机关公文收发传递制度

机关公文收发传递制度为规范机关公文收发传递工作，提升公文处理质效，保障机关运转有序性、规范性和安全性，根据《党政机关公文处理工作条例》及相关规定，结合本机关实际，制定本制度。本制度适用于机关内部各部门（含所属单位，下同）公文收文、发文、传递、归档及相关管理活动。一、收文管理规范（一）收文范围界定收文指本机关收到的各类外部来文，具体包括：1.上级机关制发的命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要等正式公文；2.平行机关商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的函件；3.下级机关报送的请示、报告、意见等报请类公文；4.其他涉及本机关职责范围的公函、协查函、会签件等文书；5.需本机关阅知或办理的报刊载文、网络推送的正式公文（需经核实确认来源）。注：私人信件、广告宣传材料、无明确发文机关标识的非正式文书，不属于收文范围，由收发人员登记后转相关部门处理或退回。（二）收文基本流程1.签收与核对（1）收文统一由机关办公室（以下简称“办公室”）指定专职人员（以下简称“收文人员”）负责。外部来文通过机要交换、邮政专递、传真、电子政务平台等渠道到达后，收文人员需当场核对以下内容：来文机关、文号、标题、份数、密级（如有）、紧急程度（特急、加急、平急）；信封/封袋密封完整性（密件需检查骑缝章是否完整）；电子公文需核验发送端数字签名或加密信息，确认无误后下载至指定内网系统。（2）核对无误后，收文人员在《收文登记簿》逐件登记，登记要素包括：收文日期、来文机关、文号、标题、密级、紧急程度、份数、签收人。2.初审与分类收文登记后，收文人员需在1个工作日内完成初审，重点审核以下内容：合法性：来文机关是否具备相应职权，行文是否符合《党政机关公文处理工作条例》关于行文规则的要求（如请示应当一文一事，不得多头主送等）；必要性：是否属于本机关职责范围，是否需由本机关办理或阅知；完整性：是否具备成文日期、发文机关署名、印章（电子公文需有电子签章），附件是否齐全且与正文标注一致；规范性：文种使用是否恰当（如请示与报告混用），格式是否符合《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）要求。经初审，对不符合要求的来文，收文人员应填写《退文通知单》，注明退文理由（如“文种使用不当”“多头主送需调整”），在2个工作日内退回原发文机关，并留存退文记录；对属于本机关职责范围但需补充材料的，应联系来文机关补充后重新报送。3.拟办与批办（1）初审通过的收文，收文人员需根据来文内容、密级、紧急程度及机关内部职责分工，提出拟办意见，填写《收文处理单》。拟办意见应明确承办部门（主送部门）、协办部门（如有）及办理时限建议（如“请XX处牵头办理，10个工作日内反馈结果”）。（2）《收文处理单》经办公室负责人审核后，呈送机关负责人（以下简称“领导”）批办。批办意见需明确办理要求（如“请XX处研究提出落实方案，报分管领导审定”）、时限（如“3个工作日内办结”）及特殊要求（如“需征求XX部门意见”）。4.承办与催办（1）承办部门收到《收文处理单》及来文后，应在2个工作日内启动办理程序。承办过程中需注意：涉及多个部门的，主送部门应主动牵头，协办部门需在3个工作日内反馈意见；需征求外部单位意见的，应严格履行书面函商程序，明确回复时限；密件承办需在符合保密要求的场所进行，禁止拍照、扫描或通过非加密渠道传输；紧急公文（特急件）需即收即办，原则上24小时内办结；加急件3个工作日内办结；平急件5个工作日内办结（法律法规或上级文件另有规定的从其规定）。（2）办公室需对收文办理情况进行全程跟踪，通过电话提醒、书面催办单等方式督促承办部门按时限完成。对超过办理时限2个工作日未反馈进展的，办公室应向承办部门负责人发送《催办通知书》；超过5个工作日未办结且无正当理由的，报机关主要领导审定后予以通报批评。5.