第一小学档案自查报告(3篇)

第一小学档案自查报告(3篇)第一篇根据市教育局《关于开展202X年度全市中小学校档案管理工作专项督导检查的通知》要求，第一小学于202X年9月12日至9月20日组建由校长张XX任组长、分管行政工作的副校长李XX任副组长，校办公室、教务处、德育处、总务处、各年级组档案联络员共12人组成的档案自查工作专班，对202X年1月1日至202X年8月31日期间学校各部门形成的所有门类档案开展全口径、无死角自查，现将自查情况报告如下。一、自查工作总体开展情况本次自查严格对照《中小学校档案管理办法》《文书档案整理规范》等文件要求，围绕“制度建设、硬件保障、收集整理、开发利用、安全管理”五个维度制定27项具体检查指标，实行“部门自查+专班复核”的两级检查机制，先由各部门联络员对本部门形成的档案进行梳理自检，形成部门自查台账后提交工作专班，再由专班逐件复核档案质量、核对电子台账与实体档案一致性、检查档案室硬件设施运行情况，确保自查不留死角、不走过场。本次自查共梳理各类档案材料1278件，覆盖学校所有工作条线，复核率达100%，共梳理出问题6类21项，全部建立问题台账，明确整改责任人及整改时限。二、学校档案管理工作现有基础及成效（一）制度体系逐步完善学校先后修订完善《第一小学档案归档范围及保管期限表》《第一小学档案保管制度》《第一小学档案借阅保密制度》《第一小学档案鉴定销毁制度》《第一小学电子档案管理规范》5项核心制度，明确各部门归档责任、归档时限、整理标准，将档案管理工作纳入各部门年度绩效考核指标，权重占比达8%。202X年以来先后2次在部门工作例会上通报档案归档进度，对3名未按时提交档案的部门联络员进行了约谈提醒，制度约束力得到有效发挥。（二）硬件设施达标合规学校综合档案室总面积32平方米，独立设置档案存放区、查阅区、整理区三个功能分区，配备铁质档案柜16组、防磁柜2个、除湿机1台、温湿度自动记录仪1台、二氧化碳灭火器4具、遮光窗帘4套、防盗报警装置1套，24小时监控全覆盖，档案室温湿度常年控制在温度14-24℃、相对湿度45%-60%的标准范围内，符合档案存放的“八防”要求，近5年未出现档案受潮、虫蛀、被盗等情况。（三）收集整理质效稳步提升本次自查共梳理各部门提交的档案材料共1278件，其中党群类档案182件，包括党支部“三会一课”记录、主题党日活动资料、换届选举材料、意识形态工作台账、工会活动资料、少先队工作资料等，全部按年度-保管期限-件号的规则排序归档，永久保管的档案共67件，30年保管的82件，10年保管的33件；行政类档案217件，包括上级来文、学校发文、校务会记录、年度工作计划总结、各类申报材料、对外合作协议等，永久保管79件，30年保管94件，10年保管44件；教学类档案523件，包括各年级教案、教研活动记录、学业质量分析报告、教师培训资料、课题研究成果、课程开发资料等，是本次自查的核心门类，其中永久保管的有省级以上课题研究资料、市级以上教学获奖成果共124件，30年保管的有各年级年度教学计划、学业质量分析报告共219件，10年保管的有日常教研活动记录、教师培训签到表共180件；学生类档案249件，包括在校生学籍异动资料、学生综合素质评价档案、体质健康测试记录、获奖证明存根、毕业生档案存根等，全部按“一生一档”要求整理，永久保管的有毕业生学籍存根共87件，30年保管的有在校生学籍档案共112件，10年保管的有日常学生活动资料共50件；后勤类档案107件，包括校舍维修资料、采购招投标材料、食品安全台账、财务凭证附件、固定资产登记资料等，永久保管的有基建项目资料、土地产权证明共23件，30年保管的有采购合同、固定资产台账共56件，10年保管的有日常后勤检查记录共28件。所有档案的装订、页码编写、件章加盖、备考表填写合格率达94.2%，未出现档案丢失、损毁情况。