办公器具使用管护细则

办公器具使用管护细则总述我在单位行政岗做管护工作快十年了，见过太多原本能用五六年的办公器具，两三年就坏得没法修：好好的人体工学椅因为有人总坐着调升降，气杆用一年就漏了气；公用打印机因为大家放纸从来不理齐、卡纸了硬扯，不到两年传感器就坏了，换个配件大几百，比半年的维护成本都高。其实只要大家多留心一点，用的时候讲点方法，用完做一点简单管护，就能大大延长器具寿命，不仅能给单位省成本，最关键的是大家自己用着也顺心，不用天天面对坏了的器具耽误工作。为了规范所有办公器具的使用、维护和管理，保障日常办公顺利开展，结合咱们单位实际情况，整理出这份管护细则，不是为了约束大家，就是给大家提个醒，把该注意的事儿说清楚，大家一起维护好用的办公环境。1总则1.1制定目的本细则的核心目的是明确办公器具使用、管护的标准和责任，延长各类办公器具的使用寿命，降低办公运行的额外成本，减少因为器具故障耽误工作的情况，同时培养大家爱护公共财物的意识，打造更有序舒适的办公环境。1.2适用范围本细则适用于单位内部所有办公区域，覆盖所有配发至个人工位、部门共用、全单位公共使用的各类办公器具，不管是新购置的器具还是内部调拨的旧器具，都按照本细则执行管护要求。1.3基本原则整体遵循“谁使用、谁管护，谁损坏、谁负责，公用器具共管共护”的原则，不搞一刀切：个人日常专属使用的器具由个人负责管护，多个主体共用的器具明确专门的管护责任人，全单位公共器具由行政统筹、使用者做好使用后的管护，说白了就是“自己用的自己上心，大家用的谁用谁留心”，互相方便。2办公器具分类与管护主体划分讲完了基本规则，接下来先把所有器具分分类，把谁来管说清楚，避免出了问题找不到责任人。2.1个人配发办公器具指配发至个人工位、日常只有使用人自己用的器具，包括办公椅、键盘、鼠标、显示器、显示器支架、个人桌面文件柜、工位台灯、笔记本电脑等，这类器具的日常管护直接由使用人本人负责，如果出现调岗、离职的情况，需要将器具完好交接给下一位使用人，交接的时候要一起检查，有损坏要说明情况。2.2部门共用办公器具指归属某个部门、供部门内部所有员工共同使用的器具，包括部门自用打印机、碎纸机、装订机、大号文件柜、部门白板等，这类器具由部门指定一名兼职管护员，负责日常的清洁提醒、故障上报和定期检查，部门全员都有爱护的责任，谁使用谁负责做好收尾整理。2.3全单位公共办公器具指供全单位所有部门、所有员工共同使用的器具，包括会议室的投影仪、幕布、移动白板、音响设备，前台的公用复印机、打卡机，茶水间的微波炉、冰箱、饮水机，多功能厅的大屏和音响设备等，这类器具由行政办公室安排专人负责定期保养，谁预约使用谁就负责使用后的清洁整理和检查收尾。3各类办公器具规范使用要求很多办公器具提前损坏，根本不是质量问题，就是使用方法不对，接下来把每一类器具的正确使用要求说清楚，大家多注意就能少出问题。3.1坐卧支撑类办公器具这类最常见的就是办公椅，也是最容易被不当使用弄坏的。3.1.1调节操作要求：调节椅子升降的时候，一定要站起来再调，不要坐着的时候猛压调节杆，气杆长期承受全身重量硬压，用不了多久就会漏气失效；调节后仰角度的时候，先把身体离开靠背，调好角度再锁止，不要靠着靠背的时候硬掰锁扣，很容易把锁扣掰断；滚轮移动椅子的时候，不要猛推猛撞桌腿、墙面，遇到滚轮卡了头发丝线，不要硬拽着椅子走，先停下来把缠绕的杂物清理掉再移动。3.1.2日常使用禁忌：千万不要站在椅子上够高处的东西，很多人图方便踩椅子换灯管、拿文件，不仅容易滑倒摔跤，还会把椅子的框架、气压杆压变形，好好的椅子直接报废；不要把一摞几十斤重的文件长期压在扶手上，扶手上的承重都是有限的，长期压重物很容易开裂断裂；真皮或者网布面的椅子，不要用尖锐的东西划，也不要把带颜色的饮料长期泼在上面不擦，很容易留下擦不掉的印子，影响使用体验。