第一小学档案自查报告(3篇)

第一小学档案自查报告(3篇)第一篇为严格落实《中华人民共和国档案法》《中小学档案管理办法》及县教育局《关于开展2024年度全县中小学档案工作专项检查的通知》要求，XX县第一小学于2024年5月12日至5月18日组织专项自查工作组，对全校2021年至2023年形成的各门类档案管理情况开展全面自查，现将自查情况报告如下。一、自查工作组织实施情况本次自查由学校校长任工作组组长，分管行政工作的副校长任副组长，成员涵盖办公室、教务处、德育处、总务处、安全办专职干事及各科室兼职档案员，同时邀请已退休的原学校档案管理员担任技术顾问，确保自查工作符合专业标准。自查范围覆盖学校所有门类档案，具体包括文书档案、教学档案、学生档案、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案、声像档案、实物档案共9大类，同时同步核查档案管理制度建设、硬件设施配置、人员队伍建设、信息化建设、档案利用效果5项核心管理维度。自查工作严格按照“动员部署-科室自查-集中核查-问题汇总-台账建立”5个步骤推进：5月12日召开自查工作动员会议，明确各科室自查责任、归档范围和时间节点，要求各科室对照《中小学档案归档目录清单》梳理本科室2021-2023年所有应归档资料，5月14日前完成科室自查并提交自查表；5月15日至5月16日，工作组集中对各科室提交的档案及库存档案逐一核查，对照清单核对资料完整性、整理规范性；5月17日对核查发现的问题逐一登记，明确问题来源、涉及门类、整改要求；5月18日召开工作组总结会议，形成整改台账和本次自查报告。二、当前档案管理工作基本成效（一）制度体系基本完善学校先后制定出台《XX县第一小学档案管理办法》《档案收集归档制度》《档案保管保密制度》《档案借阅利用制度》《档案鉴定销毁制度》《专兼职档案员岗位责任制度》《档案安全突发事件应急预案》共7项核心制度，明确各门类档案的归档范围、归档时限、整理标准、保管要求，将档案管理工作纳入学校年度工作计划，与科室绩效考核直接挂钩，占绩效考核权重的6%，每年年底对各科室档案归档情况进行考核打分，考核结果与科室评优、个人绩效奖金直接关联。2021年以来，学校每年召开不少于2次档案工作专题会议，研究解决档案管理中的人员、经费、设施问题，累计投入12万元用于档案库房升级、数字化建设和人员培训，为档案工作开展提供了制度和经费保障。（二）硬件设施符合规范学校现有独立档案库房35平方米，实现库房、办公室、阅览室三分开，库房内配置12组手动密集架、2个防磁柜、1台除湿机、1台壁挂式空调、2个温湿度计、2组干粉灭火器、1套防盗报警系统，库房窗户安装遮光窗帘，出入口安装甲级防盗安全门，全方位满足防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫“八防”要求。档案员每日登记库房温湿度数据，将温度控制在16-24℃、相对湿度控制在45%-60%的标准范围内，每季度更换一次防虫、防鼠药剂，每年对消防设施、防盗设施进行一次检测，确保硬件设施运行正常。截至2024年5月，库房内无易燃易爆物品、无私人杂物堆放，未发生过档案受潮、虫蛀、被盗等安全事件。