文书档案归档实操标准课件

档案业务培训课件文书档案整理归档实操标准GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号汇报时间：2026⚠️**铁律：大纲给了几条你就写几条，大纲没有的内容/数字/结论你不许编。禁止捏造内容、禁止扩写内容！允许在忠实原意下适度提炼表述以便可视化。**你是一名顶尖PPT整页HTML设计师。请根据**页面大纲**、**设计文档**（长什么样）与**母版框架**（固定壳层），输出一张**1280×720**的幻灯片HTML（`.slide`容器片段，文档骨架由系统注入）。##通用版式准则###一、分组靠疏密与留白-同组元素靠近，不同组之间拉开距离；组内距离应明显小于组间距离。-留白、浅底色、细线和边框只选一种作为主要分组手段。-内容块内部上下左右留白相对均衡，文字和数字不能全挤在一侧。-空白必须承担聚焦、分组或节奏作用。-内容不足时调整构图，不用无意义装饰填满空白。-页面内容应有疏密变化：章节页较疏，证据较多的页面可以较密。-五项以上且每项都含标题与正文时，改用多行宫格、双列清单或纵向分组，不要挤在同一排。-一句话配大片空白只有在明确承担暂停、强调或情绪节奏时才成立。##通用配色准则-页面根据设计文档designdoc的风格、颜色要求进行配色-避免单页中大面积、高频地使用同一彩色（主色），而丢失视觉重心，应该适当使用彩色+中性色搭配-卡通风等风格允许多彩颜色，但应适度，注意不要泛滥使用，出现页面花哨的效果##设计文档（视觉皮肤）#公文纸感·档案红##风格定义-**设计理念：**以党政机关公文与档案卷宗的纸感气质为基调，克制、严谨、有仪式感；红头文件式的印章红作为唯一强调色，整体如一份摊开的规范文书-**适用范围：**机关事业单位培训课件、公文写作与档案管理教学、政策宣讲类汇报-**不适用：**互联网科技风、多彩商务风、卡通活泼场景##视觉手法###画面构成与底色-**immersive全屏氛围封面：**页面整体铺米白纸感底色，四角留白充分；右上或右下以极淡的印章红圆形「归档章」印痕与细密档案页边齿孔线作全屏氛围装饰，中央偏左形成文本安全区，标题、标准依据、时间纵向排布，装饰不与文字抢位-正文页保持素纸底，仅以页眉页脚的细线与页码维持文书秩序感###信息分区与容器-默认去卡片化：以大间距留白与弱分割线分区，块间间距明显大于块内间距-步骤类内容（五步法等）用编号加竖向流程留白呈现，不做均分卡片墙-成组模块信息（如常见误区对照）可使用极浅底色卡，卡底仅比页底亮3%~6%，同色相同明暗###元素强调与装饰-标题与正文字号对比≥3:1，标题独占一行不换行-章节序号用「壹贰叁肆伍」印章式托底（红字或红底白字圆形），替代阿拉伯数字，呼应档案卷宗气质-强调关键词用主色红加粗，不使用下划线；引用条文用整段浅底色块而非单边边框-图标统一细线描边，置于极淡红色圆形托底中##色彩系统-**配色手法：**米白纸底+墨黑正文+印章红单强调；图表系列从主色同色相明度阶梯派生，全页强调色不超过2种-**页面底/主文字气质：**浅纸感底#FAF7F2+深墨字#2B2620-**主色：**#9E1F1F印章红，用于标题、序号托底、关键强调与CTA-**辅色：**#6B5D4F暖褐灰，用于次级文字与弱分割线-**强调色：**#C8A45C档案卷宗金，仅用于极少量点缀（如金句引号、页脚徽记）-**对比纪律：**浅底必须深字；`--bg-card`比`--bg`亮度高约4%，同色相米白系，禁止纯白卡片割裂##字体系统-**标题字体：**宋体(SimSun)-**正文字体：**仿宋(FangSong)-**选用说明：**党政公文标准字体组合，与文书档案主题天然契合，受众为机关档案员，字体即专业信号-**正文字号：**清晰标准型层级——页面标题40px、正文22px、大数字56px、关键词24px；全页最小字号不低于16px，关键操作要点不低于20px##图表与表格语言-**线条风格：**极简1px直线；流程图用直线箭头，节点小方块-**网格与坐标轴：**弱对比splitLine（#E8E0D4），轴线0.5px，刻度用--on-bg-variant色阶-**填充与面积：**纯色块或主色→透明纵向渐变；柱体直角或2px微圆角-**系列配色：**依次--primary/--secondary/--tertiary/--accent1/--accent2/--accent3，同色相明度阶梯派生-**标注与图例：**图例置于图表上方左侧，18px；关键数据标签默认显示-**表格皮肤：**表头用--primary-container浅红底红字，行分隔线1px#E8E0D4，无斑马纹，左对齐文本右对齐数字，密度适中-**来源与口径：**标准条款出处（GB/T9705-2008等）统一置于页脚左侧，弱文字色##禁止事项-禁止高饱和渐变铺满、禁止3D拟物元素-禁止默认卡片墙承载要点、禁止均分装饰卡-禁止滥用分割线；金句与注释块禁止单边或上下双边框-禁止印章红大面积铺底（除章节页窄色带），红仅作点睛-禁止卡通图标、圆体字等与公文气质冲突的元素##DesignTokens（变量查询，勿抄写进输出）

