法治宣传教育档案台账管理规范

法治宣传教育档案台账管理规范第一章总则第一条制定目的与依据为全面规范法治宣传教育档案台账管理工作，健全普法工作制度化、规范化、长效化运行体系，完整留存法治宣传教育工作全过程资料，精准记录普法工作开展成效、工作轨迹与经验成果，充分发挥档案台账在法治建设考核、工作复盘、经验推广、决策研判中的重要支撑作用，依据《中华人民共和国法治宣传教育法》《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规及上级关于法治宣传教育工作的部署要求，结合本地区、本单位普法工作实际，制定本规范。本规范旨在解决法治宣传教育档案台账收集不全面、整理不规范、归档不及时、保管不专业、利用不便捷、电子化滞后等突出问题，统一台账标准、规范工作流程、压实管理责任，推动法治宣传教育档案台账管理工作提质增效，为全面推进全民普法、依法治业、基层治理法治化提供坚实的档案保障。第二条适用范围本规范适用于各级党政机关、企事业单位、乡镇（街道）、村（社区）、社会组织等所有承担法治宣传教育工作职责的单位和主体，涵盖“谁执法谁普法”“谁服务谁普法”“谁主管谁普法”责任制落实过程中，所有法治宣传教育工作资料的收集、整理、分类、立卷、归档、保管、借阅、利用、移交、销毁、电子化管理等全流程工作。本规范所指法治宣传教育档案台账，是指各单位在开展常态化普法、专项法治宣传、法治文化建设、普法培训、法治创建、普法督导考核、法律明白人培育等各项法治宣传教育工作中，形成的具有保存、查考、凭证、研究价值的文字、图片、音视频、电子文档、表格台账、会议资料、批复文件、工作总结、考核材料等各类载体资料的总称。第三条工作原则1.真实完整原则。档案台账资料必须真实反映法治宣传教育工作开展原貌，客观记录工作时间、内容、流程、成效、问题，杜绝虚假台账、补造台账、选择性归档，确保资料全程可追溯、可核验、可复盘。所有归档资料要素齐全、内容完整，无缺项、漏项、篡改、删减等情况。2.规范统一原则。严格按照本规范统一档案分类标准、台账格式、整理规范、装订标准、归档流程、保管要求，实现辖区、本系统法治宣传教育档案台账标准化、同质化管理，杜绝标准不一、格式混乱、分类随意等问题。3.及时高效原则。坚持“工作开展、资料同步、即时归集、定期归档”，各类普法工作资料在工作结束后及时收集整理，阶段性工作按期汇总归档，杜绝拖延积压、资料遗失，保障档案台账的时效性与完整性。4.安全保密原则。严格落实档案安全管理责任制，区分公开资料、内部资料、涉密资料分类管理，规范借阅、复制、传输流程，严防档案损毁、丢失、泄露、篡改，筑牢档案安全防线。5.实用长效原则。立足普法工作实际，兼顾档案留存、考核检查、经验总结、成果推广等实用需求，兼顾纸质档案与电子档案同步建设，推动档案台账数字化、智能化管理，实现长效保存、高效利用。第四条管理目标通过标准化、制度化、精细化管理，构建“资料收集全覆盖、分类整理规范化、归档保管专业化、查阅利用便捷化、电子管理常态化、考核监督制度化”的法治宣传教育档案台账管理体系，让普法档案成为记录法治建设进程、检验普法工作成效、研判普法工作短板、推广普法先进经验的“活字典”，全面提升全民普法工作规范化水平。第二章组织机构与岗位职责第五条组织机构各单位应当建立法治宣传教育档案台账管理工作责任制，成立专项工作小组，明确分管领导、责任科室、专职档案管理员，构建“分管领导统筹抓、业务科室具体抓、专职人员专人管”的三级管理体系。司法行政部门作为普法工作主管单位，负责统筹辖区内普法档案台账的规范指导、督导检查、标准统一、业务培训工作；各行业主管部门、基层单位负责本单位、本领域、本辖区普法档案台账的日常管理工作。