资源，处理复杂合同合规争议，统一全公司合同审查执行标准。2.1.3各业务职能部门业务发起部门为合同初审第一责任主体，负责根据合作场景如实起草合同内容，确保合作内容、服务标准、合作周期、结算方式贴合业务实际；负责合同初稿自查与内部初审，排查基础条款缺失、内容不实、约定模糊等基础问题；配合归口部门完成复审整改工作，落实合同履约过程中的日常核查，及时上报履约异常、条款不符等问题。教学管理部重点负责教学外包、师资合作类合同初审；招生运营部负责招生合作、品牌联动类合同初审；财务部负责合同结算条款、费用周期、票据规范类内容审核；行政部负责场地、物资、运维类合同初审。2.1.4校区校长负责本校区发起的小额、短期合作类合同初审把关，核查合作内容是否匹配校区办学需求、条款是否贴合实操、权责是否清晰；监督校区合同履约落地情况，日常排查履约偏差、条款违约风险；配合总部完成合同复审、整改、资料归档工作，对校区发起合同的初审真实性、完整性负直接管理责任。2.1.5经办人员负责合同初稿编制、合作信息核实、基础条款填报工作；严格按照公司审查标准自查合同内容，杜绝虚假填报、条款遗漏、私自约定违规内容；全程跟进合同审查整改、签订、履约、归档全流程，及时对接审查问题，落实条款修订，对合同初稿的真实性、规范性、完整性负直接岗位责任。2.2合同分级审查流程公司实行常规合同、重大合同两级审查机制，所有合同必须遵循先审查、后审批、再签订的原则，严禁先履约后补审、先签订后整改。常规合同由业务部门初审、总部综合管理部复审，审核通过后即可走签章流程；重大合同需经业务初审、总部复审、总经理终审三层审核，全部通过后方可签订落地。未完成合规审查、审查未通过的合同，严禁任何部门私自签订、私下履约，杜绝无审查合同落地引发合规风险。2.3合同事前合规审查流程业务经办人员根据合作需求完成合同初稿编制后，当日提交部门负责人开展初审，初审重点核查合作主体真实性、合作内容匹配度、基础条款完整性、金额与周期准确性，排查明显疏漏与错误，初审时限不超过一个工作日。初审合格后提交总部综合管理部复审，复审聚焦条款合法性、权责对等性、违约条款完整性、风险规避性、是否违反教育行业办学规范，重点杜绝霸王条款、无效约定、违规合作内容。复审发现问题的，一次性列明整改清单，经办人员两个工作日内完成修订后二次报审，直至审查达标。重大合同复审完成后，提交总经理终审确认，全程留存审查记录。2.4合同履约过程审查流程合同签订生效后，业务部门全程负责履约日常审查，对照合同条款核查合作方服务落地、教学交付、物资供给、服务周期、履约标准是否贴合约定，每日记录履约情况，杜绝合作方减配服务、拖延履约、擅自变更合作内容。总部综合管理部每月开展一次履约合规抽查，重点核查履约偏差、隐性违约、条款执行不到位等问题，发现履约不符问题立即启动整改与追责流程，及时止损并留存违约证据，确保合同履约全程合规、条款落地到位。2.5合同终止与结算审查流程合同合作周期届满、提前终止或项目完结后，经办人员三个工作日内完成合同终止初审，核查双方履约完成情况、有无违约记录、未办结事项、费用结算明细。初审完成后提交总部复审，核对合同条款约定、履约台账、结算依据，确认无履约纠纷、无违约问题后，方可办理最终结算、合同终止手续。存在违约、履约不全、纠纷隐患的，暂停结算流程，优先完成问题处置、责任界定、损失追偿，审查闭环后再办结终止流程。2.6合同审查归档流程所有合同完成审查、签订、履约、终止全流程后，经办人员五个工作日内整理合同初稿、修订稿、审查记录、审批单据、履约台账、终止结算资料，统一提交总部归档。总部建立合同专项台账，分类登记合同名称、合作主体、合作周期、审查结果、履约情况、终止状态，实行电子与纸质双备份归档，存档期限符合商事经营监管要求，确保每份合同审查全流程可查、可溯、可复盘。