第四章办公自动化基础

1、第四章办公自动化基础,第四章 办公自动化基础,文字处理基础 电子表格处理基础 国产优秀办公软件,第四章办公自动化基础,4.1 文字处理基础,4.1.1 文字处理概述 4.1.2 文档的管理 4.1.3 文档的编辑 4.1.4 文档的排版 4.1.5 图形处理 4.1.6 表格制作 4.1.7 文档的打印,第四章办公自动化基础,4.1.1 文字处理概述,文档管理 文档编辑 文档排版 图形处理 表格制作 文档打印,第四章办公自动化基础,4.1.2 文档的管理,Word 2000的启动 双击Word快捷方式； 从“开始”菜单或从已有Word文档文件打开； 直接运行Winword.exe 文件 Wor

2、d 2000的退出 单击Word 窗口右上角的关闭按钮; 选择“文件/退出”命令,第四章办公自动化基础,4.1.2 文档的管理,Word 2000的工作窗口 进入Word 工作窗口之后，首先要做的事情是文档的管理，它包括: 创建文档、输入正文、保存文档、打开文档 这些操作可以通过“文件”菜单中的相应命令或者“常用”工具栏中对应的“新建”按钮、“保存”按钮、“打开”按钮实现。,第四章办公自动化基础,Word 2000 的窗口,4.1.2 文档的管理,第四章办公自动化基础,启动Word 2000,系统能自动创建一个名为“文档 1”的空文档，可以直接输入内容; 选择“文件/新建”命令，单击“常用”工

3、具栏上的“新建”按钮 用快捷键Ctrl + N。,2、创建文档,第四章办公自动化基础,输入的途径有多种，常用的是：键盘输入、语言输入、联机手写体输入、扫描仪输入。 输入文字的状态有两种：插入和改写。 在插入状态下（状态栏中“改写”两字呈淡灰色），输入的字符插在光标后的字符前； 在改写状态下（“改写”两字呈黑色），输入的字符将代替光标后的字符。 双击“改写”两字或按Insert 键，可切换插入/改写状态,3、输入正文,第四章办公自动化基础,光标定位 选择输入法 插入日期和时间 输入特殊符号 插入文件,3、输入正文,输入文字一般在插入状态下进行：,第四章办公自动化基础,“符号”对话框, 插入特殊符

4、号:,输入特殊符号可借助下图所示对话框输入：,第四章办公自动化基础,方法：选择“文件/保存”命令、单击“常用”工具栏中的保存图标或用快捷键Ctrl+S,也可以选择“文件/另存为”命令,“另存为”对话框,4、保存文档,第四章办公自动化基础,5、打开文档,单击“常用”工具栏中的“打开”按钮 ； 选择“文件/打开”命令； 用快捷键Ctrl +O 或 Ctrl +F12,第四章办公自动化基础,4.1.3 文档的编辑,1、选定文本：,选定文本的常用技巧,第四章办公自动化基础,2、编辑文档,插入 删除：用BackSpace键或Delete键可逐个删除字符 移动或复制：选定文本块，单击“常用”工具栏中的“剪

5、切”按钮 或选择“编辑/剪切”命令，然后将光标定位至要插入文本的位置，单击“粘贴”按钮 或选择“编辑/粘贴”命令 撤销、恢复与重复 查找和替换 检查拼写与语法,第四章办公自动化基础,4.1.4 文档的排版,一、字符排版 字符：是指文档中输入的汉字、字母、数字、标点符号和各种符号。 字符排版包括：字符的字体和字号，字形（加粗和倾斜），字符颜色，下划线，着重号，静态效果（如：阴影和上下标等），字符的间距，字符和基准线的上下位置，以及文字动态效果等。对中文字符，还有中文版式。,第四章办公自动化基础, 字符格式化：,对字符进行格式化同样需要选定文本，否则只对光标处新输入的字符有效。 选择“格式/字体”

