DB62-T 4128-2020 公路工程竣工文件材料立卷归档规程

DB62公路工程竣工文件材料立卷归档规程甘肃省市场监督管理局发布IDB62/T4128—2020前言 III IV 12规范性引用文件 13术语和定义 14基本规定 25文件材料收集归档范围与质量要求 35.1文件材料收集归档范围 35.2不归档的文件材料 65.3文件材料收集归档质量要求 65.4竣工图归档质量要求 76案卷组成与填写规定 86.1案卷组成 86.2案卷填写规定 86.3组卷及卷内文件排列 96.4案卷装订 6.5材料立卷归档样式 7案卷排序 8声像档案 9电子档案 10验收与移交 附录A(规范性附录)案卷封面 附录D(规范性附录)档号章 附录E(规范性附录)竣工图章 附录F(规范性附录)竣工图封面 附录G(规范性附录)案卷盒封面 20附录H(规范性附录)案卷盒脊 21附录I(规范性附录)合同段交(竣)工资料档案移交清单 22附录J(规范性附录)移交XXX竣工档案签证单 23IIDB62/T4128—2020附录K(规范性附录)竣工档案案卷目录 24附录L(规范性附录)档号编制说明 25附录M(规范性附录)交通建设项目档案专项验收申请表 26附录N(规范性附录)设计变更文件与竣工图档号对照一览表 27附录0(资料性附录)公路建设项目文件材料收集归档单位 28附录P(资料性附录)条文说明 31DB62/T4128—2020III本标准依据GB/T1.1-2009给出的规则起草。本标准由甘肃省交通运输厅提出并监督实施。本标准由甘肃省交通运输工程标准化技术委员会归口。本标准起草单位：甘肃省交通工程质量安全监督管理局、甘肃兴陇工程监理咨询有限公司。本标准主要起草人：杨芙蓉、张熙伟、周继渊、陈东、钟明满、魏晓春、刘学琪、任文芳、廖维太、董立文、魏书宝、裴月娥、苗国龙、孔令功、李小平、王生银、贺天宇、邓彦荣、李俊、董军、李玉华、王永芳、郑庚基、顾巍、赵大同。DB62/T4128—2020IV随着我国“一带一路”建设的稳步推进，不断加强对西部地区旅游业、矿产资源的开发利用，交通基础设施建设蓬勃发展。为满足甘肃公路建设发展需求，统一省内公路工程竣工文件材料立卷归档技术要求，甘肃省交通运输厅以《关于下达甘肃省交通运输厅2016年第一批标准化工作项目计划的通知》甘交技术(2016)2号文件下达编制任务。本规程遵照交通运输部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》交办发(2010)382号、《关于印发公路工程竣(交)工验收办法实施细则的通知》交公路发(2010)65号，甘肃省交通运输厅《关于加快我省公路工程施工及监理用表和公路工程旁站手册推广使用工作的通知》甘交建(2013)30号，甘肃省交通工程质量安全监督管理局《关于发布<公路工程施工与监理用表>、<公路工程监理旁站手册>(2015)修订内容的通知》甘交质监(2015)187号等文件的要求，经调查研究、认真总结、参考有关标准并在广泛征求意见基础上，制定本规程。本规程编写的主要内容共10章，16个附录：1范围，2规范性引用文件，3术语和定义，4基本规定，5文件材料收集归档范围与质量要求，6案卷组成与填写规定，7案卷排序，8声像档案，9电子档案，10验收与移交，附录A案卷封面，附录B卷内目录，附录C卷内备考表，附录D档号章样式，附录E竣工图章样式，附录F竣工图封面，附录G案卷盒封面，附录H案卷盒脊，附录I合同段交(竣)工资料档案移交清单，附录J移交竣工档案签证单，附录K竣工档案案卷目录，附录L档号编制说明，附录M交通建设项目档案专项验收申请表，附录N设计变更文件与竣工图档号对照一览表，附录0公路建设项目文件材料收集归档单位，附录P条文说明。各有关单位在执行过程中将发现的问题或建议，寄送甘肃省交通工程质量安全监督管理局(地址：甘肃省兰州市城关区萃英门31号邮编：730030;邮箱：516225732@),以便下次修订时参考。1DB62/T4128—2020公路工程竣工文件材料立卷归档规程本规程规定了公路工程竣工文件材料的收集、整理、立卷归档以及公路工程档案验收与移交的主要内容和要求。本规程适用于甘肃省二级及以上公路新建、改扩建及养护大修工程建设项目竣工文件材料立卷归档工作，其它公路建设项目可参照执行。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T11821-2002GB/T17678.1-1999管理GB/T18894-2016照片档案管理规范CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分电子文件归档与档案0电子文件归档与电子档案管理规范DA/T31-2017纸质档案数字化规范JGJ/T185-2009建筑工程资料管理规程JTGF80/1-2017公路工程质量检验评定标准第一册土建工程公路建设项目文件材料立卷归档管理办法(交办发(2010)382号)公路工程竣(交)工验收办法实施细则(交公路发(2010)65号)同3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1公路建设项目文件highwayconstructionprojectdocument自公路工程建设项目立项开始至项目建设完成并通过竣工验收，在项目实施全过程中形成的工程准备阶段文件、项目管理文件、监理文件材料、施工文件材料、竣工图和交、竣工验收文件。