第4章 Access2000数据库设计实例

1、第四章Access数据库设计实例,计算机科学系,本章学习重点,了解Access数据库应用系统规划、设计的基本知识掌握Access数据表的设计和管理掌握根据Access数据表进行查询的设计和管理掌握Access窗体的设计和管理掌握Access报表的设计和管理掌握Access报表的设计和管理熟练掌握Access数据表、查询、窗体、报表、宏的基本操作和掌握在Access中应用宏设计和创建菜单,4.1创建数据库实例,本章介绍利用Access2000开发“工资管理信息系统”的过程，该系统主要实现工资数据的分类输入，根据用户的需要进行分类处理输出，以及系统本身的维护功能，当然这些都离不开数据库的科学设计。

2、,411系统主要特点,一个系统设计的起点就是要确定它所需要实现的功能，而这些功能必需是最大限度地结合用户需要和Access2000本身特点归纳出来的。一般地这些功能都要集中放在一个窗体上以作为系统的控制中心。本系统的面板窗体图4-1就是“工资管理信息系统”的控制面板。面板中的主菜单就是本系统主要功能的集合。,图4-1“工资管理信息系统”的控制面板,412数据录入设计,数据录入设计包括基本数据、工资扣款、病事假、奖金等四项。1基本数据包括职工代号、日期、基本工资、浮动工资、特教贴、岗贴、保津贴、误餐费，教护等项，这些项是根据国家有关政策、单位实际情况、职工职称职级和职工工龄而确立的。这些数据的一

3、个共同特点是在一段时期内基本保持不变，不需要每月重复输入，是一组保持相对稳定的数据。2工资扣款包括职工代号、日期、公积金、房租、水费、电费、医疗、会费、子保、煤气、网视、税收、违纪扣款。这一组数据中除公积金、会费、子保三项是保持相对稳定的扣款项，其余几项都是根据每月实际发生而变动的扣款项。3事假记录职工的请假情况，包括职工代号、时间性质、天数。用（本月天数-请假天数）/本月天数基本数据合计+奖金组成应发工资。4奖金记录职工的本月工作量，作为计算奖金的依据。包括职工代号、日期、事项、工作量等。,413数据查询与打印设计,数据查询与打印设计包括模糊查询与打印、汇总查询与打印、工资条查询与打印等三项

4、。模糊查询与打印是根据用户输入参数，筛选出用户所需要的结果。系统设计了根据职工姓名或单位两个参数来进行查询与打印，两个参数之间是或的关系，某参数的值为空表示此参数不起作用。汇总查询与打印是为了满足统计的需要，汇总是根据单位来进行分组汇总的。工资条查询与打印是将职工工资的明细信息通知给职工的一种形式。,414系统维护与管理,系统维护与管理包括密码与权限管理、数据备份与恢复三项。密码通过设计登录窗体来验证用户密码，通过设计更改密码窗体和权限管理窗体来更改密码和进行权限分配。数据备份与恢复是防止数据破坏的基本措施。,42数据库表设计,数据库是“工资管理信息系统”的基础，前台有数据录入，后台必须有数据

5、存储，而存储在数据库中的数据又是后续程序进行数据处理的基础。所有数据都是以文件形式存储于数据库的各相应表中。,421创建表和初始数据输入,1数据库、表及表数据工资管理系统数据库共包括五个表，分别为“职工表”、“基本工资”、“工资扣款”、“请假情况”和“奖金”，分别如表4-1、表4-2、表4-3、表4-4、表4-5所示，它们之间的关联字段为“职工代号”。,表4-1职工表,表4-2基本工资,表4-3工资扣款,表4-4请假情况,表4-5奖金,2建库和建表,利用文件菜单创建“工资管理信息系统”的数据库GZ，操作步骤如下。（1）在Access主菜单下，打开【文件】菜单，选择【新建】选项，进入“新建”窗口