3监督考核3.1全域监督机制总部综合管理部对全公司合同起草、初审、复审、履约审查、归档管理工作实行常态化监督。严查经办人员私自修改合同条款、隐瞒合作实情、规避审查流程、先签后补审等违规行为；严查部门初审流于形式、漏审明显漏洞、包庇条款瑕疵等履职缺位问题；严查校区私自对外签订合作协议、小额合同未走合规审查流程等违规操作。每季度开展合同审查工作专项复盘，梳理高频审查问题、流程漏洞、风险短板，优化审查清单与管控流程，持续规范全公司合同合规审查秩序。3.2量化考核标准合同合规审查履职情况纳入部门及员工月度绩效考核。经办人员未按要求开展初稿自查、基础条款错漏的，单次扣除绩效6分；规避审查流程、私自签订合同、先履约后报审的，单次扣除15分；审查整改逾期、多次修改仍存在同款问题的，单次扣除8分；隐瞒合作实情、虚报合同信息导致审查偏差的，单次扣除10分；履约审查漏项、未及时发现违约问题造成公司损失的，单次扣除12分；合同资料归档滞后、审查记录缺失的，单次扣除5分。部门月度合同审查出错率超标、整改闭环不及时的，扣除部门月度考核分值，取消季度合规评优资格。3.3分级违规处置标准3.3.1轻微违规主要包含合同文本格式不规范、基础信息填报疏漏、审查记录填写简单、归档轻微延迟等未造成风险、无经营损失的履职瑕疵。处置方式为口头警示、当场整改纠正，部门内部登记备案，累计三次轻微违规升级为一般违规处置。3.3.2一般违规主要包含合同初审漏审基础条款、整改不彻底、履约日常排查不及时、资料整理不规范等行为，未引发合同纠纷、未造成公司经济损失与合规风险。处置方式为岗位书面检讨、扣除当月对应绩效分值、部门内部通报批评，限期补齐审查工作短板。3.3.3严重违规主要包含刻意规避审查流程、私自修改核心条款、初审敷衍导致条款漏洞、虚假整改应付复审、多次出现审查失误等行为，存在较高合同风险、轻微影响公司经营权益。处置方式为全额扣除当月合规专项绩效、全公司通报批评、岗位专项约谈，纳入重点管控岗位，加密后续合同审查复核频次。3.3.4重大失职因违规签订合同、审查重大疏漏、隐瞒合同风险、履约审查缺位，引发合同纠纷、经济损失、合规处罚、品牌负面影响的，认定为合同合规重大失职。处置方式为取消年度评优晋升资格、岗位履职降级，情节严重、造成重大损失的，依规追究岗位责任与管理责任。3.4年度考评与激励机制总部年末开展合同合规审查专项年度考评，结合全年合同零违规、审查零漏项、整改全闭环、履约零纠纷、归档规范等指标，评选合同合规管理优秀部门与优秀个人，给予专项表彰及绩效奖励。全年审查失误频发、违规报审、整改不力、出现合同纠纷的部门及个人，取消年度所有评优资格，纳入次年重点管控对象，强制参与合同审查专项培训，持续提升岗位合规审查能力。4附则4.1制度修订本制度根据国家商事合同法律法规、教育行业监管新规、公司业务合作模式迭代、合同审查实操需求适时修订。由总部综合管理部收集各部门、各校区审查工作难点、流程优化建议、最新合规标准，编制制度修订草案，提交总经理办公会审议通过后正式发布实施。本制度修订后，公司原有合同审查、合同管理、履约核查相关的零散规定与临时通知全部废止，全公司统一遵照本制度执行。4.2制度培训要求本制度下发后三个工作日内，总部组织各部门、各校区负责合同对接、审核、审批的岗位人员开展专项培训，逐条讲解合同分级审查流程、审查要点、整改标准、考核问责条款，确保全员熟练掌握审查规范。新入职经办岗位员工上岗前必须完成本制度专项培训及考核，考核合格后方可承接合同对接与审查辅助工作。总部每年度组织一次制度复训与风险案例复盘，统一全公司审查执行标准。4.3争议处理规则各部门及岗位人员对合同审查结果、整改要求、考核判定存在争议的，可在结果公示后两个工作日内，以书面形式向总部综合管理部提交复核申请，说明争议事实、履职依据与复核诉求。总部收到申请后三个工作日内完成二次全面复核，结合法律法规、