采购询价比价评审纪要独家包四表联动标准版

询价比价评审纪要审批归档四表联动第页采购询价比价评审纪要独家包：四表联动标准版企业采购询价、比价、评审、审批、归档一体化表单包项目内容适用对象采购经办人、采购主管、评审小组成员、财务复核人、法务或内控复核人、档案管理员适用部门或行业通用企业采购部门；适用于非招标采购、询价采购、物资采购、服务采购和低中风险采购事项使用场景采购需求确认后，依次完成供应商询价、报价比价、评审会议、审批签核、证据归档和内控抽查交付物清单表一：采购询价登记表；表二：报价比价评审表；表三：采购评审纪要；表四：审批归档台账；附：异常说明、填写示例、验收口径和复核清单答案状态含可编辑表单、填写说明、验收口径、责任人闭环和台账版本日期2026年5月30日使用提示先确认需求、预算和供应商范围；再填写询价与报价证据；未经异常说明和审批确认的事项不得直接进入归档。填写口径：本文件作为可编辑成品使用，空白行可按采购事项追加；签字栏、日期栏、证据编号和状态栏应在实际流转时同步填写。

目录序号标题页码1基本使用说明与四表联动规则32表一：采购询价登记表43表二：报价比价评审表54表三：采购评审纪要65表四：审批归档台账7附录A异常说明和停线处理8附录B填写示例、验收权重和复核清单9交付物属性与使用边界字段内容字段内容成品类别企业采购可编辑表单包适用层级经办、评审、审批、归档全流程业务阶段询价比价、评审纪要、审批和归档联动业务节点采购需求确认后至资料归档完成主题采购询价比价评审纪要与审批归档成品状态可直接填写、复核、培训和归档范围标签非招标采购、询价采购、供应商报价管理重点标签责任人闭环、证据编号、异常停线、归档台账模块1至5号模块及附录填写规则字段前后一致，金额、日期、编号和状态必须可追踪验收规则按完整性、公式自洽、纪要真实、审批顺序和归档闭环检查呈现规则A4纵向、黑白文字、浅灰表格线、保留填写空间交付物总览交付物输入处理输出责任人验收口径表一：采购询价登记表采购需求、预算、规格、供应商范围发出询价、登记回收报价、确认报价有效性供应商报价记录和证据编号采购经办人至少形成可追踪报价记录；报价金额、交付周期、证据编号齐全表二：报价比价评审表表一报价记录、资质材料、需求标准按价格、交付、质量资质、服务维度评分排名、推荐对象、否决事项采购主管和评审小组权重合计100分，得分与推荐意见一致表三：采购评审纪要表二评审结论、会议讨论意见记录会议事实、分歧意见、回避声明和结论正式评审纪要和签字意见评审主持人、记录人纪要编号、参会人员、结论、签字齐全表四：审批归档台账前三表、异常说明、合同或订单凭据审批流转、状态确认、归档编号、复核抽查审批记录和归档闭环审批人、档案管理员审批顺序、归档位置、复核状态可核验异常说明报价不足、证据缺失、金额偏离、时间超限说明原因、判断影响、提出补救措施异常处置记录申请人、审核人异常关闭后方可继续审批或归档

1基本使用说明与四表联动规则本模块用于建立采购事项从询价到归档的统一口径。每一项采购必须先形成表一的询价证据，再进入表二的比价评审；表三只记录已经完成基础比价的评审讨论；表四仅接收已完成审批或异常关闭的文件。控制点标准动作责任人输出文件检查方式需求确认确认采购名称、预算金额、规格或服务范围、交付地点、验收标准需求部门负责人、采购经办人需求确认记录需求与询价内容一致，不得临时改变关键规格询价发出向供应商发送同一版本需求，记录发出时间和截止时间采购经办人表一供应商接收记录、报价截止时间可核验报价回收登记报价金额、税率、交付周期、服务承诺和证据编号采购经办人表一报价记录报价文件编号、金额和日期一致比价评分剔除无效报价后按四项权重计算综合得分采购主管、评审小组表二权重合计100分，推荐意见与排名一致评审纪要记录参会人员、评审事实、分歧意见、结论和签字主持人、记录人表三纪要不得替代报价证据，结论须承接表二审批归档按权限审批，生成归档编号，确认档案位置和复核状态审批人、档案管理员表四审批日期不得早于评审纪要日期异常停线D3未完成供应商范围确认或D7无合格报价时暂停流转采购主管异常说明原因、影响、补救措施和关闭日期齐全1.1流程编号与责任闭环•采购编号建议格式：部门简称-日期-三位流水号，例如：XZ-20260530-001。表一、表二、表三和表四均使用同一采购编号。•证据编号建议与采购编号关联，例如：XZ-20260530-001-Q01表示第1份报价证据，避免归档时无法定位原始文件。•经办人负责事实登记，评审小组负责专业判断，审批人负责授权确认，档案管理员负责留存完整性；任何一环缺失均不得判定为闭环。•D3停线表示需求确认后第3个工作日仍未完成供应商范围确认；D7停线表示首次询价后第7个自然日仍未取得合格报价或关键证据。1.2模块验收权重模块验收内容分值不合格处理1基本联动采购编号、责任人、日期顺序、证据编号规则一致15退回经办人补齐基础字段2询价登记供应商记录、报价金额、交付周期和报价证据完整20补充询价或提交异常说明3比价评审评分权重合计100分，公式和推荐结论自洽25重新核算并复核推荐意见4评审纪要会议事实、分歧意见、回避声明、结论和签字齐全20补充纪要或重新确认会议结论5审批归档审批顺序、归档编号、档案位置和复核状态闭环20暂停归档，补齐审批或复核记录

