新员工入职培训实施规范

新员工入职培训实施规范我做企业HR相关工作快十年了，见过太多原本很优秀的候选人，因为入职第一天乱糟糟没人管、培训内容不对胃口、融入不进去等问题，来了没几天就选择离职，也见过不少团队因为没有规范的入职培训，不得不反复重新招人，耽误了项目也消耗了团队精力。其实新员工入职培训不是走个过场的形式，是企业和新员工建立信任、帮新人快速站稳脚跟的第一步，必须有清晰明确的实施规范，才能既保证专业效率，又能让新人感受到企业的温度。本文从实操层面，梳理新员工入职培训全流程的实施规范，给相关从业者做可落地的参考。1培训前期准备规范凡事预则立不预则废，入职培训体验好不好，七成以上的问题其实出在准备阶段，很多企业培训出问题，都是临时抱佛脚，新人来了才开始安排各种事情，自然乱成一锅粥。具体准备工作要从三个方面按顺序推进：1.1需求调研与培训方案制定准备工作的第一步，不是忙着做课件订场地，而是先搞清楚不同新员工的真实需求，不能千人一套方案，这点真的非常重要。1.1.1分层分类梳理培训需求我们通常把新员工分成两大类，一类是校招刚毕业的职场新人，一类是社招有工作经验的成熟员工，两类人的需求天差地别。校招新人对职场完全陌生，他们需要的是从学生到职场人的过渡，需要了解最基础的职场规则、公司文化、办公常识，甚至需要帮他们建立职场信心；而社招成熟员工，大多是冲着特定岗位来的，他们不想浪费时间听怎么打卡怎么写审批这种基础内容，他们更需要快速了解岗位要求、团队风格、业务方向，所以培训内容必须针对性调整。我之前就碰到过一次，给一位挖来的技术部门经理安排了整整一天的通识培训，反复讲考勤制度，人家散场之后就跟我吐槽，说太浪费时间，后来我们调整了方案，社招员工的通识培训压缩到半天，只讲和原来工作场景不一样的规则，剩下的时间直接进部门带教，体验好了不止一点。1.1.2细化可落地的培训方案根据不同人群的需求，制定具体的培训方案，方案里要明确写清楚培训的整体周期，通常我们采用一周集中通识培训加三周岗位带教的安排，这个周期不长不短，既能把该讲的内容讲透，又不会耽误新人上手进度。还要明确每个环节的负责人、具体内容、时间节点、考核标准，提前一周把方案发给行政、IT、业务部门、培训导师所有人手一份，让大家都清楚自己要做什么，提前空出时间，避免出现培训要开始了，导师还在赶项目抽不出时间的情况。1.2物资与跨部门对接准备方案定好之后，就要落实具体的物资和对接工作，这些小事最影响新人的第一印象，千万不能大意。1.2.1硬件物资提前布置到位新人的工位要提前三天整理好，工牌、电脑、键盘鼠标、笔记本、笔这些基础办公用品要提前放在工位上，IT要提前把所有办公系统的权限开好，测试一遍能不能正常登录，不要等新人来了，坐在工位上半天打不开电脑，只能干坐着刷手机，那种无助感真的会让人对公司印象大打折扣。如果是线下集中培训，要提前半天布置好培训室，调试好投影、麦克风，准备好饮用水和纸质资料，要是线上培训，要提前一天把会议链接、会议密码发到新员工群里，提前半小时测试直播画面和声音，避免开场之后出状况。我就吃过一次亏，好几年前一次线上培训，一开始麦克风没声音，折腾了二十多分钟才好，那一批新员工的反馈就特别差，所以这种细节一定要提前检查到位。1.2.2跨部门对接提前确认HR要提前至少三天对接各个相关部门，跟行政确认工位、门禁都准备好了，跟IT确认系统权限开通完毕，跟业务部门确认导师已经到位，提前给导师打好招呼，让他们提前安排好自己的工作，留出带教的时间，所有环节都确认一遍，有问题提前解决，不要把问题留到入职当天。1.3提前对接新员工与带教导师准备工作的最后一步，是提前对接双方，让大家心里都有底，不至于入职当天慌慌张张。1.3.1提前对接新员工入职前一天，HR一定要单独给每个新员工发一条消息，除了告诉他们入职的时间、地点、交通路线、需要带的材料之外，不妨多写两句贴心的提醒，比如提醒他们公司最近楼下地铁站在修路，过来的时候可以绕另一个出口，或者公司食堂可以免费提供第一顿午餐，附近哪里有便利店和停车场，天气变天了提醒一下带外套，这些小事花不了一分钟，但是能让新人一下子感受到温暖，不会觉得自己是一个没人管的陌生人。1.3.2提前对接带教导师给导师提明确的要求，首先能当导师的，必须是在公司工作满一年以上，熟悉公司业务，沟通能力比较好的老员工，不是随便抓一个人就让他带，而且每个导师同一时间带的新员工不能超过两个，不然根本顾不过来。