（四）档案开发利用成效明显202X年以来档案室共接待校内外档案查阅需求136人次，其中为教师提供历年教研资料、课题参考资料查阅87人次，为家长提供学籍证明、学生获奖记录查阅32人次，为上级部门检查提供各类台账资料17人次，平均办理时长不超过1个工作日，未出现利用纠纷。同时学校档案室先后整理编印《第一小学2018-2022年教学成果汇编》《第一小学建校25周年大事记》2部编研资料，为学校发展规划制定、校园文化建设提供了有力的档案支撑，其中《教学成果汇编》共收录学校近5年获得的市级以上教学奖项127项、优秀教案36篇、课题研究报告19份，发放到各年级组后成为教师开展教学研究的重要参考资料，受到教职工的一致好评。（五）人员队伍建设持续加强学校配备专职档案员1名，持有省档案局颁发的档案从业资格证书，从事档案管理工作年限达7年，经验丰富；各部门共配备兼职档案联络员11名，全部为各部门的骨干工作人员，熟悉本部门业务流程。202X年以来共组织档案业务培训3次，培训内容涵盖文书档案整理规范、电子档案归档要求、档案保密管理等，培训覆盖率达100%，所有兼职联络员全部通过培训考核，业务能力得到有效提升。三、自查发现的主要问题（一）部分部门归档及时性不足本次自查发现，教务处202X年上半年的17份教研活动记录、德育处的9份少先队活动资料直到8月底才提交归档，比学校规定的每季度末归档的时限滞后了最长达3个月，主要原因是部分兼职联络员对档案工作重视程度不足，习惯将日常工作资料存放在个人办公电脑或私人文件柜中，未及时梳理提交，甚至有个别联络员认为“资料自己放着更方便用，没必要交到档案室”，对档案集中管理的要求认识不到位。（二）部分档案整理规范度有待提升本次自查共发现不规范档案74件，占总归档量的5.8%，其中21件存在页码编写错误、漏编页码的问题，18件备考表未填写整理人、检查人签字，14件文件的附件装订顺序错误，12件特殊载体档案（包括活动照片、视频、获奖证书扫描件）未标注拍摄时间、拍摄人、内容说明，9件档案的保管期限划分不准确，将部分应永久保管的课题研究资料划分为30年保管，反映出部分兼职联络员对档案整理规范的掌握还不够扎实，细节处理不到位。（三）特殊载体档案收集存在盲区本次自查发现202X年学校春季运动会、校园文化艺术节、六一儿童节庆祝活动的影像资料仅收集了活动现场的照片37张，未收集前期筹备会议记录、活动方案讨论稿、后期表彰大会的视频资料、参与学生的获奖证书扫描件等材料，同时有12份教师获得市级以上教学技能比赛的证书原件未归档，存放在教师个人手中，存在丢失风险。主要原因是之前的档案收集范围对特殊载体档案的要求不够细化，各部门牵头开展活动时没有同步安排专人收集相关影像、证书资料，活动结束后没有及时梳理归档。（四）电子档案管理存在薄弱环节目前学校电子档案仅存储在档案室的专用电脑及1块移动硬盘中，未实现云备份或异地备份，一旦发生设备损坏或丢失，将造成电子档案不可逆的损毁；同时有127份电子档案的命名不规范，采用“新建文档”“照片1”等无意义命名，未按“年度-部门-内容-日期”的统一规则命名，查阅难度较大；另外部分部门提交的电子档案为Word可编辑版本，未转换为PDF格式归档，存在被篡改的风险。（五）档案利用效能有待进一步释放目前学校多数教职工对档案的认知仅停留在“备查”层面，主动到档案室查阅资料、利用档案开展教学研究、工作创新的人数较少，202X年以来主动申请查阅档案的教师仅占教职工总数的21%，大部分教师查找历史资料仍习惯询问部门负责人或找老教师索要，档案的参考价值未得到充分发挥。同时档案编研的深度还不够，目前仅编印了大事记和教学成果汇编，没有针对学校特色课程建设、德育品牌打造等核心工作整理专项档案汇编，对学校中心工作的支撑作用还有提升空间。