3.2工程准备阶段文件材料seedtimedocumentofconstrutionproject工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件及材料。3.3项目管理文件材料projectmanagementdocument项目管理机构在项目实施期间形成的有效的各类过程管理文件及材料。3.4监理文件材料projectsupervisiondocument监理单位在监理工作过程中形成的文件及材料。2DB62/T4128—20203.5施工文件材料constructingdocument施工单位在施工过程中形成的文件及材料。3.6竣工图as-builtdrawing工程完工后，真实反映工程项目实体结果的图样。3.7交、竣工验收文件材料handingoverdocument建设工程项目交、竣工验收活动中形成的文件及材料。3.8公路工程档案highwayengineeringarchives公路工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文件材料、图纸、图表、声像资料等各种载体的历史记录。3.9电子档案electronicarchives工程竣工文件材料以计算机转换成的电子文件，可通过计算机等数字设备阅读、处理，在通信网络上传送的文件。3.10工程建设活动中形成的具有保存价值的照片、录音、录像等历史记录。3.11整理arrangement按照一定的原则，对工程文件进行收集、分类、组卷、排序、编目，使之有序化的全过程。3.12由互有联系的若干文件组成的档案最小保管单位。3.13组卷filing按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件材料分门别类的组成案卷，亦称立卷。3.14归档puttingintorecord文件形成部门或形成单位完成其工作流程，将形成的文件整理组卷后，按规定移交给相关档案管理3.15档案管理机构archivesmanagementorganization管理本地区公路工程档案工作的专门机构，以及接收、收集、保管和提供利用档案的档案馆、档案4基本规定4.1公路建设项目竣工文件材料立卷归档工作实行项目法人责任制。项目法人负责投资建设项目的文件材料立卷和归档工作，对各参建单位项目文件材料归档工作承担组织、协调、监督和指导等管理职责。DB62/T4128—202034.2项目法人应将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序，在建设项目工程招标及与各参建单位签订合同或协议时，对建设项目档案的编制责任、套数、质量和移交期限等提出明确要求。4.3项目法人(或项目管理机构)负责对项目实施过程中形成的立项审批、设计审批、工程准备、工程管理、科研资料、批准的新技术应用资料、交竣工验收、工程招标及合同文件、资金管理等文件材料进行收集、整理和归档；检查和监督建设项目各参建单位文件材料的形成和组卷工作；收集、汇总各参建单位文件材料案卷，编制案卷总目录及项目档案整理情况说明；公路建设项目竣(交)工验收时应依据《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发(2010)382号)与《公路工程竣(交)工验收办法实施细则》(交公路发(2010)65号)对公路工程档案组织审查，形成审查意见。4.4勘察、设计单位按合同、技术标准、规范及建设项目档案管理的要求向项目法人单位提交合格的勘察、设计文件材料。4.5施工单位应在合同段交工验收前，将系统化整理的项目档案连同案卷目录和案卷编制说明，经监理和项目法人单位检查合格后，移交项目法人单位。4.6监理单位按合同、技术标准、规范及建设项目档案管理的要求向项自法人单位提交合格的监理文件材料；对施工单位竣工文件材料的形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交档案质量审核意见。4.7项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。4.8参建单位应配备具有相关专业知识专职人员，负责工程资料的立卷归档和移交工作，且不得随意4.9资料表格应统一使用交通运输主管部门及质监机构发布的标准表格。4.10参建单位应对建设项目文件材料的真实性、有效性和完整性负责，严禁编造、涂改和随意抽撤。4.11参建单位应将纸质档案进行数字化处理形成电子档案，同纸质档案一并移交相关单位。