第六条岗位职责1.分管领导职责。统筹部署本单位法治宣传教育档案台账管理工作，审批档案归档、借阅、销毁、移交等重要事项，保障档案管理场地、设备、经费、人员投入，定期督导台账规范化建设，协调解决管理工作中的难点问题。2.业务科室职责。负责日常普法工作资料的即时收集、初步整理、分类梳理，按时移交档案管理员归档；严格按照台账标准开展日常记录，保障原始资料真实、完整、规范；配合档案核查、考核检查、资料调取等工作。3.档案管理员职责。严格执行本规范各项规定，负责普法档案台账的系统整理、立卷编号、装订归档、分类保管、台账更新、电子化录入、借阅登记、安全防护、年度盘点等工作；建立完善档案管理台账目录，定期排查档案隐患；对接上级主管部门，完成档案报送、核查、整改等工作；熟练掌握档案管理业务技能，定期参加业务培训，提升规范化管理水平。4.司法行政督导职责。定期开展普法档案台账专项督查、业务指导、标准培训，通报典型问题，推广先进经验，常态化推进辖区普法档案规范化建设，将档案台账管理情况纳入普法工作年度考核。第三章档案台账分类与归档范围结合法治宣传教育工作全流程，将普法档案台账统一划分为八大类别，明确各类别归档范围、台账要素、资料标准，实现全覆盖、无遗漏归档。所有台账必须要素齐全，包含时间、地点、主体、对象、内容、过程、成效、佐证材料等核心信息，杜绝空白台账、简易台账。第七条综合管理类档案本类别为普法工作基础性、制度性、统筹性资料，是普法工作有序开展的核心依据，归档范围包含：上级普法工作法律法规、政策文件、工作规划、年度方案、通知批复；本单位普法工作领导小组文件、工作制度、实施方案、年度工作计划、工作总结、专项报告、述职报告；普法工作责任清单、“谁执法谁普法”履职清单、任务分解方案；普法工作会议记录、会议纪要、工作调度台账、专题部署会议资料；普法工作调研、督导、自查、整改资料；年度普法工作考核、迎检、评优材料等。台账核心要求：所有文件资料分类成册，会议记录需完整记录会议时间、参会人员、会议议题、工作部署、整改要求、落实举措；工作计划、总结需对应年度工作重点，数据详实、内容具体，杜绝空话套话。第八条法治宣传活动类台账本类别为各类普法宣传活动全过程资料，是普法工作成效的核心载体，归档范围包含：宪法宣传周、民法典宣传月、国家安全日、安全生产月、禁毒宣传、反诈宣传、未成年人保护、法律援助、信访普法等各类主题专项普法活动资料；进机关、进乡村、进社区、进学校、进企业、进单位、进网络“七进”普法活动台账；线下宣讲、摆摊宣传、入户普法、巡回宣讲、法治讲座、知识竞赛、文艺汇演等各类普法活动记录；线上短视频、公众号推文、直播普法、线上答题等网络普法资料。台账核心要素：每场次活动必须单独建档，包含活动方案、通知、签到表、现场照片、音视频资料、活动记录、工作总结、成效说明、群众反馈等佐证材料；详细记录活动时间、地点、参与人数、宣讲内容、覆盖群体、宣传频次、宣传载体、实际成效，做到“一场活动、一套台账、全程留痕”。第九条普法培训与队伍建设类台账本类别聚焦普法队伍建设与能力提升，归档范围包含：领导干部学法用法、工作人员法治培训、行政执法人员普法培训资料；法律明白人、人民调解员、普法志愿者、法治宣传员的花名册、聘任文件、培训方案、培训课件、签到记录、培训照片、考核测评、继续教育记录；普法队伍日常管理、考核奖惩、能力提升、梯队建设相关资料。台账核心要求：人员名册信息完整，包含姓名、岗位、联系方式、职责、培训经历；每次培训需留存完整闭环资料，培训记录真实详实，考核结果清晰可查，完整记录普法队伍培育、管理、提升全过程。