还要提前跟导师讲清楚带教的内容和要求，告诉他们不要藏私，也不要一上来就把一堆活扔给新人，要一步步来，提前让导师看看新员工的简历，了解一下新人的背景，提前准备好第一天带教的内容。前期所有准备工作都落实到位之后，接下来就进入正式的培训实施阶段，这个阶段是整个入职培训的核心，要按流程循序渐进推进，既要保证内容到位，也要照顾新人的感受。2培训实施过程规范培训实施分成三个核心部分，依次推进，先做通识融入建立整体认知，再做岗位带教落实能力培养，最后通过轻松活动帮新人落地融入，逻辑清晰，层层推进。2.1集中通识培训实施规范通识培训是所有新员工都要参加的，目的是帮大家先了解公司整体情况，建立基本的归属感和认知。2.1.1开营破冰环节第一天上午的第一个环节，不要上来就讲课，先花一个小时做破冰，HR主持，不用搞那种尴尬的高强度拓展游戏，就是让每个人做个简单的自我介绍，说说自己来自哪，有什么小爱好，然后HR介绍一下整个培训的安排，最后一定要加一句：“这几天培训期间，不管是生活上还是工作上有任何问题，都可以随时找我，我微信手机都二十四小时开机”，给新人足够的安全感，让他们放松下来，不要紧张。2.1.2核心内容讲解通识培训的内容要挑新人最关心的讲，不要讲一堆没用的空话。第一个部分是企业文化和公司发展，不要光讲我们公司多少年历史老板多么厉害，要多讲我们公司是做什么的，我们的服务对象是谁，我们的价值观落实在日常工作里是什么样的，比如我们说“靠谱”，就举个例子，之前我们运营部为了赶客户的活动，整个团队一起加班改方案，最后提前一天交付，得到了客户的认可，这种真实的小故事比空喊口号有用一百倍。第二个部分是规章制度，这是新人最关心的，一定要讲透，考勤怎么算，请假怎么批，报销流程是什么，社保公积金怎么交，年假有多少，加班调休和加班工资怎么算，所有和大家切身利益相关的，一条一条讲清楚，不要模棱两可，讲完之后留足够的提问时间，有问题当场解答，最后把电子版的员工手册发给大家，方便以后随时查。第三个部分是办公系统操作，当场给大家演示一遍OA怎么用，怎么提交审批，内部沟通工具怎么用，文件存在哪里，演示完让大家自己操作一遍，有问题当场解决，不要让新人回去自己摸索。2.1.3公司参观环节通识培训的最后，要花半天时间带新人逛遍整个公司，从大门开始，各个部门在哪，会议室在哪，茶水间在哪，微波炉在哪，洗手间在哪，打印室在哪，停车场、食堂、便利店在哪，都走一遍，路上碰到同事可以停下来介绍一下，让大家混个脸熟，不要让新人来了一周了还找不到微波炉热饭，这种小事真的很影响体验。通识培训结束之后，新人对公司有了基本了解，接下来就要进入最重要的岗位带教环节了，这直接决定了新人能不能胜任岗位，留下来长期发展。2.2岗位定制化带教实施规范岗位带教不是把新人扔给导师就不管了，要有明确的阶段要求，保证带教质量。2.2.1第一周：适应熟悉阶段第一周的核心不是让新人干活，是让新人适应，导师第一天要亲自带新人到工位，把新人介绍给部门所有同事，然后讲清楚部门的分工，每个同事负责什么，自己这个岗位的核心工作职责是什么，每天大概要做什么，第一周只安排一些非常轻松的了解性工作，比如让新人看看之前的项目资料，熟悉一下业务流程，每天下班花十到十五分钟和新人聊聊天，问问有没有什么不懂的，有没有什么困难，主动问，不要让新人不好意思开口。我见过很多新人性格内向，有问题不敢问，攒着攒着就觉得自己适应不了，最后走了，所以导师主动沟通非常重要。2.2.2第二到第三周：实操练习阶段度过了第一周的适应期，第二周开始慢慢安排实操工作，从最简单的基础工作开始，比如整理资料、做基础的表格，一步步升级难度，每做一项工作，导师都要先讲清楚要求，做完之后及时给反馈，哪里做得好，哪里需要改，不要做完了就没声音了，新人不知道自己做对了还是做错了，心里没底。要求导师每天必须抽出至少一个小时的时间带教，不能自己忙起来就把新人扔在一边不管，每周要和新人做一次半小时的总结沟通，梳理一周的收获和问题。2.2.3带教纪律要求有两个红线一定要明确，第一不能把导师自己的核心工作全扔给新人，让新人当免费劳动力，这样新人学不到东西，还会怨声载道；第二不能什么工作都不让新人碰，让新人天天坐那看资料，这样新人会觉得自己没用，也留不住，带教就是要循序渐进，边做边学，而且导师每周要把新人的情况反馈给HR，有问题及时调整，比如新人确实不适应这个岗位，看看能不能调整到更合适的岗位，不要等人家要走了才知道问题。