未中标标书归档管理细则

未中标标书归档管理细则总述在投标业务管理中，大部分企业习惯只重视中标项目的资料归档，对未中标标书往往抱着“没中了就没用了”的心态，随便堆在角落甚至直接当废纸卖掉。说句实在话，我干投标管理快十年了，见过太多公司因为不重视未中标标书管理，同一个坑踩好几次，平白错过了好多中标机会，真的太可惜了。未中标标书里藏着我们投标过程里踩过的错、摸过的底，还有对竞争对手的分析，每一份都是花钱花精力攒出来的经验。为了规范本单位未中标标书的归档管理，挖掘未中标项目的参考价值，规避后续投标的常见风险，提升整体投标业务水平，结合我们多年实操总结的经验，制定本细则，所有相关岗位人员都要严格遵照执行。1总则1.1制定目的本细则的核心目的不是为了给大家加工作量，而是要把散乱的未中标资料系统化整理起来，方便后续复盘总结问题，给新人培训提供真实案例，给后续同类型项目投标提供参考，最终帮我们减少失误，提升中标率。说白了就是把“没用的废纸”变成我们中标路上的垫脚石，让之前交过的“学费”发挥价值，不要再交第二次。1.2适用范围本细则适用于本单位所有参与投标活动产生的未中标资料，不管是公开招标、邀请招标、竞争性谈判还是询价类项目，不管项目金额大小，只要我们提交了投标文件最终未获得中标资格，所有相关资料都要按照本细则要求归档，哪怕是只有几万块的小项目，也不能例外，小项目里踩的坑，放到大项目里就是大问题。1.3基本原则第一是应归尽归，只要是未中标项目的相关资料，不管成品还是过程稿，不管你觉得有用没用，都要统一归档，哪怕你觉得这个标书做的全是错，也不能私自销毁，错的经验比完美的经验更有参考价值。第二是分类清晰，归档的时候要按照统一标准分类编号，不能随便乱塞，保证任何人需要都能快速找到。第三是保密安全，未中标标书里包含我们的报价成本、技术方案这些核心商业机密，必须做好保密，不能随便对外泄露。第四是方便利用，归档不是为了存着吃灰，是为了要用的时候能拿出来，所以所有流程都要围绕“好找好用”来做。2归档范围与分类标准说完了最基本的要求，接下来我们明确哪些东西要归、归的时候怎么分，这是做好归档管理的基础，要是范围没搞对，要么该存的丢了，要么没用的占了一大堆地方，反而添乱。2.1纳入归档的范围我们把归档资料分成纸质和电子两类，两类都要存，缺一不可。2.1.1纸质资料范围首先是投标文件的正副本，不管原来做了几本，都要至少留一本完整的归档，不要随便拆分。其次是招标阶段的原始资料，包括招标公告原件、招标文件原件、招标方发出的补遗文件、答疑回复的纸质原件，还有我们去现场踏勘的记录、开标现场的签到记录、我们拿到的公开唱标信息记录，这些都要放进去。最后是我们内部的过程资料，包括投标的审批表、成本核算表、最终的报价审批单，还有投标负责人手写的未中标情况说明——这个一定要有，我之前就吃过亏，早些年没要求写说明，过了半年翻出标书，谁都记不清当时为什么报这个价格，为啥选这个技术方案，复盘根本没办法进行，所以这个说明是必须要附的。2.1.2电子资料范围除了纸质版，所有资料都要有对应的电子版，包括投标文件的所有版本（从初稿到终稿都要留，不要只留终稿，看修改过程能发现很多问题）、招标文件和补遗的PDF版、和招标代理以及招标方的沟通邮件截图、微信QQ沟通记录截图、开标现场的照片录音（如果允许记录的话）、最终的未中标通知书扫描件，全部整理好统一存储。2.1.3不纳入归档的范围也不是什么东西都要存，比如打印错误的废纸、和项目无关的参考资料、已经重复存档的多余副本、普通的公开可查的行业参考资料，这些可以直接清理掉，不用占用存储空间。2.2分类标准我们采用三级分类法，兼顾管理方便和检索方便，大家按照这个标准分就不会乱。2.2.1一级分类按项目属性分首先按大的行业类型分成工程类、货物采购类、服务类三个大类，比如市政工程、建筑装修就归到工程类，办公设备、原材料采购归到货物类，软件开发、物业服务归到服务类，这样找同类型项目的时候直接找对应大类就行。2.2.2二级分类按未中标核心原因分每个项目未中标都有核心原因，我们分成价格偏高原因、资质不符合原因、技术方案不满足要求原因、商务条款不匹配原因、其他原因五个二级分类，这么分的好处是，我们复盘的时候可以直接把同一原因的未中标标书找出来，很容易就能发现我们的共性问题，比如连续三个项目都是因为价格高没中，那我们就可以及时调整报价策略，不用一直懵懵懂懂踩坑。我平时会让归档员在档号里加上原因的首字母缩写，检索的时候搜关键词一秒就能出来，特别方便。2.2.3三级分类按时间顺序排序同一个二级分类下，按照项目完成时间排序排架，方便管理，也能直观看到我们不同阶段投标水平的变化，整理起来也更简单。3归档操作流程与规范要求范围和分类说清楚了，接下来就是具体怎么操作，每一步该谁做、该做到什么标准，都给大家说清楚，避免推诿出错。