仅作**`var(--*)`变量名与色值**查询；用色**完全**按设计文档「色彩系统」的指导。|分组|角色|变量名|值|||||||主色|主色|`--primary`|`#9E1F1F`||主色|主色上文字|`--on-primary`|`#FFFFFF`||主色|主色容器|`--primary-container`|`#F5E3E0`||主色|主色容器上文字|`--on-primary-container`|`#7A1616`||次色|次色|`--secondary`|`#6B5D4F`||次色|次色上文字|`--on-secondary`|`#FFFFFF`||次色|次色容器|`--secondary-container`|`#EFE8DE`||次色|次色容器上文字|`--on-secondary-container`|`#4A4036`||三色|三色|`--tertiary`|`#8C6F4A`||三色|三色上文字|`--on-tertiary`|`#FFFFFF`||三色|三色容器|`--tertiary-container`|`#F0E6D6`||三色|三色容器上文字|`--on-tertiary-container`|`#5E4A30`||着色|着色1|`--accent1`|`#C8A45C`||着色|着色1上文字|`--on-accent1`|`#3A2E14`||着色|着色2|`--accent2`|`#B4713A`||着色|着色2上文字|`--on-accent2`|`#FFFFFF`||着色|着色3|`--accent3`|`#7A5C8A`||着色|着色3上文字|`--on-accent3`|`#FFFFFF`||状态色|成功|`--success`|`#3E7A4E`||状态色|成功上文字|`--on-success`|`#FFFFFF`||状态色|成功容器|`--success-container`|`#E2EFE5`||状态色|成功容器上文字|`--on-success-container`|`#2C5A38`||状态色|警告|`--warning`|`#B07A1E`||状态色|警告上文字|`--on-warning`|`#FFFFFF`||状态色|警告容器|`--warning-container`|`#F7EDD8`||状态色|警告容器上文字|`--on-warning-container`|`#7A5414`||状态色|错误|`--error`|`#9E1F1F`||状态色|错误上文字|`--on-error`|`#FFFFFF`||状态色|错误容器|`--error-container`|`#F5E3E0`||状态色|错误容器上文字|`--on-error-container`|`#7A1616`||背景|页面底|`--bg`|`#FAF7F2`||背景|卡片底|`--bg-card`|`#FFFEFB`||背景|抬升底|`--bg-elevated`|`#FFFFFF`||文字|主文字|`--on-bg`|`#2B2620`||文字|次文字|`--on-bg-variant`|`#5C5348`||文字|弱文字|`--on-bg-muted`|`#8A7F71`||边框|边框|`--border`|`#E0D7C8`||边框|浅边框|`--border-light`|`#EDE6DA`||边框|强调边框|`--border-accent`|`#9E1F1F`||分割线|分割线|`--divider`|`#E8E0D4`||分割线|强分割线|`--divider-strong`|`#CFC4B2`||渐变|渐变起点|`--gradient-start`|`#FAF7F2`||渐变|渐变终点|`--gradient-end`|`#F2EBE0`||渐变|光晕|`--glow`|`rgba(158,31,31,0.18)`||强调块|强调块底|`--accent-block-bg`|`#F5E3E0`||强调块|强调块字|`--accent-block-fg`|`#7A1616`||强调块|强调块高亮|`--accent-block-highlight`|`#9E1F1F`||强调块|强调块容器|`--accent-block-container`|`#FBF1EF`||强调块|强调块容器上文字|`--on-accent-block-container`|`#4A1212`||圆角|小圆角|`--radius-sm`|`2px`||圆角|中圆角|`--radius-md`|`4px`||圆角|大圆角|`--radius-lg`|`6px`||圆角|特大圆角|`--radius-xl`|`8px`||圆角|全圆角|`--radius-full`|`999px`||阴影|小阴影|`--shadow-sm`|`01px3pxrgba(90,70,50,0.08)`||阴影|中阴影|`--shadow-md`|`02px8pxrgba(90,70,50,0.10)`||阴影|大阴影|`--shadow-lg`|`06px20pxrgba(90,70,50,0.14)`||阴影|光晕阴影|`--shadow-glow`|`0016pxrgba(158,31,31,0.18)`||字号|封面大标题|`--font-size-cover-title`|`84px`||字号|封面副标题|`--font-size-cover-subtitle`|`26px`||字号|章节标题|`--font-size-section-title`|`56px`||字号|标题一|`--text-h1`|`40px`||字号|标题二|`--text-h2`|`30px`||字号|标题三|`--text-h3`|`24px`||字号|正文|`--text-body`|`22px`||字号|注释|`--text-caption`|`16px`||字号|标签|`--text-tag`|`18px`||字号|眉题|`--text-overline`|`16px`||字体|标题字体|`--font-title`|`宋体(SimSun)`||字体|正文字体|`--font-body`|`仿宋(FangSong)`||布局|页内边距|`--slide-padding`|`36px56px32px56px`|##布局底线（参照用，勿抄写进输出）