4.12建设项目文件材料的整理、收集和著录采用计算机管理。5文件材料收集归档范围与质量要求5.1文件材料收集归档范围5.1.1建设依据文件包含以下内容：a)项目建议书及批准文件、预可行性研究报告和工程可行性研究报告及批准文件、专家评审意见；b)水土保持批准文件、环境影响评价及批准文件；c)水源地批复文件；d)取、弃土场批复文件；e)项目选址报告、批复；f)项目用地预审意见、批复；g)文物调查与保护、压覆矿产、防洪、地震安全评估、社会评价、节能调查等文件；h)上级单位有关指示。5.1.2设计审批文件包含以下内容：a)初步设计文件及批准文件(包括桥梁、隧道工程安全风险评估);b)施工图设计文件及批准文件、咨询评估(审查)报告、施工图会审纪要；c)设计变更文件及批准文件；d)设计中重大技术问题往来文件、会议纪要。4DB62/T4128—20205.1.3工程准备资料包含以下内容：a)建设用地选址意见及红线图；b)建设用地申请及批复，项目规划造地报告及批复；c)占地图及土地使用证；d)征地拆迁批文、合同、协议书、征用土地数量一览表、拆迁数量一览表；e)取、弃土场的变更申请与批复文件；f)供电、供水、通讯、排水等协议；g)施工许可批准文件；h)质量监督申请书及工程质量监督管理受理书；i)建设前原始地形、地貌状况图；j)技术文件及补充文件(交通产品要求、工地试验室及专项检测项目备案资料等);k)工程质量责任登记表。5.1.4项目法人施工管理文件材料包含以下内容：a)项目法人对工程质量、进度、费用控制管理文件；b)质量监督机构印发的质量监督相关文件；c)项目法人组织召开的工地会议、专题会议纪要；d)项目法人委托的试验检测、咨询、监控、技术评审等相关过程管控资料。5.1.5施工单位文件材料包含以下内容：a)工程管理文件包括施工组织机构成立文件、主要管理人员授权文件、人员变更文件、工地试验室备案资料、人员岗位责任登记、施工组织设计、施工(专项)方案、技术交底文件、会议纪要、工程质量管理、合同管理、进度管理文件等；b)合同段开工申请及批准文件、图纸会审纪要、交接桩记录、控制点复测、施工控制点的加密(工程定位、水准点、基准点、导线点)测量、复核记录；c)施工日志、施工原始记录；d)施工工序资料及中间交工验收资料；e)工程质量自检报告及工程质量自检评定资料；f)桥梁荷载试验报告、桥梁基础检验汇总资料；g)工程质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件；h)施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响分析；i)材料及标准试验资料包括：1)原材料抽检试验检测报告及外委试验检测报告等；2)外购材料(产品)出厂合格证书、检验报告及质量鉴定报告；3)各种标准试验、配合比设计报告。j)竣工图；k)安全生产管理过程中发生安全事故后形成的调查报告、评估报告、处理结论等具有查考价值的文件资料；1)其它资料。5.1.6监理单位文件材料包含以下内容：a)监理管理文件；1)监理组织机构成立文件、主要监理人员授权文件；2)监理计划与实施细则；5DB62/T4128—20203)监理指令；4)监理通知单；5)监理月报；6)程序性审查、审批及上报文件；7)其他管理类文件。b)工程质量控制文件；1)质量控制措施、规定及往来文件；2)工序抽检资料；3)工程质量抽检评定资料。c)工程进度计划管理文件；d)工程合同管理文件；1)主要监理人员变更及批复文件资料；2)c)工程进度计划管理文件；d)工程合同管理文件；1)主要监理人员变更及批复文件资料；e)其他文件、资料；5.1.7项目科研、新技术文件材料包含以下内容：5.1.7项目科研、新技术文件材料包含以下内容：a)课题报告、任务书及批准资料；b)科研方案、试验记录、专家评审及技术鉴定报告。5.1.8经批准的新技术应用资料包含以下内容：建设完成后的建筑信息化模型(BIM)技术资料等(如5.1.9声像资料包含以下内容：))、、梁；隧道等结构物重点部位施工。周5.1.10交、竣工验收文件包含以下内容：a)交工验收文件：1)交工验收证书；2)交工验收工程质量评定资料；3)交工验收质量检测报告；b)竣工验收文件：1)竣工验收证书；2)缺陷责任期内形成的缺陷修复、试运行记录、检查记录、观测记录资料；3)设计单位出具的工程设计符合性文件；c)工程单项验收文件(环保、水保、档案等);d)各参建单位项目总结报告；e)接管养护单位项目使用情况报告。5.1.11工程招投标及合同文件包含以下内容：a)招标文件；b)投标文件、评标报告；c)中标通知书；d)工程合同；DB62/T4128—20206e)其他相关协议书。5.1.12资金管理文件包含以下内容：a)计量支付报表；b)财务决算文件；c)工程决算文件；d)项目审计文件。5.1.13其他文件材料。5.2不归档的文件材料5.2.1不归档的上级单位的文件材料有以下几类：——上级机关任免、奖惩非本机关工作人员、普发供参阅及不需办理的文件材料；——上级单位下发的仅供工作参考的抄件；——上级单位征求意见未定稿的文件。