办公自动化之办公中的表格与图表处理

1、第四章办公中的表格与图表处理,4.1电子表格与数据图表的相关知识4.1.1电子表格的类型划分和软件选取,电子表格制作的软件选取原则,1规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作。3形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用Excel制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后“合并居中”来实现。4包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作。5数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作。,4.1.2数据图表的类型划分和软件选取,使用较多的图表有柱

2、形图、条形图、折线图、饼图、散点图。,4.2利用Word制作文字表格,4.2.1规则表格的制作用“插入表格”方法。以制作“日程安排表”为例。,创建表格填充内容制作斜线表头,创建表格,创建表格的方法表格中的各种标记表格中常用的选定方法：选定表格、行、列、单元格。在表格中增删行、列,格式设置：表格属性表格大小、对齐方式；行高，跨页断行，标题行重复；列宽；单元格。,4.2.2复杂表格的制作,需要使用“绘制表格”、“擦除”、“合并单元格”和“拆分单元格”等工具手动进行绘制。以“报名表”为例。绘制“报名表”框架(1)绘制“报名表”表格(2)添加行拆分单元格(3)处理跨行的单元格合并单元格(4)添加列,2

3、.对表格进行精确调整使用“表格属性”。（1）对整个表格：居中。（2）行的设置：行高。（3）单元格的设置：对齐、适应文字、方向。（4）边框设置。,4.3利用Excel制作数字表格和图表,以“上半年销售统计”为例。1.数据表格的创建2.用函数计算数据SUM,AVERAGE,MAX,MIN.单元格的三种引用方式：（1）相对引用：B3,代表参数的单元格需要变化（2）绝对引用：$B$3，不需要变化（3）混合引用：B$3，$B3，只有列或行变化,3.表格的格式化设置4.制作图表（1）制作嵌入式图表（柱形图）（2）制作单独的三维柱状图表（3）制作不连续数据区域的图表,4.4制作Excel关联表格,Excel

4、的关联表格，是指在一个或多个工作簿中有一定关联关系的工作表的总称。在办公中制作表格时，有些数据的存放和计算需要使用多个工作表，并且相互之间需要引用和参照。这就需要使用Excel的关联表格操作来实现数据的处理。,以“歌手大奖赛计分”为例,计分规则:每一个参加决赛选手的得分满分为100分，包括以下三大部分：歌唱得分、素质得分、声乐得分以上三项分数之和为该选手的总得分，按照该成绩的名次确定最终的获奖等级。参加决赛的选手共20人，比赛前通过抽签确定出场顺序，比赛结束需要确定综合成绩一等奖1人，二等奖3人，三等奖5人，其余为优秀奖。现在需要制作一套用来计算选手分数的表格，以便在比赛现场能够很快算出分数。

5、,基本步骤,工作表的添加和更名“主界面”工作表的制作:网格线：工具选项视图超链接：右键超链接本文档中的位置“计分规则”工作表的制作重点：大块文字在Excel中的输入文本框。4.“选手情况”工作表的制作5.“歌唱得分”、“素质得分”、“声乐得分”、“综合得分”、“评奖结果”工作表的制作：重点：函数的应用。,函数的应用,垂直查找函数VLOOKUPVLOOKUP（需要在数据表第一列查找的值，要在其中查找的数据区域，待返回的匹配值的列序号）VLOOKUP（C3,选手情况！$A$3:$B$18,2）跨工作表、跨工作簿的单元格引用。跨工作表:工作表名!单元格地址跨工作簿:工作簿名工作表名!单元格地址如:计算机成绩.xls上机成绩！B4,利用IF函数避免“NA”错误。错误提示信息:#：输入单元格的数值太长；#N/A：函数或公式中没有可用的数值；#REF!：单元格引用无效IF(条件，表达式，表达式）IF（C3=“”,“”,VLOOKUP（C3,选手情况！$A$3:$B$18,2）,本章小结,重点：电