资产清查核实工作规范

资产清查核实工作规范我从事资产清查管理相关工作快八年了，这些年跑过几十家不同类型的单位做清查指导，见过太多因为操作不规范，要么盘完一堆糊涂账，要么漏掉问题最后引发资产流失的情况，深深觉得把资产清查核实的每一步都明确标准、定好规范，绝不是走形式的纸面要求，而是真真正正帮大家把活干明白、把单位家底数清楚的实际需要。这套工作规范所有要求都来自一线实操积累的经验，覆盖从准备到收尾的全流程，核心目的就是让每一步工作都有章可循，避免漏项、出错，既对单位负责，也对一线干活的工作人员负责。1前期工作准备规范凡事预则立不预则废，资产清查更是这样，前期准备做足了，后面至少能少走一半弯路，我见过太多急急忙忙上手，最后越干越乱的例子，前期准备主要抓好三件事：1.1组织架构与人员配置规范资产清查绝不是财务部门或者资产管理部门一个部门的事，必须搭建跨部门的清查小组，才能把工作推下去。首先要明确牵头部门，一般由单位的资产管理部门或者财务部门牵头，牵头部门要出1-2名总协调人，负责整体进度把控和问题汇总。其次要求所有占有使用资产的部门，都必须出一名熟悉本部门资产情况的联络员，不能让牵头部门自己去摸业务部门的资产，我之前就碰到过一家单位，一开始只让财务三个人自己盘，结果业务部门有一批当年买的时候走项目经费、没入资产账的专用设备，财务根本不知道存在，盘了快一个月都没对平，后来重新要求每个部门出联络员，三天就把所有账外资产梳理清楚了。最后还要有监督环节，必须安排内审或者纪检部门的人员全程参与，负责监督流程合规性，避免出现瞒报、造假的情况。1.2清查基础资料预收集整理正式开始清查之前，最少要提前3-5天把所有基础资料收齐整理好，不能到了现场才找东找西耽误时间。需要收集的资料主要包括：单位之前的资产台账、财务会计报表、固定资产明细账、所有资产的采购审批手续和合同、权属证明材料（包括房产证、土地使用证、车辆登记证、知识产权证书等等）、上一次资产清查的报告和整改记录、还有单位资产管理信息系统导出的最新数据。所有资料收齐之后，要按部门分类整理，哪个部门的资料放在一起，方便现场清查的时候随时调取核对。1.3清查方案制定与人员培训资料收齐之后，牵头部门要制定正式的清查方案，方案里必须写清楚这几个内容：一是清查范围，明确哪些资产需要纳入清查，不能漏了无形资产、对外投资这些容易被忽略的类别，很多单位只盘实物资产，忘了单位买的软件、持有的专利、对外投出去的股权，最后留下很多遗留问题；二是明确时间进度，每个阶段要完成什么事定好截止时间，避免无限拖延；三是明确每个人的分工，谁盘哪个区域、哪类资产，落实到人；四是明确工作要求，比如盘盈盘亏必须如实上报，不能瞒报漏报。方案定好之后，必须给所有参与清查的人员做一次培训，把要求讲清楚，统一标准，避免大家各干各的，最后标准不一样对不上数。做好前期准备之后，接下来就进入最核心的现场清查核实环节，这一步是整个工作的关键，容不得半点马虎。2现场清查核实核心工作规范现场清查不能胡子眉毛一把抓，要按资产类型分类操作，同时抓好权属核实和差异登记三个核心环节：2.1分类型资产清查操作要求不同类型的资产清查方法不一样，不能用同一个标准套：第一是流动资产，现金要当场实地盘点，核对库存现金和账面对不对得上；银行存款要和银行对账单逐笔核对，未达账项要列明原因；往来款项要逐笔落实，尤其是挂账三年以上的应收款项，一定要联系对方核实，确认能不能收回，不能一直糊里糊涂挂在账上。第二是固定资产，这是资产清查的大头，必须坚持“见物对账、以账对物”双向核对，绝对不能偷懒只对着系统打钩不去现场。我之前碰到过一个单位，账上挂着一台公务车，其实好几年前就抵账给供应商了，就是因为盘的时候没人去停车场看，也没人查车辆登记证，一直没发现，最后审计查出来，负责资产的同志挨了批评，单位也被要求整改，所以哪怕再小的资产也要摸到，再偏的库房也要跑到，每一件资产都要核对编号、使用状况、存放地点，是在用还是闲置还是已经报废，都要现场记录清楚，不能估摸着写。第三是无形资产和对外投资，这两类是最容易被漏掉的，无形资产要核对权属是否清晰，摊销计算是否正确，有没有已经失效的专利或者到期的软件还挂在账上；对外投资要核对股权证明、出资协议，确认投资份额对不对，这么多年的分红有没有及时入账，投资标的现在经营状况怎么样，有没有已经资不抵债还没计提减值的情况。