2026年宣传文稿归档留存办法

2026年宣传文稿归档留存办法目录1.总则2.职责划分3.具体管理内容3.1归档范围3.2归档时限与提交要求3.3存储与保管规范3.4调取与使用规则3.5定期盘点与更新要求4.违规约束与处理4.1奖励规则4.2违规处置标准5.申诉机制6.附则7.附件7.1附件1：宣传文稿归档材料清单模板7.2附件2：宣传文稿归档提交流程图7.3附件3：宣传文稿调取申请单模板7.4附件4：宣传文稿归档情况季度检查表模板7.5附件5：违规处理申诉表模板1.总则1.1制定目的：为规范公司全口径宣传文稿的全生命周期管理，实现宣传内容可溯源、可核查、可复用，防范内容侵权、舆情风险、合规纠纷，保障公司品牌权益与员工合法权益，根据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国社会保险法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国著作权法》等相关法律法规，结合公司实际管理需求制定本办法。1.2适用范围：本办法适用于公司总部各职能部门、各分子公司、各驻外办事机构所有职务性宣传文稿的归档留存管理。职务性宣传文稿指员工履行岗位职责产出、经公司审核后对外或对内发布的所有具有宣传属性的文字、图片、音视频内容，包括但不限于官方账号发布内容、线下宣传物料文案、媒体通稿、内部文化宣传内容等。员工个人非职务行为发布的与公司相关内容不适用本办法，若员工个人发布内容为受公司委托的职务行为，仍纳入本办法管理范畴。1.3管理原则：本办法遵循“应归尽归、全程留痕、分类管理、便捷调取”的基本原则，所有宣传文稿的归档留存不得违反法律法规要求，不得侵犯员工及第三方合法权益。1.4生效与适配：本办法自2026年1月1日起正式施行，若后续国家出台相关法律法规与本办法条款冲突，以国家最新规定为准。2.职责划分本办法权责划分清晰，执行部门与监督部门分离，各主体职责明确如下：2.1执行部门2.1.1各部门宣传联络员：由各部门指定1名专职/兼职人员担任，是本部门宣传文稿归档的第一责任人，负责收集本部门所有职务性宣传文稿的全流程材料，按要求按时提交至行政中心档案管理组，对提交材料的真实性、完整性、合规性承担直接责任。2.1.2行政中心档案管理组：是全公司宣传文稿归档留存的归口执行部门，负责制定归档标准、接收各部门提交的材料、分类存储、台账维护、调取审批、定期盘点等全流程管理工作，对归档材料的存储安全、调取合规性承担管理责任。2.2监督部门：内控合规部是本办法执行的唯一监督部门，负责每半年抽查各部门归档情况、核查违规线索、出具违规处理意见、受理员工申诉，对办法的合规落地承担监督责任。2.3其他主体职责：各部门负责人对本部门宣传文稿归档的完整性、及时性承担领导责任；分管行政工作的领导对本办法的落地执行承担统筹管理责任。3.具体管理内容3.1归档范围所有符合以下类别的职务性宣传内容均需全部归档，不得漏报、瞒报：3.1.1新媒体宣传类：公司官方账号（含公众号、视频号、抖音、小红书、微博、行业平台账号等）发布的所有图文初稿、修改版本、最终审核版、发布截图、后台核心数据截图；短视频类内容的脚本、拍摄素材底稿、剪辑版本、最终发布版、口播稿文字版、审核记录。3.1.2对外传播类：媒体通稿、记者采访应答提纲、发布会演讲稿、对外投放的所有广告文案（含线上投放、线下户外广告、渠道合作广告等）的底稿、审核版、发布样稿；展会、行业论坛、合作活动的宣传物料文案、联合宣传双方审核记录；重大舆情回应文稿的全版本修改记录、发布凭证。3.1.3内部宣传类：内部宣传栏内容、内部刊物（含月刊、周报、电子简报等）的宣传文稿、先进员工/优秀团队事迹宣传稿（含素材收集记录、员工知情同意书、审核记录、发布版）、内部文化活动宣传稿、面向全员发布的通知类宣传内容。3.1.4其他类：所有涉及公司品牌、业务、人员的对外公开发布的宣传性质内容，包括但不限于招聘宣传文案、产品宣传手册、合作伙伴联动宣传内容等，无论载体为文字、图片、音视频均需纳入归档范围。3.2归档时限与提交要求3.2.1常规归档：各部门宣传联络员需在每个自然季度结束后5个工作日内，整理本季度所有发布的宣传材料，按照统一命名规则（“部门+发布时间+发布渠道+文稿名称”）命名，填写《宣传文稿归档材料清单》后提交至行政中心档案管理组。3.2.2特殊归档：涉及重大活动、重大舆情回应、重要合作的宣传文稿，需在内容发布后3个工作日内完成归档，无需等待季度提交节点。