2026年人事资料保密管理实施细则

2026年人事资料保密管理实施细则目录第一章总则1.1制定目的1.2制定依据1.3适用范围1.4基本原则第二章职责划分2.1执行部门职责2.2监督部门职责2.3其他关联部门职责2.4全体人员义务第三章具体管理内容3.1人事资料采集管理3.2人事资料存储管理3.3人事资料调取与使用管理3.4人事资料对外提供管理3.5人事资料销毁管理3.6第三方合作保密管理3.7敏感信息专项管理第四章违规约束与处理4.1奖励规则4.2违规等级划分与处置标准4.3第三方违规处置第五章申诉机制5.1申诉受理范围5.2申诉流程5.3申诉人权益保障第六章附则第七章附件附件1：人事资料调取申请表附件2：人事资料销毁登记台账附件3：人事资料对外提供登记台账附件4：人事资料保密承诺书第一章总则1.1制定目的为规范公司人事资料的全生命周期管理，保障员工、应聘人员及公司的合法权益，防范信息泄露风险，维护公司正常管理秩序，特制定本细则。1.2制定依据本细则严格遵循《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国社会保险法》《中华人民共和国个人信息保护法》《劳动保障监察条例》等现行法律法规要求，结合公司实际运营情况制定，所有条款均不违反现行劳动相关法规要求。1.3适用范围本细则适用于公司及下属全资、控股子公司所有人事资料的采集、存储、使用、销毁等全流程管理，覆盖主体包括：人力资源部、各业务部门、财务部、行政部、IT部等所有接触人事资料的内部部门，全体在职、离职、退休员工，应聘候选人，劳务派遣及外包合作人员，以及与公司存在人事相关业务合作的第三方机构。本细则所指人事资料包括但不限于：应聘人员的简历、面试记录、背景核查材料；在职员工的劳动合同、考勤记录、薪酬福利核算记录、社保公积金缴纳凭证、绩效考核资料、奖惩记录、体检报告、培训档案、岗位调整文件、家庭成员相关备案信息；离职员工的离职申请、解除/终止劳动合同证明、竞业限制协议、离职交接材料；退休人员的待遇核算资料、福利领取记录；劳务派遣、外包人员的用工备案资料、薪酬发放记录等，涵盖纸质、电子、音视频等所有存储形式。1.4基本原则本细则遵循“合法合规、最小必要、权责统一、全程管控”的基本原则，所有人事资料的管理活动不得违反法律法规要求，不得超出履行劳动合同及公司管理的必要范围。第二章职责划分2.1执行部门职责人力资源部为人事资料保密管理的第一责任部门，负责本细则的落地执行、流程优化、全员培训及日常管控，具体职责包括：1.设立专职人事资料管理员岗位，明确岗位任职要求（需无违规记录、责任心强，经保密培训合格后方可上岗），专门负责人事资料的统一归集、存储、调取审批、销毁登记等工作；2.每年至少组织2次全员人事保密培训，针对人力资源部员工、各部门负责人等高频接触人事资料的人员，每季度组织1次专项培训；3.每月开展1次内部自查，核查人事资料管理流程执行情况，及时整改存在的风险点；4.负责解释本细则执行过程中的具体操作问题。各业务部门负责人为本部门人事资料保密管理第一责任人，负责监督本部门员工遵守保密规定，审核本部门员工提交的人事资料调取申请，配合人力资源部开展保密检查及违规事件调查。2.2监督部门职责合规管理部会同公司工会为人事资料保密管理的监督部门，具体职责包括：1.每季度组织1次人事保密管理专项巡检，出具巡检报告并公示整改要求；2.受理人事保密违规行为的举报及申诉，组织开展违规事实核查，出具处理意见；3.每年对本细则的合规性进行1次评估，结合最新法规要求提出修订建议。2.3其他关联部门职责1.IT部负责人事管理系统的权限管控、数据加密、日志留存工作，确保电子人事资料的存储安全，人员调岗、离职后24小时内完成人事系统权限的调整或注销，每半年开展1次系统安全漏洞排查，所有系统访问操作日志留存期限不低于3年；2.