2.2资产权属真实性核实规范权属核实是很多单位容易忽略的环节，很多时候资产实物在你这，权属不一定是你的，或者有纠纷，这个必须如实记录。比如很多单位的老办公楼，因为历史原因手续不全，一直没办房产证，这个时候千万不能图省事蒙混过关，写个“权属清晰”就完事，必须实打实写清楚问题是什么，什么原因导致的，目前推进到什么程度，不然后期单位要处置或者置换的时候，拿不出合法手续，吃亏的是单位自己，我们做清查的，就得把问题摆到明面上，不能帮着藏着。如果是有抵押、查封或者纠纷的资产，也要单独列出来，注明具体情况，不能和正常资产混在一起。2.3账实差异初步梳理与登记现场清查的时候，只要碰到账实对不上的情况，不管是盘盈还是盘亏，都不能私自调整，也不能瞒着不记，必须第一时间现场登记清楚，写明资产的基本情况，然后找相关部门了解原因，让部门出具书面说明，签字确认。比如盘盈了一台电脑，要弄清楚是供应商赠送没入账，还是部门自己买了走办公费没入资产账；盘亏了一台设备，要弄清楚是报废了没销账，还是丢失了，原因都要写清楚，留下书面依据，不能光靠嘴说。现场清查做完，不代表整个工作就结束了，接下来的整理整改才是资产清查发挥作用的关键环节。3清查结果整理与后续整改规范3.1清查结果汇总与报告编制现场清查结束之后，首先要把所有现场记录的数据整理录入资产管理系统，和原来的账面数据逐一比对，把所有差异一条条列出来，附好相关的说明和证明材料。编制清查报告的时候，不能只写结论不写问题，很多单位为了应付检查，报告里全是官话套话，一点问题都没有，这其实是对工作不负责。我们写报告，既要写清楚清查后的总资产、总负债，各类资产的情况，也要把清查出来的问题一条条理清楚，每个问题都要对应提整改建议，这样的报告才有用。3.2问题整改与账务规范调整报告写完之后，就要盯着整改，不能写完报告就把问题锁进抽屉。我一直说，整改才是资产清查的落脚点，查出来问题不解决，还不如不查。前几年我帮一家单位做清查，盘出来三块闲置的土地，一直没入账属于盘盈，后来单位按规范入了账，第二年盘活了两块，给单位赚了不少运维经费，要是当初盘出来不整改，这笔收益根本就没有。具体来说，盘盈的资产要按规定评估价值及时入账，盘亏的资产要按程序审批之后销账，权属有问题的要定好责任人，限定期限推进解决，闲置资产要统筹安排盘活，该报废的报废，该调剂的调剂，不能一直放着浪费。账务调整一定要按财务规定来，不能随便改账，所有调整都要有审批手续。3.3建立资产长效管理机制很多单位觉得资产清查就是好几年搞一次，干完就拉倒，其实不对，一次清查做完，要借着这个机会完善日常的资产管理机制。比如说，完善资产领用登记制度，新增资产必须及时入账，领用、交接都要登记，每年安排一次抽盘，每两三年安排一次全盘，不能等五六年才搞一次全盘，到时候账早就乱了。还要及时更新资产管理信息系统的数据，资产变动了就要及时录入，保证系统数据和实际情况一直对得上，从根源上减少账实不符的问题。为了保证整个清查工作符合规范，不出问题，全程的监督和责任落实也必不可少。4全程监督与责任落实规范4.1全过程监督核查要求监督不能只放在最后，要从准备阶段就介入，每一个环节都要有监督。监督人员除了参与全过程，还要抽不低于10%的资产进行复盘，核对现场清查的结果对不对，有没有漏盘错盘，有没有瞒报问题的情况。要是发现有不合规的操作，要及时指出来，要求重新清查，不能等全部做完了再改，耽误时间。4.2明确分级责任划分整个清查工作要落实分级负责制，牵头部门对整体工作质量负责，每个联络员对自己部门的资产清查结果负责，盘错了、漏了都能找到责任人，不能出了问题大家都有责任，大家都不负责。丑话说在前面，不是不信任大家，是对大家都负责，提前说清楚责任，反而能让大家更上心，避免出问题。4.3违规行为的责任追究如果清查过程中发现故意瞒报盘盈盘亏、弄虚作假、伪造材料，或者因为工作疏忽导致重大问题遗漏的，一定要按单位的规定追究相关人员的责任，要是因为违规操作导致资产流失的，还要承担相应的责任，这个是原则问题，不能松口子。总结总的来说，资产清查核实工作，看起来就是点对数、盘东西的小事，实际上是管好单位家当、防止资产流失的大事。这套规范从前期准备到现场清查，再到后期整改和监督，每一条要求都是从实际工作里摸出来的经验