档案数字化著录范本

档案数字化著录范本本范本依据《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）及档案管理相关行业标准制定，适用于各类纸质档案数字化过程中的著录工作，明确著录核心要素、规范、流程及示例，确保档案数字化著录的准确性、规范性和可追溯性，为档案数字化存储、检索、利用提供支撑。一、著录基础信息（一）适用范围本范本适用于机关、企事业单位各类文书档案、业务档案、科技档案等纸质档案的数字化著录工作，涵盖档案数字化前整理、扫描后元数据采集、数据挂接等全流程著录环节。（二）著录原则准确性原则：著录内容需与档案原文完全一致，不得擅自修改、删减或添加信息，确保元数据与档案内容匹配。规范性原则：严格遵循行业标准及本单位档案管理规定，统一著录格式、术语、代码，避免歧义。完整性原则：全面采集档案核心元数据，涵盖档案标识、内容、管理等关键信息，无遗漏、无缺失。可追溯性原则：著录过程需记录操作人员、操作时间、审核人员等信息，确保著录工作全程可追溯。（三）著录前准备档案整理：完成纸质档案的分类、排序、拆除装订物（不可拆除的特殊装订需标注）、页码编制等前期整理工作，确保档案有序、无破损。工具准备：准备档案数字化管理系统、元数据采集模板、核对清单等工具，确保系统运行正常、模板规范。人员培训：组织著录人员开展培训，明确著录规范、流程及注意事项，确保人员熟练掌握著录技能。二、核心著录项目及规范结合档案管理行业标准，明确核心著录项目、格式要求及填写规范，具体如下表所示：序号著录项目格式要求填写规范示例1全宗号字符型，长度4-6位本单位档案全宗的唯一标识，按本单位档案管理规定填写QZ0012目录号字符型，长度3-5位档案所属目录的编号，对应档案分类目录ML20263案卷号/件号数字型，长度4-8位档案在目录内的顺序编号，按实际编号填写202600154档号全宗号-目录号-案卷号/件号档案的唯一识别号，按组合格式填写，无空格QZ001-ML2026-202600155题名字符型，长度≤200字档案的标题，需完整、准确，与档案原文一致，不得简写关于2026年度档案数字化工作实施方案6责任者字符型，长度≤100字档案的形成单位或个人，多个责任者之间用“/”分隔办公室/档案管理科7形成时间YYYYMMDD档案形成的具体日期，无具体日期的填写形成年份或月份202603158页数数字型，长度1-4位档案实际扫描的页数，不含空白页（标注空白页的除外）259密级公开/秘密/机密/绝密按档案实际密级填写，无密级的填写“公开”秘密10保管期限永久/30年/10年按档案保管期限规定填写30年11档案类型文书档案/业务档案/科技档案等按档案所属类别填写，贴合本单位档案分类体系文书档案12数字化格式TIFF/JPEG/PDF/PDF/A按档案数字化扫描的存储格式填写，长期保存优先选TIFF、PDF/APDF/A13扫描分辨率数字型，单位dpi按实际扫描分辨率填写，常规档案≥300dpi，高精度档案≥600dpi30014备注字符型，长度≤100字填写档案特殊情况，如破损、缺页、特殊装订等第15页轻微破损，已标注15操作人员字符型，长度≤50字著录人员姓名张三16操作时间YYYYMMDD著录完成的日期2026081217审核人员字符型，长度≤50字审核著录内容的人员姓名李四三、著录流程（一）数据采集著录人员对照纸质档案原文，逐项采集核心著录项目信息，确保信息准确无误。采集过程中，对档案中模糊不清、缺失的信息，需做好标注并及时核实，不得随意猜测填写。（二）数据录入将采集完成的元数据录入档案数字化管理系统或预设的元数据采集模板中，严格按照格式要求填写，避免出现格式错误、信息错位等问题。录入完成后，自行核对一遍，确保录入内容与采集信息一致。（三）数据审核审核人员对录入的元数据进行全面审核，重点核查信息准确性、格式规范性、内容完整性，发现问题及时反馈给著录人员修改。审核完成后，签署审核意见及姓名、日期，确保审核工作可追溯。（四）数据挂接审核通过后，将元数据与对应的档案数字化图像进行挂接，确保每份档案的元数据与图像一一对应，挂接准确率达到100%。挂接完成后，随机抽查部分档案，验证挂接效果。（五）数据备份著录及挂接工作完成后，及时对元数据进行备份，采用本地备份与云端备份相结合的方式，防止数据丢失、损坏，确保数据安全。四、著录示例（单份文书档案）著录项目填写内容全宗号QZ001目录号ML2026件号20260018档号QZ001-ML2026-20260018题名关于召开2026年档案管理工作培训会议的通知责任者档案管理科形成时间20260420页数12密级公开保管期限10年档案类型文书档案数字化格式PDF/A扫描分辨率300备注无操作人员张三操作时间20260810审核人员李四五、注意事项著录过程中，需严格区分档案的核心信息与辅助信息，确保核心著录项目无遗漏、无错误。对于档案中涉及的敏感信息（如个人隐私、涉密内容），需严格按照相关规定进行著录，做好信息保密工作。著录人员需熟悉档案管理相关标准及本单位规定，遇到不确定的信息，及时向档案管理部门咨询，不得擅自处理。数字化图像与元数据挂接后，需反复核对，确保图像与元数据对应无误，避免出现错挂、漏挂情况。定期对著录完成的元数据进行抽查，及时发现并整改