自营出口操作说明书

1、自营出口操作说明书目 录1.系统常用工具按钮22.系统流程详述42.1系统初始化42.2客户申请42.2.1关键描述42.2.2客户申请42.3商品明细设置模块62.3.1关键描述62.3.2商品明细设置62.4 签约管理72.4.1自营出口合同72.4.2 国内采购合同102.5 信用证管理132.5.1 信用证登记132.5.2 信用证改证152.6 出运管理152.6.1 出口发货单152.6.2 出口单证182.7 出口核销单212.7.1 购入登记212.7.2 核销单发放212.7.3 核销交单222.7.4 核销232.8 票据管理和资金收付242.8.1 出口收汇登记242.8

2、.2 自营出口销售发票252.8.3 出口费用发票262.8.4 出口费用付款申请262.8.5 其它应收发票272.8.6 出口付俑申请272.8.7 业务付款工作台281.系统常用工具按钮 新窗口 打开新的系统界面 关闭当前界面重新登录：若打开软件一段时间不对其进行操作，用户将会与服务器断开联系，需重新登录方可继续使用。计算器 邮件系统在线帮助：提供与当前单据相关的帮助信息拷贝（CtrlC）：拷贝数据项粘贴（CtrlV）：粘贴数据项 剪切（CtrlX）：剪切数据项切换显示/隐藏查看明细单据 编辑锁定查询（CtrlF）：根据单据查询具体信息存盘（CtrlS）：保存单据数据刷新：刷新数据库，获

3、得最新记录显示打印预览打印（CtrlP）：打印当前单据第一条记录：返回到首纪录上一条记录：记录向上移一位：下一条记录：记录向下移一位：最后一条记录：快速查找最后一条记录 在当前记录中插入一条新记录（CtrlN）在整个单据最后添加新记录（CtrlM）删除当前记录（CtrlY） 重打开过滤条件界面 备注：当用户把鼠标放到某一按钮上时系统自动会显示出该按钮的注释。如果按钮为灰色表示当前功能不可使用。新建一个单据表示在任何单据界面中选中某一个或者是多个单据，然后点击该按钮就可进入该单据的数据显示界面。可复制所选中单据中的内容 查询该单据审批情况2.系统流程详述2.1系统初始化系统初始化，是指为了系统正

4、常使用，并与实际业务接轨，在业务流程开始之前所作的初始信息的录入。包括，公司信息、关联客户信息、部门人员信息等的录入。本说明中的初始信息主要针对五矿业务员的操作而言，故略去业务人员无须操作的部分。共分为两个部分：客户申请、商品明细设置2.2客户申请2.2.1关键描述1、客户包括公司的国内外客户、供应商以及仓储公司等，业务员应及时录入公司已有的和新增的各个关联方的信息，为后续单据操作做好基础工作。2、业务员新录入的客户状态为准备状态，应及时通过管理员进行分配正式码，通过管理员分配正式码是为了防止客户的重复。2.2.2客户申请菜单位置自营进口/商品营销管理/客户申请操作权限 业务员功能及使用说明例

5、：新增客户国外采购商HAN-ACT，国内供应商HAN-银邦企业，服务供应商HAN-晴川货运1、打开客户申请界面，如图所示：点击新增客户，录入各种信息，其中红色部分为必须录入的信息，客户类型勾选“国外买家”，准备状态下的客户编码是系统自动生成的且以9打头，信息输入完毕后点击界面上的“申请正式码”通知系统管理员进行分配正式码，当管理员分配正式码时，客户编码会根据客户类型自动生成。由管理员统一生成正式码的原因是为了避免同一客户重复输入。2、权限分配：如图所示对于同一个客户，可能有多个业务员需要使用，此种情况下，需要使用该客户的业务员需要向系统申请该客户的使用权限。默认情况下，只有初始时已有的使用人员

6、可以使用该客户。3、修改客户：业务员只可修改准备状态下的客户，对于已经分配正式码的客户，业务员只可通过系统管理员进行修改。4、删除客户：状态为已申请的客户（既已经经过管理员分配正式码的客户）是不可以删除的，业务员只可以删除准备状态下的客户。若该客户还未涉及到具体的合同中，业务员可以通过系统管理员进行删除。方法：选中要删除的客户，点击界面上按钮即可删除选中的记录（或按CtrlY）。5、待分配正式码的关联方：是业务员用于查询，自己已经申请但还为通过系统管理员分配正式码的客户。2.3商品明细设置模块2.3.1关键描述1、业务员录入公司已有的商品明细，为后面的业务流程做好基础。2、对于新增的商品，业务

