供应商变更与到货验收信息同步强制规定

供应商变更与到货验收信息同步强制规定第一条核心命令

同一物料更换供应商、新增供应商、临时替换供应商，采购员必须提前书面通知仓库、质检、技术。没有通知，仓库不得收货，财务不得付款。

仓库不知道供应商换了，到货后发现包装、尺寸、规格跟以前不一样，这不是仓库的事，是采购的事。谁不通知，谁担责。

供应商切换信息必须同步到验收环节。验收标准、存放要求、包装差异，全部写进通知单。通知单不到，货不准进。第二条适用范围

公司所有采购物料，包括生产物料、辅材、包装材料、备品备件、外协加工件，凡出现以下任一情形，全部执行本规定：同一物料从原供应商切换到新供应商；同一物料新增第二家及以上供应商；临时替代供应商供货；供应商改变物料规格、材质、包装方式；供应商停产改型、变更产地、变更生产工艺。第三条职责划死

采购员：供应商变更前必须发起通知流程，提供完整物料信息和验收标准。对通知不及时、内容不全负第一责任。

采购经理：审核变更通知，对未通知先采购负直接管理责任。

仓库主管：核对到货与通知单是否一致。无通知单或信息不符，指令拒收，并对擅自收货负管理责任。

仓储员：收货时逐项核对通知单和实物。无通知单，当场拒收，不得犹豫。

质检员：按通知单上的新验收标准检验。没有标准，不得检验，不得放行。

技术/工艺部门：确认新供应商物料规格、技术参数是否满足使用要求，在通知单上签字。

财务部：付款前核对通知单、订单、入库单、检验单。无通知单，不付款。

内控部：监督执行，抽查变更通知和收货记录，追责违规。第四条变更通知强制流程采购员在确定供应商切换后、下单前，必须填写《供应商变更通知单》（附件1），写明变更原因、新供应商信息、物料信息、验收标准。通知单必须由采购员发起，采购经理审核，技术/工艺部门确认规格参数，质检部门确认验收标准，仓库主管确认收货条件。五个签字缺一不可。通知单完成签批后，采购员才能生成采购订单。系统自动校验：没有通知单，采购订单无法提交。通知单必须在货物到货前至少3个工作日送达仓库和质检。紧急采购，经总经理书面批准，通知单可在到货前24小时补交，但仓库必须见到通知单才能收货。供应商变更涉及新供应商准入的，必须同时执行《供应商准入资质审查与预付款支付强制管理规定》，完成准入审核。第五条通知单必须包含的内容新供应商名称、联系人、电话；物料编码、物料名称、规格型号；与原供应商物料的差异说明：尺寸、材质、颜色、包装方式、单件重量、存储条件；验收标准：允许公差、外观要求、需检验的项目、合格判定依据；样品确认情况：是否提供样品、样品是否经技术/质检确认；新旧供应商物料是否可以混放、混用，必须明确写“可以”或“不可以”；首件/首批检验要求：是否需要全检、加严抽检。

以上内容缺任何一项，通知单退回，采购员24小时内补齐。第六条仓库收货控制仓储员收货时，必须核对：采购订单、送货单、供应商变更通知单。三单缺一，直接拒收。实物的供应商名称、包装、规格与通知单不一致，仓储员必须当场停止收货，拍照取证，报告仓库主管。仓库主管接到报告后1小时内，通知采购员到场确认。采购员无法合理解释，仓库不得收货。任何人不得要求仓储员“先收下，后面补通知”。仓储员必须当场拒绝。擅自先收后补，仓储员和指令者同责。新供应商首批到货，必须单独存放，挂“新供应商首批待检”标识，不得与旧供应商物料混放。质检合格后才能入库。第七条质检验收控制质检员必须按通知单上的验收标准检验。没有通知单或通知单无质检签字，不得检验。新旧供应商物料存在差异，质检员必须按差异说明逐项核对。发现实际与通知单不符，直接判定不合格。首件/首批检验结论必须在到货后24小时内出具，明确“合格可入库”或“不合格退货”。质检员不得沿用旧供应商标准检验新供应商物料。违反，按严重违规处理。第八条供应商切换后的物料管理新供应商物料与旧供应商物料不得混放、混用，除非技术/质检在通知单上明确确认“可完全替代”。仓库必须对新旧供应商物料设置不同库位或明显标识，系统内分别管理。车间领用时，领料单必须写明供应商或批次。未写明，仓库不得发料。因混放、混用导致质量事故，仓库主管和质检员连带追责。第九条监督检查内控部每周抽查供应商变更通知单与到货记录，核对是否先通知后到货。内控部每月对供应商切换频次进行专项分析，重点查同一物料频繁换供应商、无通知到货、验收标准缺失。内控部有权调取系统订单、通知单、验收记录、监控录像。任何部门不得拒绝、拖延。财务部每月将无通知单付款的异常明细报内控部。发现供应商变更未通知即到货，内控部当天发出《供应商变更违规整改单》，涉事货物暂停入库、暂停付款。第十条违规行为定性与处罚一般违规：通知单填写不规范，24小时内补正；通知单签批超时，但未影响到货；新旧供应商物料标识不清，24小时内整改。