5.2.2不归档的本单位文件材料有以下几类：——无查考利用价值的事务性、临时性文件；——未经会议讨论、领导审阅、签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿；——单位内部抄送的文件材料，不履行公文的行文、介绍信等；——参考的文件材料。5.2.3不归档的同级单位和非隶属单位的文件材料有以下几类：——参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；——非隶属单位抄送不需要办理的文件材料；——非隶属单位送来参阅的简报、情况反映、不抄报或不必备案的文件材料。5.2.4不归档的试验检测资料有以下几类：——仪器使用台账、试验检测记录等各类台账；——已出具正式试验检测报告的原始记录资料等。5.2.5不归档的其他文件资料有以下几类：——安全生产管理过程中形成的不具备查考价值的文件资料；——党建资料、廉政建设资料。5.3文件材料收集归档质量要求5.3.1凡是反映与本工程项目有关及具有查考价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入公路工程档案。5.3.2公路建设项目文件材料应按文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进度情况，及时收集、整理。5.3.3收集归档的项目文件材料宜为原件，如供货商提供原材料及产品的质量保证文件为复印件的，复印件应清晰并加盖销售单位印章后归档保存。5.3.4收集归档的项目文件材料应完整、真实、规范。工序资料应收集齐全，记录内容和数据应符合JTGF80/1-2017《公路工程质量检验评定标准第一册土建工程》规定。7DB62/T4128—20205.3.5建设项目文件材料宜使用激光打印机进行打印，形成的文件和表格部分，纸张统一为A4(210mm×297mm)或A3(297mm×420mm)号纸，页边距为：纵向表格装订边不小于3cm,翻口边2cm,天头边2.5cm,地角边2cm;横向表格装订边不小于3cm,翻口边2cm,天头边2cm,地角边2cm。5.3.6施工工序文件材料以单位工程、分部工程、分项工程的顺序，按现行JTGF80/1-2017《公路工程质量检验评定标准第一册土建工程》相关规定收集整理。5.3.7卷内文件材料厚度应控制在3cm以内，每卷250张左右为宜。5.3.8案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，字迹要清晰端正，图面整洁，不得使用热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不耐久的材料书写，不得用图章代替签字，签字时必须使用黑色碳素笔。5.3.9批语及签署意见写在文件装订线上的，应将左边粘贴补宽，文件或纸张规格差别较大的应补贴或折叠，小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证应粘贴在A4纸上，→张合格证作为一页，可以加长但不得加宽。5.4竣工图归档质量要求5.4.1竣工图的编制要求，应符合下列规定：——竣工图由施工单位负责编制；竣工图应与工程实际情况相符合，每册竣工图应编制竣工说明，竣工说明要充分体现已完工项目建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术、新工艺、新材料、特殊问题处理、施工图的版本、变更情况及修改完善情况、完工时间、在养护工作中应注意事项等；——本合同段工程结构、工艺、平面布置等未发生变更或一般性变更符合杠改、划改要求的，可在原施工图上修改，要注明修改依据，由竣工图编制单位在施工图上逐张加盖竣工图章并签字后作为竣工图；竣工图章颜色应采用红色，竣工图章盖在每页背面左下角；——凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图；重新绘制竣工图的图签如能全面反映施工和监理单位签署情况的，可不另加盖竣工图章，在重新绘制的竣工图纸原施工图号前加汉字“竣”;——同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同构筑物、建筑物应分别编制；——收费管理所、服务区等公路配套房屋建筑工程使用的蓝图，按照JGJ/T185-2009《建筑工程资料管理规程》附录D竣工图绘制规定执行。5.4.2竣工图章中的内容应填写齐全、清楚，不得代签字，单位名称可直接刻在竣工图章上。竣工图章格式包含以下内容：——编制单位：合同中施工单位全称；——编制人：竣工图的编制人；——技术负责人：项目技术负责人；——编制日期：竣工图编制的日期；——监理单位：合同中监理单位全称；——监理工程师：项目总监或驻地监理工程师；——审核日期：竣工图审核的日期。