6、。（2）在“新建”窗口，选择“常用”选项卡，在列表框中，选择“数据库”选项，再单击“确定”按钮，进入“文件新建数据库”窗口。（3）在“文件新建数据库”窗口的“保存位置”下拉框中，选择“工资管理信息系统”数据库的保存位置GONGZI，再输入数据库名字（GZ），如图所示。,建库和建表,建库和建表,（4）在“文件新建数据库”窗口，单击“创建”按钮，进入“数据库”窗口，如图所示。,建库和建表,（5）在“数据库”窗口，打开【工具】菜单，选择【选项】，进入“选项”窗口，可以设置数据库的属性，如图所示。,创建数据表的操作步骤,数据库创建好后，就可以在数据库中创建数据表。创建数据表的操作步骤如下。（1）打开“

7、GZ”数据库，在“数据库”窗口，单击“新建”按钮，进入“新建表”窗口。（2）在“新建表”窗口，选择“设计视图”，再单击“确定”按钮，进入表结构设计窗口，如图所示。,创建数据表的操作步骤,（3）在表结构设计窗口中，根据表4-2“基本工资”的结构定义表结构，再按“退出”按钮，进入“另存为”窗口，如图所示。,创建数据表的操作步骤,（4）在“另存为”窗口，定义表名为“基本工资”，再单击“确定”按钮，返回“数据库”窗口。（5）在“数据库”窗口，选中表“基本工资”，再单击“打开”按钮，进入表“基本工资”浏览窗口，可以向“基本工资”表输入数据，如下图所示。（6）按照上述方法依次创建“职工表”、“工资扣款”、

8、“请假情况”和“奖金”数据表。,422建立各表间关联,建立“GZ”数据库表间关联关系的操作步骤如下：（1）在“GZ”数据库窗口，打开【工具】菜单，选择【关系】选项，进入“关系”窗口，同时弹出“显示表”窗口，如图所示。,（2）在“显示表”窗口，将要建立关联关系的表添加到“关系”窗口中。（3）在“关系”窗口，用鼠标拖动关联字段“职工代号”创建各表关联关系，如图所示。（4）关闭“关系”窗口，保存数据库，结束数据库中各表间关联关系的建立。,43查询设计,431“病事假汇总查询”和“奖金汇总查询”设计432“工资条查询”设计433汇总查询设计,431“病事假汇总查询”和“奖金汇总查询”设计,“工资条查询

9、”是以“职工表”、“基本工资”表、“工资扣款”表、“病事假汇总查询”、“奖金汇总查询”为基础的。“基本工资”都是以一个月30天来计算的，故其中各项都要去除病事假天数后来组成应发工资相应各项。建立查询操作步骤如下。（1）在数据库窗口，确定“查询”为操作对象。（2）在“数据库”窗口，单击【新建】按钮，进入“新建查询”窗口。（3）在“新建查询”窗口，选择“设计视图”选项，进入“选择查询”窗口，同时弹出“显示表”窗口。（4）在“显示表窗口”，选择表“职工表”、“基本工资”、“工资扣款”和查询“病事假汇总查询”、“奖金汇总查询”，将其添加到“选择查询”窗口，关闭显示表，如图所示。,431“病事假汇总查询

10、”和“奖金汇总查询”设计,（5）在“选择查询”窗口，再打开【视图】菜单，选择【SQL视图】选项，打开SQL图。在该窗口中输入SQL语句，如图所示,431“病事假汇总查询”和“奖金汇总查询”设计,（6）保存并在“另存为”窗口中输入查询名“工资条查询”。运行该查询，结果如图所示。,432“工资条查询”设计,“工资条查询”是以“职工表”、“基本工资”表、“工资扣款”表、“病事假汇总查询”、“奖金汇总查询”为基础的。“基本工资”都是以一个月30天来计算的，故其中各项都要去除病事假天数后来组成应发工资相应各项。建立查询操作步骤如下。（1）在数据库窗口，确定“查询”为操作对象。（2）在“数据库”窗口，单击

11、【新建】按钮，进入“新建查询”窗口。（3）在“新建查询”窗口，选择“设计视图”选项，进入“选择查询”窗口，同时弹出“显示表”窗口。（4）在“显示表窗口”，选择表“职工表”、“基本工资”、“工资扣款”和查询“病事假汇总查询”、“奖金汇总查询”，将其添加到“选择查询”窗口，关闭显示表，如图所示。,432“工资条查询”设计,（5）在“选择查询”窗口，再打开【视图】菜单，选择【SQL视图】选项，打开SQL图。在该窗口中输入SQL语句，如图所示,432“工资条查询”设计,（6）保存并在“另存为”窗口中输入查询名“工资条查询”。运行该查询，结果如图所示。,433汇总查询设计,“汇总查询”是根据“单位”字段

