采购管理手册

1、购买指南第一章采购手册的目的购买指南的编辑目的本手册是为了确保公司所有与采购相关的业务都能以系统方式处理，在最适当的时间、可能的范围内，以最低的价格购买最合适的供应商、最优质最合适的商品或服务而特别开发的。第一章采购的定义采购的定义企业根据需求进行业务协商，以确定采购计划、审计计划、供应商选择、价格、交货和相关条件，然后签订合同，根据需要支付接收的流程。第二章适用范围服务范围1.进口/国内墨水感光材料类别机器和设备类4.溶剂其他辅助产品6.战士类第四章采购政策一.采购政策1.我们公司的商品供应采用集中采购制度。2.本公司的商品采购计划是根据店铺商品需求计划制定的。3.我公司对备用商品采用预购买

2、替代方法购买，对非备用商品采用当前购买方式购买。4.我们公司的采购负责人要采取客观公正的态度，保持价值观念，从事工作。5.我公司通过供应商或制造商以询价、价格、协商方式购买。6.原则是，每个购买案例的供应商或制造商至少指定两个询价，但采购金额很小或实际上不可能。7.我们公司的采购，必要时签订长期合同或短期采购合同进行处理。合同是否适当，合同有效期的长度应考虑到与我们公司最有利的因素。8.本公司对商品购买要加强计划和预算的功能，提高效率，降低成本。9.本公司要对商品购买进行市场调查工作，建立相关资料作为选择供应商的基础。10.本公司进行货物采购工作，要实行独立的跟踪制度，提高工作效率。11.本公

3、司应完整记录商品的购买过程，供充分参考使用。二.采购政策评估和修订采购政策的评价首先要根据公司当前的采购政策研究各采购项目的供应来源，列出其优缺点。然后，以“采购项目”为主，审查对每个项目的采购政策的修改，以消除现有政策对采购项目存在的现有缺点。在审查修订采购政策时，必须按行业、供应商和部件审查和分析影响采购成本的可变因素(如当前和未来经济趋势市场变化等)，以确定是垄断采购、多种分散采购还是一般订购方式，从而提高采购政策的灵活性，这一点很重要。评估采购政策时，您可以使用以下审计项目进行复查：1.购买政策是否具有适应市场、经济趋势或交易内容变化的灵活性？2.中、长期或年度采购的执行方式是否明确？

4、3.在执行订单之前，是否审查了集中购买和分散等方法的优缺点？4.为了减少购买成本，能否恰当地使用交易形式？5.变更订购数量会影响采购费用吗？6.评估供应商吗？7.根据供应商评估结果订购吗？8.有积极的咨询或工厂培养吗？9.对贸易伙伴的咨询结果是否反映在购买成本中？第五章采购系统采购制度采购系统是指企业的采购管理。是根据企业规模、地理条件、产品种类等采取集中方式的“集中”、分权方式的“分散制”，或者是将分权和集中方式混合在一起的“混合制”。一.中央集权把采购工作集中在一个部门处理，到了极端，就没有本公司各部门、分公司及各工厂的采购权限。(a)优点1.集中采购增加了数量，增加了对卖方的谈判力，更容

5、易获得价格折扣和良好的服务。2.只有一个采购部门，所以购买方针和运营规则，比较容易统一实施。采购功能集中，减少人力浪费。促进人才培养和培训。推进分工专业性，降低采购运营成本，提高效率。4.建立各部门通用项目的标准规格，简化种类，互操作，节省检验工作时间。5.统筹计划需求和供应的数量，各自避免政务，产生过多的库存，各部门也可以互相利用过剩的物资。(b)缺点1.采购过程太长，时效延迟。零星、区域和紧急采购情况难以适应。2.非共性项目集中购买，没有数量折扣优惠。采购与使用单位分开，采购业绩不好。例如，规格确认、货物运输等需要很长时间。(c)使用情况1.企业的生产和营销规模不大，购买价格小，因此，全公

6、司只需一个购买单位处理，就能充分满足各部门对物品或劳务的要求。2.企业各部门和工厂集中在一个地方，所以采购工作不是符合当地实际需要的。或者部门和需求部门在其他地方，但是距离不远，通信工具相当方便，采购工作集中在一个单位，不影响需求时效。3.企业有多个生产机构，但产品种类大同小异，集中采购可以达到“两大价格”的效果。二.分散剂将采购工作分散到各个需求部门单独处理。这种制度一般用于企业规模大、工厂分散、面积大的企业。采用中央集权的话，采购延迟很容易发生，很难应对紧急要求，采购活动和文件流程变得漫长而复杂，采购部门的连接相当困难。除了上述地理因素采用分散剂的原因外，分散各地工厂的情况下，如果有生产设