5.4.3竣工图审核应符合下列规定：——竣工图编制完成后，由监理单位检查竣工图编制情况，对竣工图的真实性、完整性、准确性进行审核，经审查无误后由总监或驻地监理工程师签字认可，项目管理机构视情况抽查；8DB62/T4128—2020——竣工图内容应与施工图设计、设计变更、材料变更、施工、质检记录相符合。6案卷组成与填写规定6.1案卷组成案卷由案卷卷盒、案卷封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表组成。6.2案卷填写规定6.2.1卷盒正面及盒脊只填写案卷档号、项目名称和立卷单位。6.2.2案卷封面按以下规定填写：——档号：项目代号、分类号及案卷号，由项目法人单位或档案接收单位编制；——项目名称：工程项目全称；——案卷题名：案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容，包括公路工程建设项目名称、起讫里程、单位(分部、分项)工程名称及文种；——立卷单位：案卷的组卷单位；——起止日期：案卷内文件材料的形成起止日期，日期格式由八位阿拉伯数字组成；——保管期限：按照设计年限填写；——密级：根据国家及交通运输部有关保密规定填写。6.2.3卷内目录填写应符合以下规定：——序号：填写卷内文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从“1”起依次标注；——文件编号：填写文件材料的原始编号或图号；——责任者：填写文件材料的形成单位或主要形成单位，以落款公章为准，属原材料报验和工序验收文件，责任者应填写施工单位和监理单位；原材料出场证明责任者应填写生产厂家。一份文件有多个责任者时，选择两个主要的责任者，其余用等代替；——文件题目：填写文件材料标题的全称。没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，加“[]”符号；公文形式文件材料，填写标题的全称；卷内每份独立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题；——日期：填写文件材料的形成起止日期，日期格式由八位阿拉伯数字组成；——页次：填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号；属已装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数；案卷内文件材料以有书写内容的页面编页号，单面书写的在其右下角、背面左下角编写页号；——备注：填写需注明情况；——卷内目录需纸质目录及电子目录各一份。6.2.4卷内备考表按以下规定填写：——说明：注明本案卷包含的文件份数及本案卷组卷情况，说明复印件归档原因和原件存放地；——立卷人：指案卷组卷人员；——日期：填写立卷时间；——检查人：填写部门或项目技术负责人及监理；——日期：填写检查日期。6.3组卷及卷内文件排列9DB62/T4128—20206.3.1项目法人组卷及卷内文件排列应符合以下规定：a)综合文件按建设程序的形成时间、分类进行组卷；有关联的请示与批复文件，按批复在前、请示在后的顺序排列；c)决算和审计文件按合同段顺序组卷；d)检测单位卷内文件资料排列规定：1)检测管理文件按形成时间顺序组卷；有关联的请示与批复文件，按批复在前，请示在后的顺序排列；2)检测工作联系单、不合格通知单按形成时间进行组卷；3)标准试验资料应分施工合同段，按类别和形成时间进行组卷；4)原材料检验资料(含合格证或质量鉴定报告)及半成品(钢筋焊接及机械连接接头等)应分施工合同段，按类别和形成时间进行组卷；5)混凝土强度报告、砂浆强度报告及抽检资料等应分施工合同段，按类别和形成的时间进行6.3.2监理单位组卷及卷内文件排列应符合以下规定：a)监理管理文件按形成时间顺序组卷；有关联的请示与批复文件，按批复在前、请示在后的顺序b)监理指令、监理工程师通知单按形成时间进行组卷；c)试验、检测报告按以下要求组卷：1)标准试验资料应分施工合同段，按类别和形成时间进行组卷；3)压实度、混凝土抗压强度、砂浆强度等检测报告应附入对应的分项工程中，不单独组卷；4)外委检测报告应归入相应试验、检测报告资料中；d)监理抽检资料分施工合同段以分项工程为单元进行组卷，按桩号由小到大、施工部位由下到上进行排列；e)工程质量评定资料以施工合同段为单位，其合同段、单位、分部工程质量评定资料按桩号由小到大、施工部位由下到上进行排列，单独进行组卷；分项工程质量评定资料归入本分项工程工序资料中；f)进度控制文件及合同管理文件分施工合同段，按形成时间进行组卷；h)监理日志、巡视记录分施工合同段，按形成时间单独组卷；i)监理旁站记录应附入对应分项工程工序资料中，不单独组卷。