DB37T 6055-2026 高校学籍档案利用服务规范

Q/LB.□XXXXX-XXXX目次TOC\o"1-1"\h\t"标准文件_一级条标题,2,标准文件_附录一级条标题,2,"前言 II1范围 12规范性引用文件 13术语和定义 14服务原则 14.1真实准确 14.2便捷高效 14.3安全管理 15服务对象 26服务场所与人员 26.1场地布局 26.2设施设备 26.3平台建设 26.4服务人员 27服务管理 27.1制度建设 37.2安全管理 38服务内容与要求 38.1咨询服务 38.2查阅服务 38.3复制服务 48.4摘录服务 49服务评价与改进 59.1服务评价 59.2投诉处理 59.3服务改进 5附录A（资料性）学籍档案利用申请表 6A.1学籍档案利用申请表见表A.1 6参考文献 7前言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由山东省教育厅提出、归口并组织实施。本文件起草单位：山东第二医科大学、上海兑观信息科技技术有限公司、潍坊学院、潍坊市档案馆。本文件主要起草人：颜冬英、于雷、徐杰、杨瑞贞、李博、赵文亮、董欣、叶浩、张茂凤、高润国。高校学籍档案利用服务规范范围本文件规定了高校学籍档案利用服务的服务原则、服务对象、服务场所与人员、服务管理、服务内容与要求、服务评价与改进等。本文件适用于高校提供的学籍档案利用服务。规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T22240信息安全技术网络安全等级保护定级指南DA/T56档案信息系统运行维护规范DA/T73档案移动服务平台建设指南术语和定义下列术语和定义适用于本文件。

