企业职权约束管控管理方案

企业职权约束管控管理方案一、方案编制背景与总体目标1.1编制背景我作为公司内控管理部门的负责人，牵头做这个方案其实是被实际问题逼出来的。前几年公司扩张速度快，业务板块铺得开，新部门新岗位一批一批设立，但是权责划分一直没跟上，很长时间都是“谁先碰到谁管、谁官大谁说了算”的混乱状态，这几年出了好几次不小的问题，我印象最深的有两件事：一件是销售部的区域经理私自给客户承诺了远超公司规定的账期，最后对方资金链断裂跑路，给公司造成了两百万出头的坏账，出事之后才发现，这个权限根本不在他手里，他就是自己拍板越权办了；另一件是两个部门为了一个项目的审批权推了半个月，一个说属于市场拓展归我管，一个说属于新产品落地归我管，推来推去耽误了投标窗口期，白白丢了一个上百万的项目。还有诸如中层随便给部门加编制、采购绕开审批直接定供应商之类的小事更是层出不穷，公司管理层牵头开了好几次专题会，要求我们必须拿出一套切实可行的职权约束管控方案，把乱行权、无权责的问题彻底解决，这就是我们做这个方案的初衷。1.2总体目标我们定这个方案的目标其实不止是“管权”，总结下来一共四个层面：第一是清边界，把全公司从基层到高层所有岗位的职权全部理清楚，谁能做什么、不能做什么，明明白白摆出来，再也不能含糊；第二是防风险，把资金、人事、采购、合同这些容易出问题的核心职权管住，避免因为越权滥用给公司造成不必要的损失；第三是提效率，明确边界之后再也不会出现抢权推活的情况，该谁办谁办，减少内部消耗；第四是保干部，我一直跟团队说，我们做管控不是为了抓谁的错，反而是保护大家，很多人出事不是故意的，就是不知道自己的边界在哪，一不小心越了权，最后得不偿失，我们把边界划清楚，就是给大家划好安全线，保护大家安安心心干活。二、全公司职权梳理与分层边界划定理清目标之后，我们第一步做的就是把所有职权都摸清楚，再分层定边界，这是整个方案的基础，基础打不好后面的管控都是空架子。2.1全口径职权摸排梳理我们没有自己闭门造车拍清单，而是让每个岗位自己申报，要求每个人把自己日常行使的所有权力，不管是大是小，全部列出来，包括日常管理权、审批权、对外对接权等等，一项一项写清楚，申报完之后我们再交叉核对，比如部门经理说自己有录用决定权，我们就去找人力部门核对，公司有没有给你授权，一核对就把很多“隐性越权”给挖出来了，有的岗位自己给自己加了权限，有的岗位把本该自己担的权推给上级。我们前前后后花了一个多月的时间，把从公司决策层到基层主管的一共一千两百多项职权全部梳理出来，一项一项登记造册，没有落下任何一个核心管理岗位，也没有放过任何一项小额审批这样的小事，确保所有职权都在台账里，没有漏网之鱼。2.2分层分类划定职权约束边界梳理完之后，我们按照管理层级把职权分成四个层级，每个层级定死边界，任何人都不能越线：第一是基层管理岗，也就是部门主管级，只有本团队日常工作安排权，五百元以下的零星办公经费审批权，没有人事录用权、对外签约权和超过标准的经费审批权；第二是中层管理岗，也就是部门经理级，有一万元以下的常规项目经费审批权，本部门员工绩效考核建议权，招聘面试权，但是没有最终的人事录用权、百万元以上项目的立项权，所有对外合同必须经过法务和财务审核，部门经理没有直接签字生效的权力；第三是高层分管岗，也就是副总级，有一百万元以下的常规项目立项审批权，分管部门中层人事调整的建议权，分管领域内常规对外合作的签字权，超过一百万的项目、超过标准的资金动用必须上总经理办公会审议；第四是公司决策层，也就是董事会和总经理办公会，负责重大投资、核心人事任免、五百万元以上大额资金动用、重大对外合作这些核心事项，任何个人不能私自拍板。除此之外，我们专门把容易出问题的四类核心职权做了专项约束，分别是财务资金类、人事任免类、对外签约类、采购招标类，每一项都明确了审批流程和权限上限，从根源上堵住漏洞。三、全流程职权约束管控机制建设光划好边界放在文件里没用，必须要有全流程的管控机制，把约束落到实处，让想越权的人越不了，也让所有行权都有痕迹可查。3.1事前备案公示机制所有梳理核定完成的职权，全部录入公司的OA审批系统，同时全公司公示，每个人登录自己的账号就能看到自己有哪些权限，每一项权限的上限是多少，哪些事项需要上报到哪一级审批，而且全公司所有岗位的权限都是公开可查的，遇到交叉事项，大家一查就知道该找谁，再也不用推来推去。