6.3.3施工单位组卷及卷内文件排列应符合以下规定：a)施工单位管理文件：按形成时间顺序组卷，有关联的请示与批复文件，按批复在前、请示在后的顺序排列；b)开工报告：合同段、单位、分部工程开工报告单独进行组卷，按桩号由小到大、施工部位由下到上进行排列；c)中间交工证书：归入本分项工程工序资料中，排列在工序资料首页；d)工程质量评定资料：合同段、单位、分部工程质量评定资料单独进行组卷，按桩号由小到大、施工部位由下到上进行排列；分项工程质量评定资料归入本分项工程工序资料中，排列在中间交工证书之后；DB62/T4128—2020e)施工工序资料：以分项工程为单元进行组卷，按桩号由小到大、施工部位由下到上进行排列；f)试验、检测报告按以下要求组卷：1)标准试验资料分类按形成时间进行组卷；2)原材料检验资料(含合格证或质量鉴定报告、原材料报验单)分类按形成时间进行组卷；3)压实度、混凝土抗压强度、砂浆强度、桩基完整性检测及地基承载力等检测报告应附入对应的分项工程中，不单独组卷；4)外委检测报告应归入相应试验、检测报告资料中；g)进度控制文件：按形成时间顺序单独进行组卷；h)合同管理文件：按形成时间顺序单独进行组卷；i)施工日志、会议纪要：按形成时间顺序单独进行组卷；j)施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观测记录、对工程质量影响分析资料，放入对应分项工程中进行组卷；k)质量、安全事故处理情况报告及补救后达到要求的认可证明文件，按发生时间，分类进行组卷；1)竣工图：按专业(路基、桥梁、互通立交、隧道、路面、环保、交安、机电、房建)和图号进行组卷。6.4案卷装订6.4.1案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。公路建设项目档案除成册设计图纸及成册文件资料外，需要装订的案卷均按照三孔一线方式用线绳进行装订。装订线距左边1cm,中孔居中，三孔之间各为8cm,装订时靠装订边和下边对齐，装订前，去除塑胶、塑封、塑模及订书针等腐蚀纸张的材料。6.4.2不装订的图纸需每页加盖档号章，档号章内容包括竣工图所在案卷档号和本案卷所在序号。6.4.3蓝图装订按照JGJ/T185-2009《建筑工程资料管理规程》附录E竣工图图纸折叠方法规定折叠为A4(210mm×297mm)图幅标准后，按照三孔一线方式用线绳进行装订。6.5材料立卷归档样式材料立卷归档样式见附录A～附录N。7案卷排序7.1立项审批文件材料案卷包括：a)项目建议书及审批文件；b)预可行性研究、工程可行性研究报告及审批(核准)文件；c)可行性研究报告的评估及行业主管部门对可行性研究报告的审查意见；d)专家对可行性研究报告的评审文件；e)环境影响评价报告书及批复；f)项目用地预审意见；g)水土保持方案及审批文件；h)文物调查、保护、矿产资源调查等文件；i)其他文件材料。7.2设计审批文件材料案卷包括：a)初步设计及审批文件、专家审查意见及审查会议纪要；b)施工图设计文件及审批文件；c)工程勘测、设计基础资料。7.3工程准备文件材料案卷包括：a)建设用地选址意见及红线图；b)建设用地申请及批复；c)占地图及土地使用证；d)征地拆迁批文、合同、协议、征用土地数量一览表、拆迁数量一览表；e)供电、供水、通讯、排水等协议；f)施工许可批准文件；g)质量监督申请书及质量监督通知书；h)建设前原始地形、地貌状况图、照片。7.4施工文件材料案卷包括：a)工程管理文件；b)施工准备文件；c)施工质量控制文件；d)竣工图；e)监理文件；f)科研资料；g)经批准的新技术应用资料案卷；h)声像声响资料；7.5交、竣工验收文件材料案卷包括：同c)交工验收质量检测报告；d)设计单位出具的工程设计符合性文件；e)质量监督机构出具的交工验收质量检测意见；f)质量监督机构出具的交工验收质量c)交工验收质量检测报告；d)设计单位出具的工程设计符合性文件；e)质量监督机构出具的交工验收质量检测意见；g)质量监督机构质量监督报告；h)试运行记录、检测、观测记录及成果报告、缺陷整改文件材料；i)单项验收文件；j)接管养单位项目使用情况报告；k)其他。7.6工程招投标及合同文件材料案卷包括：a)招标文件；b)投标文件；c)评标文件；d)中标通知书；e)工程合同。7.7资金管理案卷包括：a)支付报表；DB62/T4128—2020b)决算及决算审计。7.8其他案卷。8声像档案8.1声像档案按以下规定分类：a)综合类声像资料内容：主要收集工程建设中发生的各项重大活动中产生的声像材料；b)工程类声像资料内容：主要收集施工前原貌及竣工后新貌；主要工程实体、构件、隐蔽工程、关键工序、关键部位、设备安装等施工过程；在管理过程中各阶段产生的重要、有代表性的声像资料。