（六）档案室硬件设施仍有升级空间目前档案室配备的除湿机功率较小，梅雨季节时需要24小时开机才能将湿度控制在标准范围内，能耗较高；同时档案室未配备专用的消毒设备，新进档案未经过消毒就直接入库，存在携带细菌、蛀虫的风险；另外档案室的监控摄像头有一个位置存在死角，无法覆盖西北角的2组档案柜，存在安全隐患。四、整改措施及下一步工作安排（一）压实归档责任，明确时限要求针对部分部门归档不及时的问题，学校将在9月底前印发《第一小学202X年度归档责任清单》，明确各部门每类档案的提交时限、质量要求，将归档完成情况与部门绩效考核直接挂钩，对未按时按要求提交档案的部门，扣除部门年度绩效考核得分的5%，对责任人进行约谈提醒；同时建立归档提醒机制，每季度最后10天由档案室向各部门联络员发送归档提醒通知，督促及时梳理提交档案，确保所有档案按规定时限归档。（二）开展存量整改，强化规范培训针对档案整理不规范的问题，学校将在10月15日前组织全体兼职档案联络员开展为期1天的档案整理规范专项培训，邀请市档案局的业务骨干授课，重点讲解页码编写、备考表填写、保管期限划分、特殊载体档案标注等内容，培训后组织考核，考核不合格的联络员重新培训直到合格；同时在10月底前完成所有存量不规范档案的整改复核，由专职档案员逐件检查，确保所有档案100%符合整理规范。（三）完善收集机制，补齐存量缺口针对特殊载体档案收集不全的问题，学校将在10月10日前印发《关于补充提交202X年特殊载体档案的通知》，要求各部门在10月20日前提交所有缺失的活动影像资料、教师获奖证书原件及扫描件，无法提交原件的需出具说明并加盖部门公章；同时修订《第一小学特殊载体档案归档规范》，明确所有校级活动结束后3个工作日内，活动牵头部门必须将所有相关的文字、影像、证书资料提交档案室归档，教师获得市级以上荣誉的，获奖证书原件必须交由档案室统一保管，个人可留存复印件，从制度上堵塞特殊载体档案收集的漏洞。（四）优化电子档案管理，筑牢数据安全防线针对电子档案管理的薄弱环节，学校将在10月底前完成三项整改：一是采购云备份服务，实现电子档案本地硬盘、移动硬盘、云存储三方备份，每月自动同步备份数据，确保电子档案数据安全；二是制定《第一小学电子档案命名及格式规范》，明确所有电子档案必须按“年度-部门-内容-日期”的格式命名，归档时必须转换为不可编辑的PDF格式，11月底前完成所有存量电子档案的重命名及格式转换工作；三是建立电子档案定期校验机制，每季度对电子档案的完整性、可用性进行一次校验，发现损坏及时修复。（五）加大宣传力度，提升档案利用效能针对档案利用不足的问题，学校将在9月底前制作《第一小学档案查阅指南》张贴在各部门办公室，并在学校公众号、教职工工作群推送，详细说明档案查阅的流程、可查阅的档案范围；同时每半年整理一次档案室新增的教研成果、课题资料、教学案例等资源，推送至各年级组供教师参考，鼓励教师利用档案资源开展教学研究；另外每年围绕学校中心工作，编印1-2部专项档案汇编，重点围绕特色课程建设、德育品牌打造等工作整理相关档案资料，为学校中心工作提供有力支撑。（六）升级硬件设施，夯实档案管理基础针对硬件设施的不足，学校将在10月底前完成档案室硬件升级，采购功率更大的智能除湿机，实现温湿度自动调节，降低能耗；同时采购档案专用消毒设备，所有新进档案必须经过消毒后才能入库，防止细菌、蛀虫污染存量档案；另外新增1个监控摄像头，实现档案室监控全覆盖，每月对消防、防盗、监控设备进行一次巡检，发现故障及时维修更换，确保硬件设施始终符合档案存放要求。第二篇根据省教育厅《关于开展全省义务教育阶段学生档案管理专项排查工作的通知》要求，第一小学于202X年10月8日至10月17日组建由分管德育工作的副校长王XX任组长，教务处学籍管理员、德育处资助管理员、各年级组组长、全体班主任共29人组成的学生档案专项自查专班，对2018年义务教育均衡发展验收以来的所有学生相关档案开展全覆盖排查，覆盖全校2018级至2023级共6个年级24个教学班1892名在校生、2021届至2023届共3届927名毕业生的所有学籍档案、资助档案、成长档案、毕业档案，现将自查情况报告如下。