学校经费资产使用审批管理制度（含配套附件）

学校经费资产使用审批管理制度（含配套附件）为规范学校各类经费支出和资产使用的审批程序，明确“谁来申请、谁来批、怎么报、怎么管”，保证每一笔钱花得清楚、每一件物管得明白，根据《中小学校财务制度》《行政事业单位内部控制规范（试行）》和上级教育行政部门有关要求，结合我们学校实际情况，制定本制度。本制度与学校内部控制管理制度配套使用。内部控制制度管总体框架和风险防范，本制度管具体的审批手续和操作步骤——经费怎么申请、资产怎么添置、账目怎么对，一件一件说清楚。一、审批权限与限额经费使用实行分档审批，不同金额对应不同的审批权限，各层级各管各的事，不越位、不缺位。1、日常零星支出，单笔金额在800元以下的（含800元），由总务处主任审核签字后即可执行，事后3个工作日内将票据交财务室入账。这一档主要用于办公耗材、临时维修零件、少量卫生用品等日常开支。2、单笔金额在800元以上、5000元以下的（含5000元），须填写《经费使用申请单》（见附件一），经总务处主任初审后报分管副校长审批。分管副校长的职责是把关这笔支出有没有预算依据、合不合理，而不是替代总务处去核实每一个具体价格。管好该管的环节，不代办经手人的活，审批才有实际意义。3、单笔金额在5000元以上、20000元以下的（含20000元），由分管副校长签署意见后报校长审批。校长审批前应查看是否有对应预算科目和余额，没有预算安排的不得签批。4、单笔金额超过20000元，或者虽未到20000元但属于当年预算未列明的新增项目，必须提交校务会集体研究决定。会议记录应当写明参会人员、讨论意见和表决结果，不得以传阅签字代替当面讨论。5、严禁将一个完整项目拆分为多笔小额支出来规避上一级审批。比如一套设备采购总价12000元，不能拆成三张4000元的单子分头报，一经查实按违规处理。6、校长因公外出超过3个工作日的，应书面委托分管副校长代行审批权，写明代理期限和单笔限额（代理审批限额不超过20000元），代理期间的审批事项事后须向校长书面通报。二、经费申请与报销经费从申请到报销要过四道手续：经办人申请、验收人确认、审批人签字、财务室报销入账。四个环节分别由不同的人完成，不能跳过任何一个。申请环节：1、经办人根据工作需要填写《经费使用申请单》，注明用途、预算科目、预计金额和供货方（或服务方），交本处室负责人签字确认确有此项需求。2、申请单须在支出发生之前提交。先花钱后补手续的，财务室有权拒绝报销，费用由经办人自行承担。这条没有例外。3、教学业务类支出（教辅资料、实验耗材、教学设备配件等）由教导处负责人签字确认需求的真实性；后勤维修类支出由总务处负责人确认；德育活动类支出由政教处负责人确认。哪个口子的事就由哪个口子把第一道关。验收环节：购买物品到货后，由与采购经办人不同的另一人进行验收，核对品名、数量、规格、质量是否与申请单一致，在发票或送货单上签字注明“已验收，实到XX件”并写上日期。单批次金额超过5000元的须两人共同验收，验收记录双方签字留存。审批环节：经办人持申请单、发票（或正式收据）、验收签字材料，按照本制度第一部分的限额规定逐级报批。审批人应当逐项审核：有无申请单、有无验收签字、金额是否与申请一致、票据是否正规合法。手续不全的退回补齐，不得先签后补。报销入账：1、审批手续齐全后，经办人将全套材料提交财务室。财务室在3个工作日内完成审核，材料无误的办理报销；有问题的当天退回并书面注明退回理由。2、报销受理时间原则上为每周二、四下午，寒暑假期间另行通知。零星小额可累积后集中报销，但单笔支出发生后最迟不超过30天提交报销材料，超期的须书面说明原因经校长批准后方可受理。3、财务室按预算科目逐笔记账，每月5日前编制上月经费支出明细表，报总务处主任和分管副校长各一份。三、资产添置与采购凡使用学校经费购置固定资产（单价800元以上或批量总价达到2000元以上的设备、家具、图书、器材等）和大宗低值易耗品，须按以下程序办理：1、需求部门填写书面采购申请，写明品名、规格型号、数量、用途、建议品牌及参考单价，经本部门负责人签字后交总务处汇总。