7、备、存储设备、社区经济责任等独特的差异，采用分散剂更为合适。三.混合剂集中，分散化的优点兼用而成。共性材料、购买金额大的人、进口品等在总公司购买处集中处理。根据小额、当地条件，临时采购允许分公司或各工厂执行。有关公司组织图表，请参阅下图第六章采购许可证采购审批要圆满完成工作并实现目标，采购部门必须具有以下四种决策权限：1.选择供应商。2.确定交易价格和条款。3.确认购买规范。4.与潜在供应商的接触。对于采购部门，通常有两种许可措施来实施分层和提高生产效率：内部许可证采购主任坚持上级负责人或公司体制，有权在一定金额内决定购买。超出此权限，仍需请求上级负责人批准。外部许可证除了使用混合采购系统的外

8、部权限外，您还被认为有运行项目规划者(不限于公司原始采购系统)的权限，或者采购部门有更适当的权限自行处理。对于金额较大的外部许可，采购部门应保留审查权限，以防止发生流弊。公司购买批准表对别人负责权利项目脖子限制采购主管采购主管采购经理老板墨水/溶剂制定审查再审决策机器和周边产品制定审查再审决策其他类别产品制定审查再审决策第七章采购活动流一、任务流哪里企业规模越大，购买金额越高的人，就越关注程序的设计。典型采购活动的流程设计中需要考虑的事项包括：1.先后和时效控制您必须注意生产力和一致性，并考虑工作流程所需的时间限制。例如，避免同一主管多次签署同一购买案。避免不同部门具有不同运营方式的相同采购案

9、例。防止购买案例签署过多的部门，影响工作限制。2.设置关键点处理中的每个采购任务的可控制性，在所有阶段跟踪管理。3.分享权力或任务各项课题的手续及审计责任，要明确权限、责任规定及审计方法。例如，采购、采购、接受、付款等权限是区分的。4.作业中发生摩擦、重复和混乱也就是说，查看可变性或灵活性范围以及意外时间的响应规则。5.简化或重视的程度，以符合工作或购买项目的重要性或价值大小相关性大、价值高、容易发生腐败的课题是要接受更严格的处理监督。相反，为了提高工作效率，可以稍微放宽。程序要及时要注意程序的及时改进。最初设计的流程或流程应在以后进行审查和持续改进，以满足组织更改或操作的实际需要。二、采购活

10、动流程：1.接收分支机构咨询的信息：采购部门职员应接收各销售部门的信息(询价/商品/专业知识/物流等)，详细记录(卖场/联系方式/信息内容/需求速度等)，并按照优先顺序处理。注：采购部门和业务部门之间的交易必须有文档记录，并建立一个便于未来工作的完整产品数据库。2.有关供应商的问题：最好收到地点信息，首先按顺序向供应商咨询，记录并提交供应商的信息，在通信中做逆向点，多样化地点信息，对地点进行来源补充。我们可以通过收集不同的东西、有没有价格、有多少便宜、还剩多少库存、其他竞争对手是否收到货、竞争对手价格的信息等，来经历无限期的情况，方便与卖场的沟通，扩大公司的信息资源利用。3.向地点：保证信息反

11、馈点直接联系供应商反馈或通过QQ消息传递消息的成功；4.在接收订单信息：处，根据库存/客户订单等需求向采购部门发送采购订单(最好通过QQ或传真订购，在订单上显示客人的要求、敌情或其他内容)，并确认采购部门的直接当事人是否收到了订单；负责人负责产品内容油墨网纱光敏材料粉末溶剂机械设备热冲压纸热转印/水转印材料塑料划痕水性印刷材料其他辅助产品5.确定供应商并为采购订单：保存点创建订单后，选择所有订单、质量、最低价格、最快服务态度、最早发运等其他保存点，然后创建计划采购订单，并在采购订单上创建供应商名称/电话/传真/联系人/产品名称/规格/数量/价格/总额/发运然后按标准复查采购订单。6.采购经理审

