超市采购部组织结构及业务流程方案.ppt

1、超市采购部 组织结构及业务流程方案,超市业务流程管理方案,一、采购部职能 5 二、采购部组织结构及管理关系 6 三、采购部流程图及流程说明 7 新供应商合同管理流程10 供应商清户流程13 商品新增管理流程16 商品暂终管理流程19 调涨进价管理流程22 调降程序25 DM促销流程28 店内促销流程31 收费管理流程34 暂停/撤销结款管理流程 38 紧急屯货41 滞销积压商品管理流程44 联营流程47,采购部组织结构及业务流程方案,DM促销管理流程49 海报制作管理流程52 北京地区门店出租区管理流程55 市场调研管理流程58 新增商品首批订单管理流程61 DM促销首批订单管理流程64 直配

2、商品续订管理流程67 物流管理中心门店续订管理流程70 商品退货流程调拨管理流程73 调拨管理流程76,采购部组织结构及业务流程方案,图例说明,流程开始,决策判断,进入其它流程,过程,流程指向,表格单据,采购部职能,（一）负责采购相关规范、制度的制订、执行、监督、 奖惩； （二）拟定与执行公司年度总体销售指标与毛利指标； （三）负责商品的谈判、采购、淘汰、价格、配置、 促销、陈列等工作； （四）实施自有品牌商品开发计划； （五）负责供应商的管理； （六）负责采购信息的管理； （七）负责市场研究； （八）负责物流配送的管理。,行销分析组主管,市场企划部,采购总监,外埠采购经理,20-24 采购经

3、理,30-36 采购经理,食品协理,生鲜协理,百货协理,总监秘书,采购秘书,数据分析员,录入小组主管,物流管理部,商品行政部,合同管理主管,外埠采购经理,10-13 采购 经理,采购副总监,外埠采购经理,促销策划主管,外联经理,质量监督主管,市调主管,外租管理主管,核算员,核算员,副经理,经理助理,数据分析员,质检员,订货员,采购助理,采购助理,采购助理,采购部组织结构及管理关系,商品组织结构主管,采购部业务部流程,市场企划部流程,物流管理部流程,审批,采购经理,确定合同条款（一式三份）,采购总监,录入系统,同意,不同意,合同盖章生效,复核,更改信息,确认通过,商品信息系统内生效,系统生成供应

4、商编号,转交供应商,内部录入并留存一份,合同原件送达财务部,合同管理主管,留存一份备案,合同管理主管,财务部 合同会计,合同管理主管,录入小组,采购经理,采购总监,合同管理主管,CG-01 新供应商合同管理流程,总监秘书,转交录入小组,生效次日送达,确认供货条件/商品价格,合同管理主管,证件 审核,外联经理,流程说明,配套制度规范及表格单据,CG-02 供应商清户流程,发放清户通知单,采购经理,填写撤销暂停结款单,采购经理,签字确认,采购总监,填写暂停结款通知单,录入系统,采购秘书,打印报表确认后存档,盖章确认,采购总监,审批,采购经理,清户通知单签字,供应商,清户通知单,录入系统,采购秘书,

5、暂终商品流程,采购经理,店长,未暂终,已暂终,合同管理主管,流程说明,配套制度规范及表格单据,不同意,采购经理,采购总监,录入确认,根据总监需求提报商品信息汇编,录入小组,系统提供单品资料采购销售预测 各门店卖场排面量,每周三,审批,同意,集中在周二下发各门店,行销分析主管,CG-03 商品新增管理流程,打印新增单品订货通知单转交采购经理,填写新增单品订货通知单,采购经理,签收,采购秘书,校对,更改,初审,采购协理,收到首批到货后方可续订,门店,采购秘书,续订部,不同意,流程说明,配套制度规范及表格单据,采购经理,录入信息,录入小组,填写商品状态变更申请单,审批,通过,未通过,通知门店 不予暂

6、终,采购经理,暂终申请,门店,门店,采购经理,CG-04 商品暂终管理流程,审批,采购协理,判定 流程,厂商暂终,采购主动提出,流程说明,配套制度规范及表格单据,单品调价申请表,采购经理,市调报告,供应商,录入系统,执行,录入小组,采购总监,审批,CG-05 调涨进价管理流程,门店,流程说明,配套制度规范及表格单据,CG-06 调降程序,单品调价申请表,采购经理,录入系统,录入小组,采购总监,审批,采购经理,门店,审批,采购经理,否,是,是,否,反馈市调报告,调降程序说明,配套制度规范及表格单据,企划案/品项设定,市场部,采购经理,录入小组,录入系统,促销商品谈判签订促销协议,年度促销计划表,

