用友致远A6协同办公软件解决方案

1、用友致远用友致远 A6A6 协同办公软件协同办公软件 解决方案解决方案 北京用友致远软件技术有限公司北京用友致远软件技术有限公司 2005 年年 11 月月 目目 录录 1国内企业国内企业 OA 的背景情况的背景情况.5 1.1OA 的发展历史.5 1.2OA 在企业管理中的位置.5 1.3OA 技术的新特点.5 1.4企业管理现状分析.6 2用友致远用友致远 OA 系统解决方案系统解决方案.8 2.1系统设计目标.8 2.2OA 系统应用部署.9 2.2.1应用部署的关注点.9 2.2.2应用架构.9 2.3系统功能框架图.14 2.3.1界面介绍.14 2.3.2个人办公主界面.15 2.

2、3.3系统管理员主界面.15 2.3.4系统管理.16 2.4个人办公主要功能.18 2.4.1协同工作平台.18 2.4.2表单定制.19 2.4.3公文管理.19 2.4.4文档管理.21 2.4.5个人管理.22 2.4.6计划管理.22 2.4.7综合办公管理.24 2.4.8RTX插件（可选功能）.27 2.4.9用友U8ERP插件（可选功能）.28 2.5系统应用特点.28 2.6系统技术特点.29 2.6.1先进性.29 2.6.2适用性.32 2.6.3可靠性.33 2.6.4集成性.33 3系统平台解决方案系统平台解决方案.34 3.1系统服务器配置.34 3.2客户端 PC

3、 配置.34 3.3系统软件.35 3.4网络部署.35 4项目实施计划项目实施计划.36 4.1项目实施主要工作流程.36 4.2培训计划.36 4.2.1培训对象及目标.36 4.2.2培训课程.36 4.3项目组织保障.37 5服务保障服务保障.38 5.1服务的宗旨.38 5.2服务网络.38 5.3服务方式.38 6价值分析价值分析.38 6.1降低行政成本.39 6.2提高办公效率.39 6.3提高管理能力.40 7成功客户（部分客户名单）成功客户（部分客户名单）.40 1 国内企业国内企业 OA 的背景情况的背景情况 1.1 OA 的发展历史的发展历史 1)自 20 世纪 80

4、年代开始，OA(办公自动化)便在中国悄然盛行，概括来讲，OA 的发展历 史大致经过了三个阶段： 2)第一代 OA 系统，是从 20 世纪 80 年代中期到 90 年代中期以个人电脑、办公套件为主 要标志，实现了数据统计和文档写作电子化。 3)第二代 OA 系统，是从 90 年代中期开始的以网络技术和协同工作技术为主要特征，实 现了工作流程自动化，即将收发文从传统的手工方式转向工作流自动化方式。 4)第三代 OA 系统，是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。第三代 OA 是以知识为核心，以业务集成和协同为目标。其突出特点是：实时通信、实时交流。 1.2 OA 在企业管理中的位置在企业

5、管理中的位置 OA 在企业管理中占有重要的位置，OA 是实现实时企业的关键一环（实时企业是指那些能通 过使用最新信息，在关键商务流程中消除管理和实施中的延迟，从而提高其竞争力的企业） 。 OA 在企业管理中所起的作用可以概括为：标准管理、集成应用、协同办公、集中共享、敏 捷应用。 1)标准管理：标准管理：不依规矩，不成方圆。企业管理需要一套标准的办公手段，无论在哪个行 业的企业里，OA 在日常管理中都十分重要。 2)集成应用：集成应用：OA 解决了企业用户日常办公的有序、高效、易于追踪和控制等问题，因此， OA 可以通过同企业中其它系统，如 ERP、CRM 的集成来形成对企业的闭环管理，这既

