接待管理制度

1、一、总则为了有效开展公司对外接待，进一步提高公司接待管理水平，形成公司形象，促进接待规范化、标准化和效率，制定本管理制度。2、适用范围本制度适用于某公司股份有限公司，由公司控股公司参照执行。三、责任3.1总经理：公司接待窗口管理部门全面负责接待安排和管理工作3.2各部门：根据接待方案做有关工作。4 .接待原则4.1统一管理原则：公司接待由总经理统一窗口管理，具体负责接待，各部门积极合作。4.2对口接待的原则：根据接待对象和接待要求，有关业务部门应按要求对口参加接待。4.3预审原则：根据客人的身份和接待性质制定不同的接待方案，由不同级别的领导审查。4.4勤俭节约原则：接待工作要亲切、礼貌地接待，

2、厉行节约，严格控制经费支出，消除奢侈的浪费。4.5定点接待原则：区分不同的接待对象，市、县各级地区签订不同等级的酒店(酒店)作为专用接待点。 打算在其他酒店吃饭的，必须得到上级有关领导的批准。4.6预算管理、费用承包原则：4.6.1各部门必须自己预算本年度的预算金额，预算通过后，本年度的接待费用必须控制在原则预算内。4.6.2预算审批：所有接待事项必须事先按照规定的费用审查程序审查，未经批准的接待费用不得结算。4.7坚持标准化、制度化、流程化原则：严格遵守接待管理办法中的相关流程、标准。5、接待的分类和准备5.1公司的接待分为对外接待和内部接待。5.1.1对外接待包括行政接待、日常接待、窗口接

3、待和业务接待。 行政接待分为单纯的日常会议、会议、面谈等接待，行政接待往往需要综合调用车辆、会议、住宿、吃饭等接待资源的日常前台、窗口的接待，指的是一般的日常业务的接待，即业务接待，是公司的业务部门与外部企业进行正常的业务谈判，只发生工作的用餐接待5.1.2公司内部接待包括股份公司和子公司之间日常工作往来的接待，单体公司内部驻外人员的接待5.2接待资源的管理：公司的所有行政接待资源由总经理统一管理，接待所需资源由总经理准备或负责。5.3接待的准备5.3.1证券投资、证券管理相关(证券监督会)的接待、公司股东(董事)相关的接待、媒体和对外信息披露相关的接待由董事会办公室提出接待需要，经营和相关部

4、门合作执行5.3.2政策法规、食品质量、行业协会的关联待遇由技术中心或质量检查部提出接待的需要，由总经理和有关部门协同执行5.3.3公司客户、经销商等客户关系的接待具体由营销中心提出接待需要，由总经理和有关部门合作执行5.3.4政府部门及其他不包含在上述类别中的有关连接等待由总经理提出接待需要，由其他有关部门合作执行5.3.5供应商的有关接待由采购部提出接待的需要，由总经理和有关部门协作执行5.3.6日常接待由总经理负责，其他配送、购买、财务、人员招募窗口由各职能部门负责5.3.7内部接待由各职能部门在公司的规定标准内自行安排。六、行政接待的标准和标准6.1行政接待分为一级至三级，具体范围如下

5、：6.1.1级：省级以上政府职员，公司投资地区市级以上政府高官、公司有重大合作意向的地区市级以上的政府高官、其他对公司业务推进有重要作用的政府高官(等级不受上述限制)、重要企业部门的领导、重要客户、供应商、公司领导指定的其他重要对象和理事长出席的所有接待。6.1.2二级：公司所在地一级接待范畴外的政府职员、非投资或者意向投资地区、没有实质性业务访问的市级政府职员、对公司业务有一定推进意义的客户、供应商、重要协会或者组织、企业部门等符合公司领导指定的二级接待的其他对象等。6.1.3三级：非投资或者意向投资地区，没有实质性业务访问的市级以下政府高官普通客户、供应商、协会或者组织、企业单位等符合领导

6、指定的三级接待的其他对象。6.2行政接待标准(详见附件一、二)6.3对外接待的审查过程：6.3.1行政接待按照制度中的有关程序规定执行。6.3.2业务接待由各部门按财务相关标准亲自组织实施，按日常费用结算。6.4内部接待标准：按照某字制201215号差旅费报销管理办法的规定执行。7 .受理工作流程7.1行政接待的工作流程图7.2 .接待前的准备7.2.1各部门在接受接待要求后，尽可能明确访问者的公司、名字、性别、职务、访问意图等信息，通知上司最初的时间，根据上司的评价填写接待计划申请表 (参照附件三)，上司签名后，遇到必须提交总经理的政府部门临时检查的情况需要部门直接电话通知总经理，总经理根据