处罚：每次扣当月绩效5%，记口头警告；一个月累计3次，升级为书面警告，扣当月绩效20%。严重违规：供应商变更未通知仓库，货物已到货；仓库无通知单擅自收货；质检无通知单或沿用旧标准检验；财务无通知单付款；采购经理、仓库主管、质检主管包庇、不报告；伪造供应商变更通知单；因供应商变更信息不同步导致物料混用、质量事故、生产停线。

处罚：公司依据《劳动合同法》第三十九条解除劳动合同，不支付经济补偿；造成损失的，全额赔偿。重大违规：采购员与供应商串通，隐瞒变更事实，以次充好；利用供应商变更信息差，套取公司货款或收受回扣；一年内两次严重违规。

处罚：立即解除劳动合同，移送公安机关。涉嫌非国家工作人员受贿的按《刑法》第一百六十三条处理；涉嫌职务侵占的按《刑法》第二百七十一条处理；涉嫌生产销售伪劣产品罪的按《刑法》第一百四十条处理。第十一条高层管理人员的约束任何高管不得指定供应商并要求仓库先收货后补通知。相关人员必须当场拒绝，并在24小时内向内控部报告。不报告，与指令者同责。高管强令无通知收货，导致质量事故或损失，由指令者个人承担全部损失，公司可解除劳动合同并追偿。高管包庇供应商变更信息不透明、干预内控调查，直接按严重违规处理，并依据《公司法》第一百四十八条追究赔偿责任。第十二条证据留存供应商变更通知单、签批记录、到货验收记录、检验报告、整改单，纸质原件保存5年，扫描件上传系统。仓库监控录像保存90天，涉及供应商变更争议的保存至争议解决后2年。内控部检查记录、追责决定书保存5年。任何人不得删除、修改通知单、验收记录、系统日志，一经发现按毁灭证据加重处罚。第十三条附则

本制度由内控部制定、解释并监督执行。自签发之日起生效。此前制度与本制度冲突的，以本制度为准。附件1：供应商变更通知单字段内容通知单号申请日期变更类型□供应商切换□新增供应商□临时替代□规格/包装变更物料编码/名称原供应商新供应商新供应商联系人/电话变更原因规格型号技术参数包装方式单件重量/尺寸存储条件验收标准样品确认□已确认□未确认新旧物料可否混放□可以□不可以首件检验要求□全检□加严抽检□正常抽检采购员签字采购经理签字技术/工艺签字质检签字仓库主管签字完成日期附件2：供应商变更到货核对表核对项通知单内容实物情况是否一致核对人供应商名称物料编码/名称规格型号包装方式数量标识/批次附件3：违规追责对照表违规行为定性处罚法律依据通知单填写不规范，24小时内补正一般违规扣绩效5%，口头警告《劳动合同法》第三十九条供应商变更未通知仓库，货物已到严重违规解除合同，全额赔偿《劳动合同法》第三十九条仓库无通知单擅自收货严重违规解除合同，全额赔偿《劳动合同法》第三十九条质检沿用旧标准检验严重违规解除合同，全额赔偿《劳动合同法》第三十