6、是 OA 发展的主流方向，又是 OA 应用价值的重要体现。 3)协同办公：协同办公：从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。其本质是 提高企业决策效能为目的的。通过实现办公自动化，可以优化现有的管理组织结构， 在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效 能的目的。 4)集中共享：集中共享：办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。办公自动化的两个明 显特征是授权和开放，通过授权确保信息的安全和分级使用，使得信息集中和共享成 为现实。 5)敏捷应用：敏捷应用：在一个企业里的组织和角色各种各样，OA 系统能够为不同的用户提供个性 化的办公工具，从

7、而提高企业办公效率，减少企业在关键事务上的响应延迟。 1.3 OA 技术的新特点技术的新特点 随着 OA 应用的发展和提升，支撑 OA 系统的技术也在飞速的发展，其表现可以简述为以下 六个方面： 1)Domino/Lotus、.NET、J2EE 平台将成为 OA 产品的主要平台。 2)采用三层、B/S 结构的 OA 软件将成为主流。 3)通过门户将 OA 与各种企业级应用联系在一起，提高操作效率。 4)具备强大的信息处理功能。面向知识管理的办公自动化系统将集成各种信息，这些信 息不仅包括电子邮件信息，而且还包括文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、 数据仓库中的数据，以及互联网上的各类信息

8、。 5)具备多种共享方式和强大共享能力。充分利用各种协同工作手段，包括多线程讨论、 文档共享、电子邮件及一些辅助工具，提供在线及时共享等，除此之外，还将提供不 同层面的信息共享方式，包括移动通讯设备的支持、手机的 WAP 接入访问、PDA 的支 持等。 6)在标准化产品的基础上，推出专注于优势行业的解决方案。 1.4 企业管理现状分析企业管理现状分析 群体沟通效率不足群体沟通效率不足 1)信息缺乏记录，不利于准确传达、执行、监控和信息型共享 就管理行为的对象之间而言大多数指令下达 、请示汇报、结果反馈都是以语言表达为 主，听者笔录为辅，由于存在各人表达能力、记录能力、理解能力、认识能力的差异，

9、 管理信息经传层层传递后出现内容偏差的机率很高，不利于企业管理者的管理目标准 确贯彻到基层 ，且由于没有正式的文档，信息的重复利用和共享也很难实现。 2)时空限制导致协同工作效率低下 由于信息传递的过程中人员外出或出差等因素，经常导致批复、审阅周期长，工作项 目不得不处于长时间等待状态。 3)工作繁忙，缺乏沟通机会 用电话联络，需要双方在同一时间地进行；虽然电子邮件可以在一定程度上提高沟通 效率, 但在某些特定的情况下（如公文发送） ，由于邮件方式缺乏流程的严肃性，不能 实现处理过程的有效监控。用邮件进行需反复交流的信息交互，是很没效率的事情。 4)缺乏有效的日程管理手段 日程管理是现代企业员

10、工必需具备的基本能力，有效地进行日程管理可以帮助每一个 人更加准确地判断、处理最重要的事件，使得企业整体人力资源被发挥在最有效的方 面。 管理行为规范性难以保障管理行为规范性难以保障 1)影响综合决策：集团的异地分支机构多，各成员企业文化不同，管理风格不一致，缺 乏相应的管理手段，造成了管理制度难以落实；管理者信息不能及时获取，难以掌握 企业最新变化和动态以做出正确的决策。 2)审批制度的不严格造成管理上的混乱, 尤其是跟财务有关审批，如果没有严格的规范 会造成财务上的混乱，甚至构成企业资产的损失。 计划控制能力不足计划控制能力不足 1)领导事务繁多，容易忘事，顾此失彼； 2)计划很多，但控制

11、力度不够，造成多半计划被搁浅。 3)很多事务需要协同，但由于缺乏监监控手段，造成事务处理长时间停滞。 信息共享手段缺乏信息共享手段缺乏 1)日常办公事务未形成正式文档，何谈信息共享； 2)正式文档的共享往往依赖于电话实现，效率低下； 3)由于缺乏信息共享，经常进行重复劳动，造成资源的浪费； 信息孤岛问题突出信息孤岛问题突出 1)企业信息分散在各种管理软件中，造成信息冗余，相关信息无法建立关联，数据更新 无法同步。 2)处于孤岛状态的信息只能在局部应用，不能实现整体效应。 3)数据虽然无法关联，但业务的关联性是真实存在的，导致业务在部门间纵向流转时出 现信息断档。 异地管理成本高、效率低异地管理