采购申请应在每学期开学前两周集中提交，学期中间确需临时采购的单独报批。2、总务处在收到申请后5个工作日内进行市场询价。单项采购金额在5000元以上的，至少取得三家供应商的书面报价，比价过程和结果记入采购记录并留存备查。金额在5000元以下的，至少比较两家。3、采购金额达到当地政府采购限额标准的，严格按政府采购程序执行，总务处负责对接采购代理机构，采购文件、评审报告和中标通知书全套归档。4、采购物品到货后，由总务处资产管理员和需求部门各派一人共同验收，当场清点数量、检查外观和功能，填写验收记录。验收合格的，总务处在2个工作日内办理资产登记入账、粘贴资产标签、录入资产台账。验收不合格的，3个工作日内联系供应商退换补，问题解决前不付款、不入账。四、资产领用、借用与归还1、教学仪器设备、办公电脑、多媒体器材等固定资产实行“谁使用、谁保管、谁负责”的原则，总务处建立使用人台账，每件资产落实到具体责任人。责任人工作调动或离职时，须办理资产移交手续，交接双方和总务处三方签字确认后方可办理离岗。2、教师因教学需要短期领用设备的，在总务处登记签字并注明预计归还日期。每学期结束前一周，所有借用设备统一归还总务处检查，确认完好后销账。3、部门之间调配资产须经双方部门负责人同意并到总务处办理变更登记，不得私下转借转让。4、外单位借用我们学校资产的，必须经分管副校长批准，填写《资产借用登记单》（见附件二），写明借用事由、借用期限和归还日期。借用期限一般不超过15天，确需延期的重新办理审批手续。到期未还的，总务处3个工作日内书面催还。5、资产使用过程中发生损坏或遗失的，使用人应在发现后3日内书面报告总务处，说明原因和经过。属于正常损耗或不可抗力的，由总务处核实后按规定办理报废或核销；属于人为原因造成的，按资产净值由责任人赔偿，具体赔偿比例由校务会研究确定，一般不低于净值的50%。五、定期盘点与对账月度对账。每月最后一个工作日，财务室与总务处核对当月经费支出数和资产增减数，填写《月度对账单》（见附件三），双方经办人签字确认。账实不符的，5个工作日内查明原因、书面说明并作相应调整。学期盘点。每学期结束前两周，由总务处牵头，各部门配合，对全校固定资产进行一次实物盘点。盘点采取“以物对账”方式，逐项核对实物与台账信息。盘盈盘亏情况列出清单，注明可能原因，报校长审阅。盘亏资产未查明原因之前不得擅自冲销。年度清查。每年十二月份，结合上级主管部门统一部署，开展全面资产清查，形成书面清查报告。报告经校务会审议后报上级主管部门备案。连续两年盘亏且无法查明去向的资产，按程序报批核销。六、违规责任1、经办人伪造票据、虚报冒领的，一经查实追回全部款项，取消当年度评优评先资格，情节严重的移交纪检监察部门处理。2、审批人未认真履行审核职责，对明显不合规的支出签字放行的，承担连带责任，在年度考核中相应扣分。3、资产管理人员未按规定及时登记入账，或者擅自处置资产的，给予通报批评；造成资产流失的，按损失金额追究赔偿责任。4、拆分金额规避审批、先办事后补手续、私设小金库等行为，一律按违纪处理，当事人和直接负责的管理人员均须承担责任，视情节给予诫勉谈话、通报批评直至纪律处分。5、以上各项处理决定由校务会研究作出，处理结果在全校教职工范围内通报，通报时间不少于5个工作日。附则本制度自发布之日起执行，由总务处和财务室负责解释。此前校内与本制度不一致的相关规定，以本制度为准。执行中遇到本制度未涵盖的情形，由分管副校长召集相关部门协商处理，必要时提交校务会研究决定。本制度原则上每学年修订一次。每年六月份由总务处收集执行中发现的问题和各部门意见，提出修订建议，经校务会讨论通过后于新学年开学前发布。附件一：经费使用申请单项目内容申请日期年月日申请部门经办人支出事项预算科目预计金额（元）供货方／服务方部门负责人意见签字：日期：总务处审核意见签字：日期：分管副校长意见签字：日期：校长意见签字：日期：备注附件二：资产借用登记单项目内容登记编号资产名称资产编号规格型号数量借用人／借用单位借用事由借出日期年月日约定归还日期年月日实