8.2声像档案编制应符合以下规定：a)每个录像、录音盒外需粘贴名称及编号、并编写简要说明，录像、录音带应盒装，盒外应标有：项目名称、合同段起讫桩号、项目名称+竣工文件；b)声像档案总说明：简要写明本合同段工程概况、起讫地点及桩号、工程技术标准、主要技术指标、完成的主要工程量及主要工程部位；c)数码照片应刻录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出纸质照片与说明一并整理归档；照片档案的整理应符合国家档案局GB/T11821-2002《照片档案管理规范》要求；d)照片冲印为6英寸纸质照片；e)照片背面右下角将排序的顺序号用铅笔填写，并填写卡片内容；f)照片卡片填写内容：1)事由：照片反映的事件或工序名称；2)时间：本照片的拍摄时间(****年**月*日);3)地点：桩号(照片主题内容的实际地点);4)人物：主要人物姓名、身份；5)摄影者：本照片拍摄人。9.1电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、GB/T17678.1-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》和DA/T31-2017《纸质档案数字化规范》的要求。9.2案卷的电子文件夹内除存储电子文件外，还应建立案卷封面、卷内文件目录和卷内备考表三个电子文件，卷内文件目录与卷内电子文件宜建立超级链接。9.3档案形成单位与保管单位应确保电子文件的完整性和有效性。9.4电子文件整理时，每个工程(项目)应建立多级文件夹。9.5以工程或项目名命名的文件夹，应实际存放该工程或项目的所有电子案卷，每一个电子案卷文件夹内应存放该案卷的所有文件。10验收与移交10.1各参建单位应在合同段交工验收前，将检查合格的项目档案连同案卷目录(含电子版目录)和案卷编制说明一并移交项目管理机构并办理移交手续。DB62/T4128—2020案卷编制说明内容：本合同段项目建设内容、档案整理执行标准、项目档案整理情况及案卷数量、竣工图编制质量及其他需要说明的问题。10.2移交项目档案套数由项目法人单位根据实际需要确定，并在合同中明确。合同中没有明确移交项目档案套数的，应至少移交1套纸质原件档案、案卷目录和卷内目录(纸质原件中竣工图为2套，其中1套纳入项目管理机构交、竣工验收文件中，1套纳入施工单位竣工文件中),3套电子版档案、案卷目录和卷内目录，2套声像档案。10.3项目法人单位负责对经系统化整理和排列的所有案卷汇总编制案卷总目录(含电子版)及项目档案整理情况说明。说明内容包括：项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、项目档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的情况。10.4项目档案验收应在项目竣工验收3个月前完成。10.5项目法人在项目通过竣工验收3个月内，按有关规定向有关单位移交项目档案。档案经核对无误后，双方应在交接签证单上签字、盖章、各执1份，作为交接凭证保存。DB62/T4128—2020(规范性附录)案卷封面项目名称：图A.1案卷封面样式注1:案卷封面内项目名称字体采用一号宋体加黑，其他字体采用三号宋体加黑。DB62/T4128—2020(规范性附录)卷内目录图B.1卷内目录样式注1:表头采用小二号字体加黑，表头内容采用DB62/T4128—2020(规范性附录)卷内备考表图C.1卷内备考表样式注1:备考表标题采用小二号黑体字，其他内容采用四号宋体字。注3:页边距：上2.5cm下2.0cm左3.0cm右2.0cm。档号章-35mm膏-35mm膏注：档号、页次采用四号宋体字。DB62/T4128—202018(规范性附录)竣工图章30mm25mm2530mm80mm图E.1竣工图章样式注：“竣工图”采用小二号宋体加黑，其他内容采用小三号宋体字。DB62/T4128—2020(规范性附录)竣工图封面图F.1竣工图封面样式注：“档号”及填写内容采用三号宋体加黑，“XX公路建设项目”采用一号宋体加黑，“案卷题名”～“密级”及填写内容采用三号宋体加黑。DB62/T4128—202020(规范性附录)案卷盒封面图G.1案卷盒封面样式21DB62/T4128—2020(规范性附录)案卷盒脊立卷单位20mm图H.1案卷盒脊样式注：“XXX公路”、“档号”及“立卷单位”均采用小二号宋体加黑。22DB62/T4128—2020XXX至XXX公路建设项目XX合同段交(竣)工资料档案移交清单DB62/T4128—202023移交XXX竣工档案签证单移交XXX竣工档案签证单项目名称：档案形成时间：光盘、缩微制品：档案移交时间：(电子版)签证时间：年月日附：竣工档案案卷目录图J.1移交XXX竣工档案签证单样式24DB62/T4128—2020(规范性附录)竣工档案案卷目录 图K.1竣工档案案卷目录样式注1:此表格统一用Excel制表，表头采用18号宋体字加黑，表头内容采用12号宋体字加黑，内容字号采用11号宋体字。注2:页边距：上3.0cm下2.0cm左2.0cm右2.0cmDB62/T4128—202025 (规范性附录)档号编制说明 案卷号 分类号项目代号档号编制说明：日0日项目代号：项目名称简写拼音首字母。