3.1未中标结果确认与前期收集招标结果公示结束，我们收到正式的未中标通知（或者明确得到未中标答复）之后，投标负责人要在7个工作日之内，把所有需要归档的纸质和电子资料整理齐全，写上未中标情况说明，交到档案管理岗，情况说明里要写清楚三个内容：一是投标过程的基本情况，二是你自己总结的未中标原因，三是开标现场了解到的中标对手的报价、优势等信息，不用写太长，说清楚就行，别嫌麻烦，这一步对后续复盘太重要了。3.2资料完整性审核档案管理员收到资料之后，要在3个工作日之内完成审核，核对是不是所有要求的资料都齐了，有没有投标负责人的情况说明，电子版是不是完整，有没有缺失。要是资料不全，直接打回给投标负责人，要求补齐之后再重新提交，不能马马虎虎就收进来，不然等后面要用的时候找不到，再补就补不上了。3.3编号装订与信息录入审核通过之后，档案管理员要给这份资料做统一编号，纸质标书不用拆掉原来的装订，直接在原封面外面加一个归档标签就行，标签上写清楚项目名称、档号、分类、未中标原因、归档时间，一目了然。然后要把所有信息录入单位的电子归档台账，台账里要写清楚存放位置、核心信息、查阅权限，方便后续检索，现在我们用电子台账，搜关键词几秒钟就能找到对应资料，比以前翻本子方便太多了。电子版资料要统一重命名，按照“年份-分类-项目名称”的格式命名，不要随便叫“标书1”“修改稿”，过两个月谁都不知道是什么。3.4入库存储所有整理好之后，纸质档案放到专门的未中标标书档案柜，按照分类和编号顺序摆放，不要和中标档案、其他行政档案混放。电子版档案存在专门的加密服务器硬盘里，还要做一个异地备份，防止硬盘坏了资料丢了，我之前有个同行单位，硬盘坏了没备份，好几年的资料全没了，哭都没地方哭，所以备份这一步一定不能省。涉及保密要求的项目，要按照单位保密管理规定单独存放，不能和普通档案放在一起。4归档后的保管、查阅与开发利用归档不是终点，把资料用起来才是我们做这件事的目的，存着不吃灰，才能发挥价值。4.1日常保管要求4.1.1实体保管要求存放纸质档案的档案柜要放在干燥通风、避光的房间里，做好防虫防潮防鼠，我们每年春天都会放一次樟脑丸，每个季度检查一次，尤其是南方回南天的时候，要开门通风，防止发霉。要是发现有损坏、发霉的情况，要及时修复，做好记录。4.1.2保密管理要求所有未中标标书都属于单位商业机密，档案管理员要管好钥匙和权限，非相关人员不能随便进入档案存放区，电子版的加密密码要定期更换，不能随便告诉外人，哪怕是内部员工，不是工作需要也不能随便给权限。4.2查阅与借阅管理内部员工因为工作需要查阅的，要先填查阅申请单，写清楚查阅哪个项目、用来做什么，经部门负责人签字同意之后，才能在档案管理员的陪同下查阅，要是需要借出档案室，还要登记借阅时间和归还时间，一般最多借3个工作日，不能逾期不还，也不能涂改、损坏标书，更不能把资料带走复印对外泄露。外部单位一律不允许查阅，除非是有法定的要求，还要经单位总经理签字批准之后才能按要求提供，不然谁都不能给。4.3档案的价值开发我一直说，未中标标书是宝贝，不是废纸，关键是你会不会用。我们单位要求每个季度都要从归档的未中标标书里抽3-5个项目做集体复盘，把问题摆出来，大家一起分析哪里错了，下次怎么改。之前我们连续两个智慧物业项目没中标，调了归档的标书出来一看，发现我们两次都漏看了补遗文件里加的物联网平台对接要求，技术方案根本没提，后来我们就专门加了一个补遗文件二次核对的流程，之后再投同类项目就没出过这个错。还有新人培训的时候，我们也会拿归档里的反面案例给新人看，比你空口讲“这里不能错”管用一百倍，新人看完就知道哪里容易踩坑，进步快很多。5责任划分与监督考核这件事要做好，必须明确每个人的责任，不然很容易变成没人管的闲事。5.1各岗位责任划分投标负责人对资料的完整性和真实性负责，必须按时提交资料，不能私自销毁、藏匿未中标资料，要是因为资料不全影响后续复盘，由投标负责人负责。档案管理员对归档后的保管安全和检索便捷负责，要保证台账清晰、存储安全，不能弄丢、损坏档案，不能随便泄露档案信息。部门负责人要督促本部门的投标负责人按时归档，定期组织本部门利用未中标档案做复盘，对本部门的归档工作负管理责任。5.2监督与考核机制我们每年年底会做一次归档工作检查，核对所有未中标项目是不是都按要求归档了，有没有资料缺失、保管不当的问题。要是投标负责人没有按时归档，或者资料缺漏，会扣当月的绩效分数，要是档案管理员弄丢了档案，或者违反保密规定，也会按规定处罚。反过来，如果归档工作做的好，或者通过利用归档资料发现了我们的共性问题，帮我们避免了失误、提升了中标率，我们会给相关人员奖励，去年我们有个档案管理员，整理归档的时候发现同一个区域的招标方都要求加本地化服务条款，提醒了投标部门，后来那个区域连续中了两个大项目，我们专门给她发了奖金，大家也都更重视这件事了。总结总的来说，未中