人事档案管理年度工作梳理

人事档案管理年度工作梳理作为一名从事人事档案管理工作快五年的基层从业人员，每到年末做年度工作梳理的时候，我都不敢有半分敷衍。毕竟我们手里保管的不是一沓沓冰冷的纸质材料，而是每个单位员工从入职到退休的完整职业轨迹，大到退休核算工龄，小到开政审证明，哪一步都离不开档案，错一点、漏一点，都是对员工的不负责。今年一年下来，大大小小的工作攒了一堆，正好趁着年末复盘，从头到尾梳理一遍，既是对自己这一年工作的总结，也给明年的工作理清方向，下面我就从完成情况、问题不足、改进思路三个部分逐一梳理。1年度核心工作完成情况梳理今年年初单位给人事档案管理定下了“存量清零、增量规范、服务提效”的总目标，全年围绕这个目标推进各项工作，总体来说都按计划完成了。1.1存量档案规范化整理整改年初盘点的时候，我们库房里还有一千三百多份早年留存的存量档案没有完成规范化整理，这些档案大多是十几年前甚至更早留存下来的，很多都存在分类错误、材料散放、装订不规范、关键材料缺失的问题，找一份档案往往要翻半个库房，完全不符合最新的人事档案管理规范。今年我们从春季开始，抽出两个半天每周泡在库房，一份一份过筛子，每一份档案都重新按照“履历类、自传类、考核鉴定类、学历职称类、政审类、工资社保类、党团材料类、奖惩类、其他材料类”的标准重新分类装订，对纸张老化发脆、容易破损的材料全部做了脱酸处理和高清复印存档，对缺失的学历、职称、工资调整这类关键材料，我们逐个打电话联系对应员工核实，通知员工补充提交，实在找不到原件的也让员工提供了加盖相关单位公章的复印件存档。整整三个多月下来，我们一共完成了全部一千三百多份存量档案的整理，补全了两百一十六份缺失的关键材料，重新统一编制了档案编号，更新了库房档案台账。说起来不怕笑话，那段时间天天蹲库房翻老档案，每天下班鼻孔里都是灰，衣服上也沾得都是碎纸屑，但是整理完看着一排排整整齐齐、编号清晰的档案架，心里特别踏实，现在找任何一份档案最多五分钟就能拿到，这点累真的不算什么。1.2新增档案全流程闭环管控除了整理老档案，今年的新增档案和动态更新材料我们也严格把好入口关，从源头就做规范。今年单位扩招，一共新增了一百二十七份新员工档案，我们从员工办理入职当天就卡死流程，学历认证报告、原单位离职证明、政审材料、劳动合同这些必备材料缺一样都不予归档，每份新档案都做了“三核对”：员工填写的入职信息、纸质材料原件信息、人事系统电子信息三方核对，确保出生年月、参加工作时间、学历学位这些关键信息完全一致，没有出入。今年我们就碰到两个新员工，学历证书上的出生年月和身份证不一致，当时就找员工本人核实，补开了相关的证明材料放进档案，避免以后评职称或者办理退休的时候出问题。对于日常的动态更新材料，比如员工职称晋升、入党入团、岗位调整、工资变动这类材料，我们定下了“一周内归档”的规矩，收到材料之后一周内必须完成整理入库，同时同步更新电子台账，绝不积压材料。今年全年一共处理了三百四十二份动态新增材料，全部按时完成归档，没有出现一处积压错漏。我一直觉得，新增档案就是把好第一道关，一开始就做规范，后面几十年都不用折腾员工，也省了我们好多事。1.3档案服务支撑各项人事工作开展人事档案不是锁在库房里就完事了，核心还是要服务于人、服务于单位的人事工作。今年全年我们一共完成了八十七次内部人事工作查档，配合单位完成了年度干部考核、职称评审、全员人事信息校准等重点工作，一共接待了四十六次员工个人查档和十一次外单位政审调函，全部按照规定流程办理，没有出现信息泄露，也没有出一次差错。印象最深的是今年有个快退休的老员工，核算工龄的时候找不到早年下乡工作的证明材料，急得连着好几天睡不好，我们陪着他翻遍了所有相关的老档案，最后在一份几十年前的招工审批表附件里找着了他的工作经历记录，帮他顺利办了退休手续，他当时拉着我的手一个劲说谢谢，那时候我真的觉得，我们这个工作虽然不起眼，每天都是些碎活，但是真真切切能帮到人，这份成就感真的不一样。今年单位做全员人事信息更新，我们从档案里整理出来的基础信息准确率达到了百分之百，整个更新工作比往年提前一周完成，得到了人事部门同事的认可。梳理完今年完成的核心工作，不难看出我们整体推进是顺利的，但梳理工作不能只讲成绩，还要把碰到的问题、存在的不足都摆出来，才能真的有所进步，接下来我就把今年工作中发现的问题梳理清楚。