大型会议承办工作手册

1、承办大型会议工作手册内容一、会前工作安排准备：2会议开始：2(2)会议的组织和安排：2(3)会议分工及职责：2二。会议组织者主要流程：2(a)会议筹备工作：21.与会客人的联系方式、通信方式和身份。22.准备参与材料。33.会议场所的检查和实施。34.制作和实施参与材料。35.参与条款的实施。46.参与者汽车使用的实施。47 .财务预算安排，报公司领导审批。48.为参加会议的客人制定详细的接待和安排计划。49.会议现场的工作安排。4会场外的工作安排。511公司人员的gfd要求。6(2)会议工作：61检验工作。6欢迎来工作。63.公司领导开会工作。74.在会场工作。7会后工作。7(3)会后工作：

2、81.参加机场和车站交付会议的客户的工作安排。8酒店入口处迎送客人的安排。83.结账。84联系客人他们是否会安全工作。9会后，公司召开了内部总结会议。96.会后数据整理。9列一份与会者名单。98.材料和名册的归档和交付。9一、会前组织工作准备：(a)会议启动：会议召开前七天，会议发起人应向公司主管领导提交会议目的、内容、时间、地点和要求的书面申请。(2)会议的组织和组织：公司领导将研究确定会议的主办机构，并明确会议的主要职责、领导、组织和公司的与会人员。会议的组织一般设置为总司令、内务部、外勤部和信息部。每个小组的成员一般由会议主题的相关单位派出，必要时将在公司内进行选拔和调动。一旦确定，除特

3、殊情况外，各小组成员应把会议工作作为会议期间的第一要务。(三)会议的分工和职责：总指挥组织召开会议准备工作分工会，明确各小组的职责和要求，指定各小组负责人(组长)，各小组组长召开各小组分工会，将各项工作落实到人。二。会议组织者的主要流程：(a)会议筹备工作：根据会议的总体流程，开展以下工作，每天及时准确地向会议总指挥汇报各组的工作。1.与会客人的联系、通信和执行。1.1起草与会客人的信函格式，并提前五天发送给客人。1.2与会客人的情况将在会议前两天确认。1.2.1访客人数。1.2.2访问者身份。1.2.3访问者的性别。1.2.4重要客人的习惯。1.2.5访客联系信息。1.2.6参加会议的来访者

4、的另一方的协调员。根据访客身份安排订单，并正式向会议总指挥汇报。1.3会议前两天，将确认客人到达机场和车站的详细情况。1.3.1飞机到达的航班号、时间和人员。1.3.2列车编号、时间和乘火车到达的人员。1.3.3班车到达的终点站、时间和人员。1.3.4是否有人员自己开车。根据访客到达时间安排订单，并正式向会议总指挥汇报。1.4会议总指挥应指定专人负责与与会嘉宾保持联系，落实行程情况，并每半天向总指挥汇报一次。出席会议的重要来宾应及时汇报。2.准备参与材料。2.1根据来访者的实际情况，应在会议前两天根据以下要求准备订单(初稿)3.2根据会议要求，检查预选会议地点，并在会议前三天书面报告会议总指挥

5、。3.3在预选酒店和预选会议场馆的检查期间开展服务。3.4在检查预选酒店和预选会议场馆时，检查周围环境。3.5在检查预选酒店和预选会议场馆时，检查交通状况。4.制作并实施参与者的数据，并制作预算报告。根据商品比较的三个原则，在会议前三天书面报告：4.1数据生产周期。4.2数据生产风格。4.3数据生产成本。5.落实参与文章的情况，并做预算报告。根据商品比较的三个原则，在会议前三天书面报告：5.1横幅样式、成本和时间。5.2饮料、饮料等的价格。5.3为出席会议的客人准备的礼物的样式和价格。5.4会议用品的样式和价格(信封、钢笔、软皮副本)。5.5相应的发票状态。6.应落实参与者的用车情况，并编制成

