学生档案管理告知书

学生档案管理告知书为切实维护学生合法权益，规范学校学生档案管理工作，保障档案材料的真实性、完整性与安全性，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）等相关法律法规及教育行政部门文件要求，现就学生档案管理相关事项告知如下：一、学生档案的定义与法律属性学生档案是记录学生个人成长轨迹、学习经历、思想品德、学业水平、社会实践等情况的原始记录材料，是学生身份认定、学历认证、就业服务、人事管理及其他社会活动的重要依据，具有法律凭证效力。其法律属性体现为：1.原始性：档案材料须为办理时形成的原始文件（如成绩单须加盖学校教务处公章，奖惩决定须为正式发文），复印件原则上不单独归档（特殊情况需注明原件存放处并经审核确认）。2.专属性：档案仅限记录与学生个人直接相关的信息，与他人或无关事项的材料不得混入。3.权威性：档案内容由学校相关职能部门依规范程序审核、确认后归档，任何个人不得擅自修改或增删。二、档案管理基本原则学校学生档案管理遵循“谁形成、谁负责，谁审核、谁把关”的工作机制，具体原则如下：1.真实性原则：所有归档材料须真实反映学生实际情况，严禁虚构、篡改或伪造。材料形成部门（如教务处、学生处、团委等）须对材料内容的真实性负责，归档前需经2名以上工作人员核对并签字确认。2.完整性原则：档案应覆盖学生从入学到毕业（或离校）的全周期关键节点，包括但不限于学籍注册、课程学习、实践活动、奖惩情况等，确保材料无缺失、无断档。3.安全性原则：档案管理实行专人、专柜、专室保管，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施；电子档案同步存储于学校专用服务器，设置访问权限与操作日志，防止信息泄露或损毁。4.规范性原则：档案整理、分类、编号、转递等操作严格执行《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）及学校内部制度，确保流程可追溯、责任可倒查。三、学生档案归档范围与具体内容学生档案按材料性质分为八大类，具体归档内容如下：（一）学籍与学历材料1.入学材料：高考（或其他入学考试）报名登记表、体检表、录取通知书（复印件，原件由学生自行保管）、新生入学登记表（含照片、基本信息、家庭情况等）。2.学籍变动材料：学籍注册信息表（含学号、专业、学制等）、转专业审批表、休学/复学申请表、保留学籍审批表、退学决定书（仅限退学学生）等。3.学历学位材料：毕业生登记表、学士学位审批表、毕业证书复印件（需加盖学校学历认证章）、学位证书复印件（需加盖学校学位认证章）等。（二）学业成绩材料1.各学期课程成绩单（含公共课、专业课、选修课成绩，须加盖教务处公章）。2.实践教学成绩表（实验、实训、实习、毕业论文/设计等成绩）。3.等级考试成绩证明（大学英语四/六级、计算机等级、专业资格证书等，需为官方出具的原件或加盖学校验证章的复印件）。（三）思想品德与综合素质评价材料1.政治面貌材料：入党/入团志愿书、思想汇报（仅限正式提交并经组织审核的材料）、民主评议记录、党/团组织关系转移证明等。2.奖惩材料：校级及以上“三好学生”“优秀学生干部”等荣誉证书复印件（需加盖学生处公章）；警告、记过等处分决定书及解除处分证明（需为正式文件）。3.综合素质评价表：由班级、辅导员、学院三级评定的年度综合测评表（含思想道德、学业表现、社会实践、文体活动等维度）。（四）社会实践与科研创新材料1.社会实践材料：暑期社会实践报告、实践单位鉴定表（需加盖单位公章）、校级及以上社会实践优秀个人/团队证明。2.科研创新材料：大学生创新创业训练计划（大创项目）结项报告、学术论文发表期刊封面及目录（需标注学生为第一作者或通讯作者）、专利证书复印件（需加盖学校科研处公章）。（五）健康与心理材料1.健康档案：入学体检表（含身高、体重、视力、血常规等基础数据）、毕业体检表、重大疾病诊断证明（需附医院公章及医生签字，仅归档与学习生活直接相关的内容）。2.心理辅导记录：经学生本人同意归档的心理咨询记录（仅包含问题描述、辅导方案及效果评估，隐去个人隐私信息）。（六）家庭与社会关系材料1.家庭经济困难认定材料：家庭经济困难学生认定申请表、村委会/居委会出具的经济状况证明（需加盖公章）、低保/特困供养证明复印件（需与原件核对一致）。2.社会关系材料：仅归档学生法定监护人（父母或其他直系亲属）的基本信息（姓名、身份证号、联系方式），其他非必要社会关系不纳入归档范围。四、档案日常管理流程与学生配合义务（一）新生建档1.新生入学后30个工作日内，学校档案馆（或指定管理部门）根据招生部门提供的电子数据与纸质材料（如高考报名登记表、体检表等）建立初始档案，学生需核对《新生档案材料清单》并签字确认。2.若新生自带纸质档案（如高中阶段档案），须在入学后10个工作日内提交至学校档案馆，逾期未交者视为放弃原有档案材料，由此造成的信息缺失由学生本人承担责任。（二）在校生档案动态更新1.各职能部门需在材料形成后15个工作日内将纸质版与电子版同步提交至档案馆。