12、对“工资条查询”进行汇总而成，以满足用户单位的统计和会计工作上的需要。建立“汇总查询”的操作步骤如下：（1）在数据库窗口，确定“查询”为操作对象。（2）在“数据库”窗口，单击【新建】按钮，进入“新建查询”窗口。（3）在“新建查询”窗口，选择“设计视图”选项，进入“选择查询”窗口，同时弹出“显示表”窗口。（4）在“显示表窗口”，选择查询“工资条查询”，将其添加到“选择查询”窗口，关闭显示表。（5）在“选择查询”窗口，再打开【视图】菜单，选择【SQL视图】选项（6）在选择查询窗口，输入汇总查询SQL语句，如图4-19所示。,433汇总查询设计,（7）保存并在“另存为”窗口中输入查询名“汇总查询”。

13、运行该查询，结果如图所示。,44窗体设计,441设计“登录”窗体“登录”窗体是“工资管理信息系统”启动后第一个显示的窗体，在该窗体设计一个“文本框”和一个“命令按钮”控件，“文本框”控件用来接收操作员口令，“命令按钮”的事件代码是一个宏操作，单击“命令按钮”触发事件执行，通过验正操作员口令，达到启动系统“面板”窗体的目的。登录窗体如图所示。在“登录”窗体中如果输入的是正确密码，则可进入“面板”窗体。,设计“登录”窗体的操作步骤,（1）打开“GZ”数据库。（2）打开窗体“设计视图”，给窗体添加“标签1”、“标签2”、“文本框”、“命令按钮”等多个控件。如图所示。,标签1,文本框,命令按钮,标签2

14、,设计“登录”窗体的操作步骤,（3）利用鼠标调整各控件到合适大小，并修改各控件的属性，如标题。（4）定义“命令按钮”控件的属性和事件，在“单击”事件属性中添加下面将要建立的宏名。（5）保存窗体，结束“登录”窗体的设计。（6）定义宏的操作命令，如图所示。（7）保存宏，结束宏的设计。,设计“登录”窗体的操作步骤,由于“登录”窗体是系统要启动的第一个窗体，因此要进行启动设置，以便打开数据库时，系统能自动启动“登录”窗体。自动启动“登录”窗体的方法是打开【工具】菜单，选择【启动】选项进行相应设置，如图所示。,442设计“面板”窗体,“面板”窗体是系统的控制中心。这种控制主要是通过主菜单调用相应窗体或报

15、表来实现的，“面板”窗体如图4-1所示。窗体设计较简单，其关键就是要在窗体中关联“主菜单”宏。“主菜单”宏将在本章第五节中介绍，在此可以先将宏名“主菜单”与“面板”窗体进行关联。具体操作步骤如下：,设计“面板”窗体操作步骤,（1）打开“GZ”数据库。（2）打开“面板”窗体。（3）在“面板”窗体窗口，打开【视图】菜单，选择【属性】选项，进入“属性”窗口。（4）在“属性”窗口的“菜单栏”属性项文本框内，输入菜单名“主菜单”。（5）保存“面板”窗体，返回“数据库”窗口。,443设计“数据录入”各窗体,1“基本数据”窗体“基本数据”窗体用来向“基本工资”表录入数据。设计“基本数据”窗体的步骤如下。（1

16、）打开数据库，在“GZ”数据库窗口，选择“窗体”为操作对象，单击“新建”按钮，进入“新建窗体”窗口，如图所示。,443设计“数据录入”各窗体,（2）在“新建窗体”窗口，选择创建窗体所需的数据源表“基本工资”，再选择“自动创建窗体：表格式”，系统将自动创建一个表格式窗体，如图所示。,443设计“数据录入”各窗体,（3）保存窗体，在“另存为”窗口输入“基本数据”，结束创建窗体的操作。（4）由上图可见窗体表格各字段宽度不尽合理，因此要进行调整。调整的方法是：在“GZ”数据库窗口，选中窗体“基本数据”，单击“设计”工具按钮，出现如图所示画面。,443设计“数据录入”各窗体,（5）在上图中将各字段调整到

