合作方信息建档规定

合作方信息建档规定一、总述做了快八年的公司运营管理，我经手处理过不下三起因为合作方信息混乱引发的风险事件：小到对接人离职后全线断联，耽误了项目交付进度；大到对方资质造假卷款跑路，我们翻遍公司所有存储，都凑不出一套完整的对方主体信息，最后只能自认倒霉吃了几十万的亏。说到底，就是之前公司没有统一明确的合作方信息建档规则，所有信息要么散落在各个业务员的私人手机、电脑里，要么就是东拼西凑存了零散资料，真要用的时候什么都找不到。为了补上这个管理漏洞，给公司所有对外合作打好基础，我们结合这么多年踩过的坑、攒下的经验，梳理出了这份统一的合作方信息建档规定，要求全公司所有涉及对外合作的部门统一执行，从根源上规避信息不对称带来的合作风险。1总则明确基本规则和要求，是整个建档工作的前提，避免各部门各自为政，出现标准不统一的问题。1.1制定目的本规定的核心目的，总结下来就是三点：第一是统一管理，把分散在个人手里的合作方信息收拢到公司层面，不会因为人员变动出现信息丢失；第二是防控风险，提前核实清楚合作方的真实资质和信用情况，从一开始就把不合格的合作方挡在门外，后续合作中也能随时跟进对方信息变化，及时发现风险；第三是提高效率，需要调阅合作信息的时候，能快速找到完整内容，不用东拼西凑浪费时间。我再啰嗦一句，很多业务部门的朋友跟我吐槽说建档麻烦，耽误谈业务的功夫，可你想想，一开始花半小时把信息攒全，后面合作三五年都不用到处找记录，真出点事你有完整档案在手，维权都硬气，真的是一时麻烦换长期省心。1.2适用范围本规定适用于所有和公司发生正式合作的外部主体，不管合作规模大小、周期长短，都必须按要求建档：包括给我们供应原材料、设备、办公用品的供应类合作方，给我们提供物流、咨询、设计、技术服务的服务类合作方，帮我们拓展渠道、销售产品的渠道类合作方，和我们联合开发项目的项目类合作方，哪怕是只合作一次的临时第三方机构，也必须建档，不能因为单次合作就简化流程漏建档案——之前我们就遇到过单次合作的印刷机构印错了我们的产品包装，要追责的时候找不到对方完整信息，最后只能不了了之，这个教训大家一定要记。1.3建档基本原则所有建档工作必须遵循四个核心原则：1.3.1一户一档原则同一个合作方不管和我们合作多少个项目，都只能建立一个档案，所有项目的相关信息都归入同一个档案里，禁止同一个合作方建多个档案，避免后期查找混乱，找不到完整信息。1.3.2真实准确原则所有录入档案的信息都必须经过核实，不能只凭对方说就随便填写，资质文件必须要对方提供原件扫描件，关键信息比如实际经营地址、对接人联系方式必须电话核实，不能弄虚作假。1.3.3动态更新原则档案不是建完就永远不变，合作方的信息发生变更后必须及时更新，保证档案里的信息永远是最新可用的。1.3.4安全保密原则合作方的档案里包含大量商业敏感信息，不管是对方的内部信息还是我们的合作条款，都必须严格保密，不能随便对外泄露。2合作方分类与建档内容要求讲完了总的原则，接下来明确不同类型合作方建档的具体内容，这是整个建档工作的核心基础，内容缺漏就等于档案没用。2.1合作方分类我们按合作性质把所有合作方分成四类，不同分类的建档内容略有区别：第一类是供应类合作方，就是给我们提供各类货物、原材料的合作方；第二类是服务类合作方，就是给我们提供各类服务、技术支持的合作方；第三类是渠道类合作方，就是帮我们推广、销售产品的经销商、代理商；第四类是项目类合作方，就是和我们联合开展单个项目的合作主体。2.2所有合作方通用的必填信息不管是哪一类合作方，以下信息都必须完整收集，缺一不可：第一是主体资质信息，必须包含营业执照正副本扫描件、银行开户许可证、法定代表人身份证复印件（加盖对方公章）、统一社会信用代码、注册地址、实际经营地址，这里我必须强调，实际经营地址是必填项，很多公司注册地址是虚拟地址或者集群地址，根本找不到人，必须要求对方提供实际办公或者生产的地址，一定要核实清楚。另外如果对方是特殊行业，必须要有对应行业的经营许可证，比如做食品的要有食品经营许可证，做工程的要有建筑施工资质，这些都必须放进档案。第二是对接人信息，必须包含主对接人、备用对接人的姓名、职务、手机号码、工作邮箱，不能只留一个对接人的信息，避免对接人离职或者请假的时候找不到人，对接人变更的话，对方必须第一时间通知我们，我们及时更新档案。第三是合作基础信息，必须包含首次合作时间、合作内容概要、正式合同的编号、核心合作条款摘要，比如结算周期、质量要求、违约责任这些，方便后续快速查阅核心信息，不用每次都翻完整合同。第四是信用信息，必须附上国家企业信用信息公示系统导出的最新信用报告，要确认对方没有被列入经营异常名录、没有重大行政处罚记录、没有未结案的失信被执行人信息，这些信息要一并存入档案，作为后续合作评估的依据。