一、自查工作总体部署本次自查严格对照《义务教育学生学籍管理办法》《学生资助档案管理办法》《中小学生综合素质评价实施方案》等文件要求，制定包含4大类32项具体指标的自查清单，重点检查学生档案收集完整性、整理规范性、存放安全性、利用便捷性四个方面，实行“班自查-年级复核-专班终审”的三级检查机制，先由各班主任对本班学生的所有档案进行逐一梳理，形成班级自查台账提交年级组复核，再由工作专班对所有档案进行随机抽查，抽查比例不低于30%，对发现的问题逐一登记造册，明确整改责任人和整改时限，确保排查全覆盖、问题无遗漏。本次自查共梳理各类学生档案4239份，其中学籍档案1123份、资助档案216份、成长档案2819份、毕业档案81份，抽查覆盖率达35%，共梳理出问题4类17项。二、学生档案管理现有工作成效（一）管理制度体系健全学校先后制定《第一小学学生学籍管理细则》《第一小学学生资助档案管理办法》《第一小学学生成长档案归档规范》《第一小学毕业生档案管理流程》4项专项制度，明确班主任是班级学生档案收集的第一责任人，教务处学籍管理员负责全校学籍档案、毕业档案的统一整理归档，德育处资助管理员负责资助档案的归档，各岗位职责清晰、要求明确。同时将学生档案管理工作纳入班主任年度绩效考核指标，权重占比达10%，2021年以来先后对3名档案工作完成较好的班主任进行了表彰奖励，对2名未按要求完成档案收集的班主任进行了扣分处理，制度执行力得到有效保障。（二）硬件保障到位学校专门设置学生档案存放专柜共18组，按年级、班级排序存放，所有学生档案全部使用统一规格的牛皮纸档案盒存放，标注清晰、查找便捷；同时配备专门的电子学籍管理系统，所有学籍异动、资助信息、综合素质评价记录全部在系统中登记，实时更新，电子档案与纸质档案同步归档。学生档案存放区域安装了防盗门窗、监控摄像头，配备了除湿机、防虫药，符合档案存放的“八防”要求，近5年未出现学生档案丢失、损毁、泄密情况。（三）档案收集整理规范2018年以来，学校共归档学生学籍档案1123份，覆盖所有在校生、毕业生的学籍信息，包含入学报名表、户籍证明材料、转学异动审批表、休学复学证明等所有必要材料，全部按“年度-年级-班级”的顺序整理归档，合格率达96.2%；归档学生资助档案216份，覆盖2018年以来所有受资助的家庭经济困难学生，包含资助申请材料、家庭经济困难证明材料、审核材料、公示材料、资金发放凭证等，所有资助档案单独存放在带锁的保密柜中，符合保密要求；归档学生成长档案2819份，实现“一生一档”，包含学生每学期的综合素质评价记录、学业成绩、体质健康测试报告、劳动实践记录、获奖证明、德育活动参与记录等内容，全面反映学生的成长轨迹；归档毕业生档案81份，包含毕业生登记表、学业水平测试成绩、毕业证书存根、综合素质评价报告等，永久保存，可供毕业生随时查阅。（四）档案利用便捷高效学校建立了学生档案查阅“最多跑一次”机制，家长或学生凭有效身份证件即可直接到档案室查阅相关档案，不需要额外开具证明，平均办理时长不超过30分钟。2021年以来，共为学生及家长提供学籍查询、转学证明开具、资助记录查询、毕业证明补办等服务176人次，全部按时办结，未出现投诉情况。同时学生成长档案每学期末由班主任组织学生填写，放假前发放给学生及家长查阅，让家长及时了解学生的成长情况，受到家长的一致好评。三、自查发现的主要问题（一）部分学籍档案材料不全本次自查共发现37份学籍档案存在材料缺失的问题，占学籍档案总量的3.3%，其中2020级有3名转学生的转学审批表只有转出学校的盖章，没有转入地教育局的盖章；2021级有2名休学学生的休学证明缺少医院的诊断材料；有7份学生的户籍材料复印件没有加盖派出所的公章；有25份学生的学籍异动审批表没有校长的签字。