会议组织流程及注意事项

1、相关负责人综合部参加会议的人员确定会议候选人制定议事日程确定会议议程得到批准达成决议主持会议安排会议地点信息存档发送会议记录整理会议记录发布会议信息执行准备会议资料确定参加会议组织注意事项会议组织流程图一、会议的安排(a)，准备会议信息1、会议主持人、会议负责人、会议普通人事等，有条件地为每个人准备区分参加者角色的资料，资料根据个人角色个别准备。2、会议资料多的时候，要按照会议议事日程顺序排出会议资料，最好装订书籍，编页码，让与会者容易阅读。3.会议参加者需要不同角色的不同数据时，为了便于参与者接收，应该将信息放在公文包中显示。4.要给参加者送纪念品或礼物等会议资料，同时放在资料公文包里，分给

2、参加者。(b)，会议通知会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知仅适用于出席人数少的非正式会议，书面会议通知应注意以下事项：1、电话通知：接电话的时间，要做好姓氏记录，通知必须设置记录簿，及时记录，阅览。2、正式书面会议通知应包括简短的会议议程说明、与会者、会议时间、会议地点等。3、书面会议通知应通过OA系统、电子邮件、网站发布等正式渠道传递给与会者，必要时还应通过其他电话通知与会者。(c)，准备会议议程1、正式会议开始时，通常需要说明会议的整个进程，并将会议分为工作报告阶段、讨论阶段和工作准备阶段等几个内容。会议流程简介是要整理成正式文件，整理成会议主管的资料，一般没有会议主管的话，会议

3、组织负责人可以介绍会议流程。2、计划会议议程时，应考虑会议时间，尽可能安排在正常工作期间(例如9: 00-1133600或15:0-1733600)举行会议，如果是使用多天会议或晚餐时间的会议，则应考虑是否安排吃饭。(d)，会场布置1、应考虑会议的性质和与会者人数。例如，提供信息的聚会，如果人数很多，最好是没有桌子的剧场式或有桌子的教室式安排。在解决问题的会议上，如果没有几个与会者，每个与会者都可以围坐在桌子旁，和其他人进行多种对话。在教育会议期间，如果出席者不多，坐在马蹄铁桌外，与会者和议长之间的沟通很容易，与会者和与会者之间的沟通也很容易。但是，如果数字很多，最好将与会者按组、按组聚集在一

4、张桌子周围。这项安排的好处在于便于小组讨论和合并讨论。2、正式会议一般需要安排与会者的座位，准备与会者的铭牌，在会议开始前排准备座位和名牌。3.对于已经准备好座位的会长，会议展台应该在会议前放在座位上。4、需要视频放映或视频会议的时候，要好好调试会场的投影仪、音响台、窗帘、麦克风等设备。5、注意各会场的环境因素(如温度、照明等)，根据实际情况调整好。6、会议组织者必须准备相机、相机、录音笔等会议记录工具，以便在会议后轻松进行会议总结工作。7、如果不是长时间的会议(超过一个半小时的会议)，尽可能提供茶点，以免分散与会者的注意力。8、会议(标志)标志： (必须反映本次会议的内容)。9、横幅(会议标

5、题、大小，大约3-5天前制作)。10、注意放在讲师的行李包(或便携包)椅子或其他上面，不要直接放在地面上，以反映服务细节的水平。(e)，现场准备(员工入场)1、会议开始前，在会场入口设置接待处，准备签字，签名参加人员；在入口安排服务人员，并明确地告诉入场的每个人员如何坐？坐在哪里？例：投标人坐在那儿吗？旁听者坐在那里吗？2、会议信息少的话，参加人员签名时可以发给参加人员。3、演讲稿(不保密的人，参赛代表每人可以有一份)4、会议日程表5、铅笔和纸(或其他能和礼物一起参加会议的笔)6、空调的温度问题，如果在高层，温度升高的话，原来的空调会坏，所以开会前要提前安排，可以提前冷却或加热！7、出入口的门

6、窗请注意关闭，安排全体员工！二、会议期间(a)会议记录1、准备全时间会议记录，记录与会者的发言(特别是讨论性质的会议)，留在内容后面。2、专业照片(照相机、录音)，会议后。(b)会议服务1、安排负责汽车服务的专人(会议组织者或房地产职员)。2、在举行大型会议或视频会议时，分配负责操作麦克风、音响、投影仪、视频设备等的人员。3、服装(除了演讲者以外，服务人员是唯一移动的人，所以是唯一受关注的人，所以要注意服装)等：女性的鞋子，走路的时候不要发出声音；动作轻、慢、柔软、不快、重！4、主持人也要避免走得少。特别是有急事的话，可以通过写纸条来传达。(c)跟着车1、外部的领导来了你的单位，外部的领导是客

7、人，倒茶的时候先给客人倒茶，再给自己单位的领导倒茶；向讲台上的公司级领导倒水的顺序可以进来(特别安排除外)，但是如果有重要领导(例如市场或上级领导)，就要先取决于领导。2.倒水的顺序要服从职位的高低。例如，参加会议的公司的董事长、总经理、副总经理，那么，应该先给董事长倒茶，然后是总经理，接下来是副总经理。3、记住，不能斟满茶，这是很忌讳的，充满了开车的嫌疑。4.如果被水吸，就不会面向对方。为了水洗的动作，要分解。不要举起杯子，向队长泼水，不要挡住领导形象，不要直接从桌面冲过去。5、落水的服务人员最好只安排1人，避免太多吸引会场参加者的视线。6、确保每个人都带着水喝，但在水洗的时候不要想各就各位。对于领导人、讲台、主持人、特殊人物，必须保证有水，出席者不一定要照顾。(d)其他1、参加者坐在座位上，提醒所有参加者关闭或静音电话。2、会议时间长，可以适当安排中间休息时间。三、会议后(a)整理会议记录1、会议期间整理并记录文字记录和图片、视