7、各部组计划表,部组促销商品预选表,总表,物流管理中心DM促销首批订量管理流程,海报制作流程,DM促销分析,行销分析主管,市场 总监,采购 总监,是,是,否,门店DM促销管理流程,海报促销信息表,每当期后5天内,审批,审核,报采购部营运部,CG-07 DM促销流程,提前十天,提前3天送达门店,印刷厂家,市场部,否,财务留存,合同管理主管,合同会计,促销协议一联,流程说明,配套制度规范及表格单据,二次谈判确认促销内容,采购经理,采购总监,信息录入,录入小组,门店促销协议,原件签字返回,否,是,店长,供应商,审批,原件签字返回,否,是,三天后执行变价,店内促销分析,行销分析主管,促销结束后一周内,报

8、采购部营运部,CG-08 店内促销流程,谈判确认促销内容,促销结束后门店该商品库存要求大于原库存,流程说明,配套制度规范及表格单据,CG-09 一次性收费管理流程,采购经理,录入小组,财务部,实行账扣,账扣,支 票,收支票开发票,超15天,双方签字,填写费用收取凭证（三联）,录入系统,供应商,采购经理,采购经理,供应商,费用收取凭证（二联）送达财务,采购秘书,财务部,应缴未缴,临时性收费管理流程,供应商,谈判达成收费协议,开据进场通知单,促销人员进场,收支票开发票,双方签字,采购经理,供应商,费用收取凭证（二联）送达财务,采购经理,供应商,填写费用收取凭证（三联）,采购经理,合同管理主管,财务

9、部,采购经理,促销人员管理,采购经理,门店,实行账扣,采购总监,审核,审批,通知营运部,通知门店,否,是,是,否,供应商罚款、新增促销收费,流程说明,配套制度规范及表格单据,录入系统,录入小组,结算中心,暂停,撤销,门店暂停,采购暂停,录入确认,每周三15时,问题解决结果,采购经理,解决结果传真通知门店部组经理,录入系统,录入小组,采购经理,填写撤销单,系统显示,结算,店长,采购经理,审批,采购总监,查询门店暂停,向采购部各部组提供门店暂停结款明细,审批,采购总监,门店,结算中心,CG-10 暂停/撤销结款管理流程,录入小组,部组,审批,店长,流程说明,配套制度规范及表格单据,CG-11 紧急

10、屯货管理流程,门店发起,采购发起,核准,审批,采购委员会,采购总监,紧急屯货申请 市场分析说明 部组经理、店长签字,紧急屯货申请 市场分析报告 采购经理、部组协理签字,实施,准备款项,采购部,财务部,流程说明,配套制度规范及表格单据,核准,是,可否 销售,否,降价出清集中陈列,绩效 改善,否,已改善,退货,产品积压报告,续订或暂终,能否 退货,门店,门店,采购总监.,门店报损流程,门店,门店,门店,门店,是,否,判定原因,采购经理,审批,采购委员会,门店,CG-12 滞销积压商品管理流程,流程说明,配套制度规范及表格单据,CG-13 联营流程,提出联营草案,签定联营合同,执行,财务,采购总监,

11、审批,采购委员会,审批,新联营 自营转联营 联营转自营,采购经理,采购经理,采购,供应商,营运,合同转交,录入系统,复核,更改信息,确认通过,合同管理主管,录入小组,合同管理主管,总监秘书,转交录入小组,影印转达门店,合同管理主管,门店,流程说明,配套制度规范及表格单据,市场部,采购经理,与供应商一轮谈判与市调,采购副总监 与采购经理,最后确定海报品项,审批签字,市场部与 采购经理,提交有关文件,采购副总监,促销策划主管 美工主管 采购经理,印刷与发行监控,市场部,价格变更工作,确定首批定量,采购部,与厂商确认定单收到无误,采购经理,市场部,向信息部、财务部反馈数据,检查DM落实工作,市场部市

