商务公文写作训练提纲版

商务公文写作训练提纲版目录第一章：公文基础知识第二章：常用公文写作方法第三章：常见错误解析第四章：公文写作诗第一章：公文基础知识概述什么是公文？公文的签发流程公文格式公文种类（从行文内容）公文种类（从行文方向）公文写作规则、程序、规范等什么是公文？

公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。----《国家行政机关公文处理办法》草拟部门内审核会签审核签发复核登记文号、打印用印登记分发、办理存档公文签发流程公文格式主要的公文种类（从行文内容）1.命令2.议案3.决定4.通知5.公告6.通告7.通报8.报告9.请示10.批复11.意见12.函13.会议纪要

此外，还有计划、总结、领导讲话稿、意向书、合同书、简报、说明书、请柬等公文种类（

从行文方向）1、上行文如请示、报告2、下行文如批复3、平行文如函、议案写作规则

1.在行文时，上行文（对总部、政府以及有关部门）、下行文（对地市分公司）、平行文（对公司其他部门或公司外没有隶属关系的单位）的行文关系，要根据隶属关系和职权范围确定。一般情况下，对上级机关

。如果因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送上级单位。2.上行文时，属于公司总部主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送

处理。3.在行文时，公司内部之间对有关问题

，不能各自向下行文，如果擅自行文，上级单位要责令纠正或撤消。4.“请示”应当

，并只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不能同时抄送下级机关。“报告”中不能夹带请示事项。5.

时，不能以公司名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。只有上级机关负责人直接交办的事项，才能直接向上级机关负责人报送。

6、成文日期以

为准，联合行文以

为准。电报以

为准。7、公文除

和

外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。8、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题=++

9、印发机关和印发日期。印发机关统称本单位办公室或文秘部门，印发日期以公文付印日期为准，用

标识。政府机关仅以版头和印章为标志，不写落款；党的文件一般写落款，并必须写全称。10、结构层次序数，要依次用、、、、写作规则写作程序：七步成文Step1Step2Step5写什么？写作的目的是什么？采用什么文体？给谁看？

要求对方做什么？

读者为尊的原则Step3Step4收集信息收集信息需要哪些资料？What?有哪些收集渠道？Where?怎样收集？How?达到什么目的？OrderStep6写作程序：七步成文A、有事而发，言之有物B、目的明确，为了解决某件事C、内容真实，不能虚拟D、

内容实在，主要内容有：a.

标题b.

题注c.

收件单位或个人d.

正文、导语、主体e.

结束语a.

附件或说明b.

落款、日期Step7具体写作：关键性工作

依照《国家行政机关公文处理办法》，公文中的数字，除

、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用

。

写作规范：数字使用规范

写作规范：容易用错写错的字词1、“二”与“两”2、“倍”的运用3、“以上”与“以下”的运用4、“制定”与“制订”的运用5、“需要”与“须要”的运用6、“权力”与“权利”的运用7、“截止”与“截至”的运用8、“以至”与“以致”的运用9、“部署”与“布置”的运用10、“既”与“即”的运用11、“和”、“与”、“及”的运用通知请示报告批复函会议纪要工作计划工作总结讲话稿第二章：常用公文写作技巧

（一）通知的用途、特点、内容与分类。

用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

指示性通知

知照性通知

事务性通知

任免/聘用性通知

通知的写作格式比较灵活根据通知的性质不同可采用不同的格式2.1通知的起草

(二)事务性通知(如会议通知)篇段合一式分层表达式（三）指示性通知应用范围：

1、多用于传达决定、规定、指示或某方面的政策，布置需要执行与办理的工作。例如：《国务院关于严厉打击生产和经销假冒伪劣商品违法行为的通知》2、发布（印发，下达）式通知。发布、印发的多是条例、办法、规定等行政法规。例如：《关于印发〈股份制企业试点办法〉的通知》