分类号：按施工过程进行分类：立项审批文件材料缩写为“1”,设计审批文件材料缩写为“2”,工程准备文件材料缩写为“3”,施工文件材料缩写为“4”,交、竣工验收文件材料缩写为“5”,工程招投标及合同文件材料缩写为“6”,资金管理文件材料缩写为“7”,其他文件材料缩写为“8”。案卷号：用阿伯数字标识。图L.1档号编制说明格式26DB62/T4128—2020(规范性附录)交通建设项目档案专项验收申请表交通建设项目档案专项验收申请表图M.1交通建设项目档案专项验收申请表样式27(规范性附录)设计变更文件与竣工图档号对照一览表设计变更文件与竣工图档号对照一览表图N.1设计变更文件与竣工图档号对照一览表样式注1:表头采用小二号宋体字加黑、表头内容采用4号宋体字加黑、其他内容采用五号宋体字注3:附在竣工图纸的说明之后DB62/T4128—202028(资料性附录)公路建设项目文件材料收集归档单位表0.1公路建设项目文件材料收集归档单位123456789123123456781DB62/T4128—202029表0.1公路建设项目文件材料收集归档单位(续)2开工前的交接桩记录、控制点的复测、施工控制点的加密工34DB62/T4128—2020表0.1公路建设项目文件材料收集归档单位(续)30归档单位5监理文件监理大纲、规划、细则及批复、监理日志、备忘录监理单位旁站监理记录、平行试验及独立抽检文件材料监理单位6课题报告、任务书及批准文件项目法人研究方案项目法人试验记录、分析计算数据项目法人专家评审及技术鉴定报告项目法人7经批准的新技术应用资料项目法人项目实施过程中应用的新技术相关资料项目法人项目完成后的建筑信息模型(BIM)技术资料等有关单位8声像声响资料重大活动、重大事故处理有关单位隐蔽工程、关键工序、桥梁隧道等结构物重点部分施工有关单位9交、竣工验收1交、竣工验收文件项目法人2建设、设计、施工、监督单位工作报告项目法人3交工验收质量检测报告4设计单位出具的工程设计符合性文件5质量监督机构出具的工程交工质量核验意见项目法人6质量监督机构出具的工程质量鉴定报告项目法人7质量监督机构的质量监督管理工作报告项目法人8试运行记录、检测、观测记录及成果报告、缺陷整改文件材料项目法人9单项验收文件项目法人接管养单位项目使用情况报告项目法人项目法人工程招投标及合同文件1招标文件项目法人2投标文件项目法人3评标文件项目法人4中标通知书项目法人5工程合同项目法人资金管理1支付报表项目法人2决算及决算审计项目法人项目法人31DB62/T4128—2020(资料性附录)条文说明3术语本章中给出的术语，是本规程有关章节中引用的。除本规程使用外，还可以作为公路工程档案工作引用的依据。4基本规定本章规定了公路工程档案管理机构及档案形成单位以及建设、勘察、设计、施工、监理等建设工程档案形成单位在公路工程档案编制中的工作内容和具体文件材料形成与档案编制的相应职责。4.1项目法人由项自出资人和项目建设管理法人组成，在上报项目工程可行性研究报告时应明确项目出资人。项目出资人依法履行出资人职责。项目建设管理法人是经依法设立或认定，具有注册法人资格的企、事业单位，承担项目建设过程中的法定责任。4.3项目建设管理法人结合项目规模和内容，在建设项目所在地组建项目管理机构(即项目管理办公室),项目管理机构可负责对勘察、设计、检测、监测、咨询等单位形成的文件材料进行组卷与归档。4.8参建单位指参与公路工程项目建设的项目管理、勘察、设计、咨询、施工、监理、试验检测、监测、评估、设备制造等业务单位。5文件材料收集归档范围与质量要求5.1文件材料收集归档范围文件材料收集归档范围主要参照交通运输部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发(2010)382号)及《关于印发公路工程竣、交工验收办法实施细则的通知》(交对于项目管理机构、监理单位、施工单位在项目实施过程中形成的通知、报告、批复等各类管理文件，为避免重复归档，原则上是“谁形成谁整理归档”;勘察、设计、检测、监测、咨询等单位形成的管理文件，按照本规程基本规定应纳入项目管理机构的资料中整理归档。非本单位形成，但作为需归档文件的附件文件，为保持归档文件的完整性，可随主文件成套归档。这里需要特别说明的是，对施工单位在项目实施过程中形成的“设计变更文件”及“计量支付报表”未在“5.1.5施工文件资料”中列出，主要是考虑项目档案的总体分类归档及查阅的便利性。为避免重复归档，在分类归档时应将各施工合同段“设计变更文件及其批复文件”归入“5.1.2设计审批文件”中，将“计量支付报表”归入“5.1.12资金管理文件”中，由建设单位统一整理归档。5.1.6项目单独招标的环保、水保监理单位竣工文件资料归入按本章节要求整理归档。5.2不归档的文件材料DB62/T4128—2020主要指与追溯项目建设程序管理、投资管理、质量管理、项目产品技术信息等无关的，没有查考32价值的资料及各类重复性资料。这类资料会增大竣工资料数量，增加立卷归档的工作量，耗费竣工资料管理资源，各单位在竣工文件资料整理立卷时应根据本章节规定的情形与项目实际需要进一步甄别5.3文件材料收集归档质量要求