财务部负责薪酬、社保、公积金等相关财务类人事资料的保密管理，严格限制薪酬核算相关信息的知悉范围，不得向无关人员泄露员工薪酬数据；3.行政部负责配合人力资源部做好纸质人事档案柜的采购、维护，以及销毁用碎纸设备的定期检修。2.4全体人员义务所有员工均有义务遵守本细则要求，不得违规调取、泄露他人人事资料，发现信息泄露风险及时向人力资源部或监督部门反馈；员工本人需如实提供岗位履职所需的人事资料，信息发生变动时及时向人力资源部更新备案。第三章具体管理内容3.1人事资料采集管理人力资源部及各部门采集人事资料需严格遵循“最小必要”原则，仅可采集与劳动合同履行、岗位履职、法定福利办理相关的信息，不得强制要求员工提供与工作无关的信息（包括但不限于宗教信仰、基因信息、非受益家属的隐私信息等）。采集员工信息时需明确告知员工采集用途、存储期限、使用范围，征得员工同意后方可采集；除法律法规明确要求外，不得强制采集员工人脸、指纹等生物识别信息，确因考勤等管理需要采集的，需向员工说明其他替代方案供员工自主选择。3.2人事资料存储管理纸质人事资料需统一存放在人力资源部专用带锁档案柜中，仅人事资料管理员持有钥匙，不得随意放置在公共区域；电子人事资料需统一存储在公司指定加密人事管理系统中，禁止存储在私人U盘、私人网盘、私人手机、微信等非公司授权的存储介质中。人事系统权限实行分级管控：普通员工仅可查询本人的人事信息；部门负责人仅可查询本部门员工的基础公开信息（包括姓名、岗位、入职时间），不可查询薪酬、健康状况、婚育情况等敏感信息；人力资源部内部实行权限隔离，薪酬岗仅可访问薪酬相关数据，员工关系岗仅可访问劳动合同、社保相关数据，招聘岗仅可访问应聘人员及新员工资料，跨岗访问需提交正式审批。3.3人事资料调取与使用管理内部人员因工作需要调取他人人事资料的，需填写《人事资料调取申请表》（见附件1），明确说明调取对象、调取内容、使用用途、使用期限，经所在部门负责人签字、人力资源部经理审批通过后方可调取。调取的纸质资料使用完毕后需在1个工作日内归还，不得私自复印、拍照、转发；调取的电子资料仅限本人在指定设备上使用，不得下载、截屏、转发给无关人员，使用完毕后需通知人事资料管理员删除访问权限。涉及员工薪酬、健康状况等敏感信息的调取，除上述审批流程外，还需征得员工本人书面同意（法定要求除外）。禁止在公司公共群聊、公开会议、对外宣传材料中发布包含员工敏感信息的内容，发放工资条、通知社保缴纳等信息时需单独一对一发送，不得公开全员名单及对应敏感信息。3.4人事资料对外提供管理政府部门、司法机关因履职需要查询公司人事资料的，需核验对方官方证件及加盖公章的查询函，明确查询范围，经人力资源部经理、合规管理部审核，报公司领导审批通过后方可提供，仅可提供与查询事由相关的最小范围资料，不得超出需求提供额外信息。所有对外提供的人事资料均需登记在《人事资料对外提供登记台账》（见附件3）中，明确记录查询单位、查询人信息、查询内容、审批人、经办人、日期，台账保存期限不低于5年。禁止任何个人私自向外部机构、人员提供公司人事资料。3.5人事资料销毁管理人事资料的保存期限严格遵循法律法规要求，离职员工的人事资料自劳动合同解除或终止之日起至少保存2年，其他资料的保存期限按照国家相关规定执行。超出保存期限或采集错误、无保存价值的人事资料需定期销毁，销毁前由人事资料管理员提交销毁申请，列明销毁资料的内容、数量、原因，经人力资源部经理审批通过后方可销毁。纸质资料需使用碎纸机做粉碎处理，不得直接丢弃至垃圾桶；电子资料需做不可逆删除或格式化处理，不得仅删除至回收站。销毁过程需有2名监销人员在场（1名人力资源部员工、1名合规部员工），销毁完成后填写《人事资料销毁登记台账》（见附件2），由经办人、监销人共同签字确认，台账保存期限不低于3年。3.6第三方合作保密管理与背调机构、社保代缴机构、体检机构、劳务派遣公司等第三方开展人事相关合作时，需在合作协议中明确约定保密条款，要求对方遵守与公司同等的人事资料保密要求，明确对方泄露信息的违约责任。