6、本报告。根据会议日程，在会议前三天以书面形式汇报：6.1型号和条件。6.2租金。7安排财务预算并提交公司领导审批。7.1会议总指挥应对报告进行组织和评估。7.2会议总指挥应指定一名专门的财务人员对评估情况的财务预算进行整理。7.3会议召开前三天，报公司领导批准。7.4公司领导审核通过后，指定人员与财务部协商，及时收取会议专项资金。7.5会议总指挥应制定会议财务支付制度。8.为参加会议的客人制定详细的接待和安排计划。会议召开前两天，会议总指挥将组织会议，并按时间顺序制定以下工作的详细计划：8.1主宾和陪同人员的住宿安排。8.2出席嘉宾的餐饮安排。8.3参与客人的行程安排。8.4会议后的活动安排。

7、8.5会议前、会议中和会议后陪同人员的安排。8.6参加会议的客人的接送安排。8.7会议期间与客人协调。8.8突发事件的应急处理工作和人员。9.会议现场的工作安排。会议前一天，场馆工作负责人将完成并检查以下工作。并将结果报告给总司令。9.1主宾、陪同人员和工作人员的房间。9.1.1在所有房间实施条件。9.1.2所有房间钥匙应统一收集并做相应标记。9.1.3为客房工作人员准备空的入住表格。9.1.4会议订单应送达客房。9.1.5水果和鲜花将被送到客房。9.2场馆布局和场馆设备调试。9.2.1会议厅内的座位应排列整齐合理。9.2.2会议厅内的横幅应悬挂整齐，标签粘贴牢固。9.2.3会议厅的投影仪和窗

8、帘调试正确。9.2.4会议厅内的所有麦克风和音响均经过正确调试。(机密会议不允许使用无线麦克风)9.2.5用于会议演示的计算机和数据在网上调试无误。9.2.6场馆内照明、开关、电源和闪光板的实施。9.2.7场馆将采用打印机和纸张，在线调试正确。9.2.8会议现场记录设备或器材的落实，调试正确。9.2.9在会议场所执行所有指南和标志；9.3会议的所有物品和材料应到场并包装好。9.3.1会议中的所有物品应分配到各自的指定位置。9.3.2会议的所有物品应及时购买并包装。9.3.3会议应标明所有信息并加盖印章。9.3.4会议使用的物品(文件袋、钢笔、软皮书)应检查无误后装袋。9.3.5会议的产品资料应

9、装袋，并准备好分发人员编号表。9.4为与会客人制作餐桌卡和会议卡。9 . 4 . 1m9.5.3拍照地点的确认。9.6会议车辆的安排。9.6.1确定与会客人的车辆到达时间。9.6.2确定与会客人的车辆路线。9.6.3确认接送车辆、时间和人员。会场外的工作安排。以下工作应在会议前一天完成，并由现场工作负责人检查。并将结果报告给总司令。10.1测试设备的调试和参观生产现场的布局。10.2参观期间，应准备好路线准备、讲解人员和试验人员。10.3为会议采购各种物品。10.4将公司人员、设备、数据和物品运送到会议现场。10.5会议期间的天气条件和文章准备。10.6药物的制备。10.7会议期间的道路交通。

10、11公司人员的gfd要求。(2)会议工作：会议期间，各会议组长每晚向会议总指挥汇报情况，并根据会议总指挥的要求做好第二天的工作安排。1检验工作。场馆团队组长将随时检查以下工作，并根据情况及时安排：1.1公司人员、设备、数据和物品。1.2为会议购买、重新包装和安排水果、饮料、物品和礼品。1.3会议室情况。1.3.1会议用的香烟、烟灰缸和打火机应在会议前30分钟落实到位。1.3.2落实会议矿泉水，并在会议前30分钟到位。1.3.3会议用茶和杯子的实施应在会议前30分钟准备好。1.4会议车辆、摄影师和摄影师的实施和通知。1.5与会客人的接送安排。欢迎来工作。2.1客户参加接送会议的工作安排。2.1.