12、成本高、效率低 4)传统异地管理基本上是以出差的形式出现，交通费用、通讯费用成为企业运营成本中 很大的累赘。 5)出差状态下由于交通条件、通讯条件、办公条件的种种限制，大大地降低了工作效率。 6)在各分支机构中流动管理，顾此失彼，降低了综合决策能力。 2 用友致远用友致远 A6 办公系统解决方案办公系统解决方案 2.1 系统设计目标系统设计目标 1.提高团队和个人的办公效率提高团队和个人的办公效率 1)根据美国一家权威咨询机构的调查结果显示，员工在 3000 人以上的集团企业相比员工 在 500 人左右的中型企业来说，其行政办公效率下降 50%，公文传递速度下降 30%， 群体沟通能力下降 4

13、0%。 2)从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。其本质是提高企业决 策效能为目的的。 3)通过日程管理、知识库管理、协作事务管理等手段，提高整体个人和团队工作效率， 做到高效协同。 4)完美的工作流设计，有效地调动团队的整体效力，提升团队协同能力。 2. 规范管理行为，完善审批制度规范管理行为，完善审批制度 1)通过规则设置，确定严格的审批流程制度，实现有规可循，有法可依。结束无序形管 理行为。 2)通过表单定制的强大功能，实现审批格式的最优化，形成规范化信息组织模式，有利 于信息的集成，与财务相关的审批获得批准后可直接纳入企业财务系统。 3)公文的流转更加规范， 4)通过

14、实现办公自动化，可以优化现有的管理组织结构，在提高效率的基础上，增加协 同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。 5)通过对信息流程的约束，有效进行过程管理，使管理思想与操作规范有机结合。 3. 增强对事务、事件的计划性及跟踪、控制能力增强对事务、事件的计划性及跟踪、控制能力 4.通过协同事务管理，有效解决目标管理中失控和管理者事务繁多造成的顾此失彼。 5.完美的工作流设计，提供灵活的流程定义方式，并将流程中各结点的处理状态用图形 化方式展现，让您轻松掌控事务进展。 6.协同的项目属性，提供以项目为中心的信息组织模式，提高对事务的纵向流程的监近 代能力。 4. 记录管理行为，

15、沉淀企业知识记录管理行为，沉淀企业知识 1)知识库管理为企业记录管理行为，沉淀企业知识提供了很好的机制和空间； 2)公共信息为员工提供丰富的知识工具，大范围的共享让信息的效益发挥到极至； 3)档案管理是企业管理行为及企业知识的沉淀，为企业积累信息财富； 4)通过完善的权限管理确保信息的安全和分级使用，使得信息集中和共享成为现实。 5)知识库的合理化建设将形成企业文化中的重要部分。 5. 整合信息孤岛整合信息孤岛, 集成其他管理系统，形成统一的决策平台集成其他管理系统，形成统一的决策平台 1)OA 的应用范围在管理系统中是最广的，适合承担公共平台的角色； 2)OA 解决了企业用户日常办公的有序、

16、高效、易于追踪和控制等问题。因此，OA 可以 通过同企业中其它系统，如 ERP、CRM 的集成来形成对企业的闭环管理，这既 OA 发 展的主流方向，又是 OA 应用价值的体现。 3)将其它管理系统中的小范围的个性的应用，集成到最大范围的共性的应用里，使孤立 的信息得到价值的大幅度提升； 4)集成管理使得各系统的应用价值得到提升，让企业的信息化建设真正发挥效益； 5)集成管理的最大好处是为领导提供了一个综合决策的平台，提高决策速度与准确度； 6)集成管理 + 分布应用，符合中国的集中管理模式，符合决策者的管理习惯。 7)整合信息孤岛，适合未来业务集成需求。 6. 移动办公移动办公, 远程监控远程