2表一：采购询价登记表输入：采购需求、预算金额、规格或服务范围、候选供应商范围。处理：统一询价口径，登记询价发出和报价回收。输出：可用于比价评审的报价清单和证据编号。责任人：采购经办人，采购主管负责复核。字段填写内容字段填写内容采购编号采购名称需求部门需求联系人预算金额采购类别物资/服务/工程配套/其他规格或服务范围交付地点报价截止时间经办人是否需异常说明是/否复核状态待复核/已复核/退回补充询价登记明细：首行提供填写示例，后续空白行用于实际项目填写。序号供应商名称联系人询价发出时间报价金额交付周期证据编号状态/备注示例华东办公设备有限公司王某138****00002026-05-3010:0048,600.005个工作日XZ-20260530-001-Q01有效报价，含税123452.1填写说明与验收口径•同一采购编号下的供应商应接收同一版需求说明；如采购规格发生变更，应重新发出询价并注明版本。•报价金额统一为含税总价；若供应商只提供不含税金额，应在备注中写明税率和折算口径。•报价证据可以是盖章报价单、邮件正文、系统截图或其他可追踪文件，但必须填写证据编号。•少于三家合格报价、供应商报价明显偏离、证据缺失或超过截止时间，应先填写异常说明再进入下一步。经办人采购主管需求部门确认复核人签字：

日期：签字：

日期：签字：

日期：签字：

日期：

3表二：报价比价评审表输入：表一报价记录、供应商资质、交付承诺、服务承诺和需求标准。处理：先确认有效报价，再按权重评分。输出：综合得分、排名、推荐供应商和否决事项。责任人：采购主管组织评审小组填写。评分规则：价格分满分40分，计算口径为最低有效报价÷本供应商有效报价×40；交付分20分，质量资质分25分，服务分15分；综合得分为四项合计，最高100分。字段填写内容字段填写内容采购编号评审日期采购名称评审主持人最低有效报价评分复核人评审范围仅对有效报价评分；无效报价须在否决事项中说明推荐原则综合得分最高且满足关键要求序号供应商报价金额价格分40交付分20质量资质分25服务分15综合得分排名推荐意见示例华东办公设备有限公司48,600.0040.0018231495.001推荐1234否决事项与风险提示：序号供应商事项类型事实依据处理意见责任人关闭状态示例某供应商报价过期报价单有效期截至2026-05-25不纳入有效报价采购主管已关闭1233.1复核说明•最低有效报价只在有效报价范围内确认，不得将无效报价纳入价格分计算。•交付分、质量资质分和服务分应有简短事实依据，避免只填总分而无判断理由。•综合得分最高但存在重大风险的，应在否决事项或异常说明中写明不推荐原因。•表二结论必须能够被表三会议纪要承接，并最终进入表四审批归档台账。评审主持人评审成员采购主管复核人签字：

日期：签字：

日期：签字：

日期：签字：

日期：

4表三：采购评审纪要输入：表二比价结果、供应商报价证据、需求部门意见和风险提示。处理：形成会议事实记录，确认分歧意见和最终评审结论。输出：可审批的评审纪要。责任人：评审主持人负责组织，记录人负责纪要完整性。字段填写内容字段填写内容纪要编号采购编号会议名称会议时间会议地点主持人记录人参会人员回避声明无/有，说明：纪要状态草稿/已确认/退回补充议题序号讨论事项事实依据/表单来源主要意见会议结论责任人完成期限示例推荐供应商确认表二综合得分排名第1价格、交付和服务均满足需求同意推荐华东办公设备有限公司采购主管2026-06-021234会议结论填写区：项目内容项目内容推荐供应商推荐金额合同或订单建议付款或验收注意事项保留意见无/有，说明：是否需要补充审批是/否结论摘要下一步责任人4.1纪要验收口径•纪要不得只写同意采购，应说明比较依据、风险判断和推荐理由。•存在分歧意见时，应记录不同意见及最终采纳或不采纳原因。•参会人员和回避声明必须可核验；涉及关联关系、供应商利益冲突或信息不完整时，应转入异常说明。•纪要日期应晚于或等于比价评审日期，审批日期应晚于或等于纪要确认日期。主持人记录人评审成员需求部门签字：