（四）撰写通知的注意事项

1.事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问。讲究政策法规依据，增强发文的权威性。

2.指示性通知注意政策措施的可行性，争取好效果。

3.讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。

4.注重发文时限。2.1通知的起草

下级机关（一）请示的特点上级机关针对性呈批性单一性请示的特点时效性2.2请示的起草

请求指示根据内容/性质区分（二）请示的分类请求批准请求批转1、遇到疑难，须请求上级机关批示。

解决“我们请求该怎样做”的问题2、主管部门有规定，须经上级批准才允许办理。解决“请求批准我们这样做”的问题。3、请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义不但需要上级批准，还需要上级转发。解决“我们请求有关单位这样做”的问题。2.2请示的起草

首部正文

落款二00×年×月×日

标题：文机关名称+事由+文种（两种）《××关于×××的请示》《关于赴新加坡进行设计联络的请示的请示》·开头：说明请示的根据、目的，需要时明确交代请示事项的背景或理由。主送机关:请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。·主体：明确提出请示事项。针对请示事项提出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。结语：另起段；习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予批准”“以上请示如无不妥，请批转各单位研究执行”等。（三）请示的结构内容写法2.2请示的起草

（四）撰写请示的注意事项

1、行文之前要与主管领导

；2、请示理由要

，要求和建议要

；3、严格执行

制度；4、按照

逐级行文；5、不能

，只能主送一个上级主管机关；2.2请示的起草

（一）报告的用途用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

（二）报告的分类按照内容划分：综合报告；专题报告。

按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；建议报告；检讨报告。（三）请示与报告的联系和区别2.3报告的起草

首部正文主送机关标题

结语开头落款二00×年×月×日主体标题：发文机关+主题+文种如《农业部关于九月份抗灾救灾工作情况的报告》开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包工作开展的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等，承上启下的语句为“现将具体情况汇报报如下：”主送机关：顶格写，后面加冒号；一文可以多头。·主体：重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取得的经验和体会；找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。常用结语：特此报告，请审阅。以上报告如有不当，请指正。（三）报告的结构内容写法2.3报告的起草

（四）撰写报告的注意事项1、采用记叙为主的表达方式。按

、

或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。2、重点突出，点面结合。突出

及

；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。3、实事求是，如实报告成绩和不足。4、节俭篇幅。5、报告中不能写

。

2.3报告的起草

下级机关发文机关全称上级机关权威性针对性批复的特点指示性×年×月×日（文号）收悉×年×月×日《关于……的请示》收悉×年×月×日关于……问题的请示收悉…………

此复、特此批复批复的结构、内容2.4批复

（一）含义函是

之间商洽工作、询问或答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的

公文。（二）分类1、按形式分2、按行文关系分3、按内容分（三）函正文的写作方法

1、开头：写明原因或依据。如果是复函，要引叙来函，通常写“贵单位二00×年×月×日《关于……的函》收悉。”2、主体：写明事项，具体内容。如果是复函，一般用“经研究，答复如下”。3、结语：“特此函告，盼函复”、“特此函复”、“此复”。商洽函的标题：关于++文种请求函的标题：关于++文种2.5函

2.5函

（四）函的写作要求

1、直截了当。

简要明确地提出要商洽的事项和要询问的问题，并表明态度，不绕弯子，不含糊其词。

2、写作语言。

叙述清楚，语言简洁，注意分寸和礼貌，因为函用于不相隶属机关之间，因此，语言要平和、礼貌、得体，忌用命令、生硬或过于媚上、乞求的语气，本着平等协商、以诚相见的态度，谦和有理，不卑不亢。3、格式规范。高效会议管理