主要原因是部分班主任在办理转学、休学等手续时，对材料的审核不严格，没有确认材料齐全就提交给学籍管理员，学籍管理员也没有逐份复核，导致材料缺失。（二）资助档案管理存在不规范问题本次自查共发现19份资助档案存在不规范问题，占资助档案总量的8.8%，其中5份2022年秋季的资助申请材料缺少家长的签字；3份资助公示材料的照片没有显示公示的日期和公示的地点，无法证明公示时间达到了规定的5个工作日；7份资助资金发放凭证没有银行的盖章；4份家庭经济困难证明材料没有户籍地村委会或居委会的盖章。同时部分资助档案没有按保密要求存放，有12份2023年春季的资助申请材料和普通学生档案放在一起，没有单独存放在保密柜中，存在泄露学生家庭隐私的风险。（三）成长档案收集存在较多缺口本次自查共发现427份成长档案存在材料缺失的问题，占成长档案总量的15.1%，其中127份学生的劳动实践记录缺失，89份体质健康测试表没有校医的签字，42份获奖证书的复印件没有加盖学校的公章，169份学生的综合素质评价表没有班主任的签字。同时有部分成长档案的内容填写不规范，有312份档案中的学生自我评价、教师评价内容过于简单，只有“表现良好”“学习认真”等笼统表述，没有结合学生的实际表现填写，无法真实反映学生的成长情况。主要原因是部分班主任对成长档案的重视程度不足，认为成长档案只是“形式主义”，没有认真组织学生填写，也没有严格审核内容，每学期末收集档案时没有逐份检查，导致材料缺失、内容不规范。（四）毕业档案存在不规范问题本次自查共发现7份毕业档案存在不规范问题，占毕业档案总量的8.6%，其中2021届有3名学生的毕业登记表没有班主任的签字，2022届有2份毕业证书存根没有学生本人的签收记录，2023届有2份学生的学业水平测试成绩没有加盖教务处的公章。同时有部分毕业生的电子档案信息和纸质档案信息不一致，有12名毕业生的电子学籍信息中的身份证号码、姓名与纸质档案存在出入，主要是录入时的错别字导致的，没有及时核对修正。（五）档案管理人员能力不足班主任作为班级学生档案收集的第一责任人，全部为兼职，没有接受过系统的档案管理培训，对学生档案的归档要求、整理规范不熟悉，2023年以来学校仅组织过1次相关培训，培训时长只有1小时，很多班主任对学籍异动材料的要求、资助档案的保密要求、成长档案的填写规范都不了解，导致档案收集整理质量不高。同时学籍管理员、资助管理员都是兼职，除了档案管理工作外还有大量其他工作，没有足够的时间逐份审核学生档案，很多问题没有及时发现。（六）档案利用流程仍有优化空间目前学生如果需要打印成长档案、资助证明等材料，需要先找班主任签字，再到德育处盖章，最后到档案室打印，流程较为繁琐，很多家长反映需要跑好几个部门才能办好，不够便捷。同时学生成长档案的数字化程度不高，目前只有纸质档案，没有电子档案，家长无法在线查阅，只能到学校现场查阅，不够方便。四、整改措施及下一步工作安排（一）补齐学籍档案材料，严格审核流程针对学籍档案材料不全的问题，学校将在10月底前完成所有缺失材料的补收工作，联系相关学生的家长和转出学校，补全转学审批表、医院诊断证明等材料，所有户籍材料复印件全部到派出所补盖公章，所有学籍异动审批表补签校长签字。同时修订《第一小学学籍办理流程》，明确所有转学、休学、复学申请必须材料齐全，经班主任、学籍管理员、校长三方审核签字后才能办理，否则不予审批，从源头上避免材料缺失的问题。（二）规范资助档案管理，落实保密要求针对资助档案的不规范问题，学校将在10月25日前完成所有问题整改，联系相关学生的家长补签资助申请材料，重新补拍公示照片（包含公示栏全景、日期水印），所有资助资金发放凭证到银行补盖公章，家庭经济困难证明材料联系户籍地村委会或居委会补盖公章。