17、合适宽度后，保存。（6）双击窗体“基本数据”，运行结果如图所示。,443设计“数据录入”各窗体,2窗体“工资扣款”、“病事假”、“奖金”的设计窗体“工资扣款”对象数据来源表是“工资扣款”，窗体“病事假”对象数据来源表是“请假情况”，窗体“奖金”对象数据来源表是“奖金”，这三个窗体的设计方法与“基本数据”窗体的设计方法完全相同。由于篇幅所限，在此不作赘述。,444设计“查询”窗体,1“查询”窗体包括两项：“汇总”窗体和“工资条”窗体，其中“汇总”窗体的设计方法与4.4.3中“基本数据”窗体的创建步骤完全相同，只是窗体“汇总”对象数据来源是“汇总查询”，由于篇幅所限，这里不再赘述。窗体“工资条”设

18、计与以上窗体有一些差别。,444设计“查询”窗体,2窗体“工资条”设计（1）打开数据库，在“GZ”数据库窗口，选择“窗体”为操作对象，单击“新建”按钮，进入“新建窗体”窗口。（2）在“新建窗体”窗口，选择创建窗体所需的数据源查询“工资条查询”，再选择“自动创建窗体：表格式”，单击“确定”按钮，系统将自动创建一个表格式窗体，如图所示。,444设计“查询”窗体,（3）保存窗体，在“另存为”窗口输入“工资条”，结束创建窗体的操作。（4）由于工资条是用来通知每个职工当月的工资情况，所以每一条数据上方都应有字段说明，因此需要在窗体设计视图中，将所有字段标题从窗体页眉栏调整到主体栏中，如图所示。,444设

19、计“查询”窗体,（5）双击“工资条”窗体，运行结果如图所示。,45报表设计,Access2000的报表格式美观，功能强大，而且有较完整地打印功能，主要用于数据的最终结果输出。面板窗体中的“打印”菜单包括“工资报表”和“汇总打印”两个功能。,451报表“工资报表”设计,报表“工资报表”设计的设计步骤如下：（1）打开数据库，在“GZ”数据库窗口，选择“报表”为操作对象，单击“新建”按钮，进入“新建报表”窗口，如图所示。,报表“工资报表”的设计步骤,（2）在“新建报表”窗口，选择创建窗体所需的数据源“工资条查询”，再选择“自动创建报表：表格式”，系统将自动创建一个表格式报表。（3）保存报表，在“另存

20、为”窗口输入“工资报表”，结束创建报表的操作。（4）由于报表的页面页眉的默认标题是数据源的标题“工资条查询”，不太符合报表的内容，可更改为“工资报表”，另外，各字段宽度可能不尽合理，而且也不是工资条的样式，因此要进行调整。调整的方法是：在“GZ”数据库窗口，选中报表“工资报表”，单击“设计”工具按钮，在出现的报表设计视图中进行调整，与窗体的调整十分相似。（5）调整后的报表如图所示，注意将所有字段标题从窗体页眉栏调整到主体栏中，然后保存。,报表“工资报表”的设计步骤,（6）双击报表“工资报表”，运行结果如图所示。,452报表“汇总打印”设计,报表“汇总打印”的数据源表或查询为“汇总查询”，报表“汇总打印”设计方法与“工资报表”的创建步骤基本相同，只是不需要将字段标题调整至主体处，因此该报表具体操作步骤在此不作赘述。,46用宏设计主菜单,“工资管理信息系统”的主菜单通过“面板”窗体打开，它的功能需要通过设计“宏”来完成。461各菜单内容简介系统“数据录入”、“查询”窗体及其他窗体、工作窗口和报表完成后，就可以设计系统主菜单。下表是“工资管理信息系统”菜单的全部内容。,462设计菜单“宏”,1设计“数据录入”菜单（1）打开“GZ”数据库。（2）在“数据库”