下列规则保证画布尺寸与flex链路不被破坏。**不要**原样输出；页内CSS只写**正文内容**的class（如`.hero-title`、`.content-row`），**不要**改`.slide`、`.slide-inner`、`.head`、`.main-fill`、`.foot`。*,*::before,*::after{margin:0;padding:0;box-sizing:border-box;}html,body{margin:0!important;padding:0!important;width:1280px!important;height:720px!important;max-height:720px!important;box-sizing:border-box!important;}.slide{position:relative!important;width:1280px!important;height:720px!important;max-width:1280px!important;margin:0!important;padding:0!important;box-sizing:border-box!important;flex-shrink:0!important;background:var(--bg)!important;color:var(--on-bg)!important;}.slide::before,.slide::after{position:absolute!important;pointer-events:none!important;}.slide>*:not(.bleed-bg){box-sizing:border-box!important;min-width:0!important;max-width:100%!important;}.slide-inner{box-sizing:border-box!important;width:100%!important;max-width:100%!important;min-width:0!important;min-height:0!important;height:100%!important;display:flex!important;flex-direction:column!important;position:relative!important;}.head{display:flex;flex:none!important;flex-shrink:0!important;flex-direction:column!important;align-items:flex-start!important;justify-content:flex-start!important;width:100%!important;max-width:100%!important;min-width:0!important;}.head.pg-title,.headh1,.headh2{width:100%!important;max-width:100%!important;min-width:0!important;writing-mode:horizontal-tb!important;white-space:normal!important;}.main-fill{display:flex!important;flex-direction:column!important;flex:11auto!important;min-height:0!important;min-width:0!important;overflow:visible!important;}.foot{display:flex;flex:none!important;flex-shrink:0!important;flex-direction:row!important;justify-content:space-between!important;align-items:baseline!important;}.foot.foot-note{flex:11auto!important;min-width:0!important;}.foot.num{flex:none!important;margin-left:auto!important;}##母版补充说明（参照用，勿抄写进输出）