撰写会议纪要重要与会人员确认限定发文范围及时发文（签收）会议纪要产生的三部曲：会议准备、、会议总结绩效评估指标得分标准预先确定不超过

个议题提前发给出席人员准备设定会议时限确定

次序会前准备：会议名称会议主持会议议题会议记录员时间地点与会人员其它要求紧扣议题掌控时间详细记录轮流发言互相尊重善于倾听2.6会议纪要

292.6会议纪要

（一）会议纪要的用途与类型

用途：

会议纪要用于记载和传达会议的

、主要精神和

，作为会后传达贯彻执行的依据。

类型：按会议性质划分：1、决议性纪要；2、部署性纪要；3、学术性纪要；4、消息性纪要。按会议内容划分：1、综合性会议纪要2、专题性会议纪要(如科技报告会）（二）会议纪要的特点1、纪要性，简明扼要2、决议性3、备查性2.6会议纪要

（三）会议纪要的格式要素文头部分：纪要名称、、。主体部分：标题、正文。文尾部分：主题词、、、印发日期。（四）会议纪要正文写作要领开头：说明会议概况：时间、地点、、参加人、、会议议题等（概述或分项式）主体：介绍会议主要精神和决定事项：包括会议研讨的主要问题、会议意见、会议取得的成果、决定事项等。结尾：1、号召干部群众落实会议精神；2、强调落实会议精神的关键问题；3、对会议作简要说明。（一般会议纪要可不写结束语。）

2.6会议纪要

（五）正文主体部分表述方式概述式条款式归纳分类式

发言记录式（六）衡量会议纪要质量的基本标准1、会议基本概况交代得清楚；2、会议主要精神传达得完整。3、会议决定事项记载得准确。（七）编写会议纪要的注意事项1、写作之前做好必要的准备工作。2、忠实于会议内容，准确反映会议决定事项和主要精神。3、抓住要点，体现“要”字。4、语言简明，讲究逻辑性和条理性。2.7计划

（一）计划与管理职能密不可分（二）计划的功能

1、指明努力方向，协调行动步调。

2、预测未来变化，减少不利因素影响。

3、减少浪费现象，避免利益损失。

4、加强行为控制，避免无序状态。（三）计划的特点1、目的性。2、预见性。3、可行性。4、可变性。5、严肃性。

（四）计划的写作1、标题：单位名称、、、文种2、正文写法（5W，1H）：开头：阐明制定计划的依据（指导思想；现状分析；计划的总任务；做好工作的意义）主体：制定计划的“三要素”。

目标（做什么：具体工作内容）

措施（怎么做：工作方式方法）

步骤（何时做：工作时间安排）结尾：说明注意事项或检查落实方法。描绘前景，鼓舞士气。3、落款（五）主体内容表述方式1、开列式2、展开式3、阶段式4、图表式2.7计划

2.8总结

（一）含义、目的与实质（二）功能1.认识事物发展规律，制定切实的方针政策；2.有助于推广先进经验，提高管理水平。3.有助于上级机关对本单位工作的针对性指导。（三）总结的特点

1、

2、

3、理论性

（四）总结写作要领1、做好写前准备2、总结正文的起草要领（五）主体内容表达方式

1.两段式写法2.概述式写法3.阶段式写法4.经验式写法（六）写好总结的注意事项瞎忙了什么？怎么做的？怎样才能做的更好？谁做得比我好？——工作内容——不足、经验——总体目标——标杆借鉴他人当你不知道如何下手外部经济形势简要说明公司内部发生的变革、事件等符合总体的结构、突出重点改善建议提供解决方法环境分析切入问题必要性·工作总结·概述2.8总结

2.9讲话稿

（一）讲话稿的含义与功能（二）起草领导讲话稿的步骤收集材料→→初拟材料框架后找领导商议直至确定→撰写→→定稿。（三）起草领导讲话应注意三个问题

１、；２、独树风格；３

。

（四）领导讲话语言的形式美

讲话语言的形式美可以给讲话内容增色，增强内容的感染力、战斗力。

1.整齐美

2.抑扬美3.参差美4.雄浑美5.连贯美文种错用标题错误数字错误用印错误滥用省略句法不全交代不明缘由欠当篇幅冗长文尾错误第三章：常见错误解析第三章：常见错误解析

1、《关于株洲所成立保密委员会的申请》2、《株洲所关于在天津