11、1安排参与客户到达机场和火车站的时间。2.1.2实施司机和车辆接载乘客。2.1.3设定到达酒店入口的准确时间。2.2酒店门口接待出席客人的安排。2.2.1司机将客人的情况及时通知会议总指挥。2.2.2根据与会客人的到达时间，总指挥应指定负责人安排公司人员在门口迎接。2.2.3负责人应安排公司人员的分工，并指定主要迎宾人员、上门服务人员和登记服务人员。2.2.4负责人应随时与会议总指挥保持联系，在客人到达酒店前15分钟通知公司人员在门口等候，并做好迎接客人的准备。2.2.5准备客房钥匙；房间入住表；在每辆车上实施客人情况。2.2.6司机将车开到酒店门口，门服务人员拉开门站在一边。当客人下车时，主

12、要的迎宾人员会迎接他们，并把他们带到登记服务人员那里。2.2.7登记服务人员应确认客人的身份，发放房间钥匙，并带领客人进入房间。2.3与对方协调人员沟通，落实客户情况。2.3.1实际参与者人数。2.3.2参与者和访问者的信息。2.3.3出席客人的身体状况。2.3.4出席会议的客人是否有其他要求？3.公司领导开会工作。3.1公司领导与出席嘉宾的会议安排。3.2客人入住后，将进行参观和交流工作。4.在会场工作。4.1会议数据检查到位。4.1.1会议演示材料。产品信息。4.1.3议事录中的会议议程。4.1.4每人发一份演讲稿。4.1.5投影激光笔。4.2会场秩序和人员工作安排。4.2.1为会议现场的

13、总体日程安排指定人员。4.2.2会议主持人的安排。4.2.3会议发言人和顺序安排。4.2.4答辩人的安排和会议的顺序。4.2.5现场会议服务人员的安排。4.3场外人员的安排。4.3.1为会议准备水。4.3.2会议准备4.5.2会议现场记录人员。4.6会议期间摄影师和摄影师的安排。会后工作。5.1参与客人用餐的准备和安排。5.1.1就餐地点按照会前的用餐安排执行。5.1.2实施菜单。5.1.3实施用餐客人的座位和顺序。5.1.4会议结束前30分钟联系餐饮部确认情况。5.1.5在会议结束前10分钟，确认冷盘已经端上，饮料和饮料已经准备好。5.2安排和实施带领客人到餐厅的人员。5.3带领客人到餐厅。

14、5.4与另一方的协调员沟通并确认。5.4.1与会客人的返回时间和方式。5.4.2出席嘉宾的其他要求。5.5餐后休息安排。5.6其他安排。5.6.1参与嘉宾返程票的实施。5.6.2出席会议的客人是否有任何旅游活动和安排。5.6.3晚餐和晚间活动。(3)会后工作：1.参加机场和车站交付会议的客户的工作安排。1.1安排参与客户到达机场和火车站的时间。1.2合理安排离店客人，妥善安排送客司机和车辆。1.3设定到达酒店门口见面的确切时间等。酒店入口处迎送客人的安排。2.1总指挥根据出席会议的客人出发时间，安排公司人员在门口迎接和护送客人，并指定负责人。2.2负责人应安排好人员分工，指定主要人员迎送客人、

15、门服务人员和门服务人员。2.3负责人应在客人离开前十分钟通知公司所有送别人员在门口等候，并为客人准备礼物。2.4当客人下来时，主要陪同人员会上前迎接。其他人员会微笑，门口的护送人员会拉开门等待。司机会开车到门口，外面的工作人员会拉开门等待。2.5当客人到达门口时，所有工作人员异口同声地说：“欢迎回来！”客人们上车后，集体挥手告别。3.结账。3.1会议财务人员应记录会议期间的费用。3.2在客人离开房间前核实房卡和其他费用。3.3与酒店、餐厅和其他人员核实。3.4结算费用并检查面值。4联系客人他们是否会安全工作。4.1对参加会议的客人进行分类，并细分和实施与客户接触的每个人。4.2根据客户出发时间，使用的交通工具。应在与会客户到达目