3.2电子输入输出类办公器具这类包括个人的键盘鼠标、显示器，以及公用的打印机、复印机、投影仪等，是故障高发类器具。3.2.1个人使用的键盘鼠标显示器：水杯一定不要放在键盘旁边，更不要放在键盘上方，我见过太多人打翻一杯咖啡，整个键盘直接烧了，其实只要把杯子放在桌面离键盘远一点的位置就能避免；键盘进了零食渣不要对着桌子猛拍，那样只会把渣拍到缝隙深处更难清理，找个小毛刷顺着缝隙扫，或者用吹气球吹出来就行；显示器不要用卫生纸、湿抹布擦，卫生纸有纸屑还会划屏幕，用专门的擦屏布干擦就够，有污渍喷一点专门的清洁剂再擦，不要把喷了清洁剂的布直接捂在屏幕上，水渗进去会烧坏主板。3.2.2公用的打印机复印机：放纸之前一定要把纸抖开理整齐，把折角、卷边的纸挑出来，一次放纸不要超过机器标注的最大容量，放太满很容易卡纸；遇到卡纸千万不要硬扯，硬扯很容易把内部的传感器、滚轴扯坏，要打开机舱盖，顺着滚轴转动的方向慢慢把纸拉出来，碎在里面的小纸片也要清干净；换硒鼓、墨粉盒要看清楚型号，对准方向再装，不要型号不对还硬塞，很容易把机器的卡槽弄坏；打出来不清楚先检查是不是墨粉快用完了，或者有没有卡纸残留，不要对着机器乱拍乱砸，越砸问题越大。这里我多说一句，私人用尽量不要打几十上百页的私人资料，零星几页没关系，可着一台机器使劲造，机器坏得快，大家都用不了，耽误的是所有人的事儿。3.2.3投影音响类设备：开机的时候要先开投影仪，再开电脑等信号源，关机的时候要先关投影仪，等投影仪散热完成、风扇停了之后再关总电源，千万不要开完会拔了插头就走，投影仪灯泡工作的时候温度几百度，直接断电不让它散热，灯泡用不了半年就会烧坏，一个灯泡上千块，真的挺可惜；幕布拉的时候要拉到位，不要拉一半就停住，收的时候要完全收回去再锁，不要皱巴巴的敞着，久了幕布会留下永久性的折痕，投影出来一块一块的不清楚；调音响音量不要一下子推到最大，慢慢往上调，一下子音量拉满很容易震破喇叭，修都没法修。3.3手动工具类办公器具这类就是碎纸机、装订机、裁纸刀这些常用的小工具，看着简单不少人用不对。3.3.1碎纸机：一次放纸不要超过机器标注的最大张数，放多了卡住很容易烧电机；千万不要碎带订书钉、回形针的纸，也不要碎塑料、名片、硬纸板，这些东西会把碎纸刀磨钝，刀头钝了之后碎纸就容易卡，恶性循环很快就坏了；卡住了不要强行往里塞纸，打开反转功能把纸退出来，整理好之后分次再碎，用完了记得关机，不要一天24小时开着，电机一直发热也会加速老化。3.3.2装订机：手动打孔装订的时候，不要超过装订机标注的最大厚度，太厚了就分两次打，不要硬压手柄，很容易把钻刀压崩，钻刀崩了换一个也要不少钱；热熔装订机用完之后，要断电让它自然冷却，不要一直插着电待机，不仅费电还容易出安全问题。3.4公共生活类办公器具就是茶水间的微波炉、冰箱、饮水机这些，和大家日常息息相关，管护好了大家都舒服。3.4.1微波炉：不要加热带金属边的饭盒、带壳的鸡蛋、密封的罐装食品，这些东西加热会炸，弄的微波炉里面到处都是，收拾起来特别麻烦；加热东西撒了汤溅了油，用完一定要随手擦干净，不擦的话干了之后发臭，还招虫子，下一个加热东西都弄得一身味。3.4.2冰箱：放东西尽量做好标记，写上你的部门和大概放的时间，不要放了就忘了，放半年都坏了发臭了还在里面，没人收拾；味道大的东西比如带韭菜的盒饭、榴莲，一定要密封好再放进去，不要弄的整个冰箱都是味，别人没法放东西；每周自己清理一下自己的东西，过期坏了的及时扔掉。