6、命令，打开“字体”对话框： “字体”选项卡：用于设置字体、字号、字形、字符颜色、下划线、着重号和静态效果等； “字符间距”选项卡：用于设置字符的横向缩放比例、字符间距、字符的位置等内容； “文字效果”选项卡：用于设置字符的六种动态效果,第四章办公自动化基础,“字体”对话框,第四章办公自动化基础,下图为字符格式化示例,上标,着重号,斜体,下划线,位置提升5磅,位置降低5磅,第四章办公自动化基础, 中文版式,对于中文字符，Word 2000还提供了具有中国特色的特殊版式，如 简体与繁体的转换、加拼音、加圈、纵横混排、合并字符、双行合一等，其效果如：,中文版式效果,第四章办公自动化基础,2、段落排版

7、,段落对齐方式 段落缩进 段落间距和行距 项目符号和编号 边框和底纹 制表位 格式刷,第四章办公自动化基础,下图为“段落”对话框排版、边框、页边距和底纹效果示例：,页面边框,边框、15%底纹、右对齐,分散对齐,两端对齐、悬挂缩进2个字符、1.5倍行距,左对齐、首行缩进2个字符、左缩进2个字符、右缩进7个字符、单倍行距,居中对齐 段前6磅 段后6磅,第四章办公自动化基础,制 表 位： 默认状态下，水平标尺上每隔2个就有一个隐藏的左对齐制表位。输入内容时，每按一次Tab键，光标会跳到下一个制表位，每行结束按回车键。 设置制表位的方法有： 1、标尺设置 2、对话框设置,第四章办公自动化基础,标尺设置

8、制表位 单击水平标尺最左端的“制表位”按钮，选定文本在制表位处的对齐方式。对齐方式包括：左对齐、居中、右对齐、小数点对齐和竖线对齐。选定对齐方式之后单击标尺，在相应位置就出现了制表位标记，用鼠标水平拖动它即可以移动制表位，若垂直拖动它，可删除制表位。,竖线对齐,左对齐,居中,小数点对齐,右对齐,第四章办公自动化基础,“制表位”对话框,第四章办公自动化基础,格 式 刷,需要对多个段落使用同一格式，利用“常用”工具栏中的“格式刷”按钮 可以快速的复制格式。 方法：选定段落标记，单击“格式刷”按钮 ，用鼠标拖曳经过要拍板段落的段落标记。 多次复制格式要双击“格式刷”按钮 。,第四章办公自动化基础,3

9、、页面排版,页面设置 页眉和页脚 脚注和尾注 特殊格式设置（分栏、首字下沉、文档竖排）,第四章办公自动化基础,(1)页面设置： 设置纸张大小、页边距、页眉和页脚的位置、每页容纳的行数和每行容纳的字数等。,“页面设置”对话框,第四章办公自动化基础,(2)页眉和页脚： 定义：在文档排版打印时，通常在每页的顶部和底部加入一些说明性信息。(下图为“页眉和页脚”的操作）,第四章办公自动化基础,(3)脚注和尾注： 二者都是一种注释方式，用于对文档解释、说明或提供参考资料,第四章办公自动化基础,脚注注释文本,尾注注释文本,尾注引用标记,脚注引用标记,“脚注和尾注”示例,第四章办公自动化基础,(4)特殊格式设

10、置： 分栏：分栏排版在编辑报纸、杂志时经常用到，它是将一页纸的版面分为几栏，使得页面更生动和更具可读性。（下图为“分栏”对话框）,第四章办公自动化基础, 首字下沉：将选定段落的第一个字放大数倍，以引导阅读。（下图为“首字下沉”对话框）,第四章办公自动化基础,分栏和首字下沉效果,下沉2行距正文0.3厘米,三栏无分隔线,第四章办公自动化基础,文档竖排： 通常情况下，文档都是从左至右水平横排的，但是有时需要特殊效果，如古诗文、古诗的排版需要文档竖排。,“文字方向”对话框,文档竖排效果,第四章办公自动化基础,4、高级排版,宏：是将一系列的操作命令和指令组合在一起形成一个总的命令，用来达到任务自动执行的

11、效果，以提高工作效率。 分类： 录制宏 编写宏,第四章办公自动化基础,样式： 是一组排版格式指令。Word 2000不仅预定义了标准样式，还允许用户根据自己的需要修改标准样式或自己新建样式 单击列表框中的某一样式，可将该样式应用于当前光标所在的段落或选定的段落。 如果要将该样式应用于多个段落，可将这些段落全选定，再在“样式”下拉式列表框中单击所需的样式名。,第四章办公自动化基础,“样式”对话框,第四章办公自动化基础,“新建样式”对话框,第四章办公自动化基础,自动创建目录,首先在文档中正确的应用标题、正文样式，将各级标题用样式中的“标题”统一格式化 创建目录：将光标定位到要插入书籍目录的位置处，