第十条法治文化阵地建设类台账本类别涵盖法治文化硬件阵地与文化建设成果，归档范围包含：法治公园、法治广场、法治长廊、法治宣传栏、村居法治阵地、校园法治阵地、企业法治阵地等建设规划、建设合同、实景照片、验收资料、运维记录；法治文化作品创作、征集、展演、推广资料；法治文化活动、群众性法治文化实践、法治品牌创建、特色普法项目打造相关台账；阵地日常维护、内容更新、开放使用记录等。台账核心要求：清晰记录阵地建设时间、建设规模、投入经费、覆盖范围、使用频次；定期更新记录完整，特色普法品牌、创新举措、工作亮点单独整理归档，充分体现普法工作特色与创新成效。第十一条法治创建与示范引领类台账本类别为法治创建、示范评选、典型培育相关资料，归档范围包含：法治政府、法治乡镇、法治村居、法治校园、法治企业、守法诚信经营示范单位等各类法治创建申报、培育、验收、获评资料；普法先进集体、先进个人评选表彰资料；普法工作典型案例、优秀普法项目、创新工作经验总结、亮点素材、媒体宣传报道资料。第十二条精准普法与专项治理类台账本类别针对重点人群、重点领域精准普法工作，归档范围包含：未成年人、老年人、农民工、新业态从业者、社区矫正对象等重点人群专项普法台账；安全生产、生态环保、食品安全、消防安全、网络安全、基层治理等重点领域普法治理资料；普法诉求调研、群众法治需求收集、精准普法方案、针对性普法服务记录。第十三条经费与物资保障类台账本类别为普法工作保障类资料，归档范围包含：法治宣传教育年度经费预算、使用明细、报销凭证、经费公示资料；普法宣传手册、海报、展板、横幅、文创产品等宣传物资采购、入库、领用、发放台账；普法设备、宣传器材、数字化普法设备管理使用记录。第十四条电子数据与新媒体普法类台账本类别涵盖数字化普法成果，归档范围包含：官方新媒体平台普法推文、短视频、直播记录；线上普法答题、普法投票、法治互动活动数据；普法大数据统计、受众覆盖数据、宣传成效数据分析；电子档案备份、数字化归档、四性检测资料等。第四章档案台账整理与归档规范第十五条资料收集规范坚持“全员参与、即时收集、全程留存”原则，所有普法工作开展过程中形成的原始资料必须第一时间收集，不得事后补造、拼凑、删减。所有纸质资料严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不耐久书写材料，确保资料字迹清晰、载体耐久、可长期保存。电子资料全程留存原始文件，不得二次修改、剪辑，保证原始性、真实性。第十六条分类整理规范按照本规范八大分类类别，对收集的资料进行分类梳理、甄别筛选、排序整理。遵循“年度分类、一事一卷、同类合并”原则，同一年度、同一类型、同一主题的资料集中立卷；政策性文件、制度文件、长效性资料单独成册，跨年使用的基础性资料归入首次发文年度，后续年度仅归档新增、修订资料。整理过程中需剔除无效、重复、冗余资料，保留正式文件、原始记录、有效佐证材料，做到分类清晰、层级分明、逻辑有序，便于查阅核验。第十七条立卷装订规范1.案卷组装：每卷档案厚度控制在2厘米以内，资料过多可分卷装订；卷内资料按照“批复在前、请示在后，正文在前、附件在后，原件在前、复印件在后，重要资料在前、一般资料在后”的顺序排列。2.页码编制：卷内有效资料统一编制页码，正面页码标注在右下角，背面页码标注在左下角，页码连续、无重复、无遗漏。3.目录填写：每卷档案必须配备卷内目录，清晰填写文件标题、形成时间、页数、备注，内容准确、字迹工整、要素齐全。4.