（三）档案收集整理基本规范2021年至2023年，学校累计归档各门类档案共1268卷/件，其中文书档案426件（永久112件、30年158件、10年156件），全部按照《归档文件整理规则》要求以“件”为单位整理，编号规范、目录清晰；教学档案328卷，涵盖各学期教学计划、教案、教研活动记录、学业水平检测分析报告、校本课程开发资料、教师公开课及竞赛获奖资料，按年度-学科分类存放；学生档案212卷，包含所有在校生的学籍卡、体质健康监测数据、奖惩记录，毕业生档案按要求统一移交教育局基教股，移交记录齐全；人事档案112卷，覆盖全体在编教师，已按照干部人事档案专项审核要求完成全部档案的整理、审核、装订，无缺失、涂改情况；财务档案146卷，包含会计凭证、会计账簿、财务报表，严格按照《会计档案管理办法》要求整理，保管年限符合规定；基建档案28卷，涵盖2022年综合楼改扩建项目从立项、设计、施工、监理到竣工验收的全套资料，资料齐全、手续完备；设备档案42卷，包含多媒体教学设备、实验室仪器、体育器材的采购合同、说明书、维保记录；声像档案46册，包含学校重大活动、重要会议的照片、视频，全部标注时间、地点、人物、事件等元数据；实物档案28件，包含学校获得的县级以上集体荣誉奖牌、奖杯，全部登记造册、统一存放。（四）信息化建设稳步推进学校2022年上线运行专门的档案管理系统，与县教育局档案管理平台实现数据对接，目前已完成2010年以来所有文书档案、教学档案的数字化扫描，累计上传电子档案1.2万余份，支持全文检索、分类查询，查档效率较之前提升70%。电子档案实行“本地+云端”双备份机制，本地服务器每周进行一次增量备份、每月进行一次全量备份，云端备份同步上传至教育局档案云平台，每季度开展一次电子档案恢复测试，确保电子数据安全。2023年全年，学校通过档案管理系统接待查档126人次，其中教师职称评定查档32人次、学生学籍证明查档48人次、上级检查佐证查档26人次、校史编撰查档20人次，查档准确率100%。（五）档案利用成效逐步显现学校主动挖掘档案资源价值，先后编撰《XX县第一小学2021-2023年年鉴》《学校办学成果汇编》《历年教学质量分析报告》3种编研材料，为学校教学改革、管理决策提供数据支撑。2023年，学校依托历年德育活动档案整理形成的《留守儿童关爱工作典型案例》被县教育局评为德育工作优秀案例，依托历年学业水平检测数据形成的《分层教学改革可行性报告》为学校2024年推行分层作业改革提供了核心参考。档案利用效果登记制度全面落实，每一次查档都登记利用目的、利用效果，2021年以来累计产生直接利用成效28项，其中协助解决家校纠纷3起、为教师评职评优提供佐证8项、为学校争取项目资金提供支撑7项、为校史文化建设提供资料10项。三、自查发现的主要问题（一）部分门类档案收集不全一是教学档案存在遗漏，个别教师的公开课教案、教研活动个人发言记录、学生竞赛获奖的原始作品没有及时归档，散落在教师个人手中，本次自查共排查出缺失教学资料12份；二是声像档案收集不完整，各班级开展的主题班会、社团活动的照片、视频由班主任自行保管，没有统一移交档案室，2021年以来累计缺失班级活动声像资料40余份；三是实物档案收集不及时，各科室获得的集体荣誉证书原件部分存放在科室，没有移交档案室统一保管，本次自查共收回零散存放的荣誉证书8份。（二）档案整理规范性有待提升一是部分文书档案整理不规范，16份2022年的文书档案页码编写错误，8份档案备考表没有填写整理人、检查人签字，3份涉密文件没有标注密级；二是教学档案分类不统一，部分年度的教学档案按学期分类，部分按学科分类，部分按年级分类，查找效率较低；三是电子档案命名不规范，部分扫描上传的电子档案没有按照“年度-门类-编号-名称”的统一格式命名，检索时容易出现遗漏。（三）人员队伍专业能力不足学校现有档案员由办公室副主任兼职，日常行政事务繁杂，每周投入档案管理的时间不足8小时，没有接受过系统的档案专业培训，对2023年新修订的《归档文件整理规则》掌握不熟练。