3.2.3材料要求：所有电子材料需转换为不可编辑格式（PDF、不可修改的音视频格式）提交，避免后续被篡改；实物类宣传物料（如海报、宣传册、纸质刊物等）需留存至少1份实物原件，同时扫描为电子档同步归档；涉及员工个人肖像、事迹的宣传内容，需同步提交员工本人签署的知情同意书。3.3存储与保管规范3.3.1存储方式：所有归档材料实行“双备份”管理，电子材料同时存储至公司专属云服务器与本地加密硬盘，实物材料存储至行政中心专用档案柜，做好防潮、防火、防丢失保护。3.3.2存储期限：一般业务类、活动类宣传文稿留存期限为5年；涉及重大合作、公司里程碑事件、先进个人表彰的宣传文稿永久留存；涉及员工个人信息的宣传文稿，留存期限不超过员工离职后3年，到期后经行政中心与内控合规部联合审核后可销毁，销毁记录需留存1年以上。3.3.3权限设置：归档电子档案仅对档案管理组2名专职人员开放编辑权限，其他人员仅可申请调取查看，无修改、下载权限，防止内容被篡改。3.4调取与使用规则3.4.1内部调取：公司员工因工作需要调取已归档宣传文稿的，需填写《宣传文稿调取申请单》，注明调取用途、使用范围，经部门负责人签字后提交至档案管理组，档案管理组需在2个工作日内完成审批，仅提供申请范围内的材料查看权限，不得超出需求提供多余内容。3.4.2对外提供：若需向公司外部主体（含合作伙伴、媒体、监管部门等）提供归档宣传文稿的，需额外经内控合规部审核、分管领导签字后方可提供，且需明确告知使用方的内容使用范围，不得随意对外泄露未公开的内容底稿。3.4.3禁止行为：任何人不得私自复制、传播、篡改归档的宣传文稿，不得将归档材料用于非职务用途。3.5定期盘点与更新要求行政中心档案管理组需在每年12月20日前完成全年宣传文稿归档情况盘点，形成《年度宣传文稿归档盘点报告》，提交至行政中心负责人与内控合规部，报告需包含全年归档率、漏报情况、存储情况、调取情况等核心内容，作为年度部门考核的依据。2026年3月31日前需完成2020年-2025年所有未归档宣传文稿的补归档工作。4.违规约束与处理本办法奖惩对等，所有奖励与处罚均符合劳动法规要求，不涉及员工社会保险、住房公积金等法定福利的违规扣减。4.1奖励规则4.1.1年度评选“优秀宣传归档联络员”，评选标准为全年部门归档率100%、提交材料完整合规、无漏报错报，获评人员奖励500元现金，年度个人绩效加5分。4.1.2部门全年归档率100%、无违规情况的，年度部门绩效加3分，可优先参与年度优秀团队评选。4.2违规处置标准4.2.1轻微违规：逾期提交归档材料不超过3个工作日、未造成不良影响的，首次由内控合规部出具口头警告，第二次出具书面警告，扣减当月绩效的10%。4.2.2一般违规：逾期提交超过3个工作日、漏报1-2份归档材料、提交材料不完整，未造成不良影响的，出具书面警告，扣减当月绩效的20%，部门负责人连带扣减当月绩效的5%。4.2.3严重违规：存在故意瞒报宣传文稿、提交虚假归档材料、私自泄露未公开的宣传底稿、篡改归档材料等行为，或因未归档导致宣传内容无法溯源造成舆情风险、员工投诉、公司品牌损失的，给予记过处分，扣减当月绩效的20%，取消年度评优资格；若造成直接经济损失的，按照实际损失的合理比例追偿，每月追偿扣减金额不超过员工当月工资的20%，符合劳动合同解除条件的，严格按照《劳动合同法》相关规定解除劳动关系，不承担非法解除的相关责任。5.申诉机制5.1当事人对违规处理决定不服的，可在收到处理通知后5个工作日内，向内控合规部提交书面《违规处理申诉表》，说明申诉理由并附上相关佐证材料。5.2内控合规部需在收到申诉材料后3个工作日内开展独立核查，核查过程中需听取当事人与相关部门的陈述，10个工作日内出具最终处理答复，该答复为公司最终结论。5.3申诉期间不停止原处理决定的执行，若核查确认原处理决定有误，需在3个工作日内撤销原处理，返还已扣减的绩效，并消除相关影响。6.附则6.1本办法由行政中心负责解释，每年12月结合实际执行情况与法律法规更新情况开展一次评估，必要时进行修订。6.2各分子公司可根据本办法制定适配本地的实施细则，报行政中心与内控合规部审核后施行。6.3本办法未尽事宜，按照国家相关法律法规与公司其他规章制度执行。7.附件7.1附件1：宣传文稿归档材料清单模板序号文稿名称发布时间发布渠道审核人提交人材料清单（勾选）备注□底稿□审核记录□发布样稿□知情同意书□其他宣传内容发布→联络员收集全流程材料→填写归档清单