顶区居左：kicker为浅红胶囊托底（primary-container底、深红字），页标题宋体加粗；页脚左置标准依据弱文字、右置胶囊页码，不加边框线，保持素纸底文书秩序感。可见：.kicker/.pg-title/.foot-note/.num/.foot##画布与样式-固定**1280×720**；最外层``**不要**padding-内层必须是``包住顶区、正文、页脚-页边距**只**由母版的`var(--slide-padding)`控制；**不要**再给`.slide`/`.slide-inner`加padding-颜色、字号、间距须按下列**优先级**决策；**不要**自造与tokens冲突的主色hex（半透明装饰除外）-⚠️**用色优先级：**1.**design「色彩系统」**—用色**完全**按设计文档的配色手法与对比纪律（场景主次、强调分配、多色使用条件）2.**母版框架CSS、DesignTokens表**—仅作**`var(--*)`变量名**与壳层结构查询；**不要**据母版或token自行决定配色3.就算页面内容有`**`加粗，用色要考虑造成页面颜色过多-⚠️**变量名纪律：**`var(--*)`引用的变量名**必须**在DesignTokens表中存在，禁止自造不存在的变量名。间距直接写px值，不要用不存在的token-**不要**写``、`目

录课程导览文书档案归档实操·全课结构一览壹标准依据与归档基础建立国家标准与法规认知贰组件分类与排列编号掌握五步法核心操作叁修整装订与装盒排架落实纸质文件实体规范肆移交归档与双轨制完成归档移交程序伍常见误区与整改要点规避操作错误提升质量依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号档案卷宗归档标准依据与归档基础标准先行，规范归档01文书档案归档实操三大标准构成归档依据归档整理动手前，先明确依据哪几部标准。现行体系以三部文件为骨架：壹GB/T9705-2008《文书档案案卷格式》——管案卷装具与格式贰DA/T22-2015《归档文件整理规则》——管以件为单位的整理流程叁国家档案局令第13号《机关档案管理规定》——管机关档案工作体制与基本任务三者各有侧重国标管格式、行标管流程、部门规章管职责，共同构成归档整理的依据链条。兼职档案员应先对照本单位档案“三合一”制度，确认适用标准与分类方案，再按标准逐项操作。“标准是档案工作的生命线依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号04/30文书档案归档实操案卷格式国标现行有效《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）由国家档案局提出并归口，2009年5月1日实施，全部代替GB/T9705-1988。2023年12月28日复审结论继续有效硬卷皮封面尺寸