12、选择“插入/索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，选择目录选项卡,第四章办公自动化基础,自动创建目录效果,第四章办公自动化基础,4.1.5 图形处理,对于图片，可以利用“图片”工具栏进行图片操作，包括裁剪与缩放图片、改变图片对比度和亮度、设置图片格式、设置图片与文字的环绕方式、设置水印效果 对于利用图片形象，可以使用“绘图”工具栏、“艺术字”工具栏和“公式”工具栏中相应按钮进行图形操作。,第四章办公自动化基础,1、图片插入、编辑和格式化 （1）插入剪贴画和其他图形文件：,第四章办公自动化基础,(2) 插入截取的屏幕图像或界面图像 屏幕图像 界面图标 图片编辑和格式化,第四章办公自动化基础

13、,(3)、图片的格式化,第四章办公自动化基础,2、图形对象的插入、编辑和格式化,绘制的图形 绘制简单图形 绘制复杂图形 编辑和格式化 文本框 艺术字 公式,第四章办公自动化基础,通过选择“插入/对象”命令，在其打开的对话框的“新建”选项卡中选择“Microsoft 公式3.0”（下图为“公式”工具栏和公式输入栏）,第四章办公自动化基础,4.1.6 表格制作,1、表格的建立： 规则表格的建立：选择“表格/插入/表格”命令或单击“常用”工具栏中的 按钮 不规则表格的建立：通过“表格和边框”工具栏中的 按钮直接绘制 文字转换表格：选择“表格/转换/文字转换成表格”命令,第四章办公自动化基础,2、表格

14、的编辑,选定表格,第四章办公自动化基础,表格的编辑包括： 缩放表格 调整行高和列宽 增加或删除行、列和单元格 拆分和合并表格、单元格 表格的计算和排序 表格的复制和删除 表格跨页操作,第四章办公自动化基础,表格属性,第四章办公自动化基础,表格计算示例,第四章办公自动化基础,“排 序”,第四章办公自动化基础,表格跨页操作设置,右图为表格跨页操作设置对话框,第四章办公自动化基础,表 格 格 式 化,自动套用表格格式 边框和底纹 加大表格单元格间距 设置表格与文字的环绕,第四章办公自动化基础,加大表格单元格间距设置,第四章办公自动化基础,加大表格单元格间距效果,第四章办公自动化基础,4.1.7 文档

15、的打印,打印预览 打印 设置打印份数 设置页面范围,第四章办公自动化基础,4.2 电子表格的处理基础,电子表格概述 工作表的建立、编辑和格式化 图表制作 数据管理和分析,第四章办公自动化基础,4.2.1 电子表格处理概述,电子表格软件是一种专门用于数据计算、统计分析和报表处理的软件 电子表格处理的主要内容有： 工作表的建立、编辑、格式化 图表制作：包括图表的建立、编辑、格式化 数据的管理和分析,第四章办公自动化基础,4.2.2 工作表的建立、编辑和格式化,Excel 2000 的工作窗口包括： 菜单栏 工具栏 编辑栏 工作区（工作薄、工作表和单元格） 状态栏,第四章办公自动化基础,工作表的建立

16、 输入数据 直接输入 快速输入数据 “记忆式输入” “选择列表输入” 自动填充数据 从外部导入数据 计算数据,第四章办公自动化基础,直接输入数据包括： 文字。如果要将一个数字作为文字输入，数字前要加单引号“ ” 数值。可采用十进制形式或科学计数形式；如果数字以“+”或数字“0”开头，“+”和“0”会自动省略；分数的输入应先输入“0”和空格 日期和时间。日期输入可用“/”或“-”分隔符，如：2004/12/08，2004-12-08；时间输入用冒号“：”分隔，如：21：56：15,第四章办公自动化基础,自动填充数据分三种情况： 复制数据。选中一个单元格，直接拖曳，便会产生相同数据，如果不是相同数

