企业档案规范管理

2026/06/26企业档案规范管理汇报人：档案管理部目录档案管理概述与法规依据档案分类与归档范围档案收集与整理规范档案保管与维护要求档案利用与服务管理档案信息化建设档案安全与风险防控档案管理制度与考核0102030405060708档案管理概述与法规依据01档案管理的重要性档案是企业活动的真实记录，是企业重要的信息资产和知识资源凭证价值记录企业经营活动，为决策提供依据参考价值积累经验教训，支撑业务持续改进法律价值维护企业合法权益，应对法律风险文化价值传承企业历史，塑造组织文化档案管理法规体系企业档案管理必须遵循国家法律法规和行业标准《中华人民共和国档案法》档案管理的基本法律，2020年修订基本法律2020修订《企业档案管理规定》国家档案局发布，规范企业档案工作国家档案局规范性文件《档案分类规则》档案分类的行业标准DA/T18行业标准《归档文件整理规则》文件归档整理的技术规范DA/T22技术规范档案分类与归档范围02档案分类原则与方法科学性分类体系符合档案形成规律和管理需要实用性便于档案的整理、保管和利用稳定性分类标准相对稳定，避免频繁调整可扩展性预留发展空间，适应业务变化企业档案主要类别类别主要内容保管期限文书档案行政管理文件、会议记录、规章制度永久/30年/10年科技档案产品设计、技术文件、科研项目永久/30年会计档案凭证、账簿、财务报告30年/15年/10年人事档案员工履历、考核材料、培训记录永久/定期项目档案项目立项、实施、验收文件永久/30年归档范围与责任划分明确归档范围是确保档案完整性的前提归档范围确定原则反映企业主要职能活动和基本历史面貌对企业经营管理有查考利用价值符合国家规定应归档保存的文件材料责任划分业务部门负责本部门形成文件的收集、整理和移交档案部门负责档案的接收、整理、保管和提供利用综合管理部门负责统筹协调和监督检查档案收集与整理规范03档案收集要求完整性应收尽收，不遗漏重要文件材料及时性按规定时间节点完成收集工作准确性文件材料真实反映业务活动系统性保持文件材料之间的有机联系文书档案次年6月底前完成归档项目档案项目结束后3个月内归档会计档案年度终了后保管1年再归档文件材料整理流程1文件鉴别区分归档与不归档文件，剔除重复、无效材料2分类组卷按分类方案将文件材料分类、组卷3排列编目卷内文件排列、编号、编制目录4装订编页拆除金属物，采用线装或胶装，编写页号5填写封面填写案卷封面、备考表6编制检索工具编制案卷目录、卷内文件目录整理规范排列有序编目准确装订牢固电子文件归档要求格式要求采用通用格式，如PDF、OFD、XML等元数据要求完整捕获电子文件的元数据信息真实性保障采取技术措施确保电子文件未被篡改完整性保障电子文件及其元数据完整归档可读性保障确保电子文件长期可读取在线归档网络传输实时归档相结合离线归档物理介质定期移交建立电子文件归档登记表档案保管与维护要求04档案库房建设要求远离危险源远离易燃易爆场所、污染源和强磁场，确保档案存储环境安全无隐患地势排水优地势较高，排水通畅，具备良好防潮防涝能力，避免档案受潮损坏交通便利交通便利，便于档案搬运和日常利用，提高档案服务效率预留发展空间建筑面积满足档案增长需求，预留充足发展空间，适应档案事业长期发展防护材料采用防火、防盗、防潮、防虫、防鼠材料，构建全方位物理防护体系智能系统配备配备温湿度控制系统、消防系统、安防系统，实现档案库房智能化管理功能三分开实行库房、办公、阅览三分开，确保档案保管、业务办公与公众服务互不干扰档案保管环境控制档案类型温度范围相对湿度纸质档案14℃-24℃45%-60%胶片档案13℃-15℃35%-45%磁性载体15℃-27℃40%-60%光盘档案14℃-24℃40%-60%每日监测温湿度定期通风换气防虫防霉工作保持库房清洁档案装具与排架管理档案装具要求排架方法排架要求标准档案柜架采用符合标准的档案柜、档案架、档案盒档案盒标注档案盒应标注档号、题名、保管期限等信息排列整齐有序装具排列整齐，便于档案存取和通风1流水排架法按档号顺序排列便于扩充2分类排架法按档案类别分区排列便于管理3年度排架法按年度分区排列便于统计排放整齐标识清晰存取方便预留空间档案利用与服务管理05档案利用方式档案查阅在档案阅览室查阅原件或复制件档案外借经批准后借出档案原件，限期归还档案复制提供档案复印、拍照、扫描服务档案证明依据档案出具证明材料档案咨询解答档案相关问题，提供参考意见档案展览举办档案展览，开展宣传教育主动服务热情周到依法依规保障安全档案利用流程与审批1提出申请填写档案利用申请表，说明利用目的→2审批审核档案部门审核利用权限和范围→3办理登记查验身份证件，办理利用登记→4提供利用调取档案，在指定场所提供利用→5归还归档利用完毕后归还档案，检查档案状况审批权限涉密档案人事档案等特殊档案需经分管领导批准档案信息化建设06档案信息化建设目标存量数字化完成传统载体档案的数字化转换增量电子化实现电子文件的全程管理管理网络化建立档案管理信息系统服务智能化提供在线检索和利用服务档案数字化工作规范档案数字化是将传统载体档案转换为电子档案的过程，共包含九个关键步骤1前期准备确定数字化范围制定工作方案→2档案出库办理档案出库手续做好交接登记→3档案整理拆除装订修整破损编写页号→4扫描处理选择合适分辨率选择合适格式进行扫描→5图像处理纠偏、去污裁边等图像优化→6数据录入录入档案目录数据录入元数据→7数据质检检查扫描质量检查数据准确性→8数据存储建立存储结构备份档案数据→9档案入库恢复装订归还档案档案管理系统建设技术要求：符合国家档案信息化标准，支持多种格式，具备扩展性文件归档模块电子文件采集、登记、归档档案管理模块档案分类、整理、编目、统计档案保管模块库房管理、温湿度监测、出入库管理档案利用模块在线检索、预约申请、利用登记系统管理模块用户管理、权限设置、日志审计档案安全与风险防控07档案安全管理体系组织保障成立档案安全工作领导小组，明确安全责任制度保障设施保障建立档案安全管理制度，规范安全操作配备消防、安防、温湿度控制等设施设备技术保障采用信息安全技术，保护电子档案安全应急保障制定应急预案，定期开展演练档案实体安全防护1防火配备灭火器材，安装火灾报警系统，严禁明火2防盗安装防盗门窗、监控设备，实行门禁管理3防潮控制温湿度，做好防雨防渗，配备除湿设备4防虫防霉定期投放防虫防霉药剂，保持库房清洁5防光防尘采用防紫外线窗帘，定期清洁档案装具档案信息安全保障访问控制实行用户身份认证和权限管理数据加密对敏感档案数据进行加密存储和传输备份恢复建立数据备份机制，定期进行数据备份安全审计记录用户操作日志，定期审计分析病毒防护安装防病毒软件，定期更新病毒库网络安全部署防火墙、入侵检测等安全设备档案管理制度与考核08档案管理制度体系制度名称制度说明档案管理办法档案工作的基本制度，明确管理职责和工作要求文件归档制度规定归档范围、时间、要求和程序档案保管制度规定库房管理、温湿度控制、安全防护要求档案利用制度规定利用范围、方式、审批程序和注意事项档案保密制度规定涉密档案的管理