17、监控 1)将知识库做合理信息分类, 实现远程资源共享, 变成您移动的文件柜, 再也不用在出差 时带大批的文件或存贮设备； 2)在系统中设置访客帐号, 供您的客户使用, 有效降低出差次数； 3)异地公文审批和项目监控, 让您 “身不在而神往” ； 4)有效解决异地分支机构的协同办公, 让集团企业“形散而神不散” ； 5)可以通过“手机短信”接收协同/公文信息通知，打破时空限制； 6)可以通过 PDA 等移动设备，登录系统，实现移动办公； 2.2 OA 系统应用部署系统应用部署 .1应用部署的关注点应用部署的关注点 考虑贵单位面对的问题、应用需求和设计目标，用友致远认为应该围绕以下

18、关键点考虑应 用部署： .2应用架构应用架构 整体应用架构整体应用架构 基于集成化平台构筑数字化基于集成化平台构筑数字化应用应用 平台化是应用软件的趋势，平台不仅是应用的要求，也是快速部署和维护管理的要求，考平台化是应用软件的趋势，平台不仅是应用的要求，也是快速部署和维护管理的要求，考 虑目前和未来，应该包括：虑目前和未来，应该包括： 1） 个性化协同办公平台：是一个基于强大工作流后台引擎的可以个性化定制的工作平台。 在这个平台上，用户可以建立个性化的虚拟环境。采用自己最为熟悉的方式安排交互 界面，通过这个平台，用户可以迅速知道自己有哪些工作要做。例如通过代办事宜直 接跳转到相

19、应的功能进行操作。 2） 信息共享和数据交换平台：无论是集团本部和分公司之间、还是集团和外部如政府机 关之间，都存在大量的交互信息，总体来说，包括：公文的交换、OA 内网通过外网获 取申报数据、内网向外网的信息发布、发布公共信息查询数据。数据共享和数据交换 平台不仅在内网传递，还需要在不同网络中传递，而统一的数据交换平台就能完成同 一网络和不同网络间的数据封装和交换，提供统一的接口、维护外网和内网之间数据 的映射。数据交换平台同时也是第三方集成的统一接口管里平台，如电子签名、安全 口令、移动设备接口、短信服务中心接口。 3） 应用集成平台：它把数据从它所属的任何系统内的进入点输送到需要它的地方

20、。这包 括提供应用入口，访问遗留系统如人事管理系统，用友 U8 财务系统。没有这项措施， 系统将变成信息孤岛，最终企业的控制不可能实现。 4） 客户化和系统管理平台：提供快速的客户化定制、认证和授权管理、安全管理、网络 管理、系统运行管理（如日志管理） 、数据库管理、 用友致远用友致远OAOA平台平台 J2EE JDBCJavaMai l Win32, 各种Unix, 各种Linux操作系统 XML EJB POP3/IMAP 邮件服务器 各种数据库 Oracle等 企业资源计划 (ERP)企业资源计划 (ERP) 企业门户网站企业门户网站 供应 链 系统 办 公 自 动 化 办 公 自 动

21、化 客户 关系 管理 行 业 应 用 行 业 应 用 企 业 决 策 支 持企 业 决 策 支 持 财务软件财务软件 XML EJB XML EJB XML EJB XML EJB OA 和财务的接口和财务的接口 业务人员可以在 OA 中查看到财务系统中相关的业务信息, 作为其分析和对相应 业务活动作出决策的依据。这些接口信息包括： 1）财务报表、财务分析：可根据其实时性要求, 分发范围等特性采取以下两种 方式与 EIP 挂接：将报表等以文件方式存储并发布到 OA 系统中, 使用 OA 的 用户可直接查看;在 OA 系统中创建这些报表的超链接，使 OA 的用户跳转到 财务系统中查看相应的财务报