例如：教务处每月汇总一次学生成绩，学期末统一归档；学生处需在奖惩决定发文后3个工作日内将材料移交档案馆；团委需在学生入党/入团程序完成后10个工作日内移交相关材料。2.学生本人需主动配合材料收集工作：因个人信息变更（如姓名、身份证号）需提交公安机关证明及书面申请，经审核后由档案馆更新档案信息；参与社会实践、科研创新等活动后，需在活动结束后20个工作日内向所在学院提交证明材料（如实践单位鉴定表、论文录用通知等），由学院审核后移交档案馆。（三）毕业生档案整理与归档1.学生毕业前2个月，档案馆启动毕业生档案集中整理工作，核对《毕业生档案材料清单》（含学籍、成绩、奖惩、党团关系等所有材料），缺失材料由相关部门或学生本人限期补充。2.学生需在毕业前1个月登录学校档案管理系统核对个人电子档案信息，若发现材料缺失或错误，需填写《档案信息更正申请表》并附证明材料，经学院审核后提交档案馆处理。五、档案查阅、复制与转递规定（一）档案查阅权限与流程1.学生本人查阅：需持有效身份证件（学生证或身份证）到档案馆申请，填写《档案查阅申请表》，经审核后在指定场所查阅，不得拍照、扫描或摘抄敏感信息（如家庭经济困难认定细节、心理辅导记录等）。2.监护人查阅：学生为无民事行为能力或限制民事行为能力人时，监护人需持户口本、身份证及学生授权书（或法院指定监护证明）申请查阅，查阅范围仅限与学生权益直接相关的材料。3.第三方查阅：因升学、就业等需要，用人单位或其他学校需查阅档案时，须持单位介绍信（注明查阅理由、查阅人身份）及查阅人有效身份证件，经学校档案管理部门负责人审批后，由档案馆工作人员陪同查阅，不得带离档案存放场所。（二）档案复制规定1.学生本人或监护人申请复制档案材料，需在《档案查阅申请表》中注明复制内容及用途，经档案馆审核后，复制件需加盖“档案复制专用章”并标注“仅限××用途使用”。2.以下材料原则上不提供复制：涉及他人隐私的材料（如同班同学的成绩、奖惩信息）；未完成审批流程的材料（如未正式发文的处分决定书）；法律规定需保密的材料（如国家考试答卷、涉密科研项目相关记录）。（三）档案转递流程1.升学转递：学生被其他院校录取后，需提供录取院校的调档函（注明接收单位名称、地址、联系方式），档案馆通过机要通信渠道或“邮政EMS标准快递”（加盖“学生档案专用”封条）转递，禁止学生本人自带。2.就业转递：学生与用人单位签订就业协议后，档案转递至用人单位或其委托的人才服务机构（需提供单位出具的调档函）；未就业学生档案可暂时存放学校2年（自毕业之日起计算），逾期未转递的，学校将按规定转递至学生生源地公共就业和人才服务机构。3.特殊情况转递：学生退学、开除学籍或其他原因离校时，档案转递至学生户籍所在地公共就业和人才服务机构，需学生本人或监护人签收确认。六、档案保管责任与违规处理（一）学校保管责任1.学校配备专职档案管理人员，定期参加档案业务培训，熟悉档案管理法律法规及操作规范。2.档案馆需建立档案保管日志，记录档案接收、查阅、转递等关键操作，日志保存期限不少于30年。3.因学校管理疏漏导致档案损毁或丢失的，由学校负责补办相关材料并承担相应责任（如协助补办学历证明、开具档案丢失情况说明等）。（二）学生责任与违规处理1.学生需如实提供档案材料，若发现伪造、篡改档案（如伪造成绩单、虚构奖惩经历等），学校将根据《普通高等学校学生管理规定》给予相应纪律处分（警告至开除学籍），已毕业学生将通报其用人单位或所在院校。2.学生不得擅自拆封、涂改或丢弃档案，若因个人原因导致档案封条破损或材料丢失，需自行承担无法补办的后果（如影响公务员录用、研究生录取等）。七、学生档案相关权益保障1.知情权：学生有权通过学校档案管理系统查询已归档材料目录，了解档案当前状态（如是否完整、是否已转递）。2.更正权：学生发现档案内容与实际情况不符时，可向档案馆提出书面更正申请并提供证明材料，档案馆需在15个工作日内核实并反馈处理结果。3.隐私权：学校严格保护学生档案中的个人隐私信息（如身份证号、家庭住址、健康状况等），未经学生本人书面同意，不得向第三方披露（法律法规另有规定的除外）。八、常见问题解答Q1：高中阶段档案未随录取通知书寄达，是否影响大学建档？A：不影响。学生可在入学后10个工作日内将高中档案（或由原毕业高中直接邮寄至学校档案馆），学校将其与大学阶段材料合并管理；逾期未提交的，高中阶段材料将不纳入大学档案，相关责任由学生本人承担。Q2：毕业后档案暂时存放在学校，是否需要缴纳保管费？A：不需要。根据国家相关规定，学校为毕业生免费保管档案不超过2年（自毕业之日起计算），超过2年未转递的，将按规定转递至生源地公共就业和人才服务机构，转递费用由学校承担。Q3：档案转递后，如何查询物流信息？A：档案通过机要通信转递的，学生可在转递后15个工作日内向档案馆索取机要编号，通过机要通信官网查询；通过“邮政EMS标准快递”转递的，可获取快递单号并通过邮政官网查询。Q4：档案材料丢失能否补办？A：部分材料可补办，具体如下：学籍、成绩材料：可到教务处申请补办成绩单（加盖公章）；毕业生登记表：可到学生处申请补办并加盖学院公章；党团材