310mm×220mm，推荐

250g

无酸牛皮纸卷脊厚度分

10、15、20mm

三档软卷皮A4规格

297mm×210mm，装订后须装入卷盒卷盒厚度分

30、40、50mm

三档叁封面必填九项全宗名称类目名称案卷题名时间保管期限件数页数归档号档号全宗名称必须用全称或通用简称，不得简称为“本部”“本委”等。依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号05/30文书档案归档实操归档文件整理规则是核心DA/T22—2015文书档案整理最常对照的操作依据2015年10月25日批准2016年6月1日实施归档文件立档单位在职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，含纸质和电子文件。整理以件为单位，依次完成组件、分类、排列、编号、编目；纸质文件另含修整、装订、编页、装盒、排架。四项原则壹遵循形成规律，保持文件间有机联系贰区分不同价值，便于保管和利用叁符合文档一体化管理，便于计算机管理肆保证纸质与电子文件整理协调统一依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号06/30规章制度·定职责机关档案管理规定定职责规章依据国家档案局令第13号公布2018年10月11日施行2019年1月1日篇章规模共7章70条适用范围各级党和国家机关、人民团体；事业单位、社会团体参照执行。管理原则统一领导、分级管理；全部档案集中、统一管理。责任体系一协调机制分管负责人+办公厅（室）及相关部门负责人二专职配备档案部门配足与工作量匹配的专职人员三前端职责文书或业务部门指定人员承担收集、整理、归档刚性约束档案工作纳入整体规划、年度计划与考核体系，与业务工作——同步部署同步实施同步发展依据

国家档案局令第13号·2019年1月1日起施行07/30归档范围与保管期限归档范围决定收什么壹收什么机关公务活动中直接形成、办理完毕、有查考保存价值的文字、图表、声像、实物记录。贰不归什么事务性、临时性文件材料，无查考利用价值，可作参考资料自行保存。叁保管期限永久

·

30年

·

10年三类，按文件价值划定——反映机关主要职能和基本历史面貌的永久保存，较长时间内有查考利用价值的定期保存。肆操作要求依据本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》逐份鉴定，应归尽归，严禁擅自截留处置应归档材料。依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号08/30组件分类与排列编号五步法：组件、分类、排列、编号、编目02文书档案归档实操五步法贯穿整理全程五步法是档案整理的基本流程：组件（卷）、分类、排列、编号、编目。壹组件确定基本整理单位，明确件（卷）的构成及件内排序贰分类按分类方案归入相应层次和类别叁排列在最低一级类目内确定先后次序肆编号提供唯一标识符伍编目编制检索工具纸质归档文件完整流程组件→修整→装订→分类→排列→编号→编页→编目→装盒→排架电子文件整理流程组件→格式转换→元数据收集→分类→排列→编号→编目→归档数据包组织→存储按此顺序操作，可避免返工。依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号10/30文书档案归档实操组件：确定整理基本单位一般规则归档文件以每份文件为一件壹必须合为一件正文与附件正本与定稿（含重要文件历次修改稿）转发文与被转发文原件与复制件正本与翻译本、中文本与外文本文件处理单或发文稿纸与相关文件贰按册按期成件报表、名册、图册一册（本）为一件简报、周报一期为一件会议纪要、会议记录一次会议为一件；一年一本的，一本为一件叁往来文书请示与批复、报告与批示、函与复函一般独立成件，也可为一件依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号11/30文书档案归档实操件内排序有固定次序壹收文文件处理单在前，文件正本在后。贰发文正本在前，发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿在后。叁通用次序正文在前附件在后正本在前定稿在后转发文在前被转发文在后原件在前复制件在后汉文文本在前（无特殊规定时）排序错误直接影响档案的原始性与可读性，是验收检查的常见扣分点。建议在组件阶段逐件核对，避免装订后返工拆件。依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号12/30文书档案归档实操分类方案保持稳定壹分类项年度机构（问题）保管期限贰常见组合年度—机构（问题）—保管期限年度—保管期限—机构（问题）年度—保管期限叁层级选择规模较大或适合按机构分类三级分类规模较小或不适合按机构分类两级分类肆划分依据年度按文件形成年度保管期限按划定结果机构（问题）按形成或承办机构同一全宗分类方案应保持稳定，不得随意变更。依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号13/30文书档案归档实操排列编号编目定序可查壹排列最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度定次序；同一事由按形成先后排；会议文件、统计报表等成套文件集中排。贰编号按分类方案与排列顺序逐件编号，在文件首页上端空白处加盖归档章并填写。档号结构全宗号—门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号如Z109-WS·2019-Y-BGS-0001叁编目按室编件号顺序编制归档文件目录，逐件编目；件号责任者文号题名日期页数备注来文与复文作为一件时，只对复文编目。依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号14/30修整装订与装盒排架实体规范，安全保存03文书档案归档实操破损模糊文件先修整修什么破损文件按