日期：签字：

日期：签字：

日期：签字：

日期：

5表四：审批归档台账输入：表一询价登记表、表二比价评审表、表三评审纪要、异常说明和合同或订单凭据。处理：完成审批流转、编号归档和抽查复核。输出：审批归档闭环台账。责任人：审批人确认授权，档案管理员确认留存。序号采购编号审批层级审批人审批意见审批日期状态备注示例XZ-20260530-001采购主管李某同意按评审结论执行2026-06-02已审批金额在权限内123归档台账：流水号采购编号表一编号表二版本纪要编号异常说明归档编号档案位置复核状态关闭日期示例XZ-20260530-001XJ-001BJ-001-V1JY-001无GD-20260602-001电子档/采购/2026/05已复核2026-06-021235.1审批与归档规则•审批层级应与采购金额和公司授权规则匹配；若超过权限，应升级审批，不得拆分金额规避审批。•归档编号一经生成不得重复使用；电子档和纸质档位置应在台账中同时说明。•异常说明未关闭、报价证据缺失、评审纪要未签字或审批日期早于纪要日期，均不得标记为已归档。•复核状态分为待复核、已复核、退回补充、关闭；退回补充事项应明确责任人和完成日期。审批人档案管理员复核人采购主管签字：

日期：签字：

日期：签字：

日期：签字：

日期：

附录A异常说明和停线处理异常说明用于处理报价不足、证据缺失、金额偏离、供应商回避、时间超限等情况。异常事项未说明、未审核或未关闭时，不得进入审批归档闭环。异常编号采购编号异常类型事实描述影响判断补救措施申请人审核人状态完成日期示例XZ-20260530-001报价不足三家仅回收2家有效报价可比性不足补充询价1家或说明市场限制采购经办人采购主管处理中1234A.1停线判断口径情形触发条件暂停动作恢复条件责任人D3停线需求确认后第3个工作日仍未完成供应商范围确认暂停发出询价，补充供应商筛选依据供应商范围确认并经采购主管复核采购经办人、采购主管D7停线首次询价后第7个自然日仍未取得合格报价或关键证据暂停比价评审，启动异常说明取得合格报价或审批同意继续采购主管、评审主持人金额偏离最低有效报价高于预算或市场参考明显异常暂停推荐，复核需求和市场价格形成复核说明或调整采购需求需求部门、采购主管证据缺失报价文件、邮件记录、资质证明或审批意见缺失暂停归档，退回补充证据编号完整并经复核确认档案管理员、复核人A.2异常说明填写规则•事实描述只写已发生事实，不写推测性判断；影响判断应说明对价格、交付、质量、审批或归档的影响。•补救措施应明确动作、责任人和完成日期；仅写继续推进或已知悉不视为有效关闭。•异常关闭前，如需继续采购，应由采购主管或对应审批人确认继续条件。•同一采购事项出现多个异常时，应分别编号，并在表四归档台账中逐项记录关闭状态。申请人审核人审批确认关闭复核签字：

日期：签字：

日期：签字：

日期：签字：

日期：

附录B填写示例、验收权重和复核清单本附录用于培训、复核和归档前自检。示例仅展示填写口径，实际项目应根据采购事实、审批权限和内部规定填写。表单关键字段合格示例常见错误复核动作表一报价金额48,600.00，含税总价，证据编号Q01只写单价或未注明含税口径核对报价文件和金额口径表二综合得分95.00，价格分40、交付18、质量23、服务14权重不合计100或公式不一致复算最低有效报价和四项得分表三会议结论同意推荐得分第1且满足交付要求的供应商只写同意，无事实依据核对是否承接表二排名和风险提示表四归档编号GD-20260602-001，电子档位置明确编号重复或位置不清检查电子档、纸质档和台账一致异常说明补救措施补充询价1家，6月3日前完成，经采购主管复核只写已沟通或继续推进确认责任人、日期和关闭条件B.1归档前验收清单序号检查项分值合格标准检查结果责任人1需求及询价记录完整20采购编号、预算、规格、供应商、报价证据齐全合格/待补充采购经办人2比价公式与得分自洽25权重合计100分，价格分与最低有效报价一致合格/待补充复核人3评审纪要真实完整20会议时间、人员