会计学基础-第七章-会计账簿

第一节会计账簿的意义和种类

一、会计账簿的意义

会计账簿是以会计凭证为依据,由具有专门格式而又相互联系的账页所组成，用来连续、系统、全面地记录和反映各项经济业务的簿籍。

设置会计账簿具有如下意义：

1.能全面、连续、系统地提供会计信息；

2.为编制财务会计报告提供依据；

3.为会计监督提供重要依据。第七章会计账簿

二、会计账簿的种类

(一)账簿按用途不同分类：

1、序时账簿（也称日记账）序时账簿：是指按经济业务发生先后顺序逐日逐笔登记的账簿。序时账簿又可分为：普通日记账和特种日记账。

2、分类账簿分类账簿按其详细程度分为：总分类账簿明细分类账簿3、备查账簿（也称辅助账簿）

例如：租入固定资产登记簿、受托加工材料登记簿、住房基金登记簿等。

备查账各单位可自行设置。

(二)账簿按外形不同分类分为：订本账簿活页账簿卡片账簿

订本账：是指在账簿启用前，就将若干账页固定装订成册的账簿。适用于总账、现金日记账、银行存款日记账。

活页账：特点是可以在同一时间里，由多人分工登账。活页账在更换新账后，要装订成册或予以封扎，并妥善保管。活页账簿主要适用于各种明细账。

卡片账簿：是利用卡片进行登记的账簿。主要适用于固定资产明细账。

(三)账簿按格式不同分类分为：三栏式账簿多栏式账簿数量金额式账簿。第二节会计账簿的设置一、会计账簿的基本内容1.封面：封面应写明账簿名称、记账单位和会计年度。2.扉页：应填列账簿启用的日期和截止日期、页数、册数；经管账簿人员一览表及其签章；会计主管人员姓名和签章；账户目录等。3.账页：（1）账户名称（2）登账日期栏（3）凭证种类和号数栏（4）摘要栏（5）金额栏

二、会计账簿的格式和登记方法

（一）日记账的登记方法

日记账一般有：普通日记账和特种日记账特种日记账：库存现金日记账

银行存款日记账

普通日记账2010年凭证号数摘要会计科目借方贷方过账月日1转1购入材料材料采购20000增值税应交税费3400应付账款234002转2厂部领用材料管理费用1000原材料1000普通日记账的格式库存现金日记账库存现金日记账：是出纳人员根据库存现金收款凭证、库存现金付款凭证、和银行存款付款凭证，按经济业务发生的先后顺序，逐日逐笔登记的。账户名称：库存现金

日记账2010年凭证号数摘要对方科目收入支出借或贷结余月日31月初余额借36001付1购办公用品管理费用2000借16001付3付运费材料采购1300借3001付4提现金银行存款2000借230031本日合计20003300借230032付5预付借款其他应收款1000借13002付6提现金银行存款3000借43002付8付罚款营业外支出600借37002付9付广告费销售费用3000借70032本日合计30004600借700。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。331本月合计6730064800借6100(一)现金日记账的格式

（二）银行存款日记账的格式及登记方法与现金日记账基本相同。

(二)总分类账的格式及登记方法

总分类账也称总账，是根据总分类科目开设,用以记录全部经济业务总括核算资料的分类账簿。

格式：总账一般采用“订本式”账簿，其格式一般采用“三栏式”。登记方法:总账可根据各种记账凭证逐笔登记，也可以通过编制记账凭证汇总表（科目汇总表），根据汇总后的金额登记。账户名称：原材料

总分类账(三栏式）2010年凭证号数摘要借方贷方借或贷余额月日91期初余额借73005转2A材料入库结转采购成本5000借1230012转9领用A材料2300借1000016转16B材料入库结转采购成本4200借1420027转23领用B材料6000借8200930本月发生额及余额92008300借8200(二)总分类账的格式及登记方法账户名称：原材料

总分类账(三栏式）2010年凭证号数摘要借方贷方借或贷余额月日91期初余额借730015汇字1根据汇总凭证150002300借1000030汇字2根据汇总凭证242006000借8200930本月发生额及余额92008300借8200(二)总分类账的格式及登记方法(三)明细分类账的格式及登记方法