22、表。 2）财务信息：例如员工预支借款的审批，需要从财务统中实时提取一些财务数 据, 以便业务人员的决策。 3）财务业务审批和控制：审批的结果会对业务产生控制的影响。这些影响传入 业务系统 模块间信息流转表现图模块间信息流转表现图 1.归档后信息的流转 2.知识库信息的来源 公文归档电子公告电子刊物资源链接个人文件夹公司发文 知识库 知识库管理 详见 模块功能介绍 移动办公移动办公 协同/公文信息通知 手机短信接收 EMAIL接收 委派设置 移动办公 待办信息转到代理人界面 归档 应用集成知识库 注：此功能在 办公助手 模块的 移动办公 中实现 2.3 系统功能框架图系统功能框架图 2.3.12

23、.3.1界面介绍界面介绍 登录界面 描述：（1）验证用户帐户及附加码； （2）根据权限、级别进入相应个性化界面（第二层） 。 系统设置 应用插件 公文管理 文档管理 协同工作 日程计划 公共信息 我的文档 新建协同 我的日程 发布公告 单位文档 已发协同 我的计划 发布调查 他人文档 待办事宜 计划管理 讨论区 借阅文档 已办协同 会议管理 查看公告 拟文/发文 收文管理 待办公文 已办公文 公章管理 计划文档 查看调查 综合查询 公告维护 门户应用 公文插件 痕迹保留 公章签名 综合办公 流程定义 统计设置 表单设计 多级管理 常用工具 员工信息 外部通讯录 计算器 万年历 外部系统连 腾讯

24、RTX 协同表单 用用友友致致远远OA系系统统功功能能结结构构图 图 电子邮件 收件箱 发件箱 已发邮件 废件箱 邮件设置 转为协同 组织结构 权限设置 转为邮件 .2个人办公主界面个人办公主界面 描述： （1）显示用户身份信息，如“集团用户张某某（ XXX 部门） ” ； （2）按其权限、级别显示出相应功能模块及个人功能菜单按钮； （3）按其权限、级别显示出相应信息： 公共通知信息；内部通知信息；最新公告的公文、档案消息； 新员工的到来消息、员工离职、升职消息、员工生日消息； 待办事件提醒信息（工作列表） ；日程安排； 在主界面上还显示：待办事项、跟踪事项、我的日程安排、公告

25、/调查/讨论 .3系统管理员主界面系统管理员主界面 灵活的系统设置和客户个性化定制，提供灵活、开放的组织结构、岗位、权限功能设置，提供各 类管理文档、表格格式模版并可进行增、删、改，极大地满足用户单位个性化管理需求。 .4系统管理系统管理 实现用户单位对办公系统的个性化定义，使标准产品转化为高度贴合用户单位个性化需求的办公系 统。 功能设置：功能设置：系统模版设置、流程规则设置、公文格式设置、协同格式设置、讨论区专题设置、公共 资源设置、短信通知设置、邮件设置。 应用特点：应用特点：系统管理员可以结合本单位的办公应用需求对各种工作流程、表单、格式内容进行自定 义

26、，流程和格式还能生成系统模版，并能授权到具体的使用对象； 通过应用设置，使用效率大大 提高，并能规范管理行为和结果 管理维护：管理维护： 提供系统日常运行所需要的管理、维护功能； 功能设置：功能设置：公共信息管理、附件清理、注册升级、小地球备份恢复、致远维护、 。 应用特点：应用特点： 可以对数据进行备份，清除冗余数据、提高运行速度，还能通过该功能随时获得致远 公司最新升级版本和在线答疑，完善支持、随时直达。对系统管理员开放, 用户不可见. 完成所有 系统级设置及维护功能.。系统提供对服务器信息的日志纪录和对用户登录日志的纪录查询。 安全管理安全管理 健全的安全管理体制是系统安全运行的保障,