装订要求：所有纸质档案统一左侧装订，装订牢固、整齐美观，无松动、无缺页、无褶皱；封面统一印制法治宣传教育档案标识、年度、类别、案卷编号、保管期限、归档单位等信息，格式统一、规范标准。第十八条编号与台账目录规范实行统一案卷编号规则，编号格式为“年度-类别代码-案卷序号”，类别代码对应八大分类统一设定，做到一卷一号、唯一标识。同时建立《法治宣传教育档案台账总目录》，详细记录所有案卷的年度、类别、编号、名称、页数、保管期限、归档时间，实现一册总览、精准检索。第十九条归档时限规范1.即时归档：单次普法活动、临时专项工作结束后7个工作日内，完成资料收集、整理、初步归档。2.月度归集：每月末完成当月常态化普法资料的汇总梳理、分类整理、台账更新。3.年度归档：每年12月底前，完成本年度所有法治宣传教育档案的全面整理、立卷、装订、归档、入库工作，次年1月上旬完成年度档案自查复核。第五章档案保管、借阅与销毁管理第二十条档案保管规范各单位需设立专用档案储存区域或档案柜，实行专柜存放、分类摆放、专人管理，做到防潮、防火、防虫、防鼠、防尘、防盗、防高温、防损坏。档案存放区域保持整洁干燥、通风良好，严禁堆放杂物、易燃易爆物品。纸质档案与电子档案分开存放、同步保管，定期开展档案盘点、隐患排查，每年至少开展2次全面核查，确保档案完好无损。结合普法工作属性，明确档案保管期限：基础性制度文件、年度总结、法治创建成果、特色普法品牌资料保管期限为永久；日常普法活动、培训记录、会议资料、台账记录保管期限为30年；一般性通知、临时工作资料保管期限为10年。第二十一条档案借阅利用规范建立健全档案借阅登记制度，制定《法治宣传教育档案借阅登记簿》，详细记录借阅人、借阅时间、借阅案卷名称、借阅用途、归还时间、经办人等信息。内部工作人员查阅档案需履行登记手续，临时外借需经分管领导审批；外部单位查阅、复制档案，需出具单位介绍信、经办人证件，经单位主要领导审批后方可查阅。借阅档案人员必须妥善保管档案资料，严禁涂改、勾画、裁剪、抽取、损毁、丢失档案，严禁私自复制、传播涉密档案内容。档案使用完毕后及时归还，管理员核对无误后注销借阅记录，确保档案闭环管理。第二十二条档案移交与销毁规范档案管理人员岗位变动时，必须办理完整交接手续，对照档案总目录逐项核对清点，形成交接清单，由交接双方、监交人签字确认，存档备查，严禁私自交接、遗漏档案。达到保管期限、无留存价值的档案，由档案管理员梳理统计，形成档案销毁清单，经分管领导审核、主要领导审批后，成立销毁小组双人监销，做好销毁记录，全程留存影像资料，严禁随意丢弃、私自销毁档案。涉密档案严格按照保密管理规定执行销毁流程。第六章电子档案台账管理规范第二十三条电子档案建设要求全面推行纸质档案与电子档案“双归档、双保管”模式，所有法治宣传教育档案全部同步电子化录入、扫描存档，构建标准化电子档案数据库。电子档案需保证高清完整、画面清晰、内容可辨、无缺页、无模糊、无反光，扫描分辨率不低于300dpi，文件格式统一采用PDF格式，图片素材采用JPG格式，音视频素材采用通用可播放格式。第二十四条电子档案四性检测与备份严格落实电子文件真实性、完整性、可用性、安全性“四性”检测，定期对电子档案进行校验核查，杜绝篡改、损坏、失效问题。建立双重备份机制，实行本地硬盘备份+云端备份，每月完成一次增量备份，每季度完成一次全量备份，做好备份记录，防止电子数据丢失。第二十五条电子档案管理规范电子档案按照纸质档案分类体系统一命名、分类建夹、编号管理，目录与纸质档案完全对应，实现线上线下同步检索、一一对应。严格管控电子档案访问权限，设置分级权限密码，专人负责管理，严禁私自拷贝、传输、外泄电子档案资料。定期清理无效、重复电子数据，优化档案