我们还给每个管理岗做了便携的权责卡，把核心权责和边界印在上面，方便大家随时查阅提醒。3.2事中留痕预警机制我们明确要求，所有审批事项必须全部走OA系统，不允许线下私自审批，特殊情况真的要紧急处理的，必须在三个工作日之内补录到系统里，所有审批流程的每一步，审批人是谁、审批时间、审批意见全部永久留存，任何人都不能篡改。我们还在系统里加了异常预警功能，如果你审批的金额达到了你权限上限的百分之八十，系统就会自动给你和你的直接上级发提醒，如果你超出了权限，流程直接就走不通，会自动打回给你；如果遇到有人把大项目拆成好几个小项目，绕开上级审批，系统会自动识别这种拆分行为，直接预警给内控部门，我们会第一时间核查，彻底堵住钻规则空子的漏洞。3.3事后审计追责机制我们内控部门每季度会做一次职权行使情况的随机抽查，每年做一次全公司的全面审计，重点抽查核心岗位的核心职权行使情况，看看有没有越权审批、滥用职权的情况。追责的时候我们也分情况，不是一出问题就一棒子打死，如果是第一次不小心出错，没有造成损失或者损失很小，我们只做口头警告，提醒后续注意就完事；如果是故意越权，或者利用职权谋私，给公司造成损失的，我们会按照公司的制度，根据损失大小做处罚，严重的解除劳动合同，涉及违法的移交相关机关处理。我一直跟大家说，提前说清楚规则，真出了问题也怨不得别人，这对所有人都公平。四、配套保障与人性化缓冲措施做管控不能搞一刀切，不能把大家管死，影响业务开展，所以我们专门加了配套的保障措施，也留足了人性化的缓冲空间，刚推出的时候很多业务部门抵触，看到这些内容之后大部分都理解了。4.1系统与制度配套支撑我们把职权管控系统和公司现有的OA、财务、人力系统全部打通，不需要大家额外增加工作量，原来怎么审批现在还是怎么走，只是系统自动做了权限校验，不会给大家多添活。我们还专门出了配套的职权管控问答手册，把大家常问的问题都整理进去，内控部门有专门的对接人，任何人有疑问半天之内就能得到回复，不会让大家摸着石头过河。4.2容错机制与动态调整这个部分是我当时坚持一定要加的，做业务哪能没点突发情况？比如客户那边出了突发危机，不马上处理就会丢客户，损失更大，这种情况要是还卡着权限走流程，那就是误事。所以我们定了，遇到特殊紧急的突发情况，为了避免公司更大损失，可以先临时处置，但是必须在两个工作日之内向直接上级和内控部门补报备，说明情况，只要不是为了个人私利，就算超出权限也不会追责。另外，权限不是定死就不变了，每年年底我们都会做一次全公司的权限调整，如果你觉得现有的权限不符合工作需求，影响业务开展，可以打申请调整，我们调研核实之后确实需要调整的，立马就改，绝对不会抱着老制度不放。之前就有业务部门提，说基层主管五百的经费限额太低，买个打印耗材、应急办公用品都不够，我们调研之后确实是这么回事，立马就调到了八百，大家都很满意。4.3宣贯培训与意见收集新方案出来大家不熟悉，我们一开始每个月都组织专场培训，新员工入职也必须参加职权管控的培训，我们还把之前遇到的违规案例整理成宣贯材料，不是为了点名批评谁，就是给大家提个醒，告诉大家哪些红线不能碰，碰到问题该走什么流程。我们还留了线上线下的意见箱，随时收集大家对方案的意见，有不合理的地方我们每两个月汇总调整一次，让方案越来越贴合公司的实际情况，不是一成不变的死文件。五、方案实施推进节奏安排为了避免一下子推出大家不适应，我们定了循序渐进的推进节奏：第一个月完成全公司所有岗位的职权摸排申报，整理出初步的职权清单；第二到第三个月完成核对校验、划定边界，征求各部门的修改意见，完善最终的方案和权限清单；第四个月完成OA系统上线，组织全员培训，进入三个月的试运行阶段，试运行期间收集所有问题，随时调整；试运行结束没有问题之后正式全面推行，之后按照每季度抽查、每年全面复盘调整的节奏持续运行。六、方案总结总的来说，这个企业职权约束管控方案，核心不是为了限制员工的积极性，也不是为了搞监督抓辫子，本质上是给公司的经营风险筑堤坝，给在岗的管理人员划安全线。我跟进这个方案快两年了，推行到现在，公司原来权责不清、越权滥用的问题减少了八成以上