同时专门设置资助档案保密柜，所有资助档案单独存放，查阅资助档案必须经德育处主任审批，登记借阅人、借阅时间、用途，严禁无关人员查阅资助档案，确保学生家庭隐私不泄露。（三）完善成长档案收集，提升内容质量针对成长档案材料缺失、内容不规范的问题，学校将在11月10日前组织所有班主任完成存量成长档案的整改，补收学生的劳动实践记录，所有体质健康测试表找校医补签字，获奖证书复印件加盖学校公章，综合素质评价表补签班主任签字。同时修订《第一小学学生成长档案填写规范》，明确学生自我评价、教师评价必须结合学生的实际表现填写，不少于100字，严禁使用笼统表述；每学期末由年级组组长对本班的成长档案逐份审核，审核合格后才能交到档案室归档，确保成长档案真实反映学生的成长轨迹。（四）整改毕业档案问题，确保信息一致针对毕业档案的不规范问题，学校将在10月底前联系2021届、2022届、2023届的班主任补签毕业登记表，联系相关学生补签毕业证书存根，所有学业水平测试成绩补盖教务处公章。同时在11月5日前完成所有毕业生电子学籍信息和纸质档案的比对，修正所有错误信息，建立电子学籍信息每月核对机制，每月底由学籍管理员对当月新增的学籍信息进行比对，确保电子档案和纸质档案信息完全一致。（五）加强人员培训，提升业务能力学校将在10月20日前组织全体班主任、学籍管理员、资助管理员开展为期1天的学生档案管理专项培训，邀请教育局基教股、资助中心的业务骨干授课，重点讲解学籍办理要求、资助档案管理规范、成长档案填写规范等内容，培训后组织考核，考核不合格的重新培训直到合格。同时每学期开学初组织一次学生档案管理培训，将档案管理内容纳入班主任岗前培训的必备内容，确保所有班主任都熟悉档案管理要求。另外为学籍管理员、资助管理员减少其他工作任务，确保他们有足够的时间审核学生档案，提升档案质量。（六）优化利用流程，推进数字化建设针对档案利用流程繁琐的问题，学校将在11月底前优化学生档案查阅流程，家长只要凭有效身份证件就可以直接在档案室办理所有档案查询、打印、盖章业务，不需要再找班主任、德育处签字，实现“一窗办理”。同时启动学生成长档案数字化建设，2023年底前完成所有在校生成长档案的扫描工作，上传到学校的智慧校园平台，家长通过手机端就可以随时查阅孩子的成长档案，无需到学校现场，切实提升档案利用的便捷性。第三篇根据市档案局、市教育局联合印发的《关于开展全市中小学校档案安全专项检查的通知》要求，第一小学于202X年11月1日至11月10日组建由校长张XX任组长、分管后勤工作的副校长刘XX任副组长，校办公室主任、专职档案员、安全员、信息中心管理员共7人组成的档案安全自查专班，对学校综合档案室、各部门临时档案存放点、电子档案存储服务器三类核心场所开展拉网式排查，覆盖1998年建校以来形成的所有纸质档案1276卷、特殊载体档案342件、电子档案376G，现将自查情况报告如下。一、自查工作总体开展情况本次自查严格对照《档案安全管理办法》《档案突发事件应急处置预案》等文件要求，围绕实体安全、信息安全、管理安全三个维度制定36项具体检查指标，实行“拉网式排查+台账式管理+销号式整改”的工作机制，对每个场所、每类档案、每项制度的落实情况进行逐一检查，对发现的问题全部建立问题台账，明确整改责任人、整改措施、整改时限，整改完成一项销号一项，确保所有安全隐患全部清零。本次自查共检查各类档案1618卷/件，检查设备23台，梳理出安全隐患3类19项，全部纳入整改台账。二、学校档案安全工作现有成效（一）安全管理制度健全学校先后制定《第一小学档案安全管理办法》《第一小学档案安全应急预案》《第一小学电子档案安全管理规范》《第一小学涉密档案管理办法》4项核心制度，明确专职档案员是档案安全第一责任人，每天对档案室进行巡检，每月开展一次安全隐患排查，每季度向校办公会汇报一次档案安全工作情况。同时建立档案安全责任追究制度，对发生档案安全事故的责任人，按情节轻重给予通报批评、绩效考核扣分、党纪政务处分等处理，制度约束力得到有效发挥。