12、调 营运部稽核,缺货处理,采购副总监,DM评估,采购副总监,采购经理,采购经理,采购经理,二轮 谈判,无问题,有问题,年度促销计划表,提前天,提前7天,促销前3天,DM生效前1天,检查表格,DM促销商品品项,采购副总监,促销品项表,下达采购经理,讨论商品谈判,促销商品预选表,CG-14 DM促销管理流程（市场）,流程说明,配套制度规范及表格单据,准备样品准备拍照,审核,制作草稿,不需补拍,需要补拍,促销策划主管 美工主管,一稿,二稿,监督海报到店,海报印刷,市场调研,补拍,第23天,第26-29天,第30天,第21天,第1617天,第1415天,第1617天,促销策划主管 美工主管 采购经理,

13、促销商品拍照,采购副总监,促销策划主管 美工主管 采购经理,促销策划主管 美工主管 采购经理,促销前天,印刷厂商,CG-15 海报制作管理流程（市场）,流程说明,配套制度规范及表格单据,上报市场调查资料,出租管理主管,出租管理主管,市场调查,采购副总监,审批,审批,采购总监,交给出租管理主管,审批,执委会,执行,执委会秘书,门店,门店 出租管理主管,同意,同意,同意,不同意,门店,执行,财务部收费,采购部留存,供应商,检查情况,市场部,报给店长,市场部,解决问题,市场部 门店与租户,向市场部报告情况,店长,问题发现,CG-16 北京地区门店出租区管理流程（市场）,流程说明,配套制度规范及表格单

14、据,CG-17 市场调研管理流程（市场）,调研 目标,敏感商品调研,供应商调研,竞争对手调研,分析形成调研报告,送达采购协理,送达采购经理,监督落实,调整采购策略,采购副总监,市调员,市调员,采购副总监,市调员,市调员,采购经理,采购协理,采购副总监,流程说明,配套制度规范及表格单据,订货员,续订部核算员,供应商,录入系统,确认直配 商品增订,采购经理,转送新增单品通知单给行销分析主管,向供应商确认订单是否收到,续订部 数据分析员,续订部核算员,一式两份,系统 生成订单,续订部 数据分析员,再次 制作订单,订货员,通知 订货员,商品订货 通知单,送货,催单,和黄 收货,店铺 收货,续订部 数据

15、分析员,未送到或不足量到货,CG-18 新增商品首批订单管理流程（物流）,流程说明,配套制度规范及表格单据,订货员,采购经理,录入系统,系统中制作 订货单并审批,主动订单， 各门店分配量,促销商品信息表（海报）,N3天,直配送到,协配送货,续订部订货员,核算员,订货员,确认 直配商品增订,提前十天,提前十天,向供应商确认订单是否收到,续订部 数据分析员,促销前两天不到货反馈采购部,续订部 数据分析员,续订部 数据分析员,N3天,反馈采购部,催单,通知促销 商品信息 表（海报,供应商,送货,系统自动 导入和黄,接货,送货,和黄,商品管理部 和黄接货流程,门店,促销开始不到货,CG-19 DM促销

16、首批订单管理流程（物流）,流程说明,配套制度规范及表格单据,数据分析员,10家店，每周一更新,比对和黄库存 确定订货量,N3天,通知 订货员,未送到或不足量到货,订货员,数据分析员,核算员,向供应商确认订单是否收到,续订部数据分析员,续订部数据分析员,订货员,订货员,催单,系统中 制单,送到 货物,供应商,和黄 接货流程,重新进入 订货流程,提供日均 销量统计,审核,CG-20 直配商品续订流程（物流）,流程说明,配套制度规范及表格单据,系统 自动向 供应商 下订单,系统订单制作,部组主管,部组主管,订货员,供应商,门店,无问题,系统订单制作,部组主管,部组主管,核算员,和黄,门店,系统比照和黄库存,有问题,直配,确认,送货,收货,协配,送货,收货,审批,无问题,有问题,制作 明细单,制作 明细单,CG-21 物流管理部门店续订管理流程（物流）,流程说明,配套制度规范及表格单据,续订部订货员,门店部组主管,审核,打印退货申请单,通知供应商退货,核算员,核算员,协配,通知 和黄退货,质检员,和黄质检,直配,办理退货,核算员,和黄,退货明细 录入系统,退货,验收,门店 供应商,无问题,有问题,传真给门店,验收通过,做出库处理,多收,多余商品退回门店,