27、在系统中发挥重要作用.包括下列子模块： 口令设置口令设置 1)对口令进行加密处理，保证口令的安全； 2)口令由用户自行修改。 角色管理角色管理 根据工作性质按照不同角色在本系统中进行匹配，如系统管理员、系统文档管理 员、审批角色等设置。 签名管理签名管理 为了实现对文档、任务等的确认，往往需要对这些文档和任务进行签名。本系统提供了手写签 名和数字签名两种方法。其中，数字签名与用户的姓名和手写签名形式毫无关系，它实际使用了信 息发送者的私有密钥变换所需传输的信息。对于不同的文档信息，发送者的数字签名并不相同。没 有私有密钥,任何人都无法完成非法复制。系统提供了基于 RSA 算法的签名，可以较好地

28、实现客户 的数字签名的需求。签名的流程如下： 权限管理权限管理 权限管理贯穿整个 OA 系统，通过一个权限访问控制表(ACL)，系统为不同的用户提供了不同 的权限。当使用系统时，如果需要进行控制，系统会查询该控制表来决定用户是否可以进行相应的 操作。例如，在访问某个文档时，系统会自动查询 ACL 表，其流程简要描述如下： 签名选择 使用签名 数字签名手写签名 用户提出使用某个文档的要求 查询权限访问控制表 访问拒绝 能否访问NoYes 2.4 个人办公主要功能个人办公主要功能 .1协同工作平台协同工作平台 协同工作是办公中最常用、最重要的部分，80%的办公中的事务、事件都可以通

29、过此功能发起和处 理，是使用者之间的主要沟通处理渠道和工作平台； 功能设置：功能设置：新建/待发、已发事项、待办事项、已办事项。 应用特点：应用特点： 日常办公中，可以利用新建新建/ /待发功能发起一个协同事件诉求，通过流程角色待发功能发起一个协同事件诉求，通过流程角色定义、内容格式的编 辑后，发送给接收处理者；发送完成后，发起者可以在已发事项已发事项中跟踪每一个接收者的处理状态和 结果，及时催办和掌控信息；作为接收处理者，可以在待办事项待办事项中查阅别人发送给自己的协同工作 信息，即对该信息发表自己意见，态度，加载自己的附件等，如此有序的事件信息循环往复，达到 日常协同工作的全面、准确、及时

30、沟通和交流。处理完成后，接收者还可以继续在已办事项已办事项中继续 查看其他人的意见和态度，最后，使用者可以根据自己的意愿删除信息或将信息保存在自己的个人 档案夹档案夹中。 在协同中，使用者可以根据自己的办公特点，将自己最常用的流程对象和格式组合并保存起来， 成为属于自己的个人模板，使用时无需再挑选格式和设置流程，可以直接输入新的信息内容并发送， 从而进一步提高工作效率。 在协同中，每个人可以根据自己的信息归集方式建立完全符合个人需要的档案夹结构，个性化 的档案夹犹如自己的文件柜，配合多种条件的搜索器可以帮助每一个使用者快速地查找到目标信息。 另外系统还提供了小巧精悍的在线即时通讯，可以随时向在

31、线的对象发送消息。系统提供内嵌 的文字表格编辑器，对简单的文字处理无需第三方产品，从而方便使用者操作，并降低系统成本。 系统提供消息通知提醒机制，使用者进入系统时或使用中，与你相关提示信息自动推到眼前 .2表单定制表单定制 表单是办公管理元素的载体和展现，通过自定义表单，实现单位内部的请假单，报销单、车辆申请 单、调查单等各种事务、业务表单表的设计，把它与角色、流程、权限绑定，解决日常办公中的关 键应用，可广泛应用于各种申请、 审批等综合管理中，并可进行统计、查询。 .3公文管理公文管理 1)完成审批职能, 是完善企业管理制度的有效保证. 2)实现公文的行文、流

32、转、审批和归档等应用。 功能设置功能设置: : 新建/待发、已发公文、待审公文、已审公文、审批监控 应用特点：应用特点：通过拟文、审核、审批、封发、来文登记等流转方式，实现单位内部拟发文审批过程管 理和外部来文的收办、收阅过程管理。支持痕迹保留、手写签名、电子盖章功能，内置 6 种国家标 准公文模版、自动套用。 。公文发起功能只能由被授权的个人使用，其他未经授权的人只有接收处 理功能，确保公文等重要管理信息的真实性和严肃性。 流程处理结束的公文可以归档至于 知识库 的 公文归档 里。 通过灵活的流程定义，确定每个接受/处理节点的人员，用类似与协同工作的处理方式，对文件进 行审阅、批示、修改，并