各科室兼职档案员流动性大，2021年以来累计更换兼职档案员6人，新上任的兼职档案员没有经过岗前培训，对归档范围、整理标准不熟悉，人员交接时没有履行规范的档案移交手续，存在资料丢失风险。（四）信息化建设存在短板存量档案数字化进度较慢，2010年之前的历史档案还有3000余份没有完成数字化扫描，部分破损的历史档案没有及时修复；档案管理系统功能单一，仅具备存储、检索功能，没有借阅审批、到期提醒、统计分析功能，档案借阅仍然需要线下签字审批；电子档案备份机制不够完善，目前仅实现本地和教育局云端备份，没有异地备份，遇到极端灾害天气存在数据丢失风险。（五）档案开发利用深度不足目前档案利用仍以被动查档为主，没有主动挖掘档案资源的价值，编研材料数量少、质量不高，仅停留在资料汇编层面，没有形成深层次的研究成果；档案宣传不到位，多数教师、学生对档案的价值认识不足，主动移交档案资料的意识不强，部分教师认为个人教学资料属于私人所有，不愿意移交档案室。四、整改措施及下一步工作计划（一）强化责任落实，配齐配强人员队伍2024年6月底前调整学校档案工作领导小组，明确校长为档案管理第一责任人，分管副校长为直接责任人，通过内部调配或公开招聘配备1名专职档案员，要求具备档案专业专科以上学历或持有档案从业资格证，专职从事档案管理工作。各科室指定1名固定的兼职档案员，签订档案管理责任书，明确归档责任，将档案工作纳入个人绩效考核，每年年底开展优秀档案员评选，对表现突出的人员给予500-1000元的现金奖励。（二）完善制度体系，规范档案收集整理2024年6月底前修订《XX县第一小学档案管理办法》，细化各门类档案的收集范围、归档时限、整理标准，明确教师个人的教学资料、班级活动资料属于学校档案范畴，必须统一移交档案室。制定《档案移交工作规范》，明确人员调动、离职时必须完成档案交接才能办理相关手续，交接过程由办公室全程监督。针对本次自查发现的不规范档案，2024年7月底前全部完成整改，邀请县档案馆专业人员到学校开展现场指导，对2010年之前的历史档案进行重新梳理，统一分类标准，补齐缺失资料，完成破损档案修复。（三）加快信息化建设，提升管理效率2024年年底前完成所有存量档案的数字化扫描，升级档案管理系统，增加借阅审批、到期提醒、统计分析功能，实现档案借阅全流程线上办理。完善电子档案备份机制，在现有备份基础上增加异地备份，将电子档案备份介质存放至县档案馆专用保险柜，每半年开展一次电子档案数据检测，确保数据安全。（四）加强专业培训，提升业务能力每季度组织1次专兼职档案员培训，学习档案法律法规、整理标准、信息化操作技能，每年安排专职档案员参加不少于2次市、县档案局组织的专业培训，鼓励专职档案员考取档案专业职称，职称聘用时给予优先倾斜。2024年秋季学期开学前，对所有新入职教师开展档案知识培训，明确档案移交要求，提升全体教职工的档案意识。（五）深化档案开发利用，发挥档案价值每年至少编撰2种高质量的编研材料，挖掘历年教学档案、学生档案资源，形成教学改革参考、德育工作案例等研究成果，为学校发展提供支撑。每学期开展1次档案宣传活动，通过校园广播、宣传栏、主题班会等形式宣传档案知识，展示学校档案利用成果，引导师生主动移交相关档案资料。2024年年底前完成学校校史陈列室建设，利用库存档案展示学校办学历史，发挥档案的育人功能。第二篇为保障XX市第一小学义务教育优质均衡发展创建工作顺利通过省级验收，严格对照《义务教育优质均衡发展县（市、区）评估指标体系》《中小学教育统计工作管理办法》要求，学校于2024年3月2日至3月15日组织创建工作专班对2021年至2023年的优质均衡创建专项档案开展全面自查，现将自查情况报告如下。