所有接触公司人事资料的第三方工作人员需签署《人事资料保密承诺书》（见附件4），公司有权不定期对第三方的保密管理措施进行检查，发现风险及时要求整改。3.7敏感信息专项管理员工薪酬、健康状况、婚育情况、家庭成员信息、非公开奖惩记录等属于敏感信息，实行专项管控。所有知悉敏感信息的人员不得向无关人员传播，禁止员工互相打听薪酬信息、传播他人隐私信息。员工体检报告需由体检机构密封后交给员工本人，人力资源部仅可留存经员工签字确认的健康异常备案信息（用于工伤认定、岗位调整等必要场景），不得私自拆封、查看员工完整体检报告。第四章违规约束与处理4.1奖励规则公司对遵守本细则、在人事保密管理工作中表现突出的个人及部门给予奖励：1.主动举报违规泄露人事资料行为，经核查属实的，给予举报人500-2000元的现金奖励，当月绩效加10%，并对举报人信息严格保密；2.全年未发生人事资料泄露事件的人力资源部档案管理团队，年底给予3000元的团队奖励，相关人员评优评先优先；3.及时发现人事资料泄露风险并采取措施避免损失的，给予1000-3000元的现金奖励。4.2违规等级划分与处置标准违规行为分为一般违规、较重违规、严重违规三个等级，处置标准如下：1.一般违规：指未造成实际损失、情节轻微的违规行为，包括但不限于：未妥善保管人事系统账号导致账号被他人使用未造成泄露的；调取人事资料逾期1-2天归还未造成泄露的；不小心在小范围传播非敏感人事信息未造成不良影响的。处置方式：给予口头警告，扣罚当月绩效5%，提交1000字以上的书面检讨。2.较重违规：指情节较重、造成轻微不良影响或较小损失的违规行为，包括但不限于：未经审批私自调取他人人事资料未造成严重后果的；私自复印、拍照他人人事资料未对外传播的；泄露非敏感人事信息造成员工不满的。处置方式：给予书面警告，全公司通报批评，扣罚当月绩效20%，降薪一级为期3个月，取消当年评优评先资格。3.严重违规：指情节严重、造成重大不良影响或较大损失的违规行为，包括但不限于：故意泄露他人敏感信息（薪酬、健康、婚育等）造成员工名誉受损或引发劳动纠纷的；私自对外提供、售卖公司人事资料牟利的；违规管理人事资料导致批量信息泄露的；打击报复举报人、申诉人的。处置方式：属于严重违反公司规章制度，按照《劳动合同法》第三十九条相关规定解除劳动合同，无需支付经济补偿；给公司或员工造成损失的，需承担相应的赔偿责任；涉嫌违法的，移交司法机关依法处理。4.3第三方违规处置第三方合作机构违反保密约定泄露公司人事资料的，按照合作协议约定追究对方违约责任，要求对方赔偿全部损失，并终止合作关系；涉嫌违法的，移交司法机关依法处理。第五章申诉机制5.1申诉受理范围当事人对违规处理决定不服的，可在规定期限内提出申诉，申诉需有明确的事实依据及相关证据，无正当理由、仅对处理结果不满未提供佐证材料的申诉不予受理。5.2申诉流程当事人需在收到处理通知之日起3个工作日内，向合规管理部提交书面申诉材料，说明申诉理由、提交相关证据。合规管理部会同工会在5个工作日内开展调查核实，必要时组织当事人、举报人、相关证人召开听证会，核查完毕后出具最终处理结果，以书面形式告知申诉人。申诉期间不停止原处理决定的执行。5.3申诉人权益保障公司对申诉人的信息严格保密，任何人不得对申诉人进行打击报复，经查实存在打击报复行为的，按照严重违规处置。第六章附则6.1本细则由人力资源部负责解释，自2026年1月1日起正式施行，此前公司发布的相关规定与本细则不一致的，以本细则为准。6.2人力资源部会同合规部每年12月对本细则进行一次评估修订，结合最新法律法规要求及公司运营情况调整内容。6.3所有高频接触人事资料的人员（人力资源部员工、各部门负责人、IT部运维人员、财务部薪酬核算人员）需在本细则施行后10个工作日内签署《人事资料保密承诺书》，新入职的上述岗位人员需在入职当日签署承诺书。第七章附件附件