33、供整个流程中的人员跟踪和查阅。 同时系统提供了集中式档案文件夹管理功能，由被授权的档案管理员来进行对相关文件的存档和对 档案信息的管理，档案管理员还可以把使用单位的制度、过去的公文直接存档，通过授权借阅查询， 有效帮助使用单位达成管理规范，同时最大限度共享关键信息，对于重要的文件和档案，还可以通 过各种存储形式备份。 .4文档管理文档管理 文档管理文档管理是对个人档案和单位档案进行集中式信息管理，并可以授权下级部门的档案管理员，实现 不同部门或下级单位的多档案员管理。另外，预设“我的共享目录”和“我的借阅文档” ，对个人 的资料分别存放对其他人进行开放的目录和文档。并按权限进行

34、设置，分别为读权限（查看） 、写 权限（归档）新建权（可建子目录并拥有该子目录管理权） 、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权）,协 同信息也可以预归档至文档系统。 1)应用目标：完成档案管理职能, 信息共享职能, 是企业的信息平台 2)应用特点：应用特点： 文档管理的预归档功能可以提高协同效率，特别对项目进行中的信息，由于选择了预归档 文件夹，项目信息已经被系统归档到指定项目文件夹，领导查看或监控就比较方便了。 每个文件夹都可以指定管理员，实现了多档案室管理。 文件夹的新建权允许用户在当前文件夹下新建子文件夹，并在建立的同时具有该子文件夹 的管理权，可授权给业务人员用于建立项目文件夹。

35、3)功能设置：功能设置： 文档管理信息的属性： 目录 + 类别 + 标题 + 内容 + 归档时间 + 版本注记（可选） + 摘要（可选） + 关键字（可选） * 知识库目录结构：目录下显示所有类别及类别下的信息数； * 点击“类别”名称，可见类别下所有审核通过的信息列表： 文件名 + 点击数 + 作者 + 上传者/上传部门 + 修改日期； * 类别管理员可对其管辖类别内信息进行改删维护； * 没有查看权的用户可向管理员进行调阅申请； * 知识库与公文属承接关系，公文有知识库目录属性（内部刊物、电子图书、规章制度、企业 文化手册等） ，相关公文流转后自动归档至类别属性对应的目录。 * 知识库信息

36、的发布在公文发布中进行，流程结束后自动转入知识库相应目录，空流程视为流 程结束。 * 知识库内文章（并非信息）必须在“新进文件处理”中通过验证，才能分到各个目录。 * 集中式信息管理：对个人档案和单位档案进行集中归口管理，解决各类业务资料（如客户资 料、销售资料等）散存个人或各部门，无法高度集中共享。通过授权借阅实现文档资料的分类管理、 集中共享，并解决不同部门或下级单位的多档案员管理应用。 权限管理： 知识库级管理权（负责目录级授权，目录定义） ； 目录级维护权（负责类别定义，归档权及查看权的授权，类别管理员的授权） ； 分类管理员（负责其类别内所有信息的修改和删除维护） ； 查看权。 2.

37、个人管理个人管理 日程管理日程管理 完成日程设置,，查询,，提醒职能。保证个人计划的顺利完成。 计划管理计划管理 用户不仅可以利用日程管理有效利用自己的时间，并对个人工作进行日/月/周计划，按照工 作需要将自己的日程/计划授权给他人（领导）查看，他人也可添加意见，从而大大方便上下级的 计划管理和沟通，对于企业来说非常重要管好计划的企业才是好企业。 委派设置委派设置 当您不方便直接处理协同及公文信息时，您可以委派给一个代理人来处理。这样您所有待办事 项将转移到代理人的待办事项列表中，直至您撤消委派设置。 外部联系人外部联系人