一、自查工作开展情况本次自查由学校优质均衡创建工作总指挥、校长任组长，分管教学、德育、后勤的3名副校长任副组长，成员涵盖各科室主任、各年级组长、各功能室管理员，同时邀请教育局派驻的创建指导员全程参与指导，确保自查工作严格对照评估标准开展。自查范围覆盖评估指标7大项35小项对应的所有佐证档案，具体包括办学条件、师资配备、教育质量、均衡程度、群众满意度、政策落实、特色发展7大类，涉及文字资料、统计数据、照片视频、实物证明等所有类型的佐证材料。本次自查实行“指标到人、责任到人、签字背书”的工作机制，每一项评估指标都指定专门的责任人，对照评估标准的扣分点逐项核查，重点核查佐证材料的真实性、关联性、一致性，凡是存在资料缺失、数据不符、逻辑矛盾的问题，当场登记入问题台账，能立即整改的当场整改，不能立即整改的明确整改时限、整改措施、整改责任人，整改完成后由专班验收签字，确保所有档案符合省级验收要求。自查期间共召开3次专题调度会议，每日通报整改进度，累计核查档案216盒、12000余份，排查问题42项，当场整改28项，限期整改14项。二、专项档案管理基本情况（一）档案分类体系清晰规范学校严格对照评估指标体系建立专项档案分类目录，将所有创建档案分为A办学条件、B师资配备、C教育质量、D均衡程度、E群众满意度、F政策落实、G特色发展7个一级类目，每个一级类目下对应具体的评估指标设置二级类目，比如A类办学条件下设置A1生均建筑面积、A2生均运动场地面积、A3生均教学仪器设备值、A4每百名学生拥有计算机台数、A5生均图书册数、A6功能室配备情况6个二级类目，每个二级类目对应独立的档案盒，档案盒封面、脊背统一印制格式，标注类目编号、指标名称、年度、保管期限，盒内放置目录清单、佐证材料、指标说明报告，所有档案按年度排序存放，查找便捷、标识清晰。（二）佐证材料收集基本齐全一是办学条件类档案，涵盖2021-2023年校舍产权证明、固定资产台账、功能室使用记录、图书采购清单、借阅登记、仪器设备校准报告等资料，所有数据与教育事业统计报表数据完全对应，能够充分证明学校生均建筑面积、运动场地面积、教学仪器设备值、计算机台数、图书册数全部达到优质均衡评估标准；二是师资配备类档案，包含所有教师的资格证书、职称证书、培训记录、交流轮岗证明、骨干教师评选文件、工资发放台账、绩效工资分配方案等资料，能够证明学校师生比、骨干教师占比、教师年均培训时长、教师交流轮岗比例全部符合要求，教师工资收入不低于当地公务员平均工资水平；三是教育质量类档案，涵盖历年学业水平检测数据、体质健康监测数据、近视率防控数据、学生社团活动记录、劳动教育开展资料、“双减”工作落实台账等资料，能够证明学校没有设置重点班、没有公布升学率排名、学生学业负担符合要求，体质健康达标率、近视率防控成效达到评估标准；四是均衡程度类档案，包含各年级班额数据、随迁子女入学资料、留守儿童关爱台账、残疾学生送教上门记录、家庭经济困难学生资助资料等，能够证明所有学生平等接受教育，没有歧视性政策，适龄儿童入学率100%；五是群众满意度类档案，包含历年家长问卷、学生问卷、教师问卷的原始数据、分析报告、问题整改记录，以及社区共建活动资料，能够证明群众满意度达到85%以上；六是政策落实类档案，包含“五项管理”落实台账、“双减”工作实施方案、检查记录、整改报告，以及校园安全、经费保障相关资料，能够证明各项教育政策落实到位；七是特色发展类档案，包含校本课程开发资料、特色项目获奖证书、校园文化建设资料等，能够充分展示学校办学特色。（三）管理制度保障到位学校专门制定《优质均衡创建专项档案管理办法》《专项档案收集整理规范》《档案审核责任制度》3项专项制度，明确各科室档案收集责任、整理标准，实行“三级审核”机制：所有档案先由科室主任初审，核查资料的真实性和完整性；再由分管副校长二审，核查数据的一致性和逻辑性；最后由校长终审，签字确认后归档，确保所有档案真实有效、没有弄虚作假。