7、员应及时录入，因为商品设置是业务开展的基础。2.3.2商品明细设置菜单位置自营出口/商品营销管理/商品明细设置 操作权限 业务员功能及使用说明例：新增商品货号HAN-GOODS0011、新增【商品明细】：打开【商品明细设置】界面，如图：填写公司货号、商品大类等各种信息，其中红色部分为必填内容，其余内容根据自己需要选填。公司货号可以用字母、数字、下滑线等各种符号，但应以易记易书为准。内容填写完毕后需生效方可使用。生效方法：选中新增商品明细，点击按钮即可生效。需特别注意：公司货号不可重复。2、删除【商品明细】：选中要删除的商品明细，点击即可删除选中的记录（或按CtrlY），如果是已生效的商品需取消

8、生效方可删除，但是在业务流程中已经被使用的商品是不可被删除的。 取消生效方法：选中需取消生效的商品，点击即可；但对于已经在合同中使用过的商品是不可以取消生效的。3、公司商品管理中的每一种商品都有其“商品使用权限”，新增商品时应注意标明可修改人员、可使用人员。默认情况下，只有增加该商品明细的用户才具有使用和修改的权限。2.4 签约管理2.4.1自营出口合同菜单位置自营出口/签约管理/自营出口合同操作权限 业务员功能及使用说明例：新建自营出口合同SNSOFTTEST1. 打开自营出口合同界面，如图点击按钮，将弹出自营出口合同信息输入界面，接下来就在此界面上将合同相关信息输入，红字部分必须输入数据。

9、如图 在如上图的界面中输入合同号，选择签署日期，客户，输入汇率信息等基本信息，完成后点击“成交商品”在公司货号下选择成交商品并输入合同数量、单价，国内采购（币种为RMB）含税单价，佣金方法等，在装箱规格中输入相关信息，如下图：注：此处增值税，退税额会根据商品设置中已预先录入的税率自动计算，无需人工输入，但是若要修改，也可在此进行修改然后，在合同条款中输入价格条款、收款方式明细等如下图： 如上所述，按照同样的方法，输入出运批次计划。在成本模型中还可以输入预估的各种费用，同时注意，此模型是对该笔业务的费用成本和利润的预估算，作为参考使用，如下图：2、合同生效：相关信息输入完毕后点击“提交生效”按扭

10、即可，系统会自动判断生效条件。3、删除整张合同，只有在“草拟”状态下的单据可以删除也可根据需要修改，对于已经提交生效的合同不可删除，只可通过“版本修改”按钮进行修改，通过“版本修改”的单据作为依据将保留在系统中。删除方法：点击按钮即可。2.4.2 国内采购合同菜单位置自营出口/签约管理/成品采购合同操作权限 业务员功能及使用说明例：新建自营出口的国内采购合同SNSOFTTEST，国内采购合同的数据来自对应的自营出口合同1.新建国内采购合同SNSOFTTEST，在菜单位置：自营出口/签约管理/成品采购合同，打开“出口国内采购合同维护”界面，点击按钮，系统弹出“出口国内采购合同”界面，并在其中进行

11、合同号等信息的输入，如下图。在界面标题“出口国内采购合同维护”右下方点击按钮，拷贝相关贸易商品信息。库存方式以“直运方式”为例，采购销售性质为“以销订购”。 拷贝商品完成后，在“贸易商品”界面会自动拷贝出出口合同中的信息，如果需要修改其中的单价，数量等仍可进行。如下页图一 图一在“贸易商品”界面，点击按钮，可以对工厂货号进行编辑，同时装箱规格中的“工厂货号”将默认为修改后的货号，此处也可以对“包装信息”进行修改。如下图： 完成“贸易商品”信息的输入后，进行“合同条款”信息的输入，如下图 在如上图所示的“合同条款”界面中，可以在“备注”中输入文字说明。信息输入完成后，可以在“关联合同”界面看到与