（二）实体安全保障到位学校综合档案室总面积36平方米，安装了甲级防火门，所有窗户都安装了防盗网和遮光窗帘，配备了2具二氧化碳灭火器、1台除湿机、1台温湿度自动记录仪、2组防磁柜、1套防盗报警装置、4个监控摄像头，24小时实时监控，监控记录保存时间不少于90天。档案室温湿度常年控制在温度14-24℃、相对湿度45%-60%的标准范围内，每年投放一次防虫药，所有纸质档案全部放在铁质档案柜中，特殊载体档案（录音带、录像带、光盘、硬盘等）全部放在防磁柜中，近10年未出现档案受潮、虫蛀、霉变、消磁等情况。（三）信息安全管理规范学校电子档案全部存储在独立的档案存储服务器中，不连接互联网，与办公网络物理隔离；所有电子档案每周做一次本地备份，每月做一次异地备份（备份介质存放在学校财务室的保险柜中），确保电子档案数据安全。涉密电子档案全部存储在涉密电脑中，严禁连接任何网络，涉密档案的拷贝、传输必须使用加密移动介质，严格履行审批登记手续，近10年未出现电子档案丢失、损坏、泄密情况。（四）管理责任落实到位学校每年组织一次档案安全培训，邀请市档案局的专家授课，培训内容涵盖档案安全防护、应急处置、保密管理等内容，所有档案管理人员全部参加培训，考核合格后才能上岗。每两年开展一次档案安全应急演练，模拟火灾、漏水、被盗等场景的处置流程，提升档案管理人员的应急处置能力。近10年学校未发生任何档案安全事故，2021年被评为“市档案工作先进单位”。三、自查发现的主要问题（一）实体安全存在隐患本次自查发现档案室的4个监控摄像头中有1个存在死角，无法覆盖西北角的2组档案柜，一旦发生被盗、损毁等情况无法留存证据；配备的2具二氧化碳灭火器的有效期到202X年11月底，即将到期，没有及时更换；档案室配备的除湿机功率较小，2023年梅雨季节时档案室的最高湿度达到72%，超过了标准范围，导致部分靠墙放置的档案盒出现轻微受潮的痕迹；1998年至2008年的217卷老旧档案中，有123卷出现不同程度的纸张发黄，37卷出现纸张脆化的情况，没有及时进行抢救性修复；各部门的临时档案存放点存在安全隐患，教务处、德育处的临时档案放在普通的木质文件柜中，没有锁，也没有防火防潮措施，有3份2023年的学业水平测试卷放在办公桌上，没有及时归档，存在丢失的风险。（二）信息安全存在薄弱环节本次自查发现电子档案的备份介质是普通的移动硬盘，没有做加密处理，一旦丢失容易泄露档案信息；涉密电子档案的借阅登记不规范，有1份2023年的涉密招生文件借阅时没有登记借阅人、借阅时间、归还时间，无法追溯；档案存储服务器的杀毒软件已经3个月没有更新病毒库，存在被病毒攻击的风险；部分兼职档案联络员安全意识不足，将含有学生隐私信息的档案放在学校的公共共享盘中，没有设置访问权限，任何人都可以下载，存在泄露学生隐私的风险。（三）管理安全存在不足本次自查发现学校的《档案安全应急预案》没有结合学校实际情况制定，没有明确不同等级突发事件的处置流程，也没有明确发生突发事件时优先抢救的档案顺序，可操作性不强；近2年没有开展档案安全应急演练，很多兼职档案联络员不知道档案安全的应急处置流程，发生火灾时不知道先抢救哪些档案；专职档案员2022年、2023年连续2年没有参加上级组织的档案安全培训，对最新的档案安全规范不熟悉；档案安全巡检制度落实不到位，档案员没有每天登记档案室的温湿度，只是每周登记一次，无法及时发现温湿度异常情况。四、整改措施及下一步工作安排（一）整改实体安全隐患，筑牢实体防护防线针对实体安全的问题，学校将在11月20日前完成四项整改：一是新增2个监控摄像头，实现档案室监控全覆盖，监控记录保存时间延长至180天；二是更换4具新的二氧化碳灭火器，有效期到2028年，以后每半年检查一次灭火器的有效期，到期及时更换；三是采购功率更大的智能除