除了培训讲课，帮新人融入还需要轻松的文化活动，拉近距离，消除陌生感。2.3文化融入活动实施规范我一直觉得，新人能不能快速融入，很多时候不是看培训讲了什么，是看能不能快速认识几个朋友，有没有归属感。所以培训期间，我们会组织一些非常轻松的融入活动，比如第一天中午，安排同一个部门的老员工带新员工一起去食堂吃饭，边吃边聊，不用讲工作，就是随便聊聊，熟悉一下；培训结束之后，组织一场自愿参加的下午茶，大家坐在一起聊聊天，想吃什么自己点，愿意来就来，不愿意来就直接下班，绝不强制。很多新人跟我说，这个环节比上一天课有用，能更快放下紧张感，认识朋友，不会刚入职就觉得孤孤单单。整个培训过程走完，不是就结束了，还要做考核和后续跟进，及时发现问题解决问题，避免新人带着问题默默离开。3培训考核与后续跟进规范考核不是为了卡新人，是为了检验培训效果，帮新人找到不足，后续跟进则是持续帮新人融入，解决潜在的问题。3.1分层分类考核规范考核要因人而异，不要搞一刀切，符合不同人群的实际情况。3.1.1通识培训考核通识培训的考核就是简单的线上答题，一共二十道选择题，考一些基本的规章制度和企业文化，六十分及格，题目都不难，就是帮新人加深一下印象，不及格的也不用罚，就是再补学一次重考就可以，我们从来不会因为通识考核不及格淘汰新人，毕竟这个就是走个流程，重点是让大家记住内容。3.1.2岗位带教考核岗位带教的考核由导师和部门主管一起做，不是考笔试，就是实操加面谈，看看新人能不能独立完成岗位的基础工作，对岗位的业务了解到什么程度，有没有达到上岗的要求，整个考核过程要给新人讲清楚优点和不足，告诉他们接下来努力的方向，不能只给一个合格不合格的结果就完了。3.2考核结果的应用考核结果出来之后，分情况处理，考核通过的，就可以正式安排独立工作，进入试用期的正常考核；考核没有通过的，先找原因，如果是带教不到位，或者导师没有留出足够的时间带教，那就调整导师，再给一周的补学时间，如果是新人确实对岗位不适应，那可以沟通看看有没有其他更合适的岗位调整，实在不合适的，再按相关规定处理，我们要尽可能人性化，不要一棍子打死。3.3入职后持续跟进很多公司培训结束就不管新人了，其实很多问题都是培训结束之后才出现的，所以HR要做持续跟进，我们要求HR在新人入职一周、入职半个月、入职一个月，分别做一次一对一的面谈，问问新人有没有什么困难，电脑好不好用，工位舒不舒服，和同事相处有没有问题，对培训和带教有什么意见，哪怕是很小的问题，也要马上帮人家解决。我之前就碰到过一个新人，入职快一周了，电脑特别卡，不好意思说，面谈的时候说出来，我们当天就给换了新电脑，人家特别感动，现在已经成为部门的骨干了，要是我们没问，可能人家憋着憋着就觉得公司不关心人，走了，所以这个跟进真的非常重要。培训做完一轮之后，我们还要不断总结优化，让整个培训流程越来越完善，越来越符合新人的需求。4培训效果复盘优化规范没有完美的培训，只有不断优化的培训，所以每次一批新员工培训结束，都要做复盘优化，一点点打磨流程。4.1多渠道收集真实反馈首先要收集反馈，一方面给新员工发匿名的反馈问卷，问问他们觉得哪个环节有用，哪个环节浪费时间，哪里体验不好，有什么改进建议，匿名才能让大家说真话，不用担心得罪人；另一方面找导师和部门主管沟通，问问他们觉得培训完的新人，哪些能力还不足，哪些内容需要加进去，哪些内容可以删掉。4.2汇总问题调整培训方案收集完反馈，把问题汇总起来，一点点调整，比如很多人说规章制度讲的太枯燥，听不进去，那我们就把常用的规章制度做成一张口袋版的小卡片，再做成几个一分钟的动画小短片，新人想看就看，不用坐那听一两个小时；要是很多人反映导师没时间带教，那我们就规定每个导师每年带新员工不能超过三个，并且给带教导师计算相应的绩效补贴，鼓励导师抽出时间带教，一点点改，每次培训都调整，慢慢整个流程就越来越顺，体验越来越好。4.3提升带教导师的能力我们会每季度组织一次带教导师的培训，教导师怎么和新人沟通，怎么带教，怎么给反馈，很多老员工业务能力很强，但是不会教人，所以要教他们方法，另外我们每年会评优秀带教导师，给荣誉和奖励