12、采购合同关联的除了它自己本身外还有出口合同，如图：2、合同生效：相关信息输入完毕后点击“提交生效”按扭即可，系统会自动判断生效条件。2.5 信用证管理在合同约定L/C付款的情况下，我方业务员还要向外方催开信用证，等到财务接到银行信用证收到的消息时，要对信用证进行登记，有业务人员来认领信用证，将信用证关联到出口合同。2.5.1 信用证登记菜单位置自营出口信用证管理信用证登记操作权限储运人员功能及使用说明1、新建单据，登记信用证信息，在“出口信用证维护”界面，点击按钮，系统弹出“出口信用证”界面，该界面中录入信用证的相关信息。如下（图一，图二）：图一图二2、提交待认领：信用证信息登记完成无误后，点

13、击按钮。信用证状态将变为“待认领”。 如下图：3、信用证的状态是“待认领”时，业务人员需要进行信用证认领操作，将该信用证关联到业务上。在“出口信用证维护”界面，输入查询条件（可略），点击“查询”按钮，将出现符合条件的信用证，双击该信用证进入“出口信用证”界面，若信用证无误则认领，在该界面上点击按钮，将弹出对话框要求对业务属主进行选择，如下图。4、信用证认领完成后，点击“提交认领完成”，再点击“提交生效”，信用证将生效。2.5.2 信用证改证菜单位置自营出口信用证管理出口信用证改证如果信用证信息有误，则需要申请修改信用证，在“出口信用证改证维护”界面，点击“新建单据”按钮，待弹出“出口信用证改证

14、”界面后在其中输入需要修改和信用证号以及修改内容，提交生效即可。2.6 出运管理出运管理的工作主要是录入出口发货所需要的相关信息，为单证管理提供数据。发货单的基础数据来自自营出口合同。2.6.1 出口发货单菜单位置自营出口/出运管理/出口发货单操作权限 业务人员/储运人员功能及使用说明1、新建发货单进入“自营出口发货单维护”界面后，在该界面上点击，将弹出查询对话框，如图一，点击“查询”，选择对应的自营出口发货单，系统将弹出已有基础数据的发货单，如图二：图一图二在如上图的“抬头数据”中输入本次出口发货的基本信息，完成后到“发货商品”，点击按钮，然后根据对话框提示选择合同数据，点击“确认并关闭”后

15、，将会在库存拣配明细中看到发货数量信息，如下图一，在“装箱规格”中，可以对出货商品的装箱数据进行修改，如下图二：图一图二另外，还可以在“销售附加费”中输入本次发货为客户垫付的费用。如上所述，“出口统计”中输入相关信息后，点击“提交待出运”，发货单状态变为“待出运”，发货单第一阶段的工作完成。2、发货单提交单证储运发货单第二阶段是业务员/储运人员录入出运信息，并提交到“单证储运”。在如上图所示的“自营出口发货单”界面的“出运联系”中，点击，系统将自动获取信息，不符合的可以进行修改，不完整需要补充完整。在“工厂发货通知”中，点击，将获取我司传给工厂的发货信息。在“托运装箱单”中，点击，将自动取出发

16、货商品的基本数据，同时，必须输入重量包装以及重量的数值。在“托运装运清单”中，勾选所需单证，完成后点击，发货单工作进第三阶段。3、发货单提交生效发货单第三阶段，同时需要进行单证工作，核销单号会在单证工作人员发放后自动产生。操作人员直接进入“出口统计”界面，输入“运输进程信息”，红字部分必输，如下图所示完成后，发货单的工作完成，单证人员将单证制作后通知业务员“提交生效”，直运业务下，系统会根据发货单自动生成出库回单、入库单和销售发票2.6.2 出口单证菜单位置自营出口/出运管理/出口单证工作台操作权限 单证人员/储运人员功能及使用说明出口单证的工作主要是输入出口所需的报关单证和结汇单证的信息，以

17、制作报关单证和结汇单证。1.新建单证点击目标菜单后，系统弹出对话框。在对话框中输入发货单号，点击“查询”后，如下页，再点击“新建单据”，如下页图一 图一对同一个发货单，既要制作结汇单，也要制作报关单，因此，需要点击“新建单据”两次，之后会自动生成与发货单对应的报关单证和结汇单证。2.信息输入在已经新建的结汇单和报关单对应的界面中输入信息，如下图：在“装箱明细”界面上，点击，将会弹出以下界面，要求对基础数据进行勾选，在相关数据项前打勾后点击“确认”即可。如上所述，在“发票明细”界面，点击或者，系统会提示将自动取出相关的数据覆盖现有数据。在“附加费用”界面，点击，同样也会取出合同中附加费用的信息。