明细分类账也称明细账，是根据总账科目所属的明细科目开设,用以记录某一类经济业务详细核算资料的分类账簿。

格式：

1、三栏式明细账

2、数量金额式明细账

3、多栏式明细账应收账款

明细账(三栏式）2010年凭证号数摘要借方贷方借或贷余额月日11期初余额借200005转3销售B商品货款未收到30000借5000015收6收到新华厂还来货款15000借3500020转9销售C商品货款未收到10000借4500025收12收到新华厂还来货款30000借1500031收16收到新华厂还来货款5000借1000031本月发生额及月末余额4000050000借10000

1、“三栏式”明细账只设借方、贷方和余额三个金额栏。不设数量栏。

三栏式一般适用于：“应收账款”、“应付账款”、“其他应收款”、“预付账款”、“应付利息”等账户。单位：新华厂制造费用

明细账(多栏式）2010年凭证号摘要借方借方余额消耗材料工资提福利费折旧费办公费差旅费小计月日71转2领用材料1000100010005转6工资费用30004203420442015转10提折旧费用15001500592020付3支付办公费80

80600025转27报销差旅费500500650031本月合计100030004201500805006500650031分配结转制造费用1000300042015008050065000

2、多栏式明细分类账账页根据经济业务特点和管理需要设置若干专栏。

多栏式一般适用于费用、成本、收入、利润等科目的明细核算。如“生产成本”、“制造费用”等账户。原材料—A材料

明细账（数量金额式）2010年凭证号摘要收入发出结存月日数量单价金额数量单价金额数量单价金额81期初余额1500284200010转5购进100028280002500287000020转8购进90028252003400289520031转9领用185028518001550284340031本月发生额及月末余额190028532001850285180015502843400

3、数量金额式明细分类账

账页设有收入、发出和结余的数量、单价、金额栏。

数量金额式一般适用于：即核算数量又核算金额的“原材料”、“库存商品”等账户。一、会计账簿的启用在启用时：应在账簿封面上写明单位名称、账簿名称、会计年度。账簿启用登记表的内容：1.单位名称2.账簿名称3.账簿编号4.账簿页数5.启用日期6.记账人员和会计主管人员姓名，并加盖签章和公章。7.更换人员交接时，办理交接手续，在交接记录内填写交接日期和交接人员姓名并签章。

第三节记账规则（见P174-175）

1.根据审核无误凭证逐项登记：做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

2.避免重记漏记：每登记完一笔业务后，要在记账凭证上注明符号（如“√”），表示已经记账，以免重复记账。

3.文字和数字的写法：一般应占格距的二分之一。

4.登记账簿用笔说明：登账要用蓝黑或黑色墨水书写，不得用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或铅笔书写。

第三节记账规则（见P174-175）

V1/25.下列可以用红色墨水记账：

(1)按红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；

(2)在不设借贷方的多栏式账页中，登记减少数；

(3)在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；

(4)根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计分录。6.账簿的登记顺序：账簿要按页次顺序连续逐行逐页登记，不得跳行、隔页。如遇上述情况要用红笔对角划线注销，或注明“此行空白”或“此页空白”，并盖章。7.余额的标注方法：凡需结出余额的账户，结出余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”字样，没有余额应写“平”字，并在“元”位上用“0”表示。8.登记账簿的转页手续：每一账页登记完毕结转下页时，应结出本页合计数及余额，并在摘要栏注明“过次页”，在次页的摘要栏内注明“承前页”字样。9.实行电算化单位：总账和明细账应当定期打印。过次页空白平10.错账处理：

(1)不得刮擦、挖补；

(2)不得随意涂改；

(3)不得重新抄写；

(4)应采用正确方法更正。

一、错账的查找方法（一）差数法：差数法:是根据错账的差数去查找错误的方法。

适用范围：查找账目漏记有错误。

方法：首先确定的差数，在所发生的业务、凭证和账簿中，查找有无与错账差数相同的数字。第四节错账的查找方法和更正方法库存现金日记账(三栏式）正确的2010年凭证号数摘要对方科目收入金额付出金额借或贷结存金额月日11期初结转借800１付3提取现金银行存款1000借1800１付4采购员预支差旅费其他应收款800借1000１收3采购员退回出差现金其他应收款160借1160１付11支付报刊杂志费预付账款1080借80１收5收到客户付来违约金营业外收入300借380131本日合计14601880借380更正方法