截至2024年3月，学校累计投入6万元用于专项档案的整理、扫描、存储，配备2名专职人员负责档案整理工作，先后组织4次专项档案整理培训，所有参与档案整理的人员都熟悉评估标准和整理要求。三、自查发现的主要问题（一）部分佐证材料关联性不足一是A3生均教学仪器设备值的佐证材料仅提供了采购发票和固定资产台账，没有仪器设备的入库登记、使用记录、学生实验报告等资料，无法证明仪器设备已经投入使用、使用效率达标；二是A6功能室配备的佐证材料仅提供了功能室的照片和设备清单，没有实验课的课程表、开课计划、使用登记记录，无法证明功能室的开课率达到要求；三是教师交流轮岗的佐证材料仅提供了交流轮岗的通知和签到表，没有交流教师的教案、教研活动记录、学生评价、考核结果等资料，无法证明教师确实完成了交流轮岗的工作任务；四是课后服务的佐证材料仅提供了课后服务的实施方案和值班表，没有学生报名名单、活动记录、学生作品等资料，部分班级的活动记录存在内容雷同、补填的情况，缺乏佐证支撑。（二）部分数据一致性存在偏差2022年教育事业统计报表中登记的学校图书总数为48620册，但是图书馆借阅系统中的实际图书总数为47950册，两者相差670册，经核实是2022年学校剔除了670册破损、盗版图书，但没有及时更新统计台账，导致统计数据与实际情况不符；2023年的教师年均培训时长统计报表中登记的人均时长是72学时，但是教师培训系统中的实际人均时长是68学时，相差4学时，是因为部分教师的线上培训记录没有及时导出汇总，导致统计数据偏高。（三）档案整理规范性有待提升一是部分档案盒的目录与盒内资料顺序不一致，22盒档案的目录编号与实际资料编号不对应，查找不便；二是部分资料没有加盖公章，比如学业水平检测分析报告、体质健康监测报告没有加盖教务处公章，部分复印件资料没有标注“与原件一致”字样和复印日期，不符合验收要求；三是部分资料签署不完整，36份活动记录没有填写记录人、日期，12份审核表没有审核人签字；四是电子档案管理不规范，所有专项档案仅制作了纸质版，没有同步扫描成电子版，没有建立电子检索系统，查找资料需要翻阅大量纸质档案，效率较低，电子数据没有备份，存在丢失风险。（四）部分资料真实性有待核实部分班级的劳动教育记录存在补填情况，内容与实际开展的活动不符，没有对应的照片、学生劳动成果佐证；部分近视防控的宣传资料仅制作了纸质版，没有开展活动的签到表、照片，无法证明活动确实开展；部分家庭经济困难学生的资助资料仅提供了资助名单，没有学生的申请材料、审核公示记录，流程不完整。四、整改措施及下一步工作安排（一）立即开展数据核对工作2024年3月25日前完成所有数据的比对工作，对统计数据与实际情况不符的问题，立即补充台账说明，针对图书册数的偏差，补充2022年破损图书剔除的申请、审批、销毁记录，更新统计台账，确保档案数据、统计报表数据、实际情况数据完全一致；针对教师培训时长的偏差，立即导出所有教师的线上培训记录，重新统计培训时长，更新统计报表，确保数据真实准确。（二）完善佐证材料关联性针对每一项评估指标，按照“指标要求-实际情况-佐证材料-效果说明”的逻辑完善佐证链条：2024年3月31日前补充完仪器设备的使用记录、学生实验报告、功能室的课程表、开课记录，证明功能室和仪器设备的使用效率；补充交流教师的教案、教研活动记录、考核结果，证明交流轮岗工作落实到位；补充课后服务的学生报名名单、活动照片、学生作品，确保课后服务资料真实有效；补充劳动教育、近视防控活动的照片、签到表、学生成果，补充困难学生资助的申请材料、公示记录，确保所有资料逻辑通顺、关联充分，能够充分支撑指标达标。