公司OA系统管理制度

1、公司PS系统管理制度第一章总则1.1为了加强公司协同事务系统(以下简称OA系统)的管理，保证其效率、安全运行，充分发挥OA系统的作用，制定本方法。1.2 OA系统的内容包括协同事务、公文管理、电子邮件、文件管理、知识管理、个人设置、综合事务、常用工具等功能，旨在实现文件无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高事务效率，降低管理成本。第二章组织管理和责任2.1公司的IT工程师负责OA办公系统的管理、规划、实施、训练的其主要作用：(一)按照相关具体工作流程和制度在系统中进行构建、测试(二)征求各使用部门的意见和建议，协调解决各使用部门在使用中出现的新情况、新问题(3)培训各部门的系统使用者(

2、4)全公司负责管理办公自动化系统资源(软件、硬件)的配置、升级(5)负责OA系统的安全技术防止，定期对公司的所有计算机设备和运行系统进行严格检查(6)负责事务终端的安全策略管理系统的设置(7)负责Pa系统数据备份，监控系统运行情况，保证系统安全稳定运行(八)做其他相关工作。第三章基础管理3.1为了真正地将审批降到现场，提高职员对“企业信息化”的认识，PS审查员必须随时随地打开PS系统，处理当天的文件。 发生出差或事故时，必须通过移动办公自动化功能完成审查事项。3.2参与合作和固定形式工作流程的人在收到待办事宜后，必须在两小时内处理批准事项。 由于非客观因素不能及时审查的，在发生不超过一个工作日

3、的紧急业务时，流程发起人可以用邮件或电话通知评委。3.3为了保证各种电子文档的及时收发，公司领导、部门经理、主管原则上全天在线，其他人员至少每天登录4次OA系统(8:00、11:20、1:00、16:203.4各部门领导和员工在处理文件时要写清楚意见，对谁处理，如何处理，本文件如何执行，总结意见并提交文件。3.5工作人员的身份证。 系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。 用户名是每个员工的唯一id，个人密码是安全的保证。 用户必须自己定期交换密码，不能泄露给别人，防止别人非法使用。 密码泄露造成的损失由本人负责。 所有OA系统的用户都熟悉OA系统的使用方法，利用OA系统进行公司内部的日常业务

4、。3.6 OA系统用户的帐户密码(密码)需要设定8位以上的字符(包括字母、数字)，并频繁地进行修改。 用户取得初始密码后，必须通过Pa系统的个人设定，立即修改自己的登录密码，以免别人使用。3.7所有OA用户必须保证通过OA系统分发、流通的信息和文件内容完全、正确、规范，并对分发的内容和批准的内容负责。 PS系统中的意见和批准与原书名具有同等的效力和权威，相关人员必须执行和遵守。3.8重要文件需要领导的审查，如果公司领导不使用OA系统，审查的发起人可以即时发送信息或发送手机邮件。3.9由于个人原因未登录OA系统使用，无法及时处理相关工作，责任由自己承担。3.10 OA系统的各分类公告和新闻都由有

5、权人员公布和更新，具体内容由公司负责人确定，新闻内容不得与有关商业秘密有关的人事公告和日常行政公告等由行政和人事部负责统一的公布和管理。3.11 OA系统的使用者必须自觉地遵守系统运营的规章制度，根据工作权限，认真完成本人在系统上承担的工作任务。3.12个人信息的完善。 OA系统的个人设定中，为了和同事联系时方便，必须追加自己的个人信息。3.13 OA系统流程模板复盖范围内的办公室流程，有关部门应该按照系统模板的使用说明实施在线办公室，而开始定制流程的部门应该鼓励使用系统模板。第四章作业程序4.1 IT工程师必须创建OA办公系统的用户登记簿，并详细记录用户的所属信息。 包括帐户信息、权限信息等

6、。申请4.2 OA帐户。 申请人填写OA权限申请单 (参照附件1 )，经部门负责人和主管领导、社长批准，由OA系统管理员进行操作调整。4.3 OA流程管理。 公司各部门须通过PS系统进行电子流程批准，各申请部门填写OA权限申请单，由相关领导签名后，提供发行的制度、表格和流程图。 IT工程师根据流程需求文档构建和测试系统。 需求部门试用通过后，IT工程师负责公开流程，在OA门户上发布有效公告。4.4 OA账户信息的更改。 公司人事变动导致账号信息发生变化时，行政和人事部填写OA权限申请单，经过部门负责人、社长的审查后。 IT工程师在收到文件后，进行适当的调整。4.5 OA组织管理。 如果公司的组

7、织结构调整改变了OA用户信息的传播，行政和人事部将填写OA权限申请单，经过部门负责人的审查，报告公司社长的批准，批准后由报告IT工程师进行调整。第五章办公自动化系统的升级管理5.1 IT工程师在接到PS厂商的升级通知后，首先要理解新版本的性能，向上司报告，在得到上司的同意后，与PS厂商协作对系统的版本进行升级。5.2 IT工程师应熟悉升级文档，在测试服务器上构建与当前OA服务相同的软件环境，并根据升级文档进行升级。在5.3测试服务器上测试一周，IT工程师监视过程流的归档情况，保证所有模块都能正常工作时，请备份当前的OA服务器，并发布系统升级公告，在OA上正式发布服务器升级公告5.4 IT工程师

8、对系统使用期间的问题迅速进行跟踪处理。第六章信息安全保障6.1各部门的用户要严格保管各自的注册密码、印章密码。 第一次登录系统后必须马上修改个人密码。 不能使用初始密码。 离开办公室时退出办公室系统，防止因他人非法操作或密码泄露而造成的损失。6.2网络管理员必须定期检查和维护计算机网络。 发现问题时，必须立即联系相关技术人员，确保系统正常工作，不得擅自安装或私设系统用户。6.3知识文件管理员对文件资料的机密性、正确性、完整性、发行范围负责，不得在系统中注册机密信息、病毒文件。6.4使用系统时，所有相关信息不得使用电子邮件地址转发给相关人员。 公文流动严格按范围流动，不可扩大范围。 另外，不能保

9、管在与该系统连接的介质上。6.5公司员工严禁用任何方式检测、盗用他人的PS账户和密码，探索网络结构、服务器结构和数据库信息。6.6每台办公计算机必须联系安全策略管理系统，使用者不得随意删除或改变。6.7禁止在本机电脑上安装与游戏、工作无关的网络软件。6.8严禁外部公司人员不允许连接本公司的办公网络系统，违反病毒向公司内部传播，或者公司的商业秘密向外部传播导致公司损失的，按照公司的规定给有关负责人处理。6.9起草各种文件，按照企业商业秘密目录严格执行。第七章惩罚7.1 OA事务非常严肃，处理晚了3次以内，每次审查负责人50元，3次以上每次审查100元(延迟意味着系统记录时间超过了文件处理期限，还没有处理待办事宜)。7.2长期不使用OA系统，不按统一要求提供共享数据的网上办公室数据不准确，擅自删除安全战略系统，对工作造成不良影响的，视情况罚款50500元。7.3通过检测、盗用他人的账号和密码，查找网络构成、服务器构成和