库存现金实际数额为380元。由于现金日记账在记账时出现了漏记了付４“采购员预支差旅费800元”业务。第四节错账的查找方法和更正方法库存现金日记账(三栏式）错误的2010年凭证号数摘要对方科目收入金额付出金额借或贷结存金额月日11期初结转借800１付3提取现金银行存款1000借1800１收3采购员退回出差现金其他应收款160借1960１付11支付报刊杂志费预付账款1080借880１收5收到客户付来违约金营业外收入300借1180131本日合计14601080借1180该账簿的差额为800(1180-380),应在经济业务中查找有无“贷记库存现金800元”的业务。二除法:

是用差数除以2后,按商数查找记错账簿数字的方法。

适用范围：查找账目记错方向的错误。（二）二除法：库存现金日记账(三栏式）正确的2010年凭证号数摘要对方科目收入金额付出金额借或贷结存金额月日11期初结转借800１付3提取现金银行存款1000借1800１付4采购员预支差旅费其他应收款800借1000１收3采购员退回出差现金其他应收款160借1160１付11支付报刊杂志费预付账款1080借80１收5收到客户付来违约金营业外收入300借380131本日合计14601880借380库存现金实际数额为380元。由于现金日记账在记账时将付4凭证业务的800元预支差旅费,错误的记入了借方。

（二）二除法：该账簿的商数为800(1980-380)÷2,应在该账户的借方发生额中查找800元金额。库存现金日记账(三栏式）错误的2010年凭证号数摘要对方科目收入金额付出金额借或贷结存金额月日11期初结转借800１付3提取现金银行存款1000借1800１付4采购员预支差旅费其他应收款800借2600１收3采购员退回出差现金其他应收款160借2760１付11支付报刊杂志费预付账款1080借1680１收5收到客户付来违约金营业外收入300借1980131本日合计22601080借1980九除法:是用差数除以9后,按商数查找记错账簿数字的方法。

适用范围：查找账目数字错位的错误。（三）九除法：库存现金日记账(三栏式）正确的2010年凭证号数摘要对方科目收入金额付出金额借或贷结存金额月日11期初结转借800１付3提取现金银行存款1000借1800１付4采购员预支差旅费其他应收款800借1000１收3采购员退回出差现金其他应收款160借1160１付11支付报刊杂志费预付账款1080借80１收5收到客户付来违约金营业外收入300借380131本日合计14601880借380库存现金实际数额为380元。

1.数字位数记错发生的差错（12—120等；十位数与百位数,或千位数与百位数等。）

由于现金日记账在记账时将收3凭证业务的160元采购员退回现金,误记为1600元。（三）九除法该账簿的商数为160(1820-380)÷9,应在该账户中查找与160元相关的金额。库存现金日记账(三栏式）错误的2010年凭证号数摘要对方科目收入金额付出金额借或贷结存金额月日11期初结转借800１付3提取现金银行存款1000借1800１付4采购员预支差旅费其他应收款800借1000１收3采购员退回出差现金其他应收款1600借2600１付11支付报刊杂志费预付账款1080借1520１收5收到客户付来违约金营业外收入300借1820131本日合计29001880借1820九除法：是用差数除以9后,按商数查找记错账簿数字的方法。适用范围：查找账目相邻数字颠倒的错误。（三）九除法：库存现金日记账(三栏式）正确的2010年凭证号数摘要对方科目收入金额付出金额借或贷结存金额月日11期初结转借800１付3提取现金银行存款1000借1800１付4采购员预支差旅费其他应收款800借1000１收3采购员退回出差现金其他应收款160借1160１付11支付报刊杂志费预付账款1080借80１收5收到客户付来违约金营业外收入300借380131本日合计14601880借380库存现金实际数额为380元。

2.相邻数字颠倒发生的差错：如:12记为21,13记为31等。

由于现金日记账在记账时将收3凭证业务的160元采购员退回现金,误记为610元。（三）九除法该账簿的商数为50(830-380)÷9,应在该账户中查找160元与610元金额的颠倒错误。库存现金日记账(三栏式）错误的2010年凭证号数摘要对方科目收入金额付出金额借或贷结存金额月日11期初结转借800１付3提取现金银行存款1000借1800１付4采购员预支差旅费其他应收款800借1000１收3采购员退回出差现金其他应收款610借1610１付11支付报刊杂志费预付账款1080借530１收5收到客户付来违约金营业外收入300借830131本日合计29001880借830

（三）九除法：商数错误类型112-21,23-32,34-43,45-54,56-65,67-76,78-87,89-98213-31,24-42,35-53,46-64,57-75,68-86,79-97314-41,25-52,36-63,47-74,58-85,69-96415-51,26-62,37-73,48-84,59-95516-61,27-72,38-83,49-94617-71,28-82,39-93718-81,29-92819-91商数倍数个位十位百位千位……错误类型个位与十位十位与百位百位与千位千位与万位……..