DA/T25-2000

修复字迹模糊或易退变复制金属或塑料装订物去除幅面过大折叠，不影响日后使用为什么修保证齐全完整、字迹耐久、装具安全。什么时候修收集阶段逐份检查，发现问题及时处理，避免装订后再次拆件。圆珠笔、铅笔字迹等书写材料不合格的文件，归档前重新处理。依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号16/30文书档案归档实操装订牢固安全不损页总要求：牢固、安全、简便，不损页、不倒页、不压字，装订后平整。贰永久档案·一律线装法页少→直角装订

或

缝纫机轧边页厚→「三孔一线」叁定期档案·分两种情形需移交综合档案馆→按永久档案执行不需移交→可用不锈钢夹或封套装订肆禁用材料回形针大头针燕尾夹热熔胶办公胶水装订夹条塑料封原装订方式符合要求的，维持不变。依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号17/30文书档案归档实操页码逐页编制位置固定壹编页位置正面右上角，背面左上角。贰逐页编制每份文件从

1

开始，连续数字，空白页不编。叁书写工具单面打印用铅笔编正面右上角；双面打印正反两面均编。肆免编情形已印制成册且原有页码与拟编页码相同，可保持原页码不变。编页是装盒前的基础工作，页码错编、漏编会直接影响档案检索与利用。依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号18/30文书档案归档实操装盒按序不同期限分盒壹装盒隔离不同年度、机构（问题）、保管期限的文件不能同盒。贰盒体标准无酸纸制作，外形

310mm×220mm；盒脊厚度可选

20/30/40/50mm。叁盒脊著录必备项为全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号；机构（问题）为选择项。肆起止件号起件号填上格，止件号填下格，对应盒内第一件与最后一件。盒

脊

示

意全宗号年

度保管期限机构（问题）选择项起止件号起件号·上格止件号·下格盒

号必备项选择项依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号19/30文书档案归档实操备考表记录整理责任用备考表五要素锁定整理与检查责任，再以排架规则衔接分类方案，支撑全程可追溯。备考表五要素逐项签章·责任到人壹情况说明记录缺损、修改、补充、移出、销毁贰整理人负责整理归档文件的人员签名或签章叁整理日期归档文件整理完成日期肆检查人负责检查整理质量的人员签名或签章伍检查日期检查完毕日期排架规则上架排列与本单位分类方案一致，避免频繁倒架。按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架按对应层次排列。依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号20/30移交归档与双轨制规范移交，责任到人04文书档案归档实操归档时限分类型执行文书档案次年5月底前

完成

·

党政部门文件不迟于次年6月底基建项目档案项目完成并通过鉴定验收后

3个月内

归档科研课题档案结题时同步归档会计档案财务部门年终立卷，保管

1年

后移交综合档案室声像材料随时归档

·

每项工作活动完毕后及时整理✕

集中突击✓

纳入年度工作计划，提前通知各部门收集移交逾期未归档的部门须限期整改，归档情况纳入单位年度考评体系。依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号22/30文书档案归档实操双轨制纸质电子同步壹默认双轨纸质立卷归档的同时，将电子版（PDF格式）上传至档案管理系统。贰单轨例外具备“单轨制”立卷归档条件的单位，可与档案馆联系，只归档电子文件。叁电子归档范围扫描件与文档与移交纸质档案相匹配的扫描件及Word文档数据报表重要数据及报表等相关资料声像档案重大活动的录音、录像、照片及说明文字肆·同步核对兼职档案员整理纸质文件时，应同步核对电子文件是否齐全、格式是否规范，做到纸质与电子协调统一，避免归档后补扫返工。依据GB/T9705-2008·DA/T22-2015·国家档案局令第13号23/30文书档案归档实操移交程序签字