办结与归档承办部门完成办理程序（如形成签报、报告、复函等结果性文件）后，需将处理过程中形成的全部材料（包括来文原件、签批单、会议记录、征求意见函及复函等）整理齐全，经部门负责人审核后，连同《收文处理单》一并移交办公室。办公室确认材料完整后，标注“已办结”，进入归档流程（具体归档要求见第五部分）。二、发文管理规范（一）发文范围界定发文指本机关以“XX（机关全称或规范简称）”名义制发的各类正式公文，包括：1.向上级机关报送的请示、报告、意见；2.向下级机关部署工作、提出要求的命令（令）、决定、通知、通报、批复；3.向平行机关或不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题、请求批准的函；4.记载会议主要情况和议定事项的纪要；5.其他需以本机关名义制发的规范性文件、政策性文件、事务性文书。注：机关内部工作通知、简报、信息等非正式公文，按内部管理规定执行，不纳入本制度发文范围。（二）发文基本流程1.起草与审核（1）发文由主办部门负责起草，需符合以下要求：内容合法：符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，与上级机关有关文件精神一致；表述准确：主题明确、逻辑清晰、语言精炼，避免歧义；格式规范：严格按《党政机关公文格式》要求编排，包括版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素；程序完备：涉及其他部门职权范围内事项的，需提前征求意见并达成一致；涉及重大政策调整、民生事项的，需经合法性审查、专家论证、风险评估等程序。（2）起草完成后，主办部门需填写《发文审核表》，连同文稿（含电子稿）、起草说明（含征求意见情况、合法性审查意见等）一并提交办公室审核。办公室重点审核以下内容：政治性：是否准确体现党中央精神，是否存在与上级决策部署相抵触的表述；合规性：是否符合行文规则（如请示是否一文一事，是否越级行文），是否需经会议审议（如涉及重大事项的决定、命令）；规范性：文种使用是否恰当（如宣布施行重大强制性行政措施用“命令（令）”，表彰先进用“决定”），格式是否符合标准；可行性：提出的政策措施是否符合实际，责任分工是否明确，时限要求是否合理。审核中发现问题的，办公室应在3个工作日内反馈主办部门修改；涉及重大内容调整的，需重新征求相关部门意见。2.签发与复核（1）经办公室审核通过的文稿，由主办部门呈送领导签发：以机关名义制发的上行文（请示、报告）、涉及全局工作的下行文（决定、命令），需经机关主要负责人签发；平行文（函）、一般性下行文（通知、通报），由分管相关工作的负责人签发；联合发文需经所有联署机关负责人会签。（2）签发后，办公室需对文稿进行复核，重点检查：审批手续是否完备（签发人、会签人是否齐全）；内容是否与签发稿一致（禁止擅自修改签发内容）；格式是否规范（如发文字号是否按“XX〔202X〕X号”编排，成文日期是否用阿拉伯数字）；密级、紧急程度标注是否准确（如“秘密”“机密”“绝密”需标注保密期限，特急件需标注“特急”）。复核通过后，确定发文字号，进入印制环节。3.印制与核发（1）印制由办公室指定专人负责，需确保：排版准确（正文用3号仿宋体字，行距28磅；标题用2号小标宋体字）；印刷清晰（无错页、漏页、重影，印章端正、清晰，压盖成文日期上沿）；密件印制在机关内部文印室或保密定点单位进行，禁止外送普通印刷店；电子公文需生成符合国家标准的PDF格式（或上级规定的其他格式），加密存储至电子公文交换系统。（2）印制完成后，核发人员需按以下要求分发：主送机关、抄送机关按文稿标注准确分发，密件、急件单独登记；纸质公文通过机要交换、邮政专递发送，确需当面送达的，由专人携带并填写《公文送达记录表》；电子公文通过电子政务平台发送，发送前需核验接收端身份，发送后留存发送记录；留存3份正式公文（1份存档，1份交档案部门，1份由主办部门备查）。三、传递管理规范（一）传递基本原则公文传递需遵循“安全、准确、及时、保密”原则，严格区分普通件、急件、密件的传递要求，禁止通过非机要渠道传递密件，禁止在私人通讯工具中传输涉敏信息。