（一）划线更正法

划线更正法是指用划红线注销原有的错误记录，然后在错误记录的上方写上正确记录的方法。运用这种方法的前提是:记账凭证编制没有错误，只是由于笔误使账簿记录产生的错误。二、更正错账的规则

账户名称：制造费用总分类账2010年凭证号数摘要借方贷方借或贷余额月日121转6摊销报刊杂志费180借18025转7生产车间耗用材料3740借392026转8计提固定资产折旧8800借1272031转11分配车间管理人员工资4000借872031转12计提职工福利费560借928031转13分配制造费用9280平0131本期发生额及余额92809280平08004720张红张红（二）红字更正法红字更正法又称红字冲账法，是指用红字冲销或冲减原有的错误记录，以更正记账错误的方法。运用这种方法的前提是：记账所依据的记账凭证编制错误，导致账簿记录错误。红字更正法适用于以下两种情况：1、记账凭证中，会计科目或记账方向有误，导致记账错误；2、记账凭证中所记金额大于应记金额。红字更正法的运用：1、记账凭证中，会计科目或记账方向有误，导致记账错误。例如：生产车间生产甲产品领用A材料6500元，在填制记账凭证时误记入“制造费用”账户。编制如下错误分录并入账：借：制造费用6500

贷：原材料6500账采用红字更正法更正如下：首先，用红字编制一张与原错误凭证相同的凭证，并据此入账。借：制造费用6500

贷：原材料6500借：制造费用贷：原材料65006500转账凭证2010年11月25日转字第20号摘要会计科目借方金额贷方金额记账总账科目明细科目车间生产甲产品领料制造费用材料费6500.00（冲销2010年11月23原材料A材料6500.00日转字第16号凭证）附件

张合计6500.006500.00

主管：记账：复核：制单：账转账凭证2010年11月25日转字第20号摘要会计科目借方金额贷方金额记账总账科目明细科目车间甲产品领料生产成本甲产品6500.00（更改2010年11月23原材料A材料6500.00日转字第16号凭证）附件

张合计6500.006500.00

主管：记账：复核：制单：然后，用蓝字或黑字编制一张正确的记账凭证，并据此入账。

借：生产成本6500

贷：原材料6500账借制造费用贷6500借原材料贷借生产成本贷65006500650065006500红字更正法的运用：

2、记账凭证中所记金额大于应记金额例如，本期财务部门计提短期借款应付利息2000元。编制人员将2000元误记为20000元,如下错误分录并入账：借：财务费用20000

贷：应付利息20000采用红字更正法对上述错账更正如下：用红字填制一张金额为18000元的记账凭证，将多记的金额冲销。作会计分录如下：借：财务费用

18000

贷：应付利息

18000借应付利息贷借财务费用贷20000200001800018000转账凭证2010年11月27日转字第26号摘要会计科目借方金额贷方金额记账总账科目明细科目计提借款利息费财务费用利息费18000.00（冲销2010年11月24应付利息利息费18000.00日转字第17号凭证）附件

张合计18000.0018000.00

主管：记账：复核：制单：借：财务费用贷：应付利息1800018000例如：计提本月负担借款利息10000元。会计人员将10000元误记为1000元,编制如下错误分录并入账：借：财务费用1000

贷：应付利息1000

（三）补充登记法补充登记法是指当发现账簿记录所记金额小于应记的金额时，将少记的金额用蓝字或黑字填制一张与原凭证借贷方向相同、会计科目相同的记账凭证，以补充少记金额的一种方法。

运用这种方法的前提是：记账所依据的记账凭证编制错误，导致账簿记录错误。财务费用应付利息10001000转账凭证2010年11月25日转字第27号摘要会计科目借方金额贷方金额记账总账科目明细科目预提借款利息财务费用利息支出9000.00（补充2010年11月23应付利息利息9000.00日转字第18号凭证）附件