12、核中的采购订单3336100-2000元，采购经理审核中的2000-10000元，采购经理和财务经理审核中的10000-50000元，采购经理/财务经理/总经理审核中的50000以上采购经理执行采购管理。将复查的采购订单发送给供应商，然后确认来源补充/发运时间/发运方法/到货时间/承运人名称、电话和收货地址或供应商发运承付款。7.将供应商反馈和采购订单转发到地点：以确认是否正确接收了信息。8.入库后确认物品的状态，并告知到购买部：分的到达状态。收到供应商的货物时，根据采购订单确认数量/金额/质量符合标准，然后向采购部门反馈信息。9.现金购买按付款过程支付。月结算购买按流程向财务部递交文件。在确

13、认步骤8完成后，按照订单上的说明付款。月结算供应商签署运单后，送交财务部。10.汇总每月/季度/年度采购总额，分析：每月/季度/年度采购总额汇总，大型供应商每月/季度/年度采购率分析，去年/上个月和上个季度的增长趋势分析，找出销售/供应商本身三个方面的原因，然后逐步改进；第七章采购部门所属老板采购部门的成员采购经理经理助理采购主管采购助理采购监督官第八章采购人员的选择一.人才方面(a)成本意识和价值分析能力采购支出构成销货成本的主要部分，因此采购人员必须有成本认识、精打细算的计划。忍耐要战斗，不能“大”化。第二，买质量或质量太好或使用困难的东西要有“一文不名”的观念。随时比较投入“成本”和产出

14、(用量时效、损耗率、维修次数等)。此外，报价单的内容必须有分析技术，不能以“总价”比较，必须以相同的标准逐项分析(包括原材料、人工、制造费用、税金、利润、交货时间、付款条件等)。(b)预测能力在动态经济环境下，料号的采购价格和供给数量经常变动。买方应根据各种生产和营销资料，判断供应是否充足。与供应商的接触可以从“缺货销售”的态度推测，货物可能缺乏供应人手。从商品原材料价格的上涨可以推测出购买费用会受到多大的影响。总之，采购人员必须具有扩充视觉“观察事物”的能力，对商品未来的供应趋势可以制定有计划的对策。(c)表达能力买方无论是用语言还是文字与供应商沟通，都必须能够准确、明确地表达想要购买的各种

15、条件，如规格、数量、价格、交货期限、付款方法等，并防止语义模糊和误导。特别是忙碌的采购工作中，为了防止浪费时间，采购负责人必须具备“长话短说，长话短说”的表达能力。“有理移动”争取优惠采购条件，特别是采购人员必须锻炼的表现技术。(d)专业知识对于采购人员处理的产品，如果能知道原料来源、组装过程、基本功能、质量、用途、费用等，有助于与供应商沟通，防止“敌意”造成的伤害。具备专业知识，更主动地开发新的来源或替代方案，有助于降低购买成本。二、道德方面(a)在财物上没有疏忽采购负责人处理的“采购订单”和“纸币”没有太大区别，因此被“盈利”供应商包围是不可避免的。无论是强迫(通过人际关系)还是引诱(回扣

16、或红包)，买方都要保持“平常心”，否则牺牲公司的权益，造福他人或自己，最终误伤自己。“重利忘义”的人真的很难承担采购任务。(b)承诺精神“缺货或缺陷”实际上是购买人员的最大数字。虽然物资短缺的原因很多，但如果采购人员没有“我一个人”的态度交付所需的物品或材料，公司的损失将相当大。(c)谦逊和忍耐采购人员占优势，但对供应商的态度要公平互惠，甚至不羞愧，虚心请教，不傲慢无礼。与供应商的协商或协商可能困难而复杂，采购人员可能需要耐心等待的训练才能“推拉”。处于劣势也能忍耐和恳求既不冤，克尽。第九章采购方法一.合同购买第一次和第二次材料采购，供应部应事先选定企业，协商供应价格和交易条件，进行合同采购，确保来源、简单的采购措施。二.一般采购供应部根据“申请”按事例处理询价、洽谈活动。第十章谈判技巧一.采购谈判的计划采购主管的主要工作之一是降低采购成本，因此需要知道如何协商。成功的谈判必须有适当的计划。协商计划工作(包括预测、学习、分析和协商书)分析如下：(a)预测良好的预测包括：1.尽快得到供应商的帮助通常，比买方了解产品更多的供应商会向供应商请求技术、管理、财务等方面的支持。2.使用量预测收集过去