18、同样，在“报关单”界面，点击、后系统会自动将所有信息带入。此处，需要进行核销单的发放，点击，系统将弹出对话框，根据对话框的提示来进行核销单的发放，如下图：在报关条款中，点击“取默认信息”，系统同样会自动取出相应数据。结汇单证的制作和单证一样，大多数信息都通过点击对应按钮来输入，只有在相关信息本身未输入系统或需要修改时才需要手工输入。2.单证生效制作完成后的单证内容无误可以直接提交生效，生效后的单证不可修改。2.7 出口核销单本模块下的出口核销是指登记购买的核销单到核销单发放、交单的过程。2.7.1 购入登记菜单位置自营出口出口核销/购入登记操作权限 业务人员/单证人员功能及使用说明在“出口核销

19、单购入登记”界面的记录空白处录入核销单的起始编号，可用人员，备案口岸等信息后，点击，核销单状态将变为“核实”。如图：2.7.2 核销单发放菜单位置自营出口出口核销/发放核销单操作权限 业务人员/单证人员功能及使用说明 本功能只是实现核销单发放情况的查询，只显示查询结果，无操作点。核销单的发放在单证工作台的报关单证中发放，见3.4.2。2.7.3 核销交单菜单位置自营出口出口核销/核销交单操作权限 业务人员/单证人员功能及使用说明本功能是实现对出口收汇时核销交单的操作。根据菜单位置，进入“核销单交单”界面，如下图一所示，在“核销单号”中输入所需交单的核销单，系统会自动弹出交单操作界面，如下图二，

20、在此界面上输入所有信息后，点击按钮，交单操作即完成。图一图二2.7.4 核销菜单位置自营出口出口核销/核销操作权限 业务人员/单证人员功能及使用说明本功能记录出口收汇核销时核销相关信息，通过核销单状态的变化来记录核销情况。根据菜单位置，进入“核销单手工核销”界面，如下图，在界面上输入需要核销的核销单信息，即弹出核销操作界面，如下图：在如上图的界面中输入相关信息后，点击按钮即完成核销记录工作。2.8 票据管理和资金收付票据管理和资金收付模块主要是实现对我司与客户之间的票据和资金收付的记录，包括登记收汇收款、登记客户开具的支票、申请付款等操作。2.8.1 出口收汇登记菜单位置自营出口票据管理和资金

21、收付/出口收汇登记操作权限 财务人员业务人员功能及使用说明本功能实现出口收汇登记和资金的业务属主及合同确认。收汇登记由财务人员操作，认领由业务人员操作。 收汇登记根据菜单位置，进入“出口收汇登记维护”界面，点击按钮，将弹出“出口收汇登记”界面，如下图所示，并在其中输入收汇相关信息。输入信息完成后，点击按钮，单据状态由“登记”变为“待认领”，登记工作完成，待业务人员认领。 认领根据菜单位置，进入“出口收汇登记维护”界面，在该界面上输入“收款单”或者“客户”等查询条件查询到收汇登记单据，双击符合条件的单据，即进入认领界面，如下图：点击该界面上的按钮，将弹出选择选择结算客户和业务员的对话框，供业务员

22、进行选择，默认情况下结算客户是来款客户，业务员是当前操作员，如下图所示：在选择结算客户和业务员完成后，在该界面上的“收款认领子表”中的第二行中输入收款子类型、选择出口合同、输入金额后，点击按钮，该笔外汇认领成功。单据状态由“待认领”变为“生效”。自此，本功能的操作完成。对于外汇的认领，还可以在自营出口综合业务单据认领的来款认领中进行，具体操作不再赘述。2.8.2 自营出口销售发票菜单位置自营出口票据管理和资金收付/自营出口销售发票操作权限 财务人员功能及使用说明南北软件系统中的自营出口销售发票是在出口发货单生效后自动生成的，其中信息是由系统根据发货单取数而来，无需财务人员的操作，因此，本功能提供的仅仅是对自营出口销售发票的查询。查询方法和其他单据的查询完全一样，此处不再赘述。2.8.3 出口费用发票菜单位置自营出口票据管理和资金收付/出口费用发票操作权限 业务人员功能及使用说明本功能实现我司收到的供应商等开具的发票信息的记录，具体操作如下：根据菜单，进入“出口费用发票维护”界面，点击，将弹出“出口费用发票”界面，我司所收的发票其信息就在该界面输入，如下图所示：当需要冲销预付款时，在“是否冲销预付款”处选择“是”，此时，还需要在“冲预付数据”界面点