（二）不同类型公文传递要求1.普通件传递（1）通过机要交换站、邮政挂号信（EMS标准快递）或机关内部交换渠道传递，需填写《公文传递单》，注明收文机关、公文标题、份数、传递人、接收人；（2）内部传递（机关各部门之间）由承办人员直接送达，接收人需在《内部公文交接本》签字确认，禁止随意放置或转交他人；（3）传递过程中需妥善保管，避免污损、遗失，当日未送达的需交回办公室集中保管。2.急件传递（1）特急件、加急件需在信封/封袋显著位置标注“特急”“加急”，优先安排传递；（2）通过机要交通、专人专车或快递“当日达”服务传递，传递时限：同城2小时内，省内4小时内，跨省8小时内（特殊区域除外）；（3）传递人员需全程跟踪，到达后立即电话通知接收方，确认签收时间。3.密件传递（1）绝密件、机密件、秘密件（含电子密件）必须通过机要交通、密码通信或派专人（2人及以上）传递，禁止使用普通快递、电子邮件（非加密）、即时通讯工具（微信、QQ等）；（2）传递前需登记《密件传递台账》，注明密件标题、密级、份数、传递时间、传递人、接收人；（3）传递过程中，密件需装专用保密袋（箱），专人随身携带，禁止离开视线；跨区域传递需乘坐公共交通工具时，需选择安全座位并全程监控；（4）接收方需核对密件数量、密封情况，查验传递人员身份（如工作证、介绍信），确认无误后在《密件传递台账》签字，禁止代收、代转。（三）电子公文传递（1）电子公文需通过机关统一的电子政务平台传输，禁止使用互联网邮箱、云存储等非受控平台；（2）电子公文发送前需进行病毒检测，加密处理（绝密件采用国密算法加密）；（3）接收方需使用专用终端设备读取，读取后自动生成阅读记录（含阅读时间、用户IP）；（4）电子公文需与纸质公文具有同等效力，发送方需同步归档电子原文及元数据（如签发流程、修改痕迹）。四、归档与销毁管理（一）归档范围与时限1.归档范围：本机关收文的原件、《收文处理单》及办理过程中形成的签报、会议记录、征求意见函等材料；本机关发文的定稿（签发稿）、正式印发件、《发文审核表》及起草说明、征求意见情况等材料；其他具有查考利用价值的公文材料（如重要会议纪要、规范性文件清理记录）。2.归档时限：当年形成的公文，由办公室在次年6月30日前整理归档，移交机关档案部门；电子公文需在办结后1个月内完成归档，与纸质档案同步管理。（二）归档要求1.归档材料需齐全完整，禁止遗漏重要签批单、附件；2.按“年度—机构（问题）—保管期限”分类整理，同一事由的相关公文集中排列（如请示与批复、来函与复函）；3.纸质档案需去除金属物，破损文件需修复，采用无酸纸袋装盒；电子档案需存储为不可修改的PDF格式（或档案部门规定的其他格式），并制作备份（1份本地存储，1份异地容灾备份）；4.编制归档目录，注明文件标题、文号、成文日期、页数、保管期限（永久、定期30年、定期10年），目录与档案一一对应。（三）销毁管理1.对已无保存价值的公文，由档案部门提出销毁意见，编制《公文销毁清册》，列明文件标题、文号、数量、保管期限、销毁理由，经办公室负责人审核、机关主要负责人批准后实施；2.销毁纸质公文需在保密定点单位进行，现场由2名以上工作人员监销，确保完全销毁（如粉碎、焚烧），禁止卖废品或随意丢弃；3.销毁电子公文需彻底删除存储介质中的数据（采用国家认可的消磁、格式化工具），并记录销毁过程（时间、操作人、监销人）；4.密件销毁需在销毁清册中注明密级，监销人需为保密工作人员，销毁后形成《密件销毁报告》存档。五、监督与责任追究（一）监督检查机制办公室负责对公文收发传递工作进行日常监督，每季度开展1次专项检查，重点检查：收文登记是否完整，办理时限是否符合要求；发文审核是否规范，签发手续是否完备；传递过程是否安全，密件管理是否符合保密规定；归档材料是否齐全，销毁程序是否合规。检查结果形成《公文处理工作检查报告》，报机关主要领导，并在机关内部通报。（二）责任追究1.因收文人员未认真核对导致公文错收、漏收，或未及时初审导致办理延误的，对相关人员进