4日常管护与保养细则光会正确使用还不够，日常的简单保养才是延长寿命的关键，其实也花不了几分钟，就是养成习惯而已。4.1个人配发器具日常管护4.1.1每日清洁整理：下班的时候随手擦一下自己的桌面和器具表面，键盘缝隙的零食渣每周清理一次，不要攒着一堆渣在里面，不仅招灰还容易让按键卡滞；办公椅的表面半个月擦一次，沾了饮料咖啡及时擦，不要留着渗进去留印子。4.1.2定期自检：每个月花两分钟检查一下，看看椅子的螺丝有没有松，滚轮有没有缠头发，键盘鼠标有没有按键不灵，发现小问题及时告诉行政，小问题修起来花不了多少钱，也不耽误用，等坏透了再修，要么修不好只能换，要么耽误自己用。4.2部门共用器具日常管护4.2.1每日收尾清洁：部门的管护员每天下班前花五分钟检查一遍，擦一下打印机、碎纸机的表面，碎纸机满了及时倒废纸，不要满了还继续碎，很容易卡坏机器；缺纸缺墨了及时补上，或者告诉行政，别等大家要用的时候才发现没纸，耽误事儿。4.2.2每周点检：每周一管护员做一次简单检查，看看有没有小故障，有没有哪里松了坏了，及时上报给行政，提前处理，避免出大问题。4.3全单位公共器具日常管护4.3.1使用后即时整理：谁用完谁收拾，投影仪用完关了机收好幕布，把桌面的线整理好，白板用完擦干净，方便下一批用的人；茶水间用完把自己弄撒的东西擦干净，垃圾扔到垃圾桶，别留在台面上。4.3.2行政专人月度保养：行政每个月会对所有公共器具做一次全面保养，比如清理投影仪进风口的灰尘，我每次清理都能掏出小半盒灰，灰堵了进风口影响散热，机器很容易坏，就是多花十分钟的事儿，能省几千块的更换成本，真的挺值；冰箱微波炉也会定期做清洁，大家自己也要配合，把自己过期的东西及时拿走。5报修、报废与更新流程就算大家再注意，器具用久了也会出问题，出问题不要自己乱拆，按流程来处理就行。5.1报修流程5.1.1不管是个人器具还是公共器具，发现故障之后，直接在行政的报修微信群里上报就行，说清楚器具的位置和故障情况，我们会安排维修师傅在一个工作日之内上门处理，千万不要自己拆，我见过好多本来只是螺丝松了，自己拆了装不回去，本来几十块能修好的，最后只能报废，得不偿失。5.1.2如果是紧急故障，比如打卡机坏了、要打印合同复印机坏了，直接给行政管护专员打电话，我们会优先处理，不耽误大家的事儿。5.2报废判定与责任划分5.2.1器具正常使用到年限，功能老化没法满足使用需求，维修费用超过买新器具价格三分之一的，就可以走报废流程；如果是意外损坏，没法维修或者修好也没法正常用的，也可以报废。5.2.2正常使用自然老化损坏的，不需要个人承担赔偿责任，大家不用担惊受怕；如果是违规操作、故意损坏或者因为忘了收拾导致的损坏，比如把水杯碰倒烧了键盘，硬扯把打印机传感器扯坏，需要按规定承担相应的维修或者赔偿费用，这个也说在明处，不偏不倚。5.3更新流程报废流程走完之后，需要更新器具的，按规定打申请，部门负责人签字之后交给行政，我们会按预算安排采购更新，不会卡大家的正常需求，只要是办公要用的，都会及时安排。6监督与激励为了让大家都能重视这件事，我们也定了简单的监督和激励规则，不是为了罚大家，就是为了鼓励好习惯。6.1季度盘点检查：行政每个季度会对所有办公器具做一次盘点，检查管护情况，对个人器具保养到位、使用超过规定年限还能正常使用的员工，我们会发一点小奖励，比如清洁套装、保温杯这类小礼物，就是一点心意。6.2违规提醒处理：对多次不爱护、违规使用导致器具损坏的，我们会先做提醒，情节严重的才按规定要求赔偿，不会上来就批评罚款，毕竟大家都不是故意的，主要就是