38、 系统提供名片管理功能，供用户保存、分类、查找名片信息。用户可对名片信息进行分类整理， 便于查找。 名片信息包括： 基本资料：姓名 + 性别 + 年龄 + 单位 + 部门 + 职务 + 办公地址 + 邮编 联系方式：手机 + 呼机 + EMAIL + 办公室电话 + 家庭电话 个人邮件个人邮件 通过系统提供的邮件管理功能实现外部 mail 信息与企事业内部协同信息的互动，进入到协同工作 的流程管理中，从而大大弥补了仅靠 mai l 系统进行信息传递带来的流程单一（点对点） ，无过程监 督、非集中共享的工作缺陷。使信息传递内外打通，张弛有度。 个人文件夹个人文件夹 此

39、功能实现对个人文件夹资料的管理。允许用户自定义文件夹目录结构，并进行各种整理操作。 功能：新建 + 移动、复制、删除 .6行政办公管理行政办公管理 提供车辆管理插件、办公设备管理、办公用品管理、图书管理 车辆管理车辆管理 应用目标：解决单位因公用车管理，避免用车冲突，杜绝因私用车，让用车更有计划性。并且与财 务接合，核算出用车成本，利有财务计划控制。 功能设置： （1）车辆需求申请 （2）车辆管理审核 （3）车辆档案知识库 应用特点： 由使用者填写车辆申请单，系统自动查找空闲车辆，当车辆预定成功能后自动通知管理人员。然 后由系统管理通知进行审核，根据车辆情况自动通

40、知使用者。 办公设备管理办公设备管理 应用目标：办公设备的增减直接反应到企业物流系统及财务系统。实现管理自动化。 （1）办公设备申请 （2）办公设备审批 应用特点：由申请人填写办公设备申请单，系统自动转入企业物流系统，如果库存储备允许，则系 统自动将申请单转到管理员处进行审批，管理员审批通过后，此申请单自动转入企业物流系统及财 务系统做相应信息处理。 办公用品管理办公用品管理 应用目标：办公用品的消耗状况直接反映到企业物流系统中。实现管理自动化。 （1）办公用品申请 （2）办公用品审批 应用特点：由申请人填写办公用品申请单，系统自动转入企业物流系统，如果库存储备允许

41、，则系 统自动将申请单转到管理员处进行审批，管理员审批通过后，此申请单自动转入企业物流系统做相 应信息处理。 会议管理会议管理 应用目标：解决会议室占用冲突问题，让会议预定具实际意义。 功能设置： （2）会议室申请 （3）会议室维护 应用特点： 由使用者填写会议室申请单，系统自动查找空闲会议室，当会议室预定成功后自动通知管理人 员并发送会议通知给与会人。会议室维护提供会议室情况描述及增删操作。 员工通讯录员工通讯录 应用目标：管理企业内外部通讯名录，在企业运营中。 （1）各部门员工通讯录 （3）企业商务伙伴通讯名录 应用特点： 为用户提供内外部联系人通讯名录，并可以

42、由用户添加至自己的名片夹或 EMAIL 地址本中。 电子公告电子公告 应用目标：为企业提供发布公告的信息平台，并由专人负责管理，进行统一发布。 功能设置：发布公告 / 删除公告 / 归档 应用特点： 电子公告由系统管理员授权给专人进行管理，统一发布公告信息，如：新员工上岗公告、员工 离职公告、公司新制度公告、公司新闻等内容。 电子论坛电子论坛（BBS） 应用目标：为企业提供员工交流的信息平台，为用于员工间进行主题讨论交流，或进行部门内部交 流。 功能设置：发布讨论 / 回复讨论 应用特点： 电子论坛的栏目可以由系统管理员自定义，如：销售经验交流论坛，企业文化建设论坛等。 另外，系统提供一个部门内论坛，如果发布讨论时选择“部门内论坛” ，则只有本部门内员工可见。 是部门内交流的理想平台。 在线在线 QQ 应用目标：为员工提供非正式讨论的信息交流平台。 对在线人进行发送即时的信息、进行