2.3不同分类合作方的额外必填信息除了通用信息之外，不同类型的合作方还要额外收集对应信息：供应类合作方要额外收集产品的质检报告、生产许可证、相关环保或者质量认证证书，如果是给我们供核心原材料，还要收集对方的生产场地证明、产能说明，方便我们评估供货稳定性；服务类合作方要额外收集核心服务人员的资质证书，比如做设计的要有设计师执业证明，做财务审计的要有注册会计师证书，做培训的要有讲师资质证明；渠道类合作方要额外收集对方的线下门店信息、仓储能力证明、过往销售业绩说明，方便我们评估渠道能力；项目类合作方要额外收集对方项目团队的人员信息、过往同类型项目的业绩证明，方便我们跟进项目进度，评估项目执行能力。3建档审核与归档流程信息收集完之后不能直接归档，必须经过审核把控质量，再按规范流程入库，这一步是保证档案真实有效的关键。3.1业务部门初步审核信息收集完成后，首先由对接该合作方的业务部门负责人做初步审核，主要核对两个点：一是信息有没有缺漏，是不是按要求收集了所有必填内容，有没有少传资质、漏填信息；二是信息是不是真实，业务部门要核对对方提供的资质证书的有效期，扫资质上的二维码查验真伪，打电话核实对接人信息和实际地址，确认和填写内容一致，初审通过后签字确认，再提交给合规和档案部门。3.2合规与档案部门复核初审通过的档案，先交给合规管理部门做复核，合规部门主要核查合作方的信用情况，确认对方没有重大违法违规记录，资质符合我们的合作准入要求，不存在不符合公司合作规定的情况；复核通过后再交给档案管理部门，档案部门检查档案的格式是不是符合要求，扫描件是不是清晰可辨，编号是不是规范，有没有缺页漏项，确认所有内容都符合要求后，才能办理归档。3.3规范归档管理所有档案都必须做纸质档案和电子档案双归档，哪一样都不能少：纸质档案要整理装订好，存放在公司专门的档案库房，按分类和编号有序摆放；电子档案要上传到公司专门的加密档案管理系统，同时做两份备份，一份存在公司本地服务器，一份做云端备份，避免因为硬件损坏丢失数据，之前我们就吃过一次电脑硬盘损坏没备份的亏，丢了三份老合作方的档案，所以现在要求必须双备份，这个要求不能打折扣。档案编号统一用“分类代码+合作年份+顺序号”的规则，比如供应类代码是G，服务类是F，202X年合作的第12家供应类合作方，编号就是G-XX-012，方便快速检索查找，档案封面也要清晰标注合作方全称、档案编号、建档日期，一目了然。4档案的日常维护与动态更新档案入库存档不代表工作就结束了，合作方的信息一直在变化，必须做好日常维护，才能保证档案一直有效可用。4.1定期核查与及时更新我们要求每年年底对所有在合作的合作方档案做一次全面核查，核对对方的资质有没有到期，有没有做过工商变更，法人、地址、对接人有没有变动，所有信息都要更新一遍；每个季度我们也会随机抽取10%的合作方档案做抽查，发现信息不全或者过时的，要求业务部门及时补更。如果合作方主动通知我们信息变更，对接的业务人员必须在三个工作日内完成档案信息更新，不能拖着不办，之前我们就遇到过合作方换了收款账户，业务人员忘了更新档案，财务差点把钱打到原来的旧账户，差点造成资金损失，这个教训大家一定要放在心上。4.2失效档案的管理对于已经终止合作超过三年，也没有后续合作计划的合作方，档案要从活跃档案库转到休眠档案库单独存放，等到了法律规定的最低保存年限之后，再按公司的档案销毁规定统一销毁，销毁的时候必须有两个人以上监销，做好销毁记录，不能随便丢弃档案，避免信息泄露。4.3到期资质提前提醒档案管理部门每年会整理一次所有合作方的资质到期时间，对于还有三个月就要到期的资质，提前发提醒给对应的业务部门，让业务部门通知合作方更新资质，把新的资质文件交到档案部门更新入档，避免我们用过期的资质开展合作，引发不必要的风险。5档案调用权限与保密要求合作方档案包含大量敏感信息，必须明确调用权限和保密要求，避免信息泄露。5.1分级调用权限我们按岗位明确了不同的调用权限：普通员工因为工作需要调阅档案，要先向本部门负责人提交申请，批准之后才能在档案系统里查阅和自己工作相关的内容，不能复制下载全量档案；部门负责人可以调阅本部门对接的所有合作方的全量档案，如果要调阅其他部门对接的合作方档案，必须经过对应部门负责人的批准；公司高管、合规部门、财务审计部门因为合规检查、审计工作需要，可以调阅所有合作方的档案，但所有调阅都必须做登记，记录调阅人、调阅时间、调阅用途，做到全程留痕可查。5.2保密管理要求所有接触合作方档案的工作人员，都必须遵守保密要求：不能把档案里的任何信息泄露给无关的第三方，哪怕离职之后也不能带走或者泄露档案信息；电子档案的系统账号不能转借他人，密码要定期更换，不能随便把系统内容截图发给外部人员；如果因为工作需要必须对外提供合作方的部分信息，必须经过公司总经理签字批准，而且只能提供需要的部分内容，不能提供全量档案，谁违规泄露信息，谁承担对应的责任。6责任考核所有规定要落地，必须明确责任，不然就是一纸空文。对接的业务人员是信息采集的第一责任人，如果出现信息采集不全、信息不实、变更不及时更新的情况，第一次给口头警告，第二次扣当月绩效，如果因为信息缺失造成了公司损失，还要按比例承担赔偿责任；审核部门如果没有查出问题，让虚假信息或者不合格信息归档，出了问题审核部门也要承担对应的连带责任；档案管理部门如果因为保管不当造成档案丢失、或者泄露信息，由档案管理部门的负责人和经办人承担责任，情节严重的还要追究法律责任。三、总结总的