（三）提升档案整理规范性2024年4月5日前组织所有档案整理人员开展一次专项培训，严格按照省级验收的档案要求整理档案：所有复印件都标注“与原件一致”字样，加盖出具部门公章，注明复印日期；所有档案盒的目录与盒内资料顺序完全一致，每份资料都编写页码，备考表填写完整，由整理人、审核人签字；2024年4月10日前完成所有专项档案的数字化扫描，建立电子检索系统，输入指标编号、关键词即可快速找到对应的资料，电子档案同步备份到学校云服务器和加密U盘，确保数据安全。（四）建立常态化审核机制实行“三轮审核”制度，2024年4月15日前完成第一轮自查，由各科室责任人对本科室负责的档案进行全面核查；4月20日前完成第二轮核查，由创建专班对所有档案逐一核对；4月25日前邀请第三方评估专家开展预查，模拟验收流程排查问题。针对核查发现的问题，建立动态整改台账，每日通报整改进度，整改一项、销号一项，确保所有档案符合验收要求。（五）强化动态管理后续新产生的创建资料，比如2024年春季学期的教学数据、活动资料，随时整理归档，及时更新档案内容，确保档案能够准确反映学校的实际情况。安排专人负责对接教育局创建办，及时掌握验收标准的变化，第一时间调整档案内容，确保所有档案不遗漏、不脱节，为优质均衡创建验收提供坚实的资料支撑。第三篇为严格落实《档案安全管理办法》《国家档案局关于进一步加强档案安全工作的意见》及市教育局《关于开展全市中小学档案安全专项排查的通知》要求，XX区第一小学于2024年7月3日至7月7日组织档案安全专项检查组，对全校所有档案实体、档案库房、档案管理系统、保密管理情况开展全面排查，现将自查情况报告如下。一、自查工作基本情况本次专项检查由学校校长任检查组组长，分管安全和档案工作的副校长任副组长，成员涵盖办公室主任、安全办主任、专职档案员、网络管理员，同时邀请区档案局安全管理专员全程参与指导，确保排查工作专业、全面、不留死角。排查范围覆盖所有门类档案实体，包括存放在学校档案室的库存档案和各科室临时存放的未归档档案，同时同步排查档案库房硬件设施、档案管理系统网络安全、档案保密制度落实情况、档案应急管理机制建设情况。本次排查采用“现场检查+功能测试+应急演练”的方式开展：现场逐一核查库存档案的保存情况，检查是否存在破损、受潮、虫蛀、丢失等问题；对库房的消防、防盗、温湿度控制等设施进行功能测试，检查是否正常运行；对档案管理系统进行渗透测试，检查是否存在网络安全漏洞；查阅保密管理台账、借阅登记、销毁记录，检查保密制度是否落实到位；组织开展消防应急演练，检验应急预案的可行性和相关人员的应急处置能力。本次排查共检查档案1862卷/件，测试硬件设施12台，排查安全隐患18项，当场整改7项，限期整改11项。二、档案安全工作现有基础（一）安全责任体系健全学校制定了《档案安全管理责任制度》《档案库房安全管理制度》《档案保密制度》《电子档案安全管理办法》《档案安全突发事件应急预案》5项核心安全制度，明确校长是档案安全第一责任人，分管副校长是直接责任人，专职档案员是具体责任人，各科室负责人是本科室档案安全第一责任人，层层签订档案安全责任书，将档案安全纳入学校安全工作考核体系，与其他安全工作同部署、同检查、同考核，2021年以来未发生过档案安全事件。