张合计9000.009000.00

主管：记账：复核：制单：用补充登记法更正如下：用蓝字将其差额，编制一张正确的记账凭证，将少记的9000元补充登记入账，作如下会计分录：

借：财务费用9000贷：应付利息9000

财务费用应付利息1000100090009000第五节对账与结账一、对账

对账是在账簿结账之前，对所有的账簿记录进行核对的过程。对账的内容：（一）账证核对（二）账账核对１．全部总账期末借方余额合计数与贷方余额合计数核对。２．各明细账期末余额合计数与相关总账期末余额数核对。３．会计部门财产物资明细账与财产物资保管、使用部门的明细账结存数相核对。４．各往来明细账期末余额与相关的往来单位相核对。（三）账实核对１．银行存款日记账记录与银行对账单相核对。２．现金日记账余额与现金实际结存相核对。３．财产明细账结存数与库存物资实物数相核对。（四）账表核对第五节对账与结账二、结账（一）结账的内容

结账是在把一定时期内所发生的经济业务全部登记入账的基础上，结出每个账户的本期发生额和期末余额。

结账前应做的工作：查明本期内所发生的经济业务是否全部入账。

（二）结账的程序（步骤）

1.应将本期内发生的经济业务全部记入有关账簿；若发现有错账应在结帐前更正；不能提前结账，也不能推至下期。

2.本期内所有的转账业务，应编制记账凭证记入有关账簿，以调整账簿记录。

3.将损益类科目转入“本年利润”科目，结平所有损益类科目。

4.在本期全部业务登记入账的基础上，结算出所有日记账、总账、明细账的本期发生额和期末余额。第六节结账

（三）结账方法：（见P182)

1.对不需要按月结计本期发生额的账户，每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。月末结账时，只需在最后一笔经济业务记录下通栏划单红线，不需要再计一次余额。

2.现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要结出本月发生额和余额，在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。

账户名称：库存现金

日记账2010年凭证号数摘要对方科目收入支出借或贷结余月日61月初余额借36001付1购办公用品管理费用2000借16001付3付运费材料采购1300借3001付4提现金银行存款2000借230061本日合计20003300借230062付5预付借款其他应收款1000借13002付6提现金银行存款3000借43002付8付罚款营业外支出600借37002付9付广告费销售费用3000借70062本日合计30004600借700。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。630本月合计6730064800借6100（三）结账方法：（见P182)

3.需要结计本年累计发生额的某些明细账，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划双红线。4.总账平时只需结出月末余额。年终结账时，所有总账结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内“本年合计”字样，并在合计数下通栏划双红线。

5.年度终了结账时，有余额的账户，要将其余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一年度新建有关会计账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。应收账款

–长江公司明细账(三栏式）2010年凭证号数摘要借方贷方借或贷余额月日11期初余额借20000......………………….……….125转3销售B商品货款未收到30000借5000015收6收到还来货款15000借3500020转9销售C商品货款未收到10000借4500025收12收到还来货款30000借1500031收16收到还来货款5000借1000031本月合计4000050000借1000031本季累计529000475000借7400031本年累计12900001236000借74000第七节会计账簿的更换与保管一、账簿的更换

1.每年必须更换的账：有日记账、总分类账和大部分明细账。

2.不必每年更换的账：有固定资产明细账或固定资产卡片等。

3.需要更换新账簿的，在年终结账时，各账户的年末余额都要以同方向直接记入有关新账的账户中，并在新账的第一行摘要栏上注明“上年结转”或“年初余额”字样。新旧账簿有关账户之间的结转余额，无须编制记账凭证。二、账簿的保管

会计账簿暂由本单位财务会计部门保管一年，期满后，由财务会计部门编造清册移交本单位档案部门保管。文字或数字上面要留适当距离202010

如果不小心出现跳行或隔页，需要注销。1220102010年凭证号数摘要借方贷方借或贷余额月日11上年结转借1025003付1支付A材料采购费3000借995005付2支付前欠货款48000借515006付3提取现金1000借505008收1借入短期借款90000借1405009付5支付机器设备款22500借11800011付6支付A商品运输费2200借11580012收2收到前欠货款88000借20380015付7提取现金，备发工资45000借15880016收4预收安信厂定金39600借19840017付9支付B材料货款39500借15890018付10支付B材料运费装卸费2500借156400转次页217600163700借156400总分