学籍档案studentstatusarchives学生自入学之日起，在受教育过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案利用accessanduseofarchive利用者以借阅、复制、摘录、网络等方式使用档案的活动。[来源：DA/T1-2000，7.1]服务原则真实准确开展学籍档案利用服务时，统一数据来源，其服务结果应与档案资料信息一致并如实反映学生的学习经历和学业状况，不宜伪造、篡改。便捷高效在服务场所、服务方式、服务途径等方面为服务对象提供便捷服务，简化服务手续，提高利用效率。安全管理加强档案安全管理，确保学籍档案利用过程中的安全性。服务对象高校学籍档案利用的服务对象包括但不限于：本校在校学生本人或其委托人；本校毕业学生本人、直系亲属或其委托人；本校毕业学生所在单位组织人事管理部门及相关人员；政府机关、司法机关、中央及地方组织人事管理部门及相关人员。服务场所与人员场地布局应设置固定的、相对独立的服务场地，场地面积能满足日常档案利用服务的需要。应设置接待区、等候区等功能区并有标识牌。设施设备应配备满足档案利用服务需要的设备设施，包括但不限于网络连接设备、计算机、打印机、复印机、扫描仪、高拍仪、传真机、服务评价器、桌椅等。应配备必要的图书报刊、寄存柜等便民服务设施和设备。应在接待区放置申请示范文本、办事指南及相关表格的填写样本并及时更新。应在室内显著位置张贴档案利用管理与服务制度，包括但不限于服务时间、服务流程、收费标准、禁止行为等内容。应根据公共服务场所消防安全及卫生要求配备必要的安全、消防、卫生等防护设备。平台建设应按照DA/T73的有关内容建立网上服务平台，平台宜具备以下基本功能：用户管理；服务预约；学籍档案查询；学籍档案下载与打印；在线支付；数据安全与隐私保护；统计与报表。服务人员应具有良好的政治素质、职业道德，熟悉相关政策法规和业务规范。应具备相应的文化水平、专业知识与技能，能够熟练操作各类服务设施及设备。应衣着整洁、仪表端正，宜使用普通话和文明用语。应树立良好的服务意识，热情、耐心、细致地为服务对象提供服务。每学期应至少参加1次专业培训活动。服务管理制度建设应建立并完善档案利用服务相关制度，包括但不限于：档案借阅制度；档案保密制度；首接负责制度；安全管理制度；岗位责任制度；服务评价制度。安全管理应加强档案利用服务过程中的安全管理，确保档案不被损坏、丢失或泄密。学籍档案中的个人隐私信息不应随意公开。应定期对服务设施设备进行维护保养，确保其处于良好运行状态。电子学籍档案安全管理应符合以下要求：确定电子学籍档案备份周期，按期对电子档案进行备份；建立容灾备份体系，满足异地备份的要求。档案信息化管理系统及公共服务平台安全管理符合以下要求：应按技术规范开发应用程序和数据共享接口，保障数据安全使用；系统运行网络与外部网络进行信息交换时，应规范使用密码技术等安全访问控制措施；应按照GB/T22240的有关要求，制定安全保护等级；系统故障的应急响应过程和管理方法应符合DA/T56的有关规定。应建立针对火灾停电、系统故障、网络故障等突发事件的应急处置预案并定期开展应急演练。服务内容与要求咨询服务现场咨询应对服务对象的咨询问题一次性作出明确答复，并提供相关服务事项的服务要求与内容。当场不能答复的，应在承诺时限内给予答复。服务人员应做好现场咨询记录，登记服务对象姓名、单位、联系方式、咨询内容等。线上咨询宜建立网上平台并开通网上咨询服务功能，配备服务人员开展网上咨询服务。咨询响应时间应不超过3个工作日。电话咨询应保持咨询电话实时畅通，对来电咨询信息进行登记，包括服务对象姓名、单位、联系方式、咨询内容等。应对服务对象的咨询问题一次性作出明确答复。不能答复的，应告知服务对象事后答复时间或其他咨询途径，并在承诺时限内给予电话答复。查阅服务现场查阅符合查阅条件的，服务人员应告知申请流程及需要准备的材料。不符合查阅条件的，服务人员应予以说明解释，并告知需补正的材料。服务人员对服务对象提交的申请材料进行初审，初审通过的应予受理，初审未通过的，应一次性告知。个人查阅申请材料应包括：服务对象本人身份证明材料，如代他人申请的，还应提供授权委托书及受托人身份证明；档案利用申请表（见附录A）；与申请事项有关的权利利害关系证明材料。单位查阅申请材料应包括：单位介绍信；经办人身份证明材料或工作证和执行公务证；与申请事项有关的权利利害关系证明材料。服务人员应及时核验服务对象信息，并告知查阅服务的内容及流程等。服务对象申请事项审核通过后，应及时调取档案。服务人员应提醒服务对象阅览过程中应保持档案完好，不应将相关资料带离。归还档案时，应检查档案是否完备、整洁，是否有污损现象。如发生档案损坏情况应及时记录并处理。远程查阅应引导服务对象通过线上服务平台填写查阅事项的相关信息，上传申请材料。线上平台申请成功的应给予提示信息并提供办事进度查阅服务，形成服务记录。需要进行材料核验的查阅事项，应通知服务对象携带相关材料到现场进行核验。复制服务现场复制服务人员应能熟练操作复印机等设备，提供的档案复制件应图文清晰，复制完整，无错页、漏页。需要扫描的，服务人员应选择分辨率和文件格式，确保扫描后的电子文件完整、清晰。复制完成后，服务人员应对所有复制件进行详细的编号和登记，记录复制件的编号、对应的原始档案信息、服务对象信息以及复制时间等内容。编号应具有唯一性和系统性，便于查询和追溯。纸质复制件应加盖档案证明章；电子复制件应采用安全可靠的存储介质进行交付。远程复制网上平台功能页面应简洁明了，操作简便，能提供在线下载和打印功能，并在相关材料上加盖电子签章。应根据服务对象的需求提供网络送达、现场取件或快递送达等多种送达方式。需进行材料核验的查阅事项，应通知服务对象携带相关材料到现场进行核验。摘录服务需摘录档案内容的，服务人员宜为其提供带有标识的纸张进行摘录，便于管理和追溯。服务人员应对摘抄过程进行监督，并对摘抄内容进行审核，确保摘抄行为符合规定，不涉及违规获取信息等。服务评价与改进服务评价评价方式可采取自我评价、服务对象满意度评价以及第三方评价等方式开展服务质量评价。自我评价宜每半年评价1次，服务对象满意度评价宜一事一评。评价内容评价内容主要包括服务态度、服务效率、服务效果、服务规范性等。服务态度包括服务表情、肢体动作与语言表达等的基本要求。服务效率包括在规定时间内档案利用服务的质量、数量、速度指标等方面的要求。服务效果包括对档案服务结束后的结果和影响力的要求。服务规范性包括行为准则、标准和流程宜符合一致性和专业性要求。投诉处理应设立投诉电话，提供现场、网络和信件等多种形式的投诉渠道。应及时受理和记录投诉情况，及时调查处理并将调查处理结果回复投诉人。服务改进应根据服务评价结果，制定纠正或预防措施，及时改进，推动服务质量提升。应结合实际情况，定期进行数据分析，对服务方式、服务效率等要素进行调整完善。

（资料性）

学籍档案利用申请表学籍档案利用申请表见表A.1学籍档案利用申请表申请查阅内容查阅原因及用途学生本人信息姓名性别入学时间年月专业班级毕业时间年月身份证号工作单位本人联系方式单位联系方式代办人信息姓名联系方式身份证号工作单位利用方式及数量□查阅□复印第页至第页□拷贝第页至第页经办人初审意见签字：