（二）硬件设施基本达标学校档案库房严格按照“八防”要求建设，出入口安装甲级防盗安全门，配备红外防盗报警系统，库房内安装4个高清摄像头，实现全方位无死角监控，监控录像保存时间不少于90天；配备2组干粉灭火器、1组七氟丙烷气体灭火装置，库房内无易燃易爆物品、无私人杂物堆放；配备除湿机、壁挂式空调、2个温湿度计，档案员每日登记温湿度数据，将温度控制在14-24℃、相对湿度控制在45%-60%的标准范围内；库房窗户安装遮光窗帘，防止阳光直射档案；每季度更换一次防虫、防鼠药剂，库房地面做了防水处理，未发生过漏水、渗水情况；库房与办公室、阅览室完全分开，实行双人双锁管理，无关人员不得进入库房。（三）实体档案管理规范所有库存档案都存放在密集架上，按门类、年度分类存放，标识清晰，没有散乱堆放的情况；每年定期对档案实体进行全面检查，对破损、褪色的档案及时进行修复、复制；各科室临时存放的未归档档案都放在带锁的文件柜中，由专人保管；档案借阅、复制实行严格的审批制度，涉密档案必须经校长审批，普通档案必须经分管副校长审批，借阅后按时归还，2021年以来未发生过档案丢失、损坏情况；涉密档案存放在密码保密柜中，只有授权人员能够接触，未发生过泄密事件。（四）电子档案安全可控学校档案管理系统部署在内部专用服务器上，不连接互联网，设置三级访问权限：普通工作人员只有检索权限，专职档案员有录入、修改权限，分管领导有审批权限，所有操作都有日志记录，可追溯、可核查；电子档案实行定期备份机制，每周进行一次增量备份，每月进行一次全量备份，备份介质存放在学校保险柜中，每季度开展一次备份数据恢复测试，确保数据能够正常恢复；电子档案的传输、拷贝必须经分管领导审批，严禁私自拷贝、传播电子档案。（五）应急机制基本完善学校制定了涵盖火灾、水灾、盗窃、数据泄露等场景的档案安全突发事件应急预案，明确了处置流程、责任分工，每年组织一次档案安全应急演练，相关人员熟悉应急处置流程；库房门口配备应急救援包，包含手电筒、雨衣、防水布、手套等应急物资，能够满足突发事件处置需要。三、自查发现的安全隐患（一）硬件设施存在隐患档案库房的视频监控系统是2018年安装的，部分摄像头已经老化，夜间监控清晰度不足，无法清晰识别人员特征；七氟丙烷气体灭火装置已经到了有效期，需要重新充装；除湿机的过滤网已经半年没有清洗，除湿效率下降，雨季时库房湿度偶尔超出标准范围；温湿度计没有经过计量部门校准，显示的数据可能存在误差；库房出入口没有安装挡鼠板，存在老鼠进入的风险；应急救援包中的手电筒电池已经没电，防水布已经破损，没有及时更换。（二）实体档案存在安全风险部分2000年之前的历史档案因为年代久远，纸张已经酸化、脆化，没有及时进行脱酸修复，存在永久损坏的风险；部分2010年之前的声像档案存储在录像带、录音带中，没有及时转录成数字格式，存在磁粉脱落、无法读取的风险；各科室临时存放的2023年度教学档案没有及时移交档案室，存放在普通文件柜中，没有防火、防潮措施，存在损坏风险；部分实物档案的奖牌、奖杯没有做防尘、防氧化处理，表面已经出现氧化、褪色情况。（三）电子档案存在安全漏洞档案管理系统的部分用户密码设置过于简单，存在被破解的风险；系统服务器没有安装防火墙和杀毒软件，虽然不连接互联网，但插入U盘拷贝数据时存在感染病毒的风险；备份介质是普通移动硬盘，没有加密，一旦丢失会导致数据泄露；部分电子档案没有转换为长期保存格式，仍使用旧版本的办公软件格式，存在未来无法打开的风险。（四）保密管理存在薄弱环节部分兼职档案员的保密意识不强，将学生个人信息、教师人事档案信息存放在个人电脑中，没有加密，存在泄露隐私的风险；涉密档案的借阅登记不够详细，仅登记了借阅人，没有登记借阅用途、借阅时长、归还时间，没有定期核查涉密档案的存放情况；2023年销毁的一批到期财务档案，仅留存了销毁清单，没有现场监销的记录和照片，销毁流程不规范。（五）应急管理存在不足应急预案的内容不够具体，没有明确不同