7、需要部门的要求在第一时间向各有关部门通知最短时间内准备好了送检。7.2.2总经理根据接待申请制定XX接待方案 (见附件4 )，与窗口对应部门联系后，签署有关领导执行。7.2.3总经营应当根据接待方案，事先通知公司有关部门和人员，准备接送、住宿、会议、礼物等7.2.4接待员到达前，总经理应按照接待检查清单 (参见附件5 )的要求，检查与接待有关的地方、物资、人员、标语等情况，在发现问题时立即补充。7.3实施接待7.3.1参加接待的人应根据接待通知和方案的要求，15分钟前到达接待场所7.3.2在接待过程中，参加各种接待的公司和人员必须根据事先的接待要求进行各种接待工作7.3.3接待过程中发生突发事

8、件时，接待员应合理应对，以免慌张。7.4接待后期工作7.4.1接待完成后，窗口对应部门、总经理应进行接待总结7.4.2总经理和窗口负责部门安排并执行需要跟进的工作。7.5内部接待程序：子公司、事务所的人员回到公司参加会议等，有关领导签字后需要用传真与总经理联系，总经理应根据内部接待需求表提前安排饭菜。8 .对外接待的工作要求8.1接待人员必须注意接待礼仪的重要接待时，主要接待人员的身份必须与来访者的身份同等。8.2接待客人必须尊重来访者的习俗礼仪。8.3接待人员应该特别重视自己的仪容、仪容、仪容和仪容，言行要体现好公司的形象和个人修养。8.4接待人员不得擅自将出席者的行程、访问者、访问主题等泄

9、露给相关人员。8.5接待人员应避免谈论有损访问者和政治、宗教及有关人员双方声誉等敏感话题。8.6未经许可，接待人不得以任何形式泄露公司的商业、技术秘密的接待活动中涉及照片、照片、宣传报道的，可以由接待组织部门委托有关领导审查后执行。8.7接待人必须遵守公司的员工行为规范。8.8接待过程中，接待人员应遵守经济、节俭的原则，所有公司都应付的接待，在向公司签订协议的商务俱乐部或酒店中优先安排吃饭或住宿的客户赠送礼物时，优先选择我们的产品或商务精品。8.9接待员应当清洁地服务，不得接受客人的礼物，也不得向客人索取礼物或其他财产。8.10接待安排、访问报道、邮件、座谈、吃饭顺序等与公司有关领导有关的，原

10、则上按等级、任命时间顺序介绍或者安排。8.11有关部门应接待组织部门的要求，安排参观地点的专业说明员，需要外语翻译的，应由接待组织部门协调安排。8.12在所有接待过程中，遇到参观时间、参观资源冲突时，参观资源管理部门根据接待等级的高低进行协调和安排，原则上优先进行高级接待。8.13在接待过程中，必须严格遵守时间和计划的接待日程发生变更的，应在与负责人协商后，向有关领导和各参加者通报。8.14参与接待的司机、解说员及其他工作人员应当按照各单位的接待行为规范进行接待。8.15对外接待的车、餐、会议座次安排必须符合礼仪规范(具体见附件七)。9 .前台和窗口的接待9.1受理请求9.1.1公司接待员必须

11、按照内部接待需求表的要求开展各项工作9.1.2前台接待员必须每天检查公司大厅、文化展览室、会议室等接待处，保证接待处清洁、卫生、清洁，随时都有接待能力9.1.3面试负责人，向本公司索取发票的人、供应商等人，由接待员引导到窗口，窗口负责业务处理和接待的安排。9.1.4访问者需要与公司人员面对面联系时，前台人员通过电话向咨询人(或其安排的工作人员)引导访问者到前台9.1.5接待人员来访时，接待人员必须亲自站起来问候9.1.6有重要的行政接待，来访者进入大厅时，前台全体人员应站起来迎接，保持笑容9.1.7预约人访问公司各部门、人员时，为了正确安排接待工作，必须事先通知接待处9.1.8如果公司不存在需要会见访问者的访问者，接待员应与本公司有关人员联系，根据情况婉言拒绝或安排休息。9.2窗口对应9.2.1人事、购买、财务、配送等窗口负责人必须按照前台工作手册进行各项工作9.2.2采购、财务、配送窗口的人员应根据有关工作满足接待流程和礼仪要求9.2.3访问者提问的窗口负责人无法回答，或者访问者对接待不满意时，窗口负责人必须立即向上司反馈，请求援助9.2.4窗口负责人要实现自主热情，不要多次提问厌烦，不要冷淡、欺负、斥责、歧视。十、附则10.1本制度自201