2年度工作中存在的问题与不足梳理2.1历史遗留不规范问题还未完全清零今年我们虽然完成了大部分存量档案的整理，但是还有四十七份早年遗留的疑难档案没有完全解决问题。这些档案大多是早年单位合并、人员跨单位调动的时候转进来的，转档的时候本身就材料不全，我们想要补材料，很多原来的单位要么改制不存在了，要么合并之后档案也找不到了，根本没办法补；还有一些几十年前的手写材料，因为早年保存条件不好，字迹已经模糊晕开，就算我们做了高清扫描，有些关键信息还是没办法确认，只能靠推测，这些问题都不是短时间能解决的，今年只啃下来一部分硬骨头，剩下的还需要继续推进。2.2纸质档案与电子档案的衔接还存在漏洞今年我们开始推进人事档案数字化，已经完成了七成档案的扫描录入，但是运行下来发现纸质和电子的同步衔接还有不少漏洞。比如有时候工作忙，我们整理完纸质档案归档之后，忘了同步更新电子档案的信息，或者扫描的时候不小心漏了一两页材料，等到查档的时候才发现不对；还有电子档案的权限管理，有时候给查档部门开了临时权限，用完之后忘了及时收回，虽然没有出过信息安全问题，但是还是存在风险；另外我们现在用的电子档案系统还是好几年前上线的，有些功能跟不上现在的需求，批量导入信息的时候经常出错，每次都要挨个再核对一遍，特别浪费时间。其实说白了也不全是系统的问题，我们自己的流程也没卡死，有时候存在侥幸心理，觉得不会出问题，就跳过了核对环节，这也是我们自己工作不到位的地方。2.3面向员工的服务还不够贴心便捷很多员工对人事档案都不了解，我们之前也没怎么花心思做科普，导致很多员工根本不知道哪些材料需要放进档案，很多人读完在职研究生、拿到新的职称证书，好几年都不知道把新材料交过来归档，等到要用的时候才急急忙忙来找，补材料也特别麻烦；还有原来我们只有上班时间办理业务，很多员工平时上班忙走不开，想下班过来交材料或者查档，我们也没人值班，员工就得特意请假过来，挺不方便的；有时候员工问问题，我们一开口就是专业术语，员工听得一头雾水，也没有个简单明了的指引，体验确实不好。梳理清楚了成绩和问题，接下来就要对着问题理清下一年的工作思路，把今年没做完的、做得不好的地方都调整改进，让档案管理工作更合规、更贴心。3下一年度人事档案管理工作改进思路梳理3.1分批推进遗留问题整改，争取年底清零针对剩下的四十七份疑难档案，我们计划明年上半年先把每份档案的问题都整理成清单，一份一档，缺什么材料、问题出在哪里都写得清清楚楚，能补的材料我们继续联系员工和相关单位，尽量帮员工补全，实在没办法补的，我们就把现有材料的情况做一份书面说明，由相关部门盖章确认放进档案，把问题说清楚，避免以后用到的时候产生纠纷；对于字迹模糊的材料，我们联系专业的档案修复机构做修复还原，尽量还原关键信息，争取明年年底之前把所有历史遗留问题都处理完，不把问题留给下一年。3.2优化管理流程，补上纸质电子衔接漏洞接下来我们要改流程，增加一个“双核对”环节，不管是新增还是更新档案，纸质归档完成之后，当天必须同步更新电子档案，第二天由另一个同事交叉核对一遍，确保纸质和电子信息完全一致，扫描档案的时候每一份都要核对页码，确认没有漏扫错扫再入库；针对电子系统的问题，我们也会整理好现有的问题，给领导打报告，申请对系统做一次升级优化，改进批量导入和权限管理的功能，提升操作效率，另外我们也会严格执行定期备份制度，每个月都把电子档案数据备份到移动硬盘和云端，防止数据丢失，毕竟这些档案都是独一无二的，丢了就再也找不回来了。3.3优化服务机制，提升员工服务体验明年我们首先要做一份《人事档案员工小贴士》，把员工最常问的问题，比如“哪些材料需要交给单位归档”“个人怎么查档”“档案出错了怎么改”这些问题，都用大白话写清楚，印出来贴在办公楼公告栏，也发到单位的内部工作群，让员工一看就懂；其次我们每个月安排一个周四，下班后多留一个半小时值班，方便没时间的员工过来办理业务，不用特意请假；另外我们也开通了专门的档案咨询通道，员工有问题可以随时在线问，我们看到就会回复，真的有特殊情况的，我们也可以上门送材料或者接收材料，尽量给员工提供方便。总结总的来说，人事档案管理工作从来都不是什么轰轰烈烈的大事，都是由一件一