17、据，则需要在拖曳的同时按Ctrl 键 填充序列数据。可通过“编辑/填充/序列”命令，在“序列”对话框中进行序列有关内容的选择 填充用户自定义序列数据,第四章办公自动化基础,计算数据 A 公式。公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。它以“=”开始，由常量、单元格地址、运算符和函数组成 运算符和运算规则： 算术运算符，包括：+（加）、-（减）、*(乘）、/（除）、%(百分比）、(乘方），其优先级从高到低为：百分比和乘方、乘和除、加和减 关系运算符，有：=、=、其优先级相同 文本运算符，（&) 引用运算符，其优先级相同,第四章办公自动化基础,四类运算符的优先级从高到低依次为：“引用运算符”、“

18、算术运算符”、“文字运算符”、“关系运算符”，当优先级相同时，自左向右进行计算。下表为引用运算符：,第四章办公自动化基础,B 函数 是预先定义好的公式，它由函数名、括号及括号内的参数组成。其中参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式及其他函数。多个参数之间用“，”分隔。,第四章办公自动化基础,下图为用函数计算示例,第四章办公自动化基础,C 公式中单元格的引用 相对引用。当公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化，它是Excel 默认的引用方式，如：B1，A2：C4 绝对引用。指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变。设置时只需在行号和列号前加“$”符号，如$B

19、$1 混合引用。指在一个单元格地址中，既有相对引用又有绝对引用，如$B1或B$1。$B1是列不变，行变化；B$1是列变化，行不变。,第四章办公自动化基础,工作表的编辑 A 、单元格、行、列的插入和删除 B 、单元格数据的编辑 C 、工作表的编辑,第四章办公自动化基础,工作表的常见操作有如下表：,第四章办公自动化基础,工作表的格式化 设置单元格格式 设置工作表格式 设置列宽和行高 自动套用格式 使用条件格式,第四章办公自动化基础,4.2.3 图表制作,创建图表（可通过“插入/图表”命令或单击“常用”工具栏中的 按钮，利用图表向导来创建图表） 编辑图表 调整图表的位置和大小 更改图表的类型 添加和

20、删除数据 修改图表项 添加趋势线 设置三维视图格式,第四章办公自动化基础,下图为图表示例,第四章办公自动化基础,柱形图的“图表选项”对话框,第四章办公自动化基础,4.2.4 数据管理和分析,建立数据清单 数据清单是Excel工作表中单元格构成的矩形区域，即一张二维表，又称为数据列表。它与工作表的不同之处在于： 与数据库相对应，数据清单中的每一行称为记录，每一列称为字段，第一行为表头 数据清单中不允许有空行或空列；字段名必须唯一，每一字段的数据类型必须相同；不能有数据完全相同的两行记录,第四章办公自动化基础,数据清单可像普通的Excel工作表一样直接建立和进行编辑，也可以通过在输入字段名后使用“

21、数据/记录单”命令输入数据，下图即为通过记录单建立数据清单,第四章办公自动化基础,数据排序 简单排序 复杂排序 下图为“排序”对话框,第四章办公自动化基础,数据筛选 自动筛选（如下图） 高级筛选,第四章办公自动化基础,高级筛选示例（如下图）,第四章办公自动化基础,下图为高级筛选结果,第四章办公自动化基础,分类汇总 是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。分为： 简单汇总（指对数据清单的某个字段仅统一做一种方式的汇总） 嵌套汇总（指对同一个字段进行多种方式的汇总）,第四章办公自动化基础,按部门汇总平均值,第四章办公自动化基础,分类汇总,第四章办公自动化基础,嵌套汇总,第四章办公自动化基础,数据透视表 对多个字段进行分类汇总。可利用“数据透视表和数据透视图”向导，分三步建立数据透视表： 指定数据源 选定数据区域 决定透视表的放置位置,第四章办公自动化基础,创建好数据透视表之后，可以通过“数据透视表”工具栏修改它，主要内容有： 更改数据透视表布局 改变汇总方式,“数据透视表和数据透视图向导版式”对话框,“数据透视表字段”对话框,第四章办公自动化基础,4.3 演示文稿制作基础,建立演示文稿 编辑演示文稿 